За да помогнем на всички, които планират да участват в търговско изложение, създадохме много полезни видеоклипове и съдържание в блога като част от нашата поредица "Излагай като експерт". Досега сме чували мнения на изложители, агенции и дизайнери на щандове. Този път се обръщаме към хората, които организират бизнес експозиции и търговски изложения. Говорейки с експертите, отговорни за организирането на тези събития, постигаме нова гледна точка към изкуството на излагането. За тази цел разговаряхме с организаторите на някои изключително успешни търговски изложения в Обединеното кралство: Вашето бизнес изложение поредица от събития и Изложбата за печат.
Запознайте се с експертите
Мартин и Кери Люис-Стивънсън, заедно с мениджъра по маркетинг и събития Девон Луфрум, организират събитията Your Business Expo от името на Pulse Media Group. Те организират търговски събития за бизнес общностите в Мидландс, където предприемачите и собствениците на фирми могат да дойдат, за да намерят нови клиенти и доставчици и да изградят своите мрежи.
Директорът на събитието Крис Дейвис от Link Publishing участва в първото изложение Print Show през 2015 г. Оттогава досега то се е превърнало в най-значимото събитие за печатната индустрия в Обединеното кралство. Служейки като фокус за всички области на индустрията, Print Show е мястото, където британската търговия идва, за да разкрие нови технологии, да покаже продукти и услуги и да изгради връзки между фирмите.
Подготовка, подготовка, подготовка
Първото нещо, което всички наши организатори единодушно насърчаваха, беше подготовката. Почти всички изложители, които са преживели неуспешно изложение, могат да обяснят липсата на успех с лошото планиране. Изготвянето на подробен план за маркетинга, логистиката, дизайна на щанда и материалите е най-добрият начин да се гарантира положителен резултат.
Според Крис Дейвис, директор на събитията на The Print Show, е важно да се подходи задълбочено към излагането, "защото е скъпо да се излага. Но повече от парите, това е вашето време." Ако искате да оптимизирате възвръщаемостта на инвестираното време и средства, за да бъде щандът ви успешен, е необходимо да се съсредоточите върху детайлите.
Що се отнася до практическите аспекти, безценно е да се запознаете внимателно с информацията, предоставена от организатора и мястото на провеждане. Онлайн наръчникът на организатора често е съкровищница на важна информация и възможности за подкрепа.
Старателно проектиране: впечатляваща и отговаряща на изискванията стойка
Проектирането на щанда е един от най-вълнуващите аспекти на подготовката ви. Ние обхванахме дизайн на щандове по поръчка в предишния блог от поредицата, но се уверете, че сте се справили с практическите въпроси, преди да се заемете с проектирането на своя шедьовър. Организаторите са особено загрижени да се запознаете с въпросите, свързани с правилата за захранване, осветление и оформление.
Планирането на пространството в изложбена зала или на паркинг ще ви даде добра представа за физическите размери на щанда. Когато попитахме Крис какво може да прави перфектният изложител, той отговори, "ако има идеален изложител, представям си, че това би бил някой, който първо ще изработи своя щанд в помещенията си. Той би го сравнил с всяка информация от организатора на събитието по отношение на контролни списъци, спецификации, канали, захранване и други подобни."
Логистичната стойност на това ниво на планиране е жизненоважна, но също така е важна и представата за преживяванията на посетителите. Като се има предвид слоганът на изложението "Печат без бариери", не е изненада, че Крис не е фен на препятствията.
"Изложителите на изложението Print Show обичат да показват своите заводи, но ако машините са разположени отвън, това създава своеобразна бариера. Хората в крайна сметка разговарят над някоя машина, докато са в коридора."
Ясно е, че проектите на щандове, които създават физически или психологически пречки пред участниците, трудно ще ангажират аудиторията.
Големи или малки, експертната помощ е на разположение
Що се отнася до спазването на изискванията, отново е добре да се осланяте на подкрепата, предлагана от организатора. В случая с Link Publishing те наемат трета страна, която да провери дизайна на щанда ви: "ние използваме услугите на компания, наречена Essential Events, която ще извърши предварителна проверка на вашия щанд. Така че, когато представите проекта на щанда, те ще го проверят и ще кажат: "това е добре" или "има проблем с това", или "тук ще имате проблем с протоколите за здраве и безопасност", така че ще знаете дали щандът ви отговаря на изискванията много преди да пристигнете тук."
Дори ако бюджетът ви не стига за голям самостоятелно построен щанд, все още има много неща, които можете да направите с помощта на терена с черупкова схема. Спазването на изискванията е по-лесно с тези готови щандове, но ще трябва да използвате въображението си, за да създадете нещо привличащо вниманието и уникално. Обсъдихме как да използвате отпечатани експонати, за да извлечете максимума от по-малки изложбени пространства в предишна част от тази поредица.
Маркетинг: организаторите са тук, за да ви помогнат!
Неслучайно Link Publishing, която организира изложението Print Show, и Pulse Media Group, която организира Your Business Expo, са издателства. Не е необичайно търговските събития да се организират от търговско издание или издателска група. Това е чудесна новина за изложителите, които желаят да популяризират присъствието си на изложението.
Както казва Девон Луфрум от Pulse Media за изложенията на вашия бизнес, "Мисля, че това са най-добрите изложби, по които съм работил, и това се дължи на присъствието ни като Pulse Group Media... Ние не сме просто изложби. Извършваме цялата маркетингова фуния, така че на практика сме една огромна, голяма маркетингова машина!"
Не само организаторите на подобни събития обикновено предлагат маркетингов пакет като част от сделката при закупуване на щанд. В допълнение към това те могат да предложат онлайн маркетингов наръчник, шаблони и художествени материали за вашите собствени реклами, както и съвети за това как да разпространите информацията.
И защо да не го направят? Както посочва Крис, успехът на изложителите е жизненоважен за успеха на събитието, "По простата причина, че ако изложението не е успешно, няма да има изложба.Предприятията, които участват, ще продължат да работят. Ние ще престанем да съществуваме! Така че ние сме по-заинтересовани от всеки друг да гарантираме, че изложението е успешно. Това е нашето препитание. Ако изложението е лошо, това е всичко. Живееш и умираш от миналогодишната си изложба".
Възползвайте се от предлаганите услуги!
Поради тази причина организаторите полагат много усилия, за да осигурят ефективни ресурси в подкрепа на изложителите. Изненадващо е обаче, че изложителите често се забавят, когато става въпрос за възползване от всички предимства, с които разполагат.
"Много сме привърженици на това изложителите да ни помагат да им помагаме." Крис ни каза, ", но ще се учудите колко много от тях всъщност не използват всички инструменти в арсенала си! В онлайн наръчника имаме предварително написани имейли, лога, подписи, буквално всичко е там. Уеб банерни реклами. За щастие тази година наблюдаваме голям ръст в броя на нашите изложители, които действително използват тези ресурси и популяризират изложението.
Така че, в името на доброто, използвайте опита и експозицията, които организаторът може да предложи, вече сте платили за това, когато сте резервирали щанда си!
Когато настъпи големият ден...
В деня на събитието всички организатори са единодушни, че ранното пристигане дава на изложителите по-голям шанс да се справят с неочаквани проблеми.
"Винаги ще има обърквания или усложнения". Крис признава, "Не са били доставени неща или са били допуснати грешки. Стендовете се инсталират от хора и те правят грешки, но проблемите могат да бъдат решени... просто отделете малко време, в случай че нещо се обърка и трябва да се реши."
Важно е да отделите от времето си и да бъдете отзивчиви към посетителите. "Най-добър съвет". според Крис, "не яжте храна на щанда си, защото никой не иска да говори с някого, докато яде!"
Прелистването на телефона също е забранено: "това са неща, които звучат очевидно". казва Крис, "но е невероятно колко много хора просто седят там и превъртат телефона си, когато минават хора!" Важното е да сте нащрек и да сте отворени за разговор. "ако ги гледате в очите... и се ангажирате с хората, те ще се ангажират с вас."
Подаръци, които продължават да се подаряват
За много участници най-важното е да натрупат впечатляващ брой безплатни подаръци. Мартин Люис-Стивънсън от Pulse Group Media признава значението на рекламните материали като начало на разговор:
"Ако на щанда ви има някаква новост, било то бонбони, подарък, топка за стрес, посетителят ще я вземе и ще каже: "Здравей, как си?" и изведнъж ще имате обща тема за разговор, откъдето започват разговорите."
Ако искате да създадете дълготрайна асоциация с вашата марка, персонализираният артикул е чудесен начин да помогнете на първото впечатление да остане и след изложението. Solopress предлага огромна гама от печатни Промоционални продукти от класически Химикалки и Чанти за трайни елементи като Захранващи банки и Безжични зарядни устройства които ще разпространят посланието ви и ще бъдат полезни дълго след края на събитието.
Не бъдете щедри до крайност
Макар че някакъв подарък е чудесен начин да привлечете посетители на щанда си, винаги трябва да сте сигурни, че рекламните продукти са подходящи за събитието. Не искате да се окаже, че по невнимание сте раздавали контрабандни стоки. Въпреки че организаторът на събитието е в състояние да ви посъветва какво е разрешено, често правилата се определят от мястото на провеждане на събитието:
"Веднъж един изложител ни подари кухненски прибор с острие." Крис ни каза. "Трябва да се отнасяте към NEC като към летище. Ако се опитате да преминете през проверката за сигурност на летище с този предмет, ще ви спрат. Ако раздавате неща от щанда си, трябва наистина да прилагате тези закони към тях."
Алкохолът е друг проблем, към който трябва да подхождате внимателно. Въпреки че не е необичайно да се предоставят алкохолни напитки на търговско изложение, важно е това да става в рамките на правилата и разпоредбите, определени от мястото на провеждане, и което е по-важно, в рамките на закона.
Както отбелязва Крис: "тъй като шоуто е отворено за лица над 16 години, ако раздавате маркови бутилки алкохол като промоция, въпреки че те не са отворени, може по невнимание да ги дадете на непълнолетни лица на 16 години. И, разбира се, е незаконно да се сервира алкохол на непълнолетни"
Ако искате да продавате или раздавате алкохолни напитки, е важно първо да се консултирате с организатора. Той ще може да ви посъветва за правилата на мястото на събитието относно алкохола, стъклото и бутилките. Трябва също така да се уверите, че спазвате законите за лицензиране; в Англия и Уелс например може да се наложи да кандидатствате за Известие за временни събития (TEN).
Конкурентен елемент
Състезанията са широко разпространени на търговските изложения. "Визитки в аквариум" е утвърден формат за теглене на награди, който помага за разширяване на списъка с контакти, но мисленето извън аквариума може да доведе до по-голяма ангажираност. Нашите организатори смятат, че по-голямото ниво на участие може да пробуди състезателния дух и да предизвика ценни взаимодействия.
"Помолихме YMCA да донесе Hook-A-Duck." Кери от Pulse Media ни каза, "Толкова е елементарно, но просто работи! Това е нещо странно, детето се появява в теб, когато идваш на изложения. Сякаш не си виждал желе или ирис преди, тези неща просто те привличат. Това води до разговор, който на свой ред започва бизнес дискусия."
Крис от Link Publishing наблюдава същото явление: "Една компания, наречена "Аврора", донесе симулатор на Формула 1, който беше наистина добър и много конкурентен! Всеки искаше да изпише името си на таблото през целия ден. Хората се връщаха и проверяваха, за да видят кой е на върха. Не ставаше въпрос за бутилката шампанско, която ще спечелиш. Ставаше дума за това да си на върха на таблото!
Успехът може да се превърне в снежна топка, когато имате някаква дейност с участие, която привлича хората към щанда ви, както обяснява Крис:
"Едно от нещата, които ще откриете, е, че това създава известна реплика. Това, което се случва след това, е, че други посетители ще се разходят натам и ще си помислят: "Какво става там? Защо има такова оживление? И тогава това просто привлича тълпата, поддържа щанда ви пълен и ви дава възможност да общувате с посетителите."
Вашите отзиви са ценни
Информацията е двупосочна. Организаторите на търговски изложения са готови да ви предложат ценни съвети, но също така се интересуват и от вашата обратна връзка, за да подобрят бъдещите събития.
"Имаме имейл с проучване след изложението, който се изпраща както на посетителите, така и на изложителите." обяснява Девън, "За нас като мениджъри и организатори на събития е много важно да получим обратна връзка както от гледна точка на изложителите, така и от гледна точка на посетителите, за да сме сигурни, че можем да променим или да се адаптираме към всичко, което евентуално трябва да се случи за бъдещите изложения."
Така че, когато организаторът на събитие, на което сте присъствали, поиска обратна връзка, защо да не помогнете на себе си, като му помогнете.
Научени уроци
Посланието на организаторите е, че те са ваши приятели! Макар да изглеждат пълни с правила и ограничения, това, което наистина искат и от което наистина се нуждаят, е щандът ви да бъде успешен. Поради тази причина е вероятно да ви окажат подкрепа в повечето аспекти на предварителното планиране и преживяването ви в деня на изложението. Поддържайте отворени линии за комуникация с вашия контакт на събитието и това ще ви помогне да предотвратите логистични грешки, да получите страхотни съвети за супер успешен щанд и да получите огромна маркетингова подкрепа, която ще увеличи посещаемостта за доброто на всички.
Bulgarian 
English 
French 
Spanish 
German 
Italian 
Portuguese 
Dutch 
Polish 
Romanian 
Danish