Udstil som en ekspert: forbered dig til en messe

Hvis du planlægger at vise din virksomhed frem på en messe, er forberedelse nøglen til at få mest muligt ud af denne spændende mulighed. Uanset om det er din første eller din halvtredsindstyvende gang, vil forberedelse til en messe give dig den bedste chance for at skabe værdifulde forbindelser, blive eksponeret og lære af andre i din branche. 

Vi har spurgt vores printkunder, og svarene fra de erfarne udstillere blandt dem giver nogle ret nyttige tips. Desuden har vi selv udstillet på en række konferencer og events. Det trykte show har lært os meget, så vi har også masser af erfaring at dele ud af. Vi har samlet alt, hvad vi har lært af os selv og vores kunder, og lavet en guide til, hvordan man forbereder sig til en vellykket messe.

Deltag, før du udstiller!

Før du planlægger din egen udstilling, skal du opleve en messe som deltager. Denne førstehåndseksponering giver dig en idé om mængden, miljøet og udstillernes forventninger. Det er en værdifuld rekognosceringsmission, som vil give dig vigtig indsigt i din egen udstillingsstrategi.

Sæt dig mål

Det er vigtigt at vide, hvad du vil opnå på messen. Er du der for at komme i kontakt med eksisterende kunder, få nye kundeemner ombord eller introducere dit brand for et nyt publikum? At identificere din målgruppe er afgørende for udformningen af dit budskab, dit design og din overordnede tilgang. Du skal også forberede værktøjer og strategier til at indsamle data fra interaktioner for at sikre, at hver samtale potentielt fører til en forretningsmulighed.

Vælg et show, vælg et pitch

Vælg et show, der passer til dine mål og din målgruppe. Prøv at sikre dig en plads, hvor der er mange mennesker. Du bør være i stand til at finde et kort over stedet, før du booker din standplads. Tænk på besøgsruter, sigtelinjer og placeringen af indgange, udgange, forfriskninger og toiletter for at finde de bedste placeringer.

Læg et budget

En vigtig del af forberedelserne til en messe er at lægge et budget. Overvej, hvor stor en indtægt du kan få fra salg og ordrer, som du får i løbet af messen, og fra nye kunder og abonnenter. Det vil hjælpe dig med at lægge et budget, der giver et fornuftigt afkast af din investering. Dit budget bør dække alle omkostninger, herunder udstillingsmateriale, gratis reklamer og udgifter til personale. Gennemsigtighed i budgetlægningen hjælper med at forhindre uventede omkostninger og sikrer en gnidningsløs, stressfri begivenhed.

Design af stativ

Din stand er din mini-butiksfacade på messen, så dens design er afgørende. Besøg vores designblog for at få nyttige tips og ideer. 

cdavies fra Coed Cadw (The Woodland Trust i Wales) havde dette at sige:

Overvej virkelig det rum, du har booket - prøv at forestille dig, hvordan alt skal passe ind i rummet, inklusive personale og besøgende. Glem ikke sikker opbevaringsplads til overtøj, tasker osv. samt ekstra foldere osv.

For standkoncepter og designtips har vi to praktiske blogartikler, som du kan udforske. Den ene dækker design til Skalsystemer og små rumog for den ambitiøse udstiller, fem eksperttips til skræddersyede messestande.

Forbered dine materialer

Medbring både reklamemateriale, der fortæller din historie, og gratis ting, som deltagerne vil sætte pris på. Disse gaver trækker ikke kun folk til din stand, men de fungerer også som påmindelser om dit brand, når messen er slut. 

Grundlæggende ting som Visitkort og en Folder eller Brochure der forklarer, at dit nuværende udbud er must-have-varer.

Tasker i bomuld er gode til goodiebags, og brandede Kuglepenne eller Notesbøger vil helt sikkert blive brugt flittigt. Ud over det er mærkevarer Slik eller trykt Salgsfremmende produkter kan blive til skræddersyede gaver, som de vil huske dig for.

Sociale medier

Mens du forbereder dig til en messe, kan du begynde at sprede nyheden om din deltagelse i god tid. Brug relevante hashtags, som udstillere og arrangører bruger til at øge synligheden.

Engager de besøgende

Overvej at arrangere et spil eller en konkurrence på din stand. Det vil ikke kun engagere de besøgende, men det kan også være et værdifuldt værktøj til at indsamle kontaktoplysninger og andre data.

Vælg dit team og brief dem

Vælg et team, der er entusiastisk, vidende og sympatisk. Orienter dem om mål, forventninger og tidsplan for messen.

Øve sig

Øv dig til en messe ved at sætte dine displays op og gennemgå dine interaktioner før begivenheden. Det kan hjælpe dig med at få øje på potentielle problemer og strømline din faktiske opsætningsproces.

Tails & Trails Veterinær Fysioterapi kontaktede mig for at sige dette:

Øv dig i at stille op udenfor, så du ikke spilder tid på at omarrangere, når du kommer frem.

Ud over at øve din opsætning er det værd at gennemgå nogle rollespilsøvelser med dit team, så de er trygge ved at præsentere sig for besøgende. Bemærk dette råd fra S2 Design og reklame:

Lav nogle salgsøvelser. Du skal kunne formidle ting hurtigt og enkelt - en elevatortale, der ikke lyder for indstuderet eller robotagtig.

Demonstrationer

Hvis dit produkt er håndgribeligt, bør demonstrationer være ligetil. Men hvis dit produkt eller din service er mere abstrakt, som f.eks. software eller store maskiner, skal du tænke kreativt over, hvordan du bedst kan demonstrere fordelene ved det.

Undersøg og tag kontakt

Undersøg deltagerne og de andre udstillere. Overvej at tage kontakt i forvejen og endda planlægge aftaler med vigtige kontakter under arrangementet.

Logistik

Overvej dine rejsearrangementer, parkering og indkvartering i god tid for at undgå stress i sidste øjeblik. 

Pas på dit team

Hold dit team hydreret, næret og motiveret. Deres velbefindende har direkte indflydelse på deres effektivitet, så sørg for, at der bliver taget godt hånd om dem.

Særlige krav til opsætning

Før messen slår dørene op, og begivenhedens glamour og larm går i gang, er opsætningsprocessen ofte en helt anden historie. Afhængigt af stedet og udstillingens karakter kan det være nødvendigt at opfylde visse sikkerhedskrav under op- og nedbrydningsfasen.

Hvis du skal sætte op på stedet, før offentligheden får adgang, arbejder du måske i et byggelignende miljø. Store installationer, tungt udstyr og en hektisk aktivitet kan skabe farer. For at afbøde disse kræver mange steder, at du bærer personlige værnemidler (PPE), især i opstillings- og nedbrydningsperioderne.

Her er nogle almindelige ting, du kan få brug for:

Tøj med høj synlighed

En hi-viz vest eller jakke kan hjælpe med at sikre, at du bliver set i den travle hverdag. Det er især vigtigt, hvis du arbejder i nærheden af tungt maskineri eller køretøjer i bevægelse.

Hård hat

Hvis der er risiko for faldende genstande, eller hvis du arbejder i et område med overliggende last, kan det være nødvendigt med en beskyttelseshjelm. Tjek med stedet eller arrangøren, om det er et krav.

Støvler med ståltå

Når du sætter op, håndterer du måske tunge genstande. Ståltåstøvler kan beskytte dine fødder mod potentielle ulykker og er et standard sikkerhedsudstyr i potentielt farlige miljøer.

Handsker

Hvis du håndterer tunge eller potentielt skarpe genstande under opsætningen, kan sikkerhedshandsker beskytte dine hænder mod snitsår, splinter og hudafskrabninger.

Beskyttelse af ørerne

I nogle tilfælde kan opsætningsprocessen involvere larmende maskiner eller værktøj. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt med høreværn som f.eks. høreværn eller ørepropper.

Sikkerhedsbriller

Når du arbejder med værktøj eller materialer, der kan producere flyvende snavs, kan sikkerhedsbriller beskytte dine øjne.

I alle tilfælde er det vigtigt at bekræfte eventuelle særlige krav med arrangøren i god tid inden showet. De vil være i stand til at give en liste over nødvendigt sikkerhedsudstyr samt andre stedsspecifikke krav. Overse ikke disse specifikationer - de er ikke kun nødvendige for din sikkerhed, men manglende overholdelse kan også resultere i forsinkelser eller bøder.

Husk, at hver messe er unik. De særlige krav, der gælder for den ene, gælder måske ikke for den næste. Lav altid din research og forbered dig i overensstemmelse hermed for at sikre et problemfrit, sikkert og vellykket arrangement.

Den sidste forberedelse

Og endelig er der en tjekliste, så du kan holde styr på dine forberedelser:

1. Mål for begivenheden

2. Målgruppe

3. Budget

4. Design af stativ

5. Salgsfremmende materialer

6. Plan for sociale medier

7. Strategi for engagement

8. Udvælgelse af hold og briefing

9. Prøven

10. Demonstrationer

11. Forskning og opsøgende arbejde

12. Logistik

13. Gør dig selv opmærksom på særlige krav, f.eks. personlige værnemidler

14. Teamets velfærd

Med omhyggelig forberedelse og en klar vision er det langt mere sandsynligt, at du får en vellykket messe. Husk, at hvert arrangement er en mulighed for at lære. Så fordyb dig i oplevelsen, sug så meget viden til dig som muligt, og vigtigst af alt: Nyd rejsen! Mens du forbereder dig til en messe, kan du fylde op med Udstillings- og konferencetryk fra Solopress.