Udstil som en ekspert: arrangørens perspektiv

For at hjælpe alle, der planlægger at udstille på en messe, har vi lavet en masse nyttigt video- og blogindhold som en del af vores Exhibit Like An Expert-serie. Indtil videre har vi hørt fra udstillere, bureauer og standdesignere. Denne gang taler vi med de mennesker, der organiserer erhvervsudstillinger og messer. Ved at tale med de eksperter, der er ansvarlige for at arrangere disse begivenheder, får vi et nyt perspektiv på kunsten at udstille. Derfor har vi talt med de organisatoriske hjerner bag nogle meget succesfulde britiske messer: the Din virksomhedsudstilling række begivenheder og Det trykte show.

Mød eksperterne

Martin og Kerry Lewis-Stevenson organiserer sammen med marketing- og eventmanager Devon Luffrum Your Business Expo-begivenheder på vegne af Pulse Media Group. De arrangerer handelsbegivenheder for erhvervslivet i hele Midlands, hvor iværksættere og virksomhedsejere kan komme for at finde nye kunder og leverandører og opbygge deres netværk.

Event Director Chris Davies fra Link Publishing var involveret i det allerførste Print Show i 2015. Siden da er det blevet den førende begivenhed for den grafiske branche i Storbritannien. Print Show er et samlingspunkt for alle dele af branchen, og det er her, den britiske branche kommer for at afsløre ny teknologi, fremvise produkter og tjenester og knytte bånd mellem virksomheder.

Forberedelse, forberedelse, forberedelse

Den første ting, som alle vores arrangører var enige om at opfordre til, var forberedelse. Næsten alle udstillere, der oplever en mislykket messe, kan føre deres manglende succes tilbage til dårlig planlægning. En detaljeret plan for markedsføring, logistik, standdesign og materialer er den bedste måde at sikre et positivt resultat på.

En grundig tilgang til det at udstille er vigtig, mener The Print Shows eventdirektør, Chris Davies, "Fordi det er dyrt at udstille. Men mere end pengene er det din tid." Hvis du vil optimere udbyttet af din investering i tid og penge, er det nødvendigt med et skarpt fokus på detaljerne for at gøre din stand til en succes.

Når det gælder det praktiske, er det uvurderligt at læse de oplysninger, som arrangøren og mødestedet stiller til rådighed. Arrangørens online-manual er ofte en guldgrube af vigtig information og muligheder for støtte.

Omhyggeligt design: en stander, der er imponerende OG overholder reglerne

At designe din stand er et af de mere spændende aspekter af dine forberedelser. Vi har dækket Skræddersyede standdesigns i en tidligere blog i serien, men sørg for at få styr på det praktiske, før du går i gang med at designe dit mesterværk. Arrangørerne er især interesserede i, at du sætter dig ind i reglerne for strøm, belysning og layout.

Hvis du planlægger din plads i et showroom eller på en parkeringsplads, får du en god fornemmelse af de fysiske dimensioner af din stand. Da vi spurgte Chris, hvad den perfekte udstiller ville gøre, svarede han, "Hvis der var en perfekt udstiller, forestiller jeg mig, at det ville være en, der først lavede en model af sin stand hjemme hos sig selv. De ville tjekke den i forhold til alle oplysninger fra arrangøren med hensyn til tjeklister, specifikationer, kanaler, strøm og den slags."

Den logistiske værdi af dette planlægningsniveau er afgørende, men det er indsigten i de besøgendes oplevelse også. I betragtning af The Print Shows slogan "Print Without Barriers" er det ingen overraskelse, at Chris ikke er fan af forhindringer.

"Udstillerne på The Print Show elsker at vise deres anlæg frem, men hvis de har maskinerne stående hele vejen rundt udenfor, skaber det en slags barriere. Folk ender med at føre en samtale hen over en maskine, mens de er på gangen."

Det er klart, at standdesigns, der udgør en blokering for deltagerne, hvad enten det er fysisk eller psykisk, vil have svært ved at engagere deres publikum.

Stor eller lille, ekspertstøtte er tilgængelig

Med hensyn til compliance er det igen en god idé at læne sig op ad den støtte, som arrangøren tilbyder. I Link Publishings tilfælde ansætter de en tredjepart til at se på dit standdesign: "Vi har et firma, der hedder Essential Events, og de udfører et pre-flight check på din stand. Så når du indsender et standdesign, tjekker de det og siger, 'det er fint' eller 'der er et problem med det her' eller 'du får et problem med sundheds- og sikkerhedsprotokollerne her', så du ved, om din stand er i overensstemmelse med reglerne, længe før du kommer."

Selv hvis dit budget ikke rækker til en stor, selvbygget stand, er der stadig meget, du kan gøre med en standplads. Det er lettere at overholde reglerne med disse færdige stande, men du skal bruge din fantasi til at skabe noget iøjnefaldende og unikt. Vi diskuterede, hvordan man kan bruge trykte udstillingsgenstande til at få mest muligt ud af mindre udstillingsrum i en tidligere artikel i denne serie.

Marketing: arrangørerne er her for at give dig en hånd!

Det er ikke tilfældigt, at Link Publishing, som arrangerer The Print Show, og Pulse Media Group, som arrangerer Your Business Expo, er forlæggere. Det er ikke ualmindeligt, at handelsbegivenheder organiseres af en handelspublikation eller en forlagsgruppe. Det er gode nyheder for udstillere, der ønsker at promovere deres tilstedeværelse på messen.

Som Pulse Medias Devon Luffrum siger om Your Business Expos, "Jeg synes, det er de bedste udstillinger, jeg nogensinde har arbejdet på, og det skyldes vores tilstedeværelse som Pulse Group Media ... Vi er ikke bare udstillinger. Vi tager os af hele marketingtragten, så vi er dybest set en kæmpe, stor marketingmaskine!"

Ikke alene vil en eventarrangør af denne type normalt tilbyde en markedsføringspakke som en del af aftalen, når du køber en stand. Derudover kan de tilbyde en online marketingmanual, skabeloner og illustrationer til dine egne annoncer samt råd om, hvordan du kan sprede budskabet.

Og hvorfor skulle de ikke det? Som Chris påpeger, er udstillernes succes afgørende for arrangementets succes, "Af den simple grund, at hvis udstillingen ikke er en succes, er der ingen udstilling. De virksomheder, der udstiller, vil fortsætte. Vi vil ophøre med at eksistere! Så vi har en større interesse end nogen anden i at sikre, at udstillingen bliver en succes. Det er vores levebrød. Hvis det er en dårlig messe, er det slut. Man lever og dør på baggrund af sidste års udstilling."

Udnyt de gode tilbud!

Netop derfor gør arrangørerne meget ud af at sætte effektive ressourcer ind for at støtte udstillerne. Men overraskende nok er udstillerne ofte langsomme i optrækket, når det gælder om at udnytte alle de fordele, de har til rådighed.

"Vi er meget optaget af, at udstillerne hjælper os med at hjælpe dem," fortalte Chris os, ", men du vil blive overrasket over, hvor mange der faktisk ikke bruger alle værktøjerne i deres arsenal! I online-manualen har vi færdigskrevne e-mails, logoer, signaturer, ja, det hele er der. Webbannerreklamer. Heldigvis har vi i år set en stor stigning i antallet af udstillere, der rent faktisk bruger disse ressourcer og promoverer messen.

Så for guds skyld, brug den ekspertise og eksponering, som arrangøren kan tilbyde, du har allerede betalt for det, da du bookede din stand!

Når den store dag kommer...

På dagen er alle vores arrangører enige om, at en tidlig ankomst giver udstillerne en bedre chance for at undgå uventede problemer.

"Der vil altid være forvekslinger eller komplikationer," Chris indrømmer, "Ting er ikke blevet leveret, eller der er begået fejl. Stande er installeret af mennesker, og folk begår fejl, men problemer kan løses ... bare giv lidt tid, hvis noget går galt og skal ordnes."

Det er vigtigt, at du bruger din tid og er modtagelig over for besøgende. "Det bedste tip" ifølge Chris, "Lad være med at spise mad på din stand, for ingen gider tale med nogen, mens de spiser!"

Det er også forbudt at scrolle på telefonen: "Det er ting, der lyder indlysende." siger Chris, "Men det er utroligt, hvor mange mennesker der bare sidder og scroller på deres telefon, når der går folk forbi!" Nøglen er at være opmærksom og åben for en snak. "Hvis du får øjenkontakt med dem ... og engagerer dig i folk, vil de engagere sig i dig."

Gaver, der bliver ved med at give

Et højdepunkt for mange deltagere er at samle en imponerende mængde gratis ting. Martin Lewis-Stevenson fra Pulse Group Media anerkender vigtigheden af reklameartikler som en samtalestarter:

"Hvis du har en nyhed på din stand, hvad enten det er slik, en gave eller en stressbold, vil dine besøgende samle den op, og så siger de: "Hej, hvordan går det?", og pludselig har I et fælles samtaleemne, og det er der, samtalerne starter."

Hvis du vil have en langvarig tilknytning til dit brand, er en specialfremstillet genstand en god måde at hjælpe dit førstehåndsindtryk med at leve videre efter showet. Solopress tilbyder et stort udvalg af trykte Salgsfremmende produkter fra klassisk Kuglepenne og Tasker til varige ting som Powerbanker og Trådløse opladere der vil sprede dit budskab og være nyttige længe efter, at begivenheden er slut.

Vær ikke for generøs

Selvom en eller anden form for gave er en god måde at tiltrække besøgende til din stand på, skal du altid sørge for, at dine reklameprodukter er passende til begivenheden. Du vil ikke uforvarende komme til at give smuglergods væk. Selv om din eventarrangør vil være godt placeret til at rådgive dig om, hvad der er tilladt, er det ofte stedet, der laver reglerne:

"Vi havde engang en udstiller, der gav et køkkenredskab væk, som havde et blad på sig," fortalte Chris os. "Man skal behandle NEC som en lufthavn. Hvis du forsøgte at gå gennem sikkerhedskontrollen i en lufthavn med den genstand, ville du blive stoppet. Hvis du deler ting ud fra din stand, er du nødt til virkelig at anvende disse love på det."

Alkohol er et andet emne, som du skal være forsigtig med. Selv om det ikke er ualmindeligt, at der serveres alkoholiske drikke på en messe, er det vigtigt, at det sker inden for de regler og bestemmelser, der er fastsat af stedet, og endnu vigtigere, inden for loven.

Som Chris påpeger: "Fordi showet er åbent for 16-årige og derover, kan du, hvis du giver mærkevareflasker med alkohol væk som reklame, selv om de ikke er åbne, uforvarende give dem til en mindreårig på 16 år. Og det er selvfølgelig ulovligt at servere alkohol for mindreårige."

Hvis du ønsker at sælge eller give alkoholiske drikke væk, er det vigtigt at tjekke med arrangøren først. De kan rådgive dig om stedets politik omkring alkohol, glas og flasker. Du skal også sikre dig, at du overholder bevillingslovene; i England og Wales kan det f.eks. være nødvendigt at ansøge om en Bekendtgørelse om midlertidige arrangementer (TEN).

Et konkurrenceelement

Konkurrencer er udbredte på messer. "Visitkort i en fiskebowle" er et veletableret præmieformat, der hjælper med at udvide din kontaktliste, men at tænke uden for fiskebowlen kan give et større engagement. Vores arrangører mente, at en større grad af deltagelse kan bringe konkurrenceånden frem og skabe værdifulde interaktioner.

"Vi fik YMCA til at komme med Hook-A-Duck." Kerry fra Pulse Media fortalte os det, "Det er så grundlæggende, men det virker bare! Det er noget mærkeligt noget, barnet kommer frem i dig, når du kommer til udstillinger. Det er, som om du ikke har set en vingummi eller en karamel før, de ting trækker dig bare ind. Det starter så en samtale, som igen starter en forretningsdiskussion."

Chris fra Link Publishing observerer det samme fænomen: "Et firma ved navn Aurora havde en F1-simulator med, som var rigtig god og meget konkurrencepræget! Alle ville have deres navn på resultattavlen i løbet af dagen. Folk kom tilbage og tjekkede, hvem der lå øverst. Det handlede ikke om den flaske champagne, man vandt. Det handlede om at være øverst på resultattavlen!

Succesen kan vokse, når du har en eller anden form for deltageraktivitet, der trækker folk til din stand, som Chris forklarer:

"En af de ting, du vil opdage, er, at det skaber lidt af et signal. Det, der så sker, er, at andre besøgende kommer forbi og tænker: Hvad foregår der derovre? Hvorfor er der sådan en summen? Og så trækker det bare publikum over, holder din stand befolket og giver dig mulighed for at komme i kontakt med de besøgende."

Din feedback er værdifuld

Information går begge veje. Mens messearrangørerne er ivrige efter at give dig værdifulde råd, er de lige så interesserede i at høre din feedback, så de kan forbedre fremtidige arrangementer.

"Vi har en e-mail med en undersøgelse efter messen, som sendes ud til både besøgende og udstillere." forklarer Devon, "Det er virkelig vigtigt for os som event managers og planlæggere at få feedback fra både udstillernes og de besøgendes synspunkt for at sikre, at vi kan ændre eller tilpasse os alt, hvad der potentielt skal ske på fremtidige udstillinger."

Så når arrangøren af et arrangement, du har deltaget i, beder om feedback, hvorfor så ikke hjælpe dig selv ved at hjælpe dem.

De erfaringer, vi har gjort

Budskabet fra arrangørerne er, at de er dine venner! Selv om de kan virke fulde af regler og restriktioner, er det, de virkelig ønsker og har brug for, at din stand bliver en succes. Derfor vil du sandsynligvis opleve, at de støtter dig i de fleste aspekter af din forudgående planlægning og din oplevelse på dagen. Hold kommunikationslinjerne åbne med din kontaktperson på messen, og det vil hjælpe dig med at undgå logistiske fejl, få gode tips til en supersuccesfuld stand og modtage masser af markedsføringsstøtte, som vil øge deltagelsen til gavn for alle.