Ausstellen wie ein Experte: Erstellung eines Messestandes und einer Strategie

Im Laufe des letzten Jahres haben wir Experten aus verschiedenen Bereichen der Messewelt aufgespürt und mit ihnen gesprochen. Als die Print Show 2023 anstand, war es für uns an der Zeit, das Gelernte in die Tat umzusetzen. Wir haben die Erfahrungen der vergangenen Jahre mit den besten Tipps von Branchenexperten kombiniert und sie für uns selbst umgesetzt.

Der Marketingleiter von Solopress, Glen Eckett, hat unseren Messestand und unsere Strategie auf der diesjährigen Messe betreut. Nach drei aufregenden Tagen voller Kaffee und Gesprächen mit neuen und bestehenden Kunden haben wir Glen gefragt, was unsere Zeit auf der Messe besonders gemacht hat. Die Druckereiausstellung 2023 so erfolgreich.

Wie sah der Planungsprozess für die Ausstellung aus und wie lange im Voraus haben Sie damit begonnen?

Die The Print Show 2022 war der erste Stand, für dessen Organisation ich verantwortlich war. Da die Messe 2021 noch nicht stattgefunden hatte, hatte ich über ein Jahr Zeit, unseren Stand zu planen. Mit dieser Erfahrung im Rücken brauchte ich dieses Jahr weniger Zeit und begann im Januar mit der Planung. Das ist ein bisschen übertrieben, aber ich mag es, organisiert zu sein. Meine persönliche Art, mit der Messe umzugehen, besteht darin, dass ich immer das Gefühl habe, die Kontrolle zu haben!

Mit welchen Überlegungen sind Sie an die Gestaltung Ihres Messestandes für die Print Show 2023 herangegangen?

Der Stand im letzten Jahr war so erfolgreich, dass wir beschlossen haben, uns erneut von derselben Agentur unterstützen zu lassen.

Meine Hauptfrage war: Wie können wir unseren Messestand auffrischen? Ich musste herausfinden, was wir anpreisen wollten und was unser Aufhänger sein sollte. Letztes Jahr hatten wir ein Preisausschreiben mit einem Preisgeld von 5.000 £ ausgeschrieben, das die Zielkunden ansprechen sollte und nicht die anderen Teilnehmer...

Dieses Jahr haben wir beschlossen, einige Baristas zu engagieren, die kostenlosen Kaffee anbieten. Der witzige Clou war, dass der Kaffeeschaum mit Bildern bedruckt werden konnte, die von den Handys der Teilnehmer oder von deren Fotos stammten.

Ich habe dann unsere Grafikdesigner mit der Gestaltung unseres Messestandes und der Kaffeetheke beauftragt, damit diese beiden Lieferanten ein einheitliches Erscheinungsbild schaffen, was sie auch gekonnt umgesetzt haben.

Was waren Ihre Ziele und Ambitionen für die Print Show 2023?

Letztes Jahr hatte ich keine Ahnung, wie wir reagieren würden. In der Vergangenheit waren wir nicht als Fachdruckerei bekannt. Auf der Print Show 2022 wurde mir jedoch klar, dass wir dort hingehören und aufgrund der Veränderungen, die das Unternehmen vorgenommen hat, um diese Kunden besser bedienen zu können, zu einem vertrauenswürdigen Handelspartner geworden sind.

Wir waren ein potenzieller Lieferant für viele Unternehmen, die an der letztjährigen Messe teilnahmen, aber die Botschaft, die wir immer wieder von ihnen hörten, war, dass Solopress eine Druck-API benötigt, um die Integration zu erleichtern. Auf der Grundlage dieses Feedbacks haben wir in den letzten 12 Monaten an folgenden Punkten gearbeitet Soloflounsere neue API, die wir auf der Messe und in der Fachpresse im Vorfeld der Messe vorgestellt haben.

 

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Wir wollten unsere Bemühungen auf der Print Show mit der Arbeit kombinieren, die wir in diesem Jahr in unsere Fachpressekampagnen gesteckt haben. Mein Ziel war es, dass jeder, der eine Druck-API nutzt, unseren Service kennt. Wir wollten sicherstellen, dass es in dieser Nische nur wenige gibt, die nicht wissen, dass Solopress mit von der Partie ist.

Dadurch, dass wir zu spät gekommen sind, konnten wir eine Lösung zusammenstellen, die die Unzulänglichkeiten ähnlicher, bereits auf dem Markt befindlicher APIs überwindet. Es waren die richtigen Kunden in der richtigen Umgebung.

Welche Erfahrungen aus der letzten Ausstellung konnten Sie in diesem Jahr nutzen?

Die letztjährige Print Show war die erste Ausstellung, bei der ich die alleinige Verantwortung für die Planung übernommen habe, und das brachte viele neue Ängste mit sich, die ich überwinden musste. Dieses Jahr war es jedoch entspannter, da es weniger Unbekannte gab.

Viele der logistischen Abläufe waren gleich, so dass der Prozess leicht zu merken war. In diesem Jahr konnte ich die Anzahl der Variablen, die eine Rolle spielen, reduzieren.

Wie bereits erwähnt, war unser Aufhänger im letzten Jahr unser Wettbewerb, bei dem wir Druckerzeugnisse im Wert von 5.000 £ gewinnen konnten. Dieses Jahr haben wir uns sehr auf Soloflo konzentriert. Wir ermutigten die Leute, mit unseren Gratiskaffees zu unserem Stand zu kommen, mit einem Gewinnspielpreis im Wert von 500 £ für Kunden, die ein Bild ihres bedruckten Kaffees auf LinkedIn teilen. Ziel war es, dass die Teilnehmer des Wettbewerbs Soloflo in ihrem Netzwerk bekannt machen und so die Reichweite über die Messebesucher hinaus erhöhen.

Was mir letztes Jahr aufgefallen ist, war, dass am Tag des Aufbaus des Messestandes jeder eine Warnweste tragen musste, die ich nicht hatte! Als ich dieses Jahr darauf wartete, in die Halle zu gehen, sah ich viele Leute, die den gleichen Fehler machten. Das ist also definitiv etwas, das nicht so bekannt zu sein scheint, wie es sein sollte.

Letztes Jahr hatten wir an unserem Stand riesige Fahnen, die für unseren Wettbewerb warben. Vom Design her waren sie perfekt. Allerdings musste ich schnell feststellen, dass es keine einfache Möglichkeit gab, die Fahnen mit Wasser aufzufüllen, so dass ich dutzende Male mit einer kleinen Wasserflasche hin und her laufen musste, was alles andere als ideal war!

Was haben Sie aus der Zusammenarbeit mit Dritten wie Human Built und Aroma Baristas für eine Ausstellung gelernt?

Bei der Zusammenarbeit mit Dritten, z. B. bei einer Ausstellung, ist Kommunikation das A und O. Sie müssen bedenken, dass diese Unternehmen das ganze Jahr über mehrmals pro Woche an solchen Veranstaltungen arbeiten.

Es ist wichtig, genau zu kommunizieren, was man von ihnen braucht, und sich zu vergewissern, dass sie alles im Griff haben. Mein Tipp wäre, immer Fragen zu stellen. Lassen Sie keine Zweifel aufkommen, denn aufgrund ihrer großen Erfahrung werden sie fast immer eine Antwort wissen.

Unser Messestand wurde von einer Agentur gebaut, Menschlich gebautund wir hatten ein anderes Unternehmen, Aroma BaristasKaffee servieren. Wir mussten Strom und ein Netzwerkkabel für die Kaffeemaschine besorgen, wovon ich keine Ahnung hatte, aber glücklicherweise konnte Human Built dies für uns erledigen. Durch die klare und rechtzeitige Kommunikation mit beiden Unternehmen konnte ich diese potenzielle Bananenschale den Profis überlassen, was mich beruhigte.

Wie ist die Veranstaltung verlaufen und was hätten Sie gegebenenfalls anders gemacht?

Die Ausstellung war ein großer Erfolg für uns, und der Kaffee erfreute sich großer Beliebtheit.

Wir hatten unseren Stand so gestaltet, dass hinter unseren Baristas ein großer Schriftzug für unseren kostenlosen Kaffee und unser 500-Pfund-Gewinnspiel stand. Trotzdem mussten wir feststellen, dass die Leute anfangs nicht dazu ermutigt wurden, sich mit unserem Stand zu beschäftigen.

Daraufhin beschlossen wir, unsere Taktik zu ändern und einen proaktiveren Ansatz zu wählen. Wir gingen los und fragten die Leute, ob sie einen kostenlosen Kaffee haben wollten, und das schien eine Barriere zu durchbrechen. Ich glaube, wir alle sind so höflich, dass viele Leute darauf warten, gefragt zu werden!

Wir trugen Marken-T-Shirts mit der FormulierungFragen Sie mich nach unserer neuen API' auf der Rückseite aufgedruckt, und ich denke, dass wir dadurch beim Rundgang durch die Ausstellung viel besser gesehen wurden.

Ich habe wieder einmal viel zu viel Marketingmaterial mitgebracht. Ich neige zu der Einstellung, dass ich lieber zu viel als zu wenig habe, aber das scheint am Ende der Messe, wenn man alles wegpacken muss, keine gute Idee zu sein! Ich würde gerne sagen, dass ich diese Lektion bei zukünftigen Messen lernen werde, aber das werde ich wahrscheinlich nicht!

Wie war die Teamdynamik, und wie wichtig ist es, Persönlichkeiten zu berücksichtigen, um das richtige Team zusammenzustellen?

Von den acht Personen, die wir zur Messe mitbrachten, vertraten vier Solopress zum ersten Mal auf einer Fachmesse. Die Mischung aus erfahrenen Teammitgliedern und Neulingen hat tatsächlich gut funktioniert und eine Mischung aus neuen und bekannten Gesichtern geschaffen.

Auf diesen Messen kann man nicht passiv sein, man muss ständig im Gespräch sein und mit den Leuten in Kontakt treten - das haben wir bei der Beschilderung für kostenlosen Kaffee gelernt. Bringen Sie am besten Kollegen mit, die sich mit dieser Herangehensweise wohlfühlen und die sich mit den Themen, über die Sie sprechen werden, gut auskennen.

Wir haben dafür gesorgt, dass jeder, den wir dieses Jahr mitgenommen haben, ein gutes Verständnis für die Dienstleistungen hat, über die wir sprechen werden, wie z. B. Soloflo.

Das bedeutete, dass wir ein ausgewogenes Team mit Vertretern aus dem Vertrieb, der Softwareentwicklung, dem Marketing und sogar unserem Geschäftsführer mitnehmen mussten. Mit einem so starken Team an unserem Stand wussten wir, dass es kein Gespräch gab, das wir nicht führen konnten.

Es können drei lange Tage sein, deshalb ist es wichtig, das ganze Team zu motivieren. Das haben wir unter anderem dadurch erreicht, dass wir abends gemeinsam zum Essen gegangen sind. Bei einer solchen Veranstaltung entwickelt man ein echtes Gefühl der Kameradschaft, da man alle eine gemeinsame Erfahrung macht.

Worauf würden Sie den Erfolg dieses Jahres zurückführen?

Es geht darum, etwas Interessantes zu haben, über das man reden kann. In diesem Jahr hatten wir ein klares Ziel: Wir wollten Soloflo bekannt machen. Das hat uns den Fokus gegeben und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Ich habe Aroma Baristas auf einer anderen Veranstaltung gesehen, die ich Anfang des Jahres besucht habe. Sie haben mich wirklich beeindruckt, also habe ich ihre Visitenkarte und schickte ihnen noch am selben Tag eine E-Mail. Nachdem ich mit ihnen gesprochen hatte, erfuhr ich, dass sie auch bedruckte Kaffees anbieten können, was die Idee, dass sie mit uns auf der Print Show vertreten sein sollten, festigte.

Erfahrung ist so wichtig. Ich bin zuversichtlich, dass wir dieses Mal nicht so erfolgreich gewesen wären, wenn wir nicht aus den Erfahrungen des letzten Jahres gelernt hätten.

Was haben Sie letztes Jahr gelernt, das Sie auf die diesjährige Ausstellung anwenden konnten?

Das Wichtigste, was wir aus der letzten Messe gelernt haben, ist die Notwendigkeit, eine eigene API zu entwickeln. Das hat uns auf den Weg gebracht, eine solche zu entwickeln und sie dann auf der diesjährigen Messe zu präsentieren.

Wir haben uns auch darauf konzentriert, unsere Präsenz auf der Messe über mehr Plattformen zu bewerben. Diesmal haben wir die Interaktion in den sozialen Medien verstärkt, insbesondere durch unseren Wettbewerb auf LinkedIn. Wir haben unseren Fotografen und Videofilmer zur Messe mitgebracht, um die Messe in Bildern und Videos festzuhalten, damit wir über die benötigten professionellen Inhalte verfügen.

Am zweiten Tag zeigte unsere Social-Media-Strategie Wirkung. Die Leute hatten von unseren bedruckten Kaffees gehört und kamen zu unserem Stand, um sich einen zu holen und für ein Gespräch über Druck und natürlich Soloflo zu bleiben.

Wie werden Sie die Erkenntnisse aus der diesjährigen Messe umsetzen, und wie?

Für das nächste Jahr würde ich gerne eine ähnliche Mischung von Teammitgliedern aus dem gesamten Unternehmen nehmen. Es ist wichtig, für etwas zu werben, das die Leute wirklich wollen, wie zum Beispiel unsere API in diesem Jahr.

Ich bin überzeugt, dass unsere bedruckten Kaffees in diesem Jahr einen nachhaltigeren Eindruck hinterlassen haben als unsere Goodie Bags bei der letzten Messe.

Ich weiß jedoch, dass wir im nächsten Jahr nicht mit demselben Stand auftauchen können, an dem wir Kaffee verkaufen, da dies nicht denselben Effekt haben wird. Es wird mir ein großes Anliegen sein, den Teilnehmern wieder etwas Ansprechendes und Begehrenswertes zu bieten.

Was war der beste Rat, den Sie im Vorfeld dieser Ausstellung erhalten haben, und woher kam er?

Was bei den Vorbereitungen für die diesjährige Ausstellung wirklich geholfen hat, war die Teilnahme an der Ihre Business-Expo Veranstaltung in Milton Keynes im Juni. Dort haben wir mit vielen Ausstellern und Teilnehmern darüber gesprochen, was einen erfolgreichen Messestand ausmacht.

Alle Erkenntnisse, die wir aus den aufgezeichneten Interviews gewonnen haben, waren nützlich, aber die Frage, die ich besonders hilfreich fand, lautete: "Wie sollten die Aussteller nach der Messe mit interessierten Teilnehmern in Kontakt bleiben, und wie bald danach?"

Steve Lloyd von Ausstellung Mastery sprach über das "Gesetz des abnehmenden Erstaunens" und bezog sich dabei auf die Tatsache, dass das Interesse der Menschen an dem, worüber man spricht, abnimmt, je länger man nach dem ersten Treffen damit wartet. Das hat mich besonders beeindruckt und mich in meiner Überzeugung bestärkt, dass all unsere harte Arbeit umsonst gewesen wäre, wenn wir unsere Kontakte nicht rasch nach der Messe weiterverfolgt hätten, was wir auch getan haben.

Wenn ich mir selbst einen Rat geben sollte, dann wäre es, so gut wie möglich organisiert zu sein. Ich kann eine Veranstaltung dieser Größenordnung als stressig empfinden, zumal mein Hintergrund im digitalen Marketing und nicht im Markenmarketing liegt. Aber wenn ich mich zwinge, gut organisiert zu sein, ist die ganze Veranstaltung leichter zu bewältigen.

 

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