Ausstellen wie ein Experte: Einblicke in den Veranstaltungsort vom Exhibition Centre Liverpool

Messen und Veranstaltungen sind komplexe, vielschichtige Unternehmungen, bei denen die Wahl des Veranstaltungsortes über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Um Einblicke aus der Sicht eines Veranstaltungsortes zu erhalten, sprachen wir mit Brian Charity, einem der leitenden Veranstaltungsmanager bei Ausstellungszentrum Liverpool, einem renommierten Komplex von Ausstellungsorten im Vereinigten Königreich.

Das Exhibition Centre Liverpool ist ein Komplex mit Ausstellungsräumen, in denen Veranstaltungen wie The Manufacturer Live stattfinden, Comic-Konferenz LiverpoolThe Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Als ich mit Brian sprach, hatte er gerade an einer Show namens Liverpool Cat Extravaganza gearbeitet. Als ich ihn fragte, ob auch Katzen teilnehmen dürften, sagte er: "Ja, natürlich! Es gab sogar einen Cat Walk!" 

Aus den Gesprächen mit Brian wird deutlich, dass der Veranstaltungsort genauso in den Erfolg einer Veranstaltung investiert wie der Organisator und die Aussteller. Er war voller Ratschläge und Informationen darüber, wie eine sichere, effiziente und letztendlich erfolgreiche Messe erreicht werden kann.

Gemeinsames Marketing

Die Vermarktung einer Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung, und der Veranstaltungsort kann dabei eine wichtige Rolle spielen. Die Veranstaltungsorte bieten den Veranstaltern oft Marketingpakete als Teil der Vereinbarung an, wenn sie den Veranstaltungsort anmieten. Dazu gehören in der Regel Ausstellungsflächen, Broschüren, Internetpräsenz, Mailings und E-Shots, die die Organisatoren zur Werbung für ihre Veranstaltung nutzen können.

"Manche Kunden wollen eine spezielle Marketingkampagne. Manche machen das gerne selbst", sagt Brian. "Wenn Sie eine Veranstaltung mit Eintrittskarten organisieren und sich einen Platz ausgesucht haben, dann sollten Sie vielleicht in eine Art Paket investieren, das Ihnen eine Postwurfsendung, E-Mails, eine Präsenz auf unserer Website und einige Aktivitäten in den sozialen Medien bietet."

Brian und seine Kollegen vom Exhibition Centre Liverpool gehen noch einen Schritt weiter und versuchen, das Marketing auf das Publikum abzustimmen. "Unser Team wird wirklich hart daran arbeiten, maßgeschneiderte, zielgerichtete Marketingkampagnen zu entwickeln, die auf Menschen abzielen, die ein echtes Interesse an dieser Art von Veranstaltung haben".

Planung eines Layouts

Die Planung des Layouts ist ein weiterer wichtiger Aspekt, bei dem der Veranstaltungsort einen Mehrwert bietet. Dabei werden die Größe der Stände, das Verhältnis von Rohbau- zu maßgeschneiderten Ständen sowie spezielle Daten berücksichtigt, die der Veranstaltungsort möglicherweise über die Verweildauer und die Besucherzahlen für verschiedene Arten von Veranstaltungen in seinem Bereich gesammelt hat. Sie werden auch wissen, wie man einen überschaubaren Verkehrsfluss rund um die Veranstaltung schafft und dafür sorgt, dass Wege, Toiletten und Notausgänge für alle zugänglich sind.

Brian erläuterte, wie ihre Technologie und ihr Fachwissen in der Lage sind, präzise, maßgeschneiderte Layouts zu erstellen: "Wir haben CAD-Techniker, die jedes Layout auf den Zentimeter genau entwerfen können und die Anforderungen genau kennen." Das bedeutet, dass das Team des Veranstaltungsortes in der Lage ist, ein maßgeschneidertes Layout für Veranstaltungen zu entwerfen, das nicht nur den Raum optimal nutzt, sondern auch auf die spezifischen Bedürfnisse der Veranstaltung selbst zugeschnitten ist.

In allen Bereichen der Planung und Ausführung ist es klar, dass Sicherheit für Brian immer an erster Stelle steht. Die Layout-Planung ist da keine Ausnahme: "Die Hauptanforderung besteht darin, die Sicherheit der Veranstaltung zu gewährleisten. In Gesprächen mit dem Kunden erfahren wir mehr über die Anzahl der Teilnehmer, die Bewegung der Teilnehmer, die Verweildauer und ähnliche Dinge. So können wir unsere Pläne für Verbrauchermessen, für Veranstaltungen wie eine Comic-Con, bei der viel los ist, oder sogar für Parteitage anpassen. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn die Kenntnisse des Veranstalters und die Erfahrung des Veranstaltungsortes zusammenkommen, um etwaige Probleme bei der Raumaufteilung im Vorfeld zu lösen.

Das Ausstellerhandbuch

Im Mittelpunkt eines erfolgreichen Messeauftritts steht das Ausstellerhandbuch, ein wichtiges Instrument für jeden Aussteller, der sich auf eine Veranstaltung begibt. Brian beleuchtet seine Bedeutung und beschreibt es als "quasi eine Bibel für alle Aussteller". Dieses Dokument, das vom Veranstaltungsort sorgfältig zusammengestellt und mit zahlreichen Informationen versehen wurde, dient als wichtigster Leitfaden für Aussteller, die einen Stand auf einer Veranstaltung buchen.

Brian unterstreicht den Umfang des Ausstellerhandbuchs: "Wenn Sie das Ausstellerhandbuch lesen, steht alles drin: Ihre Parkplätze, Ihre Ordner, Ihre Zeiten, alles, was Sie brauchen, steht in diesem Handbuch." Es ist ein detaillierter Fahrplan, der Klarheit über jeden Aspekt des Ausstellungsprozesses bietet, von der Vorbereitung bis zum Verladen.

Der gemeinschaftliche Ansatz des Veranstaltungsorts bei der Erstellung dieses Handbuchs ist offensichtlich. Brian erklärt: "Wir teilen die Informationen aus den ersten Gesprächen mit unseren Kunden, die uns bei der Erstellung des Ausstellerhandbuchs helfen, oder helfen dem Kunden bei der Erstellung." Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Handbuch nicht nur informativ, sondern auch auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Veranstaltung zugeschnitten ist.

Den größten Nutzen aus dem Handbuch ziehen

Darüber hinaus dienen die Ausstellerhandbücher für Veranstaltungen im Exhibition Centre Liverpool als Leitfaden für das maßgeschneiderte Online-Bestellsystem, in dem die Aussteller alle Arten von nützlichen Artikeln finden, die ihre Präsenz auf der Veranstaltung verbessern und ermöglichen. Das bedeutet, dass das Handbuch einen einzigen Bezugspunkt darstellt, an dem die Aussteller erfahren können, welche zusätzlichen Ausrüstungen und Einrichtungen sie benötigen und wie und wo genau sie diese beziehen können.

Brian weist darauf hin, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dieses Handbuch zu lesen und zu verstehen, bevor man auf der Veranstaltung ankommt. Bei Fragen haben die Aussteller einen direkten Draht zur Unterstützung. "Wenn Sie Fragen haben, haben Sie einen Ansprechpartner, nämlich Ihren Veranstaltungsleiter, Ihren Produktionsleiter, Ihren Catering-Manager, einen Ansprechpartner am Veranstaltungsort, der ein Experte ist", versichert Brian. Dieses Maß an Unterstützung und Beratung unterstreicht das Engagement des Veranstaltungsortes, einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf für jeden Aussteller zu gewährleisten.

Berücksichtigung von Sonderwünschen

Veranstaltungsorte wie das Exhibition Centre Liverpool halten sich zwar an strenge Verfahren und Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, sind aber keine starren Torwächter. Stattdessen sind sie bestrebt, auf einzigartige und außergewöhnliche Wünsche einzugehen, um sicherzustellen, dass Veranstaltungen sowohl Spaß machen als auch beeindruckend sind. Das ist vielleicht keine uneingeschränkte "Kann-ich-machen-Haltung", aber sicherlich eine "Kann-ich-machen-wenn-die-Risikoeinschätzung-geht-OK-Haltung". Brian teilte mit uns seine Erkenntnisse über dieses empfindliche Gleichgewicht.

Überraschende Möglichkeiten

Brian ermutigt die Organisatoren, ihre besonderen Bedürfnisse mitzuteilen: "Sie werden überrascht sein, was alles möglich ist". Er nennt Beispiele wie die Veranstaltung von Grillabenden, medizinischen Vorführungen, Tieren und Kletterwänden, die die Vielseitigkeit des Veranstaltungsortes bei der Durchführung einer Vielzahl von Veranstaltungen verdeutlichen.

Brian erinnert sich an bestimmte Fälle, in denen Aussteller Aktivitäten unternahmen, die nicht vorher genehmigt worden waren: "Ich hatte jemanden, der Leute vor Ort tätowiert hat, was uns zunächst nicht bewusst war." Auch ein Vorfall mit einer nicht genehmigten Drohne zeigt, wie wichtig eine vorherige Anmeldung ist: "Wir haben im Grunde 10 Minuten damit verbracht, die Drohne zu verfolgen... Hätte er die richtigen Lizenzen gehabt, hätten wir mit ihm zusammenarbeiten können, um seine Drohnenaufnahmen zu machen." Diese Anekdoten unterstreichen die Bereitschaft des Veranstaltungsortes, verschiedene Aktivitäten zu ermöglichen, sofern sie den Sicherheits- und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Die goldene Regel: Vorankündigung

Der Schlüssel zur Erfüllung von Sonderwünschen liegt in der Vorausplanung. Brian betont: "Das Schlimmste ist, am Tag der Veranstaltung aufzutauchen und zu hoffen, dass man mit etwas durchkommt." Durch eine rechtzeitige Vorankündigung kann sich der Veranstaltungsort vorbereiten und sicherstellen, dass alle erforderlichen Risikobewertungen und Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle vorhanden sind.

Risikobewertungen sind das A und O. Brian erklärt: "Wenn wir das schaffen, sind wir zufrieden!" Dieser Prozess ist sowohl für die Sicherheit der Teilnehmer als auch für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung entscheidend. Aus diesem Grund legen Veranstaltungsorte wie das Exhibition Centre Liverpool großen Wert auf eine gründliche Vorbereitung und Kommunikation.

Die Rolle einer guten Kommunikation

Eine effektive Kommunikation zwischen den Kunden und dem Veranstaltungsort ist unerlässlich. "Die guten Kunden geben uns Informationen", sagt Brian und hebt den Unterschied hervor, den eine proaktive Kommunikation ausmachen kann. Es geht darum, eine Partnerschaft zu schaffen, in der Informationen frei ausgetauscht werden, damit die Sicherheitsprotokolle eingehalten werden und die Veranstaltung reibungslos abläuft.

Die Erfüllung von Sonderwünschen ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, die eine detaillierte Planung, eine offene Kommunikation und einen Fokus auf Sicherheit erfordert. Mit diesen Elementen können Veranstaltungsorte wie das Exhibition Centre Liverpool selbst die außergewöhnlichsten Ideen in die Realität umsetzen und so für unvergessliche und erfolgreiche Veranstaltungen sorgen.

Sicherheit und Schutz: oberste Priorität

Wie bereits erwähnt und in Bezug auf jeden Aspekt der Veranstaltungsplanung und -durchführung, haben Gesundheit, Sicherheit und Schutz für den Veranstaltungsort jederzeit oberste Priorität. Brian unterstreicht diesen Punkt unmissverständlich.

"Gesundheit und Sicherheit haben Priorität", betont Brian und macht deutlich, dass dieser Aspekt nicht verhandelbar ist. Das Engagement des Veranstaltungsortes für die Sicherheit zeigt sich in der umfassenden Schulung des Eventmanagement-Teams und in der Einhaltung etablierter Richtlinien und Protokolle. Brian merkt an: "Wir arbeiten mit dem eGuide, um sicherzustellen, dass wir uns an die höchsten und aktuellsten Standards in unserer Branche halten". von der AEV veröffentlichte Leitlinien (Die Vereinigung der Veranstaltungsorte).

Das Exhibition Centre Liverpool arbeitet nicht isoliert, wenn es um die Sicherheit geht. Brian erwähnt die Zusammenarbeit mit anderen Veranstaltungsorten, insbesondere über die NAA (National Arenas Association), die eine Gemeinschaft mit gemeinsamem Fachwissen hervorhebt. "Wir haben gute Beziehungen zu anderen Veranstaltungsorten und tauschen Erkenntnisse und Erfahrungen aus", sagt er und zeigt damit, wie wichtig kollektives Wissen für ein effektives Sicherheitsmanagement ist.

Sicherheitsmaßnahmen: Liebe zum Detail

Wenn es um Sicherheit geht, unterstreicht Brian die Bedeutung von Gründlichkeit: "Wir wissen, welche Fahrzeuge ankommen, wann sie ankommen sollen und wer sie sind." Diese akribische Liebe zum Detail sorgt für einen soliden Sicherheitsrahmen, der alle potenziellen Verstöße abwehrt. Schließlich, so Brian, "ist die Sicherheit nur so stark wie ihr schwächstes Glied".

Er hebt auch die Rolle der Kunden im Sicherheitsprozess hervor. "Die guten Kunden geben uns Informationen", sagt er, "Ich glaube, für neue Kunden, die noch nie mit uns zusammengearbeitet haben, ist es schwieriger zu verstehen. Es scheint so, als würden wir um eine ganze Menge Dinge bitten, aber in Wirklichkeit werden diese Informationen aus verschiedenen Gründen an verschiedene Teams weitergegeben, und das ist alles sehr notwendig.

Umarmung des Ereignisses

Sobald die Planung abgeschlossen und die Veranstaltung im Gange ist, betont Brian Charity, wie wichtig es ist, den Moment zu genießen. "Der Beginn sollte der Zeitpunkt sein, an dem sich die ganze Arbeit auszahlt", rät er und meint damit, dass die Öffnung der Türen der aufregendste Teil der Veranstaltung sein sollte. Seine Erfahrung in der Unterhaltungs- und Theaterbranche bestärkt ihn in dieser Ansicht: Die eigentliche Show beginnt, wenn sich die Türen öffnen, die Aussteller bereit sind und das Publikum eintrifft. Dies ist die Zeit, in der die Organisatoren sehen können, dass ihre harte Arbeit Früchte trägt, und in der sie das Erlebnis genießen können.

Kreativität und Überraschungen auf der Ausstellungsfläche

Brian spricht auch über die Kreativität und Vielfalt, die er bei den Messeständen sieht. Von einfachen Tischaufstellern bis hin zu aufwendigen Aufbauten, die an Cafés oder Live-Fernsehstudios erinnern, bietet jede Veranstaltung etwas Neues und Überraschendes. "Es gibt so viele Stände. Letztendlich ist es kreativ", bemerkt Brian und hebt die endlosen Möglichkeiten des Ausstellungsdesigns hervor. Er erinnert sich an besonders denkwürdige Veranstaltungen, wie z. B. Hochzeitsmessen, bei denen die Freude und Aufregung der Teilnehmer dem Anlass eine besondere Note verleihen.

Ein verantwortungsvoller Ausstieg

Wenn sich die Veranstaltungen dem Ende zuneigen, wird der Prozess des Ausstiegs entscheidend. Brian erklärt, wie wichtig eine gut geplante Ausstiegsstrategie für Aussteller ist. "In der Sekunde, in der sich die Türen öffnen, wird der Raum im Grunde zu einer Baustelle. Es ist wirklich wichtig, dass die Leute zusammenarbeiten".

"Je nach den Anforderungen des Kunden können wir einen vollständigen Abbau oder einen sanften Abbau durchführen", erläutert er die beiden Ansätze. Zum vollständigen Abbau gehören Schutzhelme, Warnwesten und mechanische Unterstützung wie Gabelstapler, während der sanfte Abbau einfacher ist und es den Ausstellern erlaubt, ihre Stände manuell zu räumen.

Müdigkeit und der Wunsch, nach Hause zu kommen, veranlassen die Aussteller oft dazu, ihren Abgang zu überstürzen. Brian hat sogar schon erlebt, dass Aussteller am Ende der Veranstaltung einfach gegangen sind und ganze Stände einschließlich ihres gesamten Ausstellungs- und Werbematerials zurückgelassen haben. Es ist wichtig, dass die Organisatoren dafür sorgen, dass jeder aufräumt, denn wenn zu viel Müll zurückgelassen wird, muss der Organisator eine zusätzliche Gebühr zahlen. 

"Bei allen Verträgen ist eine bestimmte Menge an Müll inbegriffen", sagt Brian, "aber die Kunden sollten immer ihr Bestes tun, um die Leute zu ermutigen, ihren Müll mitzunehmen oder zu recyceln." Sein Rat an die Aussteller ist praktisch und einfach: "Jeder muss sich einfach Zeit nehmen. Wir müssen nicht alle zur gleichen Zeit zur gleichen Tür rennen". 

Herunterfahren, neu starten

Das Exhibition Centre Liverpool zeichnet sich durch eine bemerkenswerte Effizienz bei der Abwicklung von Veranstaltungen aus, die oft innerhalb von nur vier bis sechs Stunden abgeschlossen sind. "Wir streben in der Regel einen Abstand von vier bis sechs Stunden zwischen den Veranstaltungen an", erklärt Brian Charity das schnelle Arbeitstempo des Messezentrums. Dieses schnelle Tempo ist entscheidend, um aufeinanderfolgende Veranstaltungen unterzubringen, z. B. eine Arena-Show, die in den frühen Morgenstunden endet, und eine andere, die im Morgengrauen beginnt.

Die Fähigkeit des Veranstaltungsortes, diese schnellen Übergänge zu erleichtern, hängt von der Kompetenz und der Koordination seines Teams ab. Brian unterstreicht deren Fachwissen: "Unser Veranstaltungsteam, unsere Reinigungskräfte, Steward, alle sind so an ihre Arbeit gewöhnt, dass es ihnen zur zweiten Natur geworden ist." Diese gut geölte Maschine sorgt dafür, dass der Veranstaltungsort umgehend gereinigt, vorbereitet und für die nächste Veranstaltung bereit ist.

Veranstaltungstipps für Aussteller

Aus dem Gespräch mit Brian geht klar hervor, dass bestimmte Verhaltensweisen den Erfolg von Messen für Aussteller sicherstellen können. 

• Das Verständnis und die Einhaltung der Richtlinien des Veranstaltungsortes, die im Ausstellerhandbuch mitgeteilt werden, sind von entscheidender Bedeutung. 
• Eine proaktive Kommunikation mit dem Veranstaltungsort ermöglicht eine sichere und kreative Standgestaltung, während unautorisierte Aktionen in letzter Minute zu Störungen und Sicherheitsrisiken führen können.
• Eine verantwortungsbewusste Abreise, ohne ein Chaos zu hinterlassen, hilft dem Veranstaltungsteam ungemein. 

Und schließlich sollten die Aussteller darauf achten, dass den Prozess zu genießen, ihre Kreativität zu entfalten und zu sehen, wie ihre Vision während der Veranstaltung zum Leben erweckt wird. Bei Solopress haben wir viele inspirierende Optionen, wenn es um Ihren Druckbedarf geht für Ausstellungen und Konferenzen.