Erfolg im Sommer: Ihr Leitfaden für Veranstaltungen im Freien

Der Sommer ist die perfekte Zeit für Freiluftveranstaltungen im Vereinigten Königreich. Egal, ob es sich um ein Gemeindefest, ein Treffen von Kollegen oder ein Musikfestival handelt, eine gut geplante Veranstaltung kann die Beziehungen stärken und allen Beteiligten eine schöne Zeit bescheren. Veranstaltungen im Freien können jedoch besondere Herausforderungen mit sich bringen und erfordern eine sorgfältige Planung, bei der Variablen wie Wetter und Zugänglichkeit berücksichtigt werden müssen. Solopress unterstützt Ihre Veranstaltung mit wichtigen Druckmaterialien für den Außenbereich, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung auffällt und reibungslos abläuft.

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes

Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Die Zugänglichkeit ist ein wichtiger Aspekt; stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort für alle Teilnehmer, auch für Menschen mit Behinderungen, leicht zugänglich ist. Achten Sie auf ausreichende Parkmöglichkeiten und die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.

In Anbetracht des unvorhersehbaren britischen Wetters sollten Sie einen Veranstaltungsort wählen, der eine Form von Schutz bietet oder temporäre Strukturen zulässt, wie Gartenlauben. Recherchieren Sie lokale Wettermuster und historische Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Verwendung von Banner, Plakate, und Beschilderung können die Teilnehmer leiten und die visuelle Attraktivität des Veranstaltungsortes verbessern, so dass jeder weiß, wohin er gehen muss, auch bei schlechtem Wetter.

Auch die Zuschauerkapazität ist wichtig. Überfüllte Räume können unsicher sein, während ein zu großer Veranstaltungsort spärlich besucht erscheint, was die Stimmung trüben kann. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der die von Ihnen erwartete Anzahl von Teilnehmern bequem aufnehmen kann und gleichzeitig die Sicherheitsvorschriften erfüllt. 

Kann ich einen Park für meine Sommerveranstaltung mieten?

Parks sind attraktive, oft leicht zugängliche Freiflächen im Herzen einer Gemeinde und damit ein idealer Ort für Veranstaltungen. In der Regel unterstehen die Parks den lokalen Behörden, mit Ausnahme der königlichen Parks in London, die Eigentum der Krone sind und von der Regierung verwaltet werden.

Die Entscheidung über die Genehmigung Ihrer Veranstaltung auf einer Parkfläche und die damit verbundenen Gebühren wird letztlich von Fall zu Fall von Ihrer Gemeindeverwaltung getroffen. Viele Stadtbezirke und Gemeinden sind wohlwollend gegenüber Wohltätigkeitsveranstaltungen und Veranstaltungen auf Gemeindeebene. Kommerzielle Veranstaltungen können zwar auf von der Stadtverwaltung kontrolliertem Parkland stattfinden, doch sollten Sie sich auf höhere Gebühren und strenge Verwaltungsauflagen einstellen, die Fragen wie Parken, Abwasserentsorgung, Lärm, öffentliche Sicherheit und Ausgangssperren betreffen.

Weitere Informationen finden Sie in den nützlichen Leitlinien der Kommunalverwaltung Verband der Kommunalverwaltungen.

Suchen Sie nach Sportvereinen!

Wenn Sie als privates Unternehmen eine Firmenveranstaltung für Kunden oder eine Mitarbeiterfeier organisieren möchten, sollten Sie lokale Sportvereine als Veranstaltungsort in Betracht ziehen. Sportvereine erfüllen oft alle Anforderungen für Sommerveranstaltungen: Platz im Freien, Toiletten, Parkplätze und eine Lizenz für den Verkauf von Alkohol. Das macht sie zu einer großartigen Lösung für die problemlose Planung von Veranstaltungen im Freien.

Veranstaltungswerbung und Branding

Wirksame Werbung ist der Schlüssel zum Aufbau von Vorfreude, Spannung und einem Gefühl für den Anlass Ihrer Veranstaltung. Ein einheitliches Branding für alle Materialien stärkt nicht nur die Identität Ihrer Veranstaltung, sondern schafft auch Vertrauen und Anerkennung. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Werbung und das Branding Ihrer Veranstaltung, von den ersten Einladungen bis zum Branding am Tag selbst.

Werbung vor der Veranstaltung

Einladungen und Tickets erstellen:

Beginnen Sie mit der Gestaltung und dem Versand von Einladungen. Individuelle Einladungen geben den Ton für Ihre Veranstaltung an und können auf Ihr Thema zugeschnitten werden. Entwerfen Sie für eintrittspflichtige Veranstaltungen Eintrittskarten, die das Logo, die Farben und die wichtigsten Informationen Ihrer Veranstaltung tragen. Gedruckt Einladungen und Eintrittskarten für ein professionelles und einheitliches Erscheinungsbild sorgen.

Gestaltung von Postern und Flyern:

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung mit auffälligen Postern und Flyern. Verteilen Sie diese an strategischen Orten und geben Sie sie an lokale Unternehmen weiter, um Ihre Reichweite zu erhöhen. Gebrandet Plakate und Flugblätter wird dazu beitragen, den Bekanntheitsgrad zu erhöhen und Spannung zu erzeugen.

Soziale Medien und E-Mail-Kampagnen:

Nutzen Sie die Online-Kanäle, um die Veranstaltung bekannt zu machen. Ein konsistentes Branding in den sozialen Medien und in E-Mail-Kampagnen stärkt die Identität Ihrer Veranstaltung und sorgt dafür, dass Ihr Publikum aufmerksam bleibt. Ergänzen Sie diese digitalen Bemühungen mit physischen Materialien wie z. B. gebrandeten Armbänder für den Eintritt, um eine greifbare Verbindung mit den Teilnehmern zu schaffen.

Mitarbeiter-T-Shirts und Merchandising-Artikel:

Statten Sie Ihr Team mit Marken-T-Shirts aus, um es leicht erkennbar zu machen, oder als Merchandise-Artikel für die Veranstaltung. Ziehen Sie bedruckte Baumwolltragetaschen in Betracht, um den Teilnehmern ein unvergessliches Andenken zu bieten. Benutzerdefinierte T-Shirts und Tragetaschen hochwertige Markenkleidung und -waren zu gewährleisten.

Tagesaktuelles Branding

Einen einladenden Eingang schaffen:

Hinterlassen Sie einen starken ersten Eindruck mit einem gebrandeten Eingang. Verwenden Sie eine Bannerbow um die Teilnehmer willkommen zu heißen und den Rahmen für Ihre Veranstaltung zu schaffen. Dies schafft ein Gefühl von Anlass und Spannung, wenn die Gäste eintreffen.

Die Ausstattung des Veranstaltungsortes:

Verschönern Sie den Veranstaltungsraum mit Beschilderung und Bedruckte Fahnen. Eine klare Beschilderung mit Ihrem Markenzeichen hilft den Teilnehmern bei der Orientierung, während Fahnen den visuellen Reiz erhöhen und die Präsenz Ihrer Marke verstärken. Ziehen Sie gebrandete Sitzgelegenheiten in Betracht, um das professionelle Erscheinungsbild der Veranstaltung weiter zu verbessern.

Programm der Veranstaltung:

Bieten Sie den Teilnehmern ein umfassendes Veranstaltungsprogramm. A geheftete Broschüre Die ausführliche Darstellung des Zeitplans, der wichtigsten Höhepunkte und der wichtigsten Informationen gewährleistet, dass die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung informiert und engagiert bleiben. Solopress bietet qualitativ hochwertigen, gehefteten Broschürendruck, der Ihren Anforderungen gerecht wird.

Interaktive Elemente und Werbegeschenke:

Binden Sie die Teilnehmer mit interaktiven Stationen und Werbegeschenken ein. Verwenden Sie gedruckte Materialien wie Flugblätter, Broschüren, und Postkarten um Informationen zu vermitteln und zur Teilnahme an Aktivitäten anzuregen. Gekennzeichnete Materialien informieren nicht nur, sondern dienen auch als Souvenirs, die die Teilnehmer mit nach Hause nehmen können.

Wenn Sie diese Schritte befolgen und eine Mischung aus Markenprodukten Banner, Flaggen, Plakate, und anderen Werbematerialien können Sie ein konsistentes und professionelles Branding während Ihrer Veranstaltung sicherstellen. Ein einheitliches Branding über verschiedene Plattformen und Materialien hinweg schafft ein kohärentes und vertrauenswürdiges Image, das mehr Teilnehmer anzieht und deren Gesamterlebnis verbessert.

Schaffung einer ansprechenden Umgebung

Ein einladender und funktionaler Veranstaltungsraum ist eine wesentliche Voraussetzung für ein unvergessliches Erlebnis. Verwenden Sie leuchtende Farben und attraktive Designs, um eine ansprechende Atmosphäre zu schaffen. Interaktive Elemente wie Fotokabinen, Live-Demonstrationen oder Kunstinstallationen können die Teilnehmer fesseln und zum sozialen Austausch anregen. Individuell bedruckt Gartenlauben, Tischtücher, und sogar Liegestühle können den visuellen Reiz erhöhen und Ihre Veranstaltung hervorheben.

Gestalten Sie Ihren Raum so, dass Sie sich leicht bewegen und interagieren können. Überlegen Sie sich die Anordnung sorgfältig, um Staus zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass es klare Wege und eine Beschilderung gibt, die die Besucher zu wichtigen Bereichen wie Toiletten, Essensständen und Informationsschaltern führt. Gut platzierte Werbedisplays und Beschilderungen helfen Ihnen, Ihre Gäste zu leiten und eine organisierte und angenehme Umgebung zu schaffen.

Ermöglichung von Toilettenpausen

Wenn Sie eine Veranstaltung im Freien planen, sollten Sie auf keinen Fall die Bereitstellung geeigneter Toiletten vergessen. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Gäste Zugang zu sauberen, funktionalen Toiletten haben, kann das deren Gesamterlebnis und Komfort erheblich beeinflussen. Wird dieser Aspekt vernachlässigt, kann dies zu langen Warteschlangen, Unbehagen und letztlich zu einer negativen Erinnerung an Ihre Veranstaltung führen.

Vermietung von Mobiltoiletten

Das Mieten von Mobiltoiletten ist eine praktische Lösung für jede Veranstaltung im Freien, von Musikfestivals bis zu Hochzeiten. Moderne Mobiltoiletten werden sauber und mit Papier und Desinfektionsmittel geliefert. Sie benötigen weder Strom noch Sanitäranlagen und sind daher für jeden Ort geeignet. Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist es wichtig, für eine regelmäßige Reinigung und Wartung zu sorgen, damit die Anlagen hygienisch bleiben. Die richtige Planung und Koordination mit Ihrem Anbieter von Mobiltoiletten sorgt dafür, dass Ihre Veranstaltung für alle Teilnehmer komfortabel und angenehm bleibt.

Brauche ich eine Lizenz für den Ausschank von Alkohol?

Wenn Sie planen, bei Ihrer Veranstaltung kostenlos Alkohol auszuschenken, benötigen Sie keine Lizenz. Auch der Verkauf von Speisen ist bis 23 Uhr ohne Lizenz möglich. Wenn Sie jedoch bei einer einmaligen Veranstaltung Alkohol verkaufen möchten, müssen Sie für lizenzpflichtige Aktivitäten wie den Verkauf von Alkohol eine temporäre Veranstaltungsgenehmigung (Temporary Event Notice, TEN) beantragen.

Laut gov.uk gehören zu den lizenzpflichtigen Tätigkeiten:

• Verkauf von Alkohol
• Ausschank von Alkohol an Mitglieder eines privaten Clubs
• Unterhaltung, z. B. Musik, Tanz oder Indoor-Sportveranstaltungen
• Ausgabe von heißen Speisen oder Getränken zwischen 23 Uhr und 5 Uhr morgens

Ein temporärer Veranstaltungshinweis kostet £21 bei Ihrer Gemeindeverwaltung. Es ist wichtig zu wissen, dass die Gesetze für Alkohol streng sind. Wer gegen sie verstößt, muss mit einer hohen Geldstrafe und einer Vorstrafe rechnen. Unabhängig davon, ob Sie für Getränke eine Gebühr erheben oder sie frei ausschenken wollen, sollten Einzelpersonen oder Organisationen, die Alkohol ausschenken wollen, gov.uk besuchen und sich umfassend mit dem Gesetz vertraut machen.

Welche Art von Versicherung benötige ich für eine Veranstaltung im Freien?

Wenn Sie eine Veranstaltung im Freien organisieren, haben Sie eine gewisse Sorgfaltspflicht gegenüber den Besuchern. Es ist wichtig, sich über die erforderlichen Versicherungen zu informieren, denn die Art der Veranstaltung bestimmt die Art und Höhe des Versicherungsschutzes, den Sie benötigen. Beispiele für Policen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind:

• Haftpflichtversicherung für Arbeitgeber: Wenn Mitarbeiter auf der Veranstaltung arbeiten, sollten Sie sich informieren 
• Haftpflichtversicherung: Wenn Sie Ihre Veranstaltung für die Allgemeinheit ausrichten, sollte dies zu Ihren Prioritäten gehören.
• Absage der Veranstaltung: wenn Sie hohen Gemeinkosten und versunkenen Kosten ausgesetzt sind.
• Ausstattung Abdeckung: Wenn Sie eine Police benötigen, um teure Ausrüstung vor Ort zu schützen, wie z. B. ein PA-System.

Wenn das nach viel Arbeit klingt, bieten viele Anbieter Versicherung für einmalige Ereignisse für den Tag. Diese Policen bündeln oft eine Reihe von Dienstleistungen, um Ausrüstung, Haftung, Stornierung usw. abzudecken.

Wie kann man am besten Strom für eine Veranstaltung im Freien beschaffen?

Bei kleinen gesellschaftlichen Veranstaltungen ist es nicht ungewöhnlich, dass elektrische Verlängerungskabel von Innensteckdosen nach außen verlegt werden. Dies ist jedoch alles andere als die beste Praxis für eine professionell organisierte Veranstaltung!

Netzunabhängig

Es ist möglich, Ihre Veranstaltung im Freien mit Strom aus dem Netz zu versorgen, wenn Ihr Veranstaltungsort über Außenstromanschlüsse verfügt. Jede Stromversorgung, die für den Betrieb von Geräten im Freien vorgesehen ist, muss durch einen Fehlerstromschutzschalter (RCD) mit 30 mA geschützt sein, der im Falle eines Fehlers die Stromversorgung unterbricht.

Darüber hinaus müssen alle Kabel mit wetterfesten Außenanschlüssen versehen sein. Die Organisatoren von Veranstaltungen müssen sich auch der Stolpergefahr durch Kabel bewusst sein und entsprechende Vorkehrungen treffen.

Diesel-Generatoren

Wenn Netzstrom keine Option ist, sind Generatoren die am häufigsten gesehene (und gehörte!) Lösung. Generatoren werden in der Regel mit Diesel oder HVO (hydriertem Pflanzenöl) betrieben und können über lange Zeiträume erhebliche Stromlasten bewältigen. Trotz vieler Nachteile wie Lärm, Emissionen und der Verwendung teurer, entflammbarer Brennstoffe sind sie nach wie vor eine Standardstromquelle für Veranstaltungen im Freien.

Bei der Verwendung eines Generators ist es jedoch wichtig, den Kraftstoffstand zu überwachen und sicherzustellen, dass er nicht ausgeht. Abgesehen von der offensichtlichen Unterbrechung Ihrer Veranstaltung kann ein plötzlicher Stromausfall für einige elektrische Geräte schädlich sein. 

Wiederaufladbare Akkupacks

Wenn die Nachteile von Generatoren abschreckend wirken, kann es sich lohnen, ein Akkupaket in Betracht zu ziehen. In den letzten Jahren wurden erhebliche Fortschritte bei wiederaufladbaren Akkupacks gemacht, und moderne Geräte bieten mehr Leistung und Zuverlässigkeit für netzunabhängige Veranstaltungen. 

Diese Akkus sind am Einsatzort geräuschlos und emissionsfrei, und einige können sogar an Sonnenkollektoren angeschlossen werden. Leichter und tragbarer als Stromaggregate, machen ihre Bequemlichkeit und ihre Umweltvorteile wiederaufladbare Akkupacks zu einer zunehmend praktikablen Lösung, da die Technologie weiter voranschreitet.

Wetterschutz für Ihre Veranstaltung im Freien

Das Wetter im Vereinigten Königreich kann unberechenbar sein, aber mit den richtigen Vorbereitungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung unabhängig von den Bedingungen reibungslos abläuft. Die Verwendung wasser- und windfester Materialien für alle Drucke im Freien ist unerlässlich. Wasserdicht Banner, Wind–resistent Flaggen, und solide Beschilderung sind entscheidend für die Wahrung eines professionellen Erscheinungsbildes auch bei widrigen Wetterbedingungen.

Es ist auch wichtig, Ersatzpläne zu haben, wie z. B. überdachte Bereiche oder alternative überdachte Veranstaltungsorte. Die Anmietung von Zelten oder Festzelten kann sowohl den Teilnehmern als auch der Ausrüstung den nötigen Schutz bieten. Richtige Planung und der Einsatz von langlebigen, Wetter–resistent Produkte tragen dazu bei, dass Ihre Veranstaltung bei jedem Wetter reibungslos abläuft.

Maximierung des Publikumsengagements

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung ist es, das Publikum bei der Stange zu halten. Die Einrichtung interaktiver Stationen für Spiele, Werbegeschenke und Mitmach-Aktivitäten kann für Unterhaltung und Engagement sorgen und so die Veranstaltung für die Teilnehmer angenehmer machen. Benutzerdefiniert Flugblätter, Broschüren, und Postkarten eignen sich hervorragend für diese Aktivitäten, da sie als gedruckte Hinweise für eine Schnitzeljagd oder als Teil von Werbegeschenken verwendet werden können.

Auch der effektive Einsatz von gedruckten Materialien kann das Engagement erhöhen. Verteilen Sie Flugblätter, Broschüren, und Postkarten um Informationen bereitzustellen und die Teilnehmer zu informieren und zu interessieren. Diese Materialien können kreativ in Ihre Veranstaltung integriert werden, um die Interaktion zu fördern und sicherzustellen, dass die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung beschäftigt und unterhalten werden.

Planung der Abfallentsorgung und des Abfallmanagements

Eine wirksame Planung der Abfallentsorgung ist für jede Veranstaltung im Freien entscheidend. Stellen Sie sicher, dass am Veranstaltungsort ausreichend Abfall- und Recyclingbehälter vorhanden sind, um eine ordnungsgemäße Abfallentsorgung zu fördern. 

Platzieren Sie die Behälter strategisch in stark frequentierten Bereichen, z. B. in der Nähe von Essensständen, Toiletten und Sitzbereichen. Beschriften Sie die Behälter für allgemeine Abfälle, Wertstoffe und spezielle Abfallströme, die für Ihre Veranstaltung relevant sind, deutlich, um das Recycling zu fördern und die Umweltbelastung zu verringern. Es ist auch ratsam, die Teilnehmer über die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Abfallentsorgung und des Recyclings zu informieren.

Die Säuberung

Nach der Veranstaltung ist es wichtig, den Abfall gemäß den örtlichen Gesetzen und Vorschriften zu entsorgen. Beauftragen Sie einen lizenzierten Abfallentsorgungsdienst mit der verantwortungsvollen Sammlung und Entsorgung des Abfalls gemäß den Gesetz zum Schutz der Umwelt von 1990. 

Führen Sie eine gründliche Durchsuchung des Veranstaltungsortes durch, um sicherzustellen, dass keine Abfälle zurückbleiben, um die natürliche Schönheit des Ortes zu bewahren und gute Beziehungen zu den örtlichen Behörden und Gemeinden zu pflegen. Wenn Sie den Veranstaltungsort frei von Abfällen hinterlassen, demonstrieren Sie nicht nur Respekt für die Umwelt, sondern vermeiden auch Geldbußen und werfen ein gutes Licht auf Ihre Veranstaltung.

Nachbereitung der Veranstaltung

Wenn Ihre Veranstaltung vorbei ist, Ihre zufriedenen Gäste abgereist und die Aufräumarbeiten abgeschlossen sind, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um eine Bilanz zu ziehen. Die Nachbereitung der Veranstaltung ist wichtig, um Kontakte zu pflegen und Feedback einzuholen. Das Versenden von Umfragen, um Erkenntnisse über die Erfahrungen der Teilnehmer zu sammeln, kann wertvolle Informationen zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen liefern. Anreize wie Preisnachlässe oder die Teilnahme an einer Verlosung können die Teilnehmer zu mehr Antworten bewegen. Dankeschön-Karten und folgen–auf Umfragen können ein wirksames Mittel sein, um dieses Feedback zu sammeln.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen bei der Organisation einer erfolgreichen Outdoor-Veranstaltung hilft. Die hochwertigen, wetterfesten Outdoor-Materialien von Solopress sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung nicht nur professionell aussieht, sondern auch reibungslos abläuft - egal, was das britische Wetter für Sie bereithält!