Cómo iniciar una recaudación de fondos

Por
Jake Ross
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Empezar a recaudar fondos puede parecer desalentador, pero todo es cuestión de dar el primer paso. Hemos hablado con dos veteranos del sector benéfico que suman más de 50 años de experiencia en recaudación de fondos y sensibilización. 

Paul Sayerfundador de Prost8, y Jonny Winebergfundadora y directora de We Stand Together, han proporcionado theredar conocimientos inestimables sobre los siguientes temas: 

Empezar a recaudar fondos

Empiece por definir su causa, fijar un objetivo claro e identificar a sus donantes objetivo. Desarrolle un plan de recaudación de fondos que describa sus estrategias, plazos y recursos necesarios. Identifique a los donantes potenciales, diseñe un plan estratégico y elabore una historia convincente. Investigar qué motiva a los donantes a donar y poner en marcha estrategias de captación de fondos que tengan en cuenta estos motivos. Comience con una campaña pequeña y manejable antes de ampliarla a iniciativas de mayor envergadura. Es importante tener en cuenta que la recaudación de fondos no es sólo cuestión de dinero, sino también de establecer vínculos sólidos con tus simpatizantes y dar a conocer tu causa. 

La experiencia de Paul: 

"Dirigir una organización benéfica es exactamente lo mismo que dirigir una empresa. Es el mismo principio que crear un plan de negocio para tu organización benéfica.  

"Hay que calcular los costes. El primer año puede costarte 80.000 libras gestionar tu organización benéfica. Luego tienes que mirar más allá de esos gastos corrientes y pensar: 'para recaudar ese dinero, tenemos que hacer esto, esto y esto'. 

"Cuando las organizaciones benéficas empiezan, muchas se fijan en el alcance de las más grandes y en el dinero que recaudan, y dan por hecho que harán lo mismo. La gente se olvida de pensar: ¿cómo demonios vamos a recaudar ese dinero? 

"Piensa en cómo vas a recaudar dinero. Cuando lo piensas así, mucha gente se da cuenta de que la caridad no es sólo algo por lo que te dan dinero. Hay que trabajar por ella. Hay que encontrar la manera de conseguir dinero y alcanzar los objetivos. 

"Porque no hay nada peor que tomarse la molestia de crear una organización benéfica y hacer todo el esfuerzo posible para, tres meses después, quedarse sin nada. O peor aún, endeudada, lo que está muy mal visto como organización benéfica.  

"Se supone que siempre hay que tener de dos a tres meses de gastos corrientes en reserva. Si la reserva empieza a consumirse, puede ser motivo para que la Comisión de Caridad empiece a investigarte". 

La experiencia de Jonny:  

"Antes de recaudar fondos, hay que constituirse de la forma más adecuada. Hoy en día, eso significa que puede ser una pequeña organización benéfica, sin estar registrada en ningún organismo regulador externo, o una organización benéfica constituida en sociedad (Charitable Incorporated Organisation, CIO). Es importante tener en cuenta que, si su volumen de negocio supera las 5.000 libras esterlinas, debe registrarse en la Comisión de Caridad. 

"El mejor modelo es una CIO, lo que significa que se registra en la Comisión de Caridad, pero también tiene responsabilidad limitada como entidad constituida en sociedad, lo que ofrece cierta protección a los fideicomisarios.  

"Se necesitan al menos tres administradores que no sean empleados. El hecho de ser una organización benéfica abre muchas posibilidades de financiación. Hay dos modelos principales:  

  • Asociaciones si desea que los fideicomisarios sean elegidos a través de una Junta General de Accionistas.  
  • Fundaciones en las que la organización benéfica está controlada únicamente por fideicomisarios designados. 

"Si quiere pagar a los directivos, una Sociedad de Interés Comunitario puede funcionar para usted. Esto suele ser adecuado para las empresas sociales. Sin embargo, significa que más del 80% de los financiadores de subvenciones no serían accesibles. Hay otros modelos, como las Industrial & Provident Societies, pero no las recomiendo, ya que las CIO pueden ofrecer más ventajas". 

Fijación de objetivos

Establecer objetivos es vital para cualquier esfuerzo de recaudación de fondos. Sin un objetivo claro, es difícil medir el progreso o motivar a los donantes potenciales. Una buena manera de definir claramente sus objetivos es hacerlos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado. ¿Quiere recaudar una cantidad específica? ¿Atraer a un determinado número de nuevos donantes? ¿O aumentar las donaciones recurrentes? Sus objetivos deben ser ambiciosos, pero alcanzables. Proporcionan una dirección para su organización benéfica y un punto de referencia para el éxito tanto a largo como a corto plazo. 

La experiencia de Paul: 

"La fijación de objetivos para una organización benéfica funciona exactamente igual que para una empresa. Al fin y al cabo, es un negocio, tienes que ganar dinero para conseguir tus objetivos.  

"Efectivamente, míralo como un negocio de eventos. Imaginemos que somos una empresa de eventos y tenemos que celebrar cuatro este año para obtener beneficios. Transfiéralo a una organización benéfica y diga: necesitamos cuatro actos este año para obtener los beneficios necesarios para alcanzar nuestros objetivos. Conozca sus costes para saber cuánto necesita ganar para alcanzar sus objetivos".  

La experiencia de Jonny:  

"En la actualidad, los financiadores son mucho más proclives a conceder ayudas a proyectos que a organizaciones.  

"Sé que 'SMART' es el término común que se utiliza para definir objetivos, pero yo prefiero decirle a la gente que se fije resultados 'SMARTER' (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Timebound, Exciting & Rewarding)". 

Crear una base de datos de abonados

Su base de datos es clave para mantener un contacto constante con los simpatizantes de su organización benéfica. Una sólida base de datos de suscriptores es la columna vertebral de una organización benéfica. Es su reserva de posibles donantes, voluntarios y defensores. Empiece animando a los visitantes de su sitio web a suscribirse a boletines informativos, ya sea por correo electrónico o impresos. De este modo, podrá ofrecerles actualizaciones periódicas sobre su causa, próximos eventos y el impacto real de sus donaciones. A partir de aquí, puede empezar a recopilar datos más específicos, como información de contacto, historial de donaciones, participación voluntaria y áreas de interés. Recuerde respetar leyes de privacidad e intente no sobrecargar de información a sus seguidores, ya que podrían considerarlo spam y cancelar su suscripción. Encuentre el equilibrio adecuado. 

La experiencia de Paul: 

"Hay que crear una base de datos o gastar mucho dinero para que la gente se entere de tus próximos eventos. Es la forma más fácil de poner al día a la gente y decirle dónde puede donar. 

"Las bases de datos de suscriptores son importantes para una organización benéfica porque permiten comunicarse fácilmente con la gente y pueden proporcionar un flujo regular de ingresos a través de las donaciones de los suscriptores". 

La experiencia de Jonny:  

"Cada vez que alguien que utiliza tu centro te llama o se relaciona contigo de alguna manera, es un donante potencial. Deberías recopilar su información, especialmente direcciones de correo electrónico y números de teléfono, para poder contactar con ellos y pedirles que te apoyen.  

"Una base de donantes es una base de datos de donantes que debe crecer por todos los medios posibles. Aunque los eventos pueden recaudar algunos fondos, su objetivo principal debe ser conseguir que más personas se unan a tu base de donantes. Una buena base de donantes es la clave para desbloquear muchas otras oportunidades de financiación". 

Recaudación de fondos

Para la mayoría de las organizaciones benéficas, la recaudación de fondos implica una combinación de estrategias, desde llamamientos directos, solicitudes de subvenciones y asociaciones empresariales hasta la recaudación de fondos en línea. La clave está en la diversificación: no dependa de una sola fuente. En su lugar, cree múltiples fuentes de ingresos para garantizar la estabilidad financiera. Tenga en cuenta que la mayoría de los planes requerirán algún desembolso financiero, así que asegúrese de considerar todos sus gastos e ingresos estimados para garantizar que su organización benéfica obtiene un rendimiento significativo de su inversión. 

La experiencia de Paul: 

"Creo que hay una idea equivocada cuando se trata de recaudar fondos, sobre todo en los grandes eventos. Si vendes entradas para un eventolo más probable es que no ganes ni un céntimo con ellos.  

"Mucha gente piensa que si organiza un evento para 50 personas a 25 libras por cabeza, con unas matemáticas rápidas parece una forma fácil de ganar mucho dinero. Hay que verlo como un negocio. Piensa cuáles son tus costes y cómo vas a cubrirlos. 

"Lo más probable es que cubran el alquiler del local, la comida, la bebida, el espectáculo, el equipo de sonido, la impresión, la publicidad y el personal que se necesite esa noche. Así que el precio de la entrada suele desaparecer antes de que empiece el evento. 

"Así que hay que ver qué se hace esa noche para ganar dinero. Una de las formas más eficaces de obtener beneficios en este tipo de eventos es organizar una rifa con entradas y premios. Intenta encontrar patrocinadores o empresas patrocinadoras que puedan ayudar a la rifa o reducir los costes totales de la noche". 

La experiencia de Jonny:  

"Ya sea alquilando sus locales como espacio de reunión, vendiendo programas de formación u otros servicios o productos, no debe tener miedo de generar ingresos con las ventas. Puede crear una empresa social independiente o simplemente vender como parte de su actividad benéfica habitual.  

"Investiga la posibilidad de abrir una tienda en eBay, crea tu propia tienda online, pide donaciones a tus usuarios para venderlas, promocionaos en Internet, a través de folletos locales, supermercados, consultas médicas, hospitales y cualquier otro lugar que se te ocurra. Sus usuarios y simpatizantes pueden tener otras ideas, así que pregúnteles y vea qué puede ser posible".  

Métodos de recaudación de fondos

Los métodos de recaudación de fondos suelen consistir en eventos, campañas u otras actividades diseñadas para generar apoyo financiero. Desde carreras benéficas a ventas de pasteles o crowdfunding en línea, la recaudación de fondos tiene muchas formas y tamaños. La clave de su éxito radica en una planificación cuidadosa, una comunicación clara, unos objetivos claros y un público objetivo bien definido. Es importante captar donantes potenciales con un plan o un evento que resulte divertido o desafiante. 

La experiencia de Paul: 

"Cuando se piensa en lo que hacen las organizaciones benéficas para recaudar fondos, no hay límites. Desde noches de curry hasta maratones, lo que se puede hacer no tiene límites.  

"Lo importante en la recaudación de fondos es encontrar ideas que se adapten a tu base de seguidores. Intenta encontrar cosas en las que creas que es probable que tus seguidores participen, apoyen y, lo más importante, donen". 

"Es fundamental ser flexible en la forma de recaudar fondos. Es probable que tus seguidores estén más motivados para participar de la forma que prefieran. Algunos se implicarán en un reto físico, mientras que otros quizá prefieran un evento nocturno con comida y sorteo de rifas". 

La experiencia de Jonny:  

"Intentar hacer una sola cosa para recaudar fondos es un gran error, sobre todo ahora que hay menos dinero para repartir. Hay que tener una estrategia de captación de fondos diversificada, que incluya la solicitud a financiadores oficiales, fundaciones benéficas y empresas. Siempre que una idea no requiera una inversión demasiado grande, hay que intentarlo. No intentarlo conducirá al estancamiento y el declive. 

"La recaudación de fondos en línea representa ya más del 30% de las donaciones benéficas y la gama de oportunidades de recaudación de fondos en línea sigue creciendo, así que aprovéchelas".  

Recaudación de fondos basada en eventos

La recaudación de fondos a través de eventos puede ser una forma atractiva de generar fondos. Los eventos, tanto virtuales como presenciales, pueden ayudar a fomentar la comunidad, implicar a los simpatizantes y proporcionar una plataforma para las donaciones. Proporcionan una plataforma interactiva para que los donantes conecten con su causa y sean testigos de primera mano del impacto de su contribución. Haga que cada evento sea único, alinéelo con su causa y céntrese en crear experiencias memorables. El éxito de la recaudación de fondos depende de una planificación cuidadosa, una promoción eficaz y una ejecución inteligente. 

La experiencia de Paul: 

"Si le cuesta encontrar ideas para un acto, le sugiero que se fije en lo que hacen otras organizaciones benéficas y vea si le conviene copiarlo. Plagiar es la mejor manera de generar ideas para tu organización benéfica, aunque tiene que ser relevante para tu público. 

"Del mismo modo, acuda a eventos en los que alguien se encarga de organizarlos por usted, como el Maratón de Londres.Siempre es difícil salirse de tus posibilidades, así que intenta mirar primero internamente y ver qué puedes hacer con tus propios recursos y conocimientos". 

"Es importante que sea memorable, porque la gente sólo recaudará fondos y difundirá su mensaje si recuerda algo divertido o conmovedor relacionado con la organización benéfica.Involucrar a los niños y hacerlo divertido para toda la familia es una forma estupenda de conseguirlo". 

La experiencia de Jonny:  

"Se necesitan muchas horas de planificación y personal para organizar un buen acto de recaudación de fondos, así que haz que cuente lo máximo posible. Venda boletos para la rifa durante las semanas y meses previos al acto, y realice la venta final y el sorteo esa misma noche.  

"Averigua si las tiendas locales te permitirían vender allí las entradas para la rifa y el evento o si podrías hacerlo en la calle principal de tu localidad. Consigue patrocinadores para el evento y véndeles su logotipo en las mesas, en un folleto, en las entradas, etc.".  

Promoción de actos

¿Cómo se va a enterar nadie de tu evento si no lo anuncias a bombo y platillo? La promoción de eventos consiste en llegar al público adecuado en el momento oportuno. Utilice una combinación de estrategias de marketing digital, como el marketing por correo electrónico, la promoción en redes sociales y los anuncios en línea. No olvide los métodos tradicionales, como los comunicados de prensa, los carteles y el boca a boca. Adapte su mensaje a cada plataforma o público y facilite la participación o la donación. Asegúrese de que su mensaje sea claro, conciso y convincente, e incluya siempre una llamada a la acción.  

La experiencia de Paul: 

"En los eventos locales, el boca a boca es la mejor manera. Si se trata de eventos nacionales, hay que aprovechar todo lo que ya tengan los organizadores. 

"Si participas en algo como el Maratón de Londres, la promoción se hace por ti. Sin embargo, si se trata de un evento propio que requiere autopromoción, las redes sociales no tienen rival. Es una herramienta enorme para promocionar tu organización benéfica antes, durante y después de los eventos". 

La experiencia de Jonny:  

"Promocionar el evento por todos los canales posibles, como ir a las empresas y venderles papeletas para la rifa. Ofrecer un precio reducido para las mesas completas (900 libras en lugar de 1.000 por 10 entradas). Dependiendo de la población a la que te dirijas, otra opción podría ser organizar un acto más barato y pedir donativos". 

El valor del marketing impreso

El marketing impreso tiene un valor incalculable. Es tangible y suele tener una vida útil más larga. Correo directo, Folletoso los boletines benéficos pueden contar su historia de una forma más íntima, táctil y personal. Utilice el marketing impreso para transmitir la historia de su organización benéfica, destacar su impacto e invitar a posibles donantes a participar. 

La experiencia de Paul: 

"La impresión es una parte fundamental de una organización benéfica. Las redes sociales son un momento fugaz. La gente pasa y se olvida en un santiamén. Pero si pones algo como un Póster en la mano de alguien, o si estás en un entorno en el que tienes Pancartas enrollables de fondo, eso es increíble, ya que refuerza su mensaje. 

"Combinar eso en un post social es brillante. Cuando tienes Pancartas Con patrocinadores y el diseño adecuado, se puede enviar un mensaje muy potente a través de la impresión. Es muy importante y muy barato". 

La experiencia de Jonny:  

"La copia impresa todavía puede tener más impacto, ya que la gran cantidad de mensajes electrónicos que recibimos hoy en día significa que la comunicación electrónica es fácil de ignorar. La impresión puede proporcionar un impacto más memorable". 

Recogida de donativos

Recaudar donativos requiere métodos claros, seguros y fáciles de usar. Cada donante debe poder donar sin esfuerzo. Recaudar donativos implica facilitar al máximo las donaciones a los donantes. Ofrezca múltiples opciones de donación, como pagos en línea, cheques y transacciones móviles. Invierta en un software de donaciones seguro y fácil de usar. La transparencia es crucial, así que proporcione información clara sobre cómo se utilizarán los fondos y asegúrese de informar a los donantes sobre el impacto de sus donaciones. 

La experiencia de Paul: 

"Hoy en día hay dos formas de recaudar donativos: física o electrónicamente. Los donativos electrónicos pueden facilitarte la vida. Ir por ahí con un lector de tarjetas puede resolver un problema fácilmente si alguien dice que no lleva dinero en efectivo. Configura tu máquina de tarjetas a un precio fijo para que lo único que tengan que hacer sea tocar.  

"Los lectores de tarjetas son baratos, se compran una sola vez y cobran una pequeña comisión cuando los usas, así que todo lo demás es tuyo. PayPal es genial. Si no tienes una cuenta PayPal, hazte una. Los códigos QR también se están poniendo de moda. Son muy fáciles de escanear y te llevan directamente a la página de donaciones de tu sitio web. 

"Obviamente, si tienen dinero en efectivo es estupendo, pero hoy en día mucha gente no lo tiene y por eso es importante tener un cajero automático. Cuando la gente tiene dinero en efectivo, los sacudidores de cubos son ideales para recoger donativos. Además, hacen un poco más de ruido para captar la atención de la gente. 

"Debo añadir, siempre, siempre, siempre ten a mano los datos de tu cuenta bancaria, para poder transferirlo aquí". 

La experiencia de Jonny:  

"Me parece increíble que la gente que trabaja para organizaciones benéficas tenga remilgos a la hora de pedir dinero. Dos veces al año, normalmente en Navidad y a principios de verano, hay que enviar solicitudes de donativos y hacer llamadas telefónicas de seguimiento. No tiene que ser una venta difícil, basta con pedir un compromiso. 

"Asegúrese de que la gente pueda hacer donaciones en línea fácilmente. maravilloso.org es la mejor opción que he encontrado, pero puedes utilizar PayPal u otras. Asegúrate de que el botón de donativos está en la parte superior de tu sitio web y en todas las páginas. Investiga las donaciones de texto, theBigGive.org.uk y solicita Google Grants para obtener Google AdWords gratis y atraer visitantes a tu sitio web que puedan donarte. 

"También puedes ofrecer a la gente la oportunidad de anunciarse contigo: utiliza tu boletín, tu sitio web o cualquier otra publicación para preguntar. Y, por supuesto, estas son las personas que pueden acudir a un evento, comprar un boleto para una rifa o apoyarte de muchas otras maneras".  

Fondos restringidos y no restringidos

Los fondos que recibe pueden clasificarse en dos tipos: restringidos y no restringidos. 

  • Restringido: donaciones realizadas para un fin o proyecto específico dentro de la organización benéfica.  
  • Sin restriccionesdinero que puede utilizarse para cualquier fin. 

Mientras que los fondos restringidos pueden impulsar iniciativas específicas, los fondos no restringidos proporcionan estabilidad y flexibilidad financiera, lo que los convierte en una parte crucial de la salud financiera de una organización benéfica. 

La experiencia de Paul: 

"Cuando nos dan una gran suma de dinero para alquilar una máquina que funciona durante un año, esos fondos estarían restringidos. Así que, si a la organización benéfica le faltara dinero, esos fondos restringidos no se podrían utilizar para nada más que para el uso previsto. 

"En general, las donaciones no tienen restricciones; puedes hacer con ese dinero lo que quieras. 

"Al principio recibimos una subvención del Fondo de la Lotería Nacional, que quería que sensibilizáramos a los hombres de la zona. La subvención se limitaba a eso. Tuvimos que informarles, mostrarles lo que habíamos hecho con ella y los resultados obtenidos. Tienes responsabilidades ante los donantes y sobre cómo gastar el dinero". 

La experiencia de Jonny:  

"Lo fundamental es recordar que la recaudación de fondos propios siempre será libre. Las subvenciones suelen ser restringidas, pero en algunos casos no lo son. Te insto a que consultes periódicamente a tu contable, ya que puede equivocarse".  

Mantener las relaciones con los donantes

Mantener las relaciones con los donantes va más allá del reconocimiento de las donaciones. Se trata de mantener a los donantes comprometidos e implicados. Las actualizaciones periódicas, la comunicación personalizada y las invitaciones a eventos pueden hacer que los donantes se sientan valorados. Exprese siempre su gratitud y demuestre la diferencia que marcan sus contribuciones. Recuerde que, a largo plazo, un donante fiel suele ser más valioso que un gran donante puntual. 

La experiencia de Paul: 

"Intenta captar siempre los datos de contacto en cuanto recibas una donación.  

"Siempre pregunto a la gente: '¿Le parece bien que le incluya en nuestra lista de correo? Le mantendremos informado de futuros eventos'. Las redes sociales se han convertido en otra lista de correo para mantener las relaciones con los donantes". 

La experiencia de Jonny:  

"Le animo a que envíe regularmente correos electrónicos a sus simpatizantes con información actualizada sobre lo que ocurre en su organización y las formas en que pueden apoyarle. 

"Mantén a tus donantes informados directamente, no confíes sólo en que lean tus redes sociales. Averigua si es mejor enviar cartas u otras copias impresas o utilizar las opciones gratuitas de correo electrónico, SMS, WhatsApp, etc.". 

"Haga siempre un seguimiento de aquellos a los que ha presentado una solicitud, tanto si se recibe una subvención como si no. Anote en una hoja de cálculo cuándo va a volver a presentar la solicitud y redáctela y envíela a tiempo. Envíales informes, publicaciones, etc., tanto si te han concedido fondos como si no, para que te recuerden y tengas más probabilidades de volver a recibirlos la próxima vez".  

Apoyo de famosos

El apoyo de famosos puede amplificar el mensaje y el alcance de su organización benéfica. El famoso adecuado puede atraer la atención de los medios, dar credibilidad a su causa e influir en sus seguidores para que hagan donaciones. Sin embargo, para mantener la autenticidad y garantizar una relación mutuamente beneficiosa, es fundamental contar con un famoso que se identifique realmente con su causa. En la medida de lo posible, su compromiso debe ir más allá de un simple apoyo y convertirse en un compromiso auténtico con la organización. 

La experiencia de Paul: 

"La mejor manera de utilizar el apoyo de un famoso para tu organización benéfica es encontrar a alguien que tenga una conexión con tu causa. Si consigues que alguien se una a tu causa, podrás acceder a su enorme base de datos de seguidores. Si hacen un llamamiento a tu favor, incluso una pequeña respuesta puede tener un gran retorno en donaciones". 

La experiencia de Jonny:  

"Si puedes conseguir a un famoso, te ayudará, pero busca a alguien que pueda ayudarte gratis porque es de la zona o está relacionado con tu tema. Si pagas, regatea". 

El espectáculo debe continuar. 

Con la orientación de dos expertos, aproveche estas herramientas para llevar su recaudación de fondos al siguiente nivel. Si necesita material impreso para complementar su evento, Solopress estará aquí para ayudarle en todo momento. 

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