Лятото е идеалното време за събития на открито в Обединеното кралство. Независимо дали става въпрос за панаир на общността, събиране на колеги или музикален фестивал, добре планираното събитие може да укрепи връзките и да осигури добро прекарване на времето на всички участници. Събитията на открито обаче могат да представляват уникални предизвикателства и изискват щателно планиране, което отчита променливи фактори като времето и достъпността. Солопрес е тук, за да подкрепи вашето събитие с важни материали за печат на открито, които гарантират, че събитието ви ще се отличава и ще протече гладко.
Избор на подходящо място
Изборът на подходящо място е от решаващо значение за успеха на събитието. Достъпността е ключов фактор; уверете се, че мястото е леснодостъпно за всички участници, включително и за хората с увреждания. Проверете дали има достатъчно места за паркиране и връзки с обществения транспорт.
Предвид непредсказуемото британско време, изберете място, което предлага някакъв вид подслон или дава възможност за изграждане на временни структури като Беседки. Проучете местните метеорологични модели и исторически данни, за да вземате информирани решения. Използване на Банери, Плакати, и Обозначения могат да помогнат за ориентирането на участниците и да подобрят визуалната привлекателност на мястото на събитието, като гарантират, че всички знаят къде да отидат дори при лошо време.
Капацитетът на тълпата също е важен. Пренаселените пространства могат да бъдат опасни, а твърде голямото място може да изглежда слабо посетено, което може да убие атмосферата. Изберете място, което може удобно да побере очаквания брой участници, като същевременно спазвате правилата за безопасност.
Мога ли да наема парк за моето лятно събитие?
Парковете представляват привлекателни открити пространства, често лесно достъпни в сърцето на общността, което ги прави идеално място за провеждане на събития. Обикновено парковете са под управлението на местните съвети, с изключение на кралските паркове в Лондон, които са собственост на Короната и се управляват от правителството.
Решението за разрешаване на събитието ви в парка, както и всички свързани с него такси, се вземат от местния съвет за всеки отделен случай. Много общини и съвети са по-благосклонни към благотворителни и обществени събития. Въпреки че търговски събития могат да се провеждат на контролирани от съвета паркови площи, бъдете подготвени за по-високи такси и строги административни изисквания, обхващащи въпроси, включително паркиране, хигиена, шум, обществена безопасност и полицейски час.
За повече информация можете да получите полезни насоки от Local Government Асоциация на местните власти.
Потърсете спортни клубове!
Ако сте частно предприятие и искате да организирате корпоративно събитие за клиенти или празник за колеги, може да помислите за места за провеждане на събитията в местните спортни клубове. Спортните клубове често се справят с изискванията за провеждане на летни събития: открито пространство, бани, паркинг и лиценз за продажба на алкохол. Това ги прави чудесно решение за безпроблемно планиране на събития на открито.
Популяризиране и брандиране на събития
Ефективното популяризиране е от ключово значение за изграждането на очакване, вълнение и усещане за повод за вашето събитие. Последователното брандиране във всички материали не само засилва идентичността на вашето събитие, но и изгражда доверие и разпознаваемост. Ето ръководство стъпка по стъпка за популяризиране и брандиране на вашето събитие - от първоначалните покани до брандирането в деня на събитието.
Промоция преди събитието
Създаване на покани и билети:
Започнете с изготвянето и изпращането на покани. Персонализираните покани дават тон на събитието и могат да бъдат съобразени с темата му. За събития, за които е необходим вход, изработете брандирани билети с логото на събитието, цветовете и ключовата информация. Отпечатани Покани и Билети да осигурите професионален и цялостен вид.
Проектиране на плакати и листовки:
Популяризирайте събитието си с привличащи вниманието плакати и листовки. Разпространете ги на стратегически места и ги споделете с местните фирми, за да разширите обхвата си. Брандирани Плакати и Flyers ще спомогне за повишаване на видимостта и създаване на вълнение.
Социални медии и кампании по имейл:
Използвайте онлайн каналите, за да разпространите информацията. Последователното брандиране в публикациите в социалните медии и кампаниите за електронна поща засилва идентичността на събитието и поддържа ангажираността на аудиторията. Допълнете тези дигитални усилия с физически материали като брандирани Гривни за вход, за да създадете осезаема връзка с участниците.
Тениски и стоки за персонала:
Снабдете екипа си с брандирани тениски, за да ги направите лесно разпознаваеми, или като част от стоките за събитието. Помислете за памучни торбички с печат, за да предложите на участниците незабравим спомен. Персонализирани Тениски и Чанти за пазаруване осигуряване на висококачествено марково облекло и стоки.
Брандиране в рамките на деня
Създаване на приветлив вход:
Направете силно първо впечатление с брандиран вход. Използвайте Bannerbow да посрещнете участниците и да създадете атмосфера за събитието. Това създава усещане за повод и вълнение при пристигането на гостите.
Обличане на мястото на събитието:
Подобряване на пространството за събития с Обозначения и Отпечатани знамена. Ясните, брандирани указателни табели помагат на участниците да се ориентират в мястото на провеждане, а флаговете допринасят за визуалната привлекателност и засилват присъствието на вашата марка. Помислете за брандирани места за сядане, за да подобрите допълнително професионалния вид на събитието.
Програма на събитието:
Предоставяне на участниците на изчерпателна програма на събитието. A брошура с телбод подробно описание на графика, основните акценти и съществената информация гарантира, че участниците ще останат информирани и ангажирани по време на събитието. Solopress предлага висококачествен печат на брошури с телбод, за да отговори на вашите нужди.
Интерактивни елементи и подаръци:
Ангажирайте участниците с интерактивни станции и подаръци. Използвайте печатни материали като Flyers, Брошури, и Пощенски картички да предоставя информация и да насърчава участието в дейности. Брандираните материали не само информират, но и служат като сувенири, които участниците могат да отнесат у дома.
Като следвате тези стъпки и използвате комбинация от маркови Банери, Флагове, Плакати, и други рекламни материали, можете да осигурите последователно и професионално брандиране по време на събитието. Поддържането на единно брандиране в различните платформи и материали създава съгласуван и надежден имидж, привлича повече участници и подобрява цялостното им преживяване.
Създаване на ангажираща среда
Привлекателното и функционално пространство за събития е от съществено значение за незабравимото преживяване. Използвайте ярки цветове и атрактивен дизайн, за да създадете привлекателна атмосфера. Интерактивни елементи като фотокабини, демонстрации на живо или арт инсталации могат да ангажират участниците и да насърчат споделянето в социалните мрежи. Персонализиран печат Беседки, Покривки за маси, и дори Палубни столове може да подобри визуалната привлекателност и да направи събитието ви забележимо.
Подредете пространството си така, че да улесните движението и взаимодействието. Обмислете внимателно разположението, за да избегнете задръствания, като се уверите, че има ясни пътища и указателни табели, насочващи участниците към ключови зони като тоалетни, щандове за храна и информационни бюра. Добре разположените рекламни дисплеи и указателни табели ще ви помогнат да насочвате гостите си и да поддържате организирана и приятна среда.
Даване на възможност за почивка в банята
Когато планирате събитие на открито, е изключително важно да не пропускате осигуряването на подходящи тоалетни. Осигуряването на достъп на гостите до чисти и функционални тоалетни може значително да повлияе на цялостното им преживяване и комфорт. Пренебрегването на този аспект може да доведе до дълги опашки, дискомфорт и в крайна сметка до негативен спомен за събитието ви.
Наемане на преносими тоалетни
Наемането на преносими тоалетни е практично решение за всяко събитие на открито - от музикални фестивали до сватби. Модерните преносими тоалетни се доставят чисти и напълно заредени с хартия и дезинфектанти. Те не се нуждаят от електричество или водопровод, което ги прави подходящи за всяко място. При многодневни събития е важно да се организира редовно почистване и поддръжка, за да се поддържа хигиената на съоръженията. Правилното планиране и координация с доставчика на преносими тоалетни ще гарантират, че събитието ви ще остане удобно и приятно за всички участници.
Нуждая ли се от лиценз, за да предлагам алкохол?
Ако планирате да предоставяте алкохол безплатно на събитието си, не се нуждаете от лиценз. Освен това храната може да се сервира и продава до 23:00 ч. без лиценз. Ако обаче искате да продавате алкохол на еднократно събитие, ще трябва да подадете заявление за издаване на известие за временно събитие (TEN) за дейности, които подлежат на лицензиране, като например продажбата на алкохол.
Според gov.uk лицензираните дейности включват:
- Продажба на алкохол
- Сервиране на алкохол на членове на частен клуб
- осигуряване на развлечения, като музика, танци или спортни събития на закрито
- Сервиране на топла храна или напитки между 23:00 и 5:00 ч.
Уведомлението за временно събитие струва £21 и се издава от местния съвет. Важно е да се отбележи, че законите относно алкохола са строги. Всеки, който е осъден за нарушаването им, може да бъде осъден на голяма глоба и да получи криминално досие. Независимо дали възнамерявате да събирате такса за напитките или да ги предлагате свободно, всички лица или организации, които възнамеряват да сервират алкохол, трябва да посетят gov.uk и да се запознаят изцяло със закона.
Каква застраховка ми е необходима за събитие на открито?
Когато организирате събитие на открито, вие поемате задължение да се грижите за присъстващите. От съществено значение е да разгледате специфичната застраховка, която се изисква, тъй като видът на събитието, което организирате, ще определи вида и нивото на покритие, което ви е необходимо. Примери за полици, които трябва да разгледате, могат да бъдат:
- Застраховка "Отговорност на работодателя": ако служителите работят на събитието, ще искате да проучите
- Застраховка "Гражданска отговорност": ако организирате събитие, отворено за общността, това трябва да е сред приоритетите ви.
- Анулиране на събитие: покритие, ако сте изложени на високи режийни разходи и невъзстановими разходи.
- Покритие на оборудването: Ако имате нужда от полица за защита на скъпоструващо оборудване на място, като например озвучителна система.
Ако това ви се струва много, много доставчици предлагат застраховка на еднократни събития за деня. Тези полици често обединяват редица приложими услуги, за да покрият оборудването, отговорността, анулирането и т.н.
Какъв е най-добрият начин за осигуряване на електричество за събитие на открито?
Не е необичайно на малки социални събития да се виждат електрически удължители, които са изведени навън от вътрешни контакти. Това обаче далеч не е най-добрата практика за професионално организирано събитие!
В мрежата
Възможно е събитието на открито да се захранва от електрическата мрежа, ако мястото на провеждане разполага с външни точки за свързване. Всяко електрическо захранване, предназначено за използване с уреди на открито, трябва да бъде защитено с 30mA RCD (устройство за остатъчен ток), което да действа като изключвател, прекъсващ захранването в случай на повреда.
Освен това всички кабели трябва да бъдат оборудвани с устойчиви на атмосферни влияния външни фитинги. Организаторите на събития също трябва да са наясно с опасността от спъване, която представляват кабелите, и да вземат подходящи мерки.
Дизелови генератори
Когато няма възможност за захранване от електрическата мрежа, генераторите са най-често срещаното (и чутото!) решение. Обикновено задвижвани с дизелово гориво или HVO (хидротретирано растително масло), генераторите са способни да се справят със значителни енергийни натоварвания за дълги периоди от време. Въпреки многото недостатъци, включително шума, емисиите и използването на скъпи, запалими горива, те остават стандартен източник на енергия за събития на открито.
При използването на генератор обаче е важно да се следи нивото на горивото и да се гарантира, че то не е свършило. Освен очевидното прекъсване на събитието, внезапното прекъсване на електрозахранването може да навреди на някои електрически съоръжения.
Пакети акумулаторни батерии
Ако недостатъците на генераторите са отблъскващи, може би си струва да помислите за акумулаторна батерия. През последните години се наблюдава значителен напредък в акумулаторните батерии, като съвременните устройства предлагат по-голяма мощност и надеждност при събития извън мрежата.
Тези пакети са безшумни и не отделят емисии при употреба, а някои от тях дори могат да се свързват със слънчеви панели. По-леки и по-преносими от генераторите, тяхното удобство и екологични предимства правят акумулаторните батерии все по-жизнеспособно решение, тъй като технологиите продължават да се развиват.
Защита на събитието на открито от атмосферни влияния
Времето в Обединеното кралство може да бъде непредсказуемо, но с правилната подготовка можете да осигурите безпроблемно протичане на събитието си независимо от условията. Използването на водоустойчиви и устойчиви на вятър материали за всички отпечатъци на открито е от съществено значение. Водоустойчив Банери, вятър–устойчив Флагове, и здрави Обозначения са от решаващо значение за поддържане на професионален външен вид дори при неблагоприятни метеорологични условия.
Важно е също така да имате резервни планове, като например покрити площи или алтернативни места на закрито. Наемането на палатки или шатри може да осигури необходимия подслон както за участниците, така и за оборудването. Правилното планиране и използването на трайни, времето–устойчив ще ви помогнат да осигурите безпроблемно протичане на събитието, независимо от метеорологичните условия.
Максимално ангажиране на аудиторията
Поддържането на ангажираността на аудиторията е от ключово значение за успешното събитие. Създаването на интерактивни пунктове за игри, подаръци и практически дейности може да осигури забавление и ангажираност, като направи събитието по-приятно за участниците. Персонализирани Flyers, Брошури, и Пощенски картички са идеални за тези дейности, тъй като могат да се използват за отпечатване на улики в лов на отпадъци или като част от подаръци.
Ефективното използване на печатни материали също може да повиши ангажираността. Разпространявайте Flyers, Брошури, и Пощенски картички да предоставя информация и да държи участниците информирани и заинтересовани. Тези материали могат да бъдат творчески интегрирани в събитието ви, за да се насърчи взаимодействието и да се гарантира, че участниците ще останат ангажирани и забавни по време на събитието.
Планиране на управлението на боклука и отпадъците
Ефективното планиране на управлението на боклука и отпадъците е от решаващо значение за всяко събитие на открито. Уверете се, че сте осигурили достатъчно кофи за боклук и за рециклиране по цялото място на провеждане, за да насърчите правилното изхвърляне на отпадъци.
Стратегически разположете кофите на места с голям трафик, като например в близост до щандове за храна, тоалетни и места за сядане. Ясно обозначете кофите за общи отпадъци, рециклируеми отпадъци и всякакви специфични потоци отпадъци, свързани с вашето събитие, за да насърчите рециклирането и да намалите въздействието върху околната среда. Препоръчително е също така да предоставите информация на участниците за значението на правилното изхвърляне на отпадъци и рециклирането.
Почистване
След събитието е важно да изхвърлите отпадъците в съответствие с местните закони и разпоредби. Наемете лицензирана служба за изхвърляне на отпадъци, която да събира и управлява отпадъците отговорно, съгласно Закон за опазване на околната среда от 1990 г..
Извършвайте щателно почистване на мястото на провеждане на събитието, за да гарантирате, че няма да бъдат оставени отпадъци, да запазите естествената красота на мястото и да поддържате добри отношения с местните власти и общности. Оставянето на мястото на събитието без боклук не само показва уважение към околната среда, но и помага да се избегнат глоби и се отразява добре на събитието ви.
Проследяване след събитието
След като събитието приключи, доволните гости си тръгнат, а задачите по разчистването приключат, може би ще искате да се възползвате от възможността да направите оценка. Проследяването на участниците след събитието е от решаващо значение за поддържането на връзки и събирането на обратна връзка. Изпращането на анкети за събиране на информация за преживяванията на участниците може да предостави ценна информация за подобряване на бъдещи събития. Предлагането на стимули, като например отстъпки или участие в томбола с награди, може да насърчи повече отговори. Картички с благодарности и следвайте–нагоре анкетите могат да бъдат ефективен начин за събиране на тази обратна връзка.
Надяваме се, че това ръководство ще ви помогне да организирате успешно събитие на открито. Висококачествените материали за външна употреба на Solopress, устойчиви на атмосферни влияния, ще гарантират, че събитието ви не само ще изглежда професионално, но и ще протече гладко, независимо от британското време!
Bulgarian 
English 
French 
Spanish 
German 
Italian 
Portuguese 
Dutch 
Polish 
Romanian 
Danish