Udstil som en ekspert: skab en udstillingsstand og en strategi

I løbet af det sidste år har vi opsporet og talt med eksperter fra forskellige områder af udstillingsverdenen. Da The Print Show 2023 kom, var det tid for os at omsætte det, vi havde lært, til handling. Vi kombinerede tidligere års erfaringer med de bedste tips fra brancheeksperter og implementerede dem selv.

Solopress' marketingchef, Glen Eckett, førte tilsyn med vores udstillingsstand og strategi på dette års messe. Efter tre fantastiske dage fyldt med kaffe og samtaler med nye og eksisterende kunder satte vi Glen på spidsen for at finde ud af, hvad der gjorde vores tid på messen til en god oplevelse. The Print Show 2023 så vellykket.

Hvordan var planlægningsprocessen for udstillingen, og hvor lang tid i forvejen gik du i gang?

The Print Show 2022 var den første stand, jeg havde ansvaret for at organisere. Da showet i 2021 ikke havde fundet sted, havde jeg over et år til at planlægge vores stand. Med den erfaring i bagagen tog dette års stand mindre tid, og jeg begyndte at planlægge den i januar. Det er lidt overdrevet, men jeg kan godt lide at føle mig organiseret. Min personlige måde at håndtere messen på er at sørge for, at jeg altid føler, at jeg har kontrol!

Hvad havde du i tankerne, da du skulle designe din messestand til The Print Show 2023?

Sidste års stand var så stor en succes, at vi besluttede at bruge det samme bureau til at støtte os igen.

Mit hovedspørgsmål var, hvordan vi kunne friske vores udstillingsstand op? Jeg var nødt til at finde ud af, hvad vi ville sælge, og hvad vores hook skulle være. Sidste år tilbød vi en konkurrencepræmie på £5.000 i print, som var designet til at appellere til vores målgruppe og ikke til andre deltagere.

I år besluttede vi at få nogle baristaer til at tilbyde gratis kaffe. Det sjove twist var, at kaffeskummet kunne printes med billeder fra deltagernes telefoner eller fra et foto, de havde taget.

Derefter fik jeg vores grafiske designere til at designe vores udstillingsstand og kaffedisk, så de to leverandører kunne skabe et ensartet udtryk, hvilket de gjorde med stor dygtighed.

Hvad var dine mål og ambitioner for The Print Show 2023?

Sidste år havde jeg ingen anelse om, hvilken reaktion vi ville få. Tidligere har vi ikke været kendt som et branchetrykkeri. Men på The Print Show 2022 stod det klart for mig, at vi hørte til der og var blevet en betroet handelspartner på grund af de ændringer, som virksomheden har foretaget for bedre at kunne betjene disse kunder.

Vi var en potentiel leverandør til mange virksomheder, der deltog i sidste års messe, men det budskab, vi hørte igen og igen fra dem, var, at Solopress havde brug for en print-API for at lette integrationen. På baggrund af denne feedback har vi brugt de sidste 12 måneder på at arbejde på Soloflovores nye API, som vi lancerede på messen og i fagpressen op til den.

 

Se dette opslag på Instagram

 

Et opslag delt af Solopress (@solopress)

Vi ønskede at kombinere vores indsats på The Print Show med det arbejde, vi har lagt i vores kampagner i fagpressen i år. Mit mål var, at alle, der bruger en print-API, skulle kende til vores service. At sikre, at der er meget få inden for den niche, der ikke ved, at Solopress er med i festen.

Faktisk har vi ved at komme for sent været i stand til at sammensætte en løsning, der overvinder manglerne ved lignende API'er, der allerede findes på markedet. Det var de rigtige kunder i det rigtige miljø.

Hvilke erfaringer fra sidste udstilling kunne du bruge i år?

Sidste års Print Show var den første udstilling, hvor jeg var eneansvarlig for planlægningen, så det medførte mange nye bekymringer, som jeg skulle overvinde. Men i år var det mere afslappet, fordi der var færre ubekendte.

Meget af logistikken var den samme, så processen var nem at huske. I år var jeg i stand til at reducere antallet af variabler, der var i spil.

Som nævnt var vores krog sidste år vores konkurrence om at vinde print til en værdi af £5.000. I år var vi meget fokuserede på Soloflo. Vi opfordrede folk til at komme til vores stand med vores gratis kaffe, og der var en konkurrencepræmie til en værdi af 500 pund til kunder, der delte et billede af deres trykte kaffe på LinkedIn. Målet var, at de mennesker, der deltog i konkurrencen, skulle sprede budskabet om Soloflo til deres netværk og dermed udvide rækkevidden ud over de mennesker, der deltog i messen.

Noget, der fangede mig sidste år, var, at på dagen, hvor man satte sin udstillingsstand op, skulle alle have en hi-vis jakke på, og det havde jeg ikke! Jeg så masser af mennesker begå den samme fejl igen i år, da jeg ventede på at komme ind i hallen, så det er bestemt noget, der ikke ser ud til at være så velkendt, som det burde være.

Sidste år havde vi store flag udstationeret på vores stand for at promovere vores konkurrence. Designmæssigt var de perfekte. Men jeg opdagede hurtigt, at der ikke var nogen nem måde at fylde vand på, så jeg var nødt til at gå mange gange frem og tilbage med en lille vandflaske, hvilket langt fra var ideelt!

Hvad har du lært af at arbejde med tredjeparter som Human Built og Aroma Baristas i forbindelse med en udstilling?

Når man arbejder med tredjeparter i forbindelse med f.eks. en udstilling, er kommunikation altafgørende. Man skal huske, at disse virksomheder arbejder på udstillinger som denne hele tiden, året rundt, flere gange om ugen.

Det er vigtigt at kommunikere præcis, hvad du har brug for fra dem, og forsikre dig selv om, at de har styr på det hele. Mit tip er altid at stille spørgsmål. Lad dig ikke være i tvivl, deres store erfaring betyder, at de næsten altid kender svaret.

Vores messestand blev bygget af et bureau, Mennesket byggetOg vi havde et andet selskab, Aroma Baristasog serverer kaffe. Vi skulle sørge for strøm og et netværkskabel til kaffemaskinen, hvilket jeg ikke havde nogen idé om, hvordan man gjorde, men heldigvis kunne Human Built ordne det for os. Ved at kommunikere med begge virksomheder på en klar og rettidig måde betød det, at jeg kunne overlade dette potentielle bananskræl til de professionelle, hvilket gav mig ro i sindet.

Hvordan gik arrangementet på dagen, og hvad ville du have gjort anderledes, hvis der var noget?

Showet var en stor succes for os, og kaffen viste sig at være ekstremt populær.

Vi havde designet vores stand med store bogstaver, der reklamerede for vores gratis kaffe og konkurrencen om 500 pund bag vores baristaer. På trods af dette bemærkede vi dog, at folk ikke blev opfordret til at engagere sig i vores stand til at begynde med.

Derfor besluttede vi at ændre vores taktik og anlægge en mere proaktiv tilgang. Vi begyndte at gå ud og spørge folk, om de ville have en gratis kaffe, og det så ud til at nedbryde en barriere. Jeg tror, der er et høfligt element af britiskhed i os alle, som betyder, at mange mennesker venter på at blive spurgt!

Vi var iført T-shirts med mærkevarer med sætningen 'Spørg mig om vores nye API' trykt på ryggen, og jeg tror, det gjorde os meget mere synlige, når vi gik rundt på udstillingen.

Endnu en gang tog jeg alt for meget marketingmateriale med. Jeg plejer at have den holdning, at jeg hellere vil have for meget end for lidt, men det virker aldrig som en god idé, når messen er slut, og man skal til at pakke det hele væk! Jeg vil gerne sige, at jeg vil lære denne lektie ved fremtidige messer, men det gør jeg nok ikke!

Hvordan var teamdynamikken, og hvor vigtigt er det at tage højde for personligheder for at sammensætte det rigtige team?

Ud af de otte personer, vi havde med på messen, repræsenterede fire af dem Solopress på en messe for første gang. Blandingen af erfarne teammedlemmer og debutanter fungerede faktisk godt og skabte en blanding af friske og velkendte ansigter.

Man kan ikke være passiv på disse messer, man er nødt til hele tiden at være ude og tale med folk - som vi lærte af skiltningen med gratis kaffe. Det er bedst at tage kolleger med, som er trygge ved denne tilgang, og som også har et indgående kendskab til de emner, I skal diskutere.

Vi sørgede for, at alle, vi tog med i år, havde en god forståelse af de tjenester, vi skulle tale om, som for eksempel Soloflo.

Det betød, at vi tog et velafbalanceret team med, som omfattede repræsentanter fra salg, softwareudvikling, marketing og endda vores administrerende direktør. Med et så stærkt team på vores stand vidste vi, at der ikke var nogen samtale, vi ikke kunne håndtere.

Det kan være tre lange dage, så det er vigtigt at holde hele holdet motiveret. En af måderne, vi gjorde det på, var ved at gå ud og spise om aftenen som et hold. Man opbygger en ægte følelse af kammeratskab, når man tager til et arrangement som dette, fordi man alle har en fælles oplevelse.

Hvad vil du tilskrive dette års succes?

Det hele handler om at have noget interessant at tale om. I år havde vi et klart mål om at udbrede kendskabet til Soloflo, hvilket gav os fokus og gjorde det lettere at træffe beslutninger.

Jeg så Aroma Baristas ved et andet arrangement, jeg deltog i tidligere i år. De imponerede mig virkelig, så jeg tog deres Visitkort og sendte dem en e-mail samme dag. Efter at have talt med dem fandt jeg ud af, at de også kan levere kaffe med tryk, hvilket styrkede ideen om, at de skulle være med på The Print Show.

Erfaring er så vigtig. Jeg føler mig sikker på, at hvis det ikke var for vores erfaringer fra sidste års show, så ville denne gang ikke have været så vellykket.

Hvad lærte du sidste år, som du kunne bruge i dette års show?

Den vigtigste ting, vi lærte af den sidste messe, var behovet for at skabe vores egen API, hvilket satte os i gang med at bygge en og derefter promovere den på messen i år.

Vi fokuserede også på at promovere vores tilstedeværelse på messen på flere platforme. Vi skabte mere interaktion på de sociale medier denne gang, især gennem vores konkurrence på LinkedIn. Vi tog vores fotograf og videograf med til messen for at fange den med stillbilleder og videoer og sikrede, at vi havde det professionelle kvalitetsindhold, vi havde brug for.

På andendagen virkede vores strategi på de sociale medier. Folk havde hørt om vores trykte kaffe og kom til vores stand for at få en og blive til en snak om tryk og selvfølgelig Soloflo.

Hvordan vil du implementere erfaringerne fra dette års show, og hvordan?

Til næste år vil jeg gerne have en lignende blanding af teammedlemmer fra hele virksomheden. Det er vigtigt at promovere noget, som folk rent faktisk vil have, som f.eks. vores API i år.

Jeg er overbevist om, at vores trykte kaffe i år skabte et større varigt indtryk, end vores goodiebags gjorde ved det forrige show.

Men jeg ved, at vi ikke kan dukke op næste år med den samme stand og sælge kaffe, for det vil ikke have den samme effekt. At give deltagerne noget engagerende og eftertragtet igen vil være et stort fokus for mig.

Hvad var det bedste råd, du fik i opbygningen af denne udstilling, og hvor kom det fra?

Noget, der virkelig hjalp i forberedelserne til dette års show, var at deltage i Din virksomhedsudstilling i Milton Keynes tilbage i juni. Her talte vi med mange udstillere og deltagere om, hvad der gør en messestand til en succes.

Alle de indsigter, vi fik fra de interviews, vi optog, var nyttige, men det spørgsmål, jeg fandt særligt nyttigt, var "hvordan skal udstillere følge op med interesserede deltagere efter messen, og hvor hurtigt efter?".

Steve Lloyd fra Udstillingsmesterskab talte om "loven om aftagende forbløffelse", som henviser til det faktum, at folk er mindre interesserede i det, man har at tale om, jo længere tid der går efter det første møde. Dette gav især genlyd hos mig og forstærkede min tro på, at alt vores hårde arbejde ville have været forgæves, hvis vi ikke fulgte op på vores leads hurtigt efter showet, hvilket vi har gjort.

Hvis jeg skulle give mig selv et råd, ville det være at være så organiseret som muligt. Jeg kan finde en begivenhed af denne størrelsesorden stressende, især fordi min baggrund er inden for digital markedsføring og ikke inden for brand marketing. Men da jeg tvang mig selv til at være velorganiseret, blev hele begivenheden lettere at håndtere.

 

Har du brug for hjælp til din messestand?

Har du brug for mere end Glens visdomsord til at guide dig gennem din kommende udstilling? Tag et kig på vores Sortiment af udstillings- og konferencetryk for at finde den manglende brik i dit puslespil, så dit arrangement bliver en succes.