Éxito veraniego: guía para organizar eventos al aire libre

El verano es la época perfecta para celebrar eventos al aire libre en el Reino Unido. Ya se trate de una feria comunitaria, una reunión de colegas o un festival de música, un acto bien planificado puede estrechar lazos y hacer pasar un buen rato a todos los participantes. Sin embargo, los eventos al aire libre pueden presentar desafíos únicos y requieren una planificación meticulosa que tenga en cuenta variables como el clima y la accesibilidad. Solopress está aquí para apoyar su evento con materiales de impresión esenciales para exteriores que garanticen que su evento destaque y se desarrolle sin problemas.

Elegir el lugar adecuado

Elegir el lugar adecuado es crucial para el éxito de su evento. La accesibilidad es un factor clave; asegúrese de que el lugar es fácilmente accesible para todos los asistentes, incluidos los discapacitados. Compruebe que dispone de aparcamiento adecuado y conexiones de transporte público.

Dado el impredecible clima británico, elija un lugar que ofrezca algún tipo de refugio o que permita estructuras temporales como Miradores. Investigar los patrones meteorológicos locales y los datos históricos para tomar decisiones con conocimiento de causa. Utilizar Pancartas, Carteles, y Señalización pueden ayudar a orientar a los asistentes y realzar el atractivo visual del lugar, garantizando que todo el mundo sepa adónde ir incluso en caso de inclemencias meteorológicas.

El aforo también es importante. Los espacios abarrotados pueden resultar inseguros, mientras que un lugar demasiado grande puede parecer poco concurrido, lo que puede acabar con el ambiente. Elige un lugar que pueda acoger cómodamente al número de asistentes previsto, respetando al mismo tiempo las normas de seguridad. 

¿Puedo alquilar un parque para mi evento de verano?

Los parques representan atractivos espacios al aire libre, a menudo de fácil acceso, en el corazón de una comunidad, lo que los convierte en un lugar ideal para la celebración de eventos. Por lo general, los parques dependen de los ayuntamientos, salvo los parques reales de Londres, que son propiedad de la Corona y están administrados por el Gobierno.

La decisión de autorizar la celebración de un acto en un parque, junto con las tasas correspondientes, corresponde en última instancia al ayuntamiento de cada municipio. Muchos ayuntamientos son más favorables a los actos benéficos y comunitarios. Aunque los actos comerciales pueden celebrarse en zonas verdes controladas por los ayuntamientos, prepárese para pagar tasas más elevadas y cumplir rigurosos requisitos administrativos en materia de aparcamiento, saneamiento, ruido, seguridad pública y toques de queda.

Para más información, puede consultar las directrices de la Administración Local Asociación de Gobiernos Locales.

Busca clubes deportivos

Si es usted una empresa privada y desea organizar un acto corporativo para sus clientes o una celebración para un colega, quizá le interese considerar los clubes deportivos locales como lugares de celebración. Los clubes deportivos suelen cumplir todos los requisitos necesarios para celebrar un evento en verano: espacio al aire libre, baños, aparcamiento y licencia para vender alcohol. Por eso son la solución perfecta para organizar eventos al aire libre sin complicaciones.

Promoción de eventos y creación de marca

Una promoción eficaz es fundamental para crear expectación, entusiasmo y un sentimiento de ocasión para su evento. Una imagen de marca coherente en todos los materiales no sólo refuerza la identidad de su evento, sino que también genera confianza y reconocimiento. A continuación le ofrecemos una guía paso a paso para promocionar y dar a conocer la marca de su evento, desde las invitaciones iniciales hasta la imagen de marca el mismo día del evento.

Promoción previa al acontecimiento

Creación de invitaciones y entradas:

Empiece por diseñar y enviar las invitaciones. Las invitaciones personalizadas marcan el tono de su evento y pueden adaptarse a su temática. Para los actos que requieran entrada, diseñe entradas de marca con el logotipo, los colores y la información clave del evento. Impreso Invitaciones y Entradas garantizar un aspecto profesional y cohesionado.

Diseño de carteles y folletos:

Promocione su evento con carteles y folletos llamativos. Distribúyalos en lugares estratégicos y compártalos con empresas locales para ampliar su alcance. Marca Carteles y Volantes ayudará a aumentar la visibilidad y a generar expectación.

Campañas en las redes sociales y por correo electrónico:

Utilice los canales en línea para correr la voz. Una imagen de marca coherente en las redes sociales y las campañas de correo electrónico refuerza la identidad del evento y mantiene el interés del público. Complementa estos esfuerzos digitales con materiales físicos como Pulseras de admisión para crear una conexión tangible con los asistentes.

Camisetas y artículos del personal:

Equipe a su equipo con camisetas de marca para que sean fácilmente identificables o como merchandising del evento. Considere la posibilidad de imprimir bolsas de algodón para ofrecer a los asistentes un recuerdo memorable. Personalizado Camisetas y Bolsos de mano garantizar prendas y productos de marca de alta calidad.

Marca en el día

Crear una entrada acogedora:

Dé una buena primera impresión con una entrada de marca. Utilice un Bannerbow para dar la bienvenida a los asistentes y preparar el evento. Esto crea una sensación de ocasión y emoción a medida que llegan los invitados.

Vestir el local:

Mejore el espacio para eventos con Señalización y Banderas impresas. Una señalización clara y de marca ayuda a los asistentes a orientarse por el recinto, mientras que las banderas aumentan el atractivo visual y refuerzan la presencia de su marca. Considere la posibilidad de colocar asientos de marca para realzar aún más el aspecto profesional del evento.

Programa del evento:

Proporcionar a los asistentes un programa de actos completo. A folleto grapado detallar el programa, los puntos más destacados y la información esencial garantiza que los asistentes se mantengan informados y comprometidos durante todo el evento. Solopress ofrece impresión de folletos grapados de alta calidad para satisfacer sus necesidades.

Elementos interactivos y regalos:

Atraiga a los asistentes con estaciones interactivas y regalos. Utilice materiales impresos como Volantes, Folletos, y Postales para informar y animar a participar en las actividades. Los materiales de marca no solo informan, sino que también sirven de recuerdo que los asistentes pueden llevarse a casa.

Siguiendo estos pasos y utilizando una mezcla de marcas Pancartas, Banderas, Carteles, y otros materiales promocionales, puede garantizar una imagen de marca coherente y profesional en todo su evento. Mantener una marca uniforme en diversas plataformas y materiales crea una imagen cohesionada y de confianza, lo que atrae a más asistentes y mejora su experiencia general.

Crear un entorno atractivo

Un espacio para eventos acogedor y funcional es esencial para una experiencia memorable. Utilice colores vivos y diseños atractivos para crear una atmósfera atrayente. Los elementos interactivos, como los fotomatones, las demostraciones en directo o las instalaciones artísticas, pueden atraer a los asistentes y fomentar el intercambio en las redes sociales. Impresión personalizada Miradores, Manteles, e incluso Tumbonas puede realzar el atractivo visual y hacer que su evento destaque.

Organice el espacio de modo que facilite la circulación y la interacción. Piense detenidamente en la distribución para evitar aglomeraciones y asegúrese de que haya caminos claros y señalización que dirija a los asistentes a zonas clave como los aseos, los puestos de comida y los mostradores de información. Unos expositores promocionales y una señalización bien colocados ayudarán a guiar a sus invitados y a mantener un entorno organizado y agradable.

Permitir pausas para ir al baño

Al planificar un evento al aire libre, es fundamental no pasar por alto la provisión de aseos adecuados. Garantizar que sus invitados tengan acceso a aseos limpios y funcionales puede influir significativamente en su experiencia y comodidad generales. Descuidar este aspecto puede provocar largas colas, incomodidad y, en última instancia, un recuerdo negativo de su evento.

Alquiler de baños portátiles

Alquilar aseos portátiles es una solución práctica para cualquier evento al aire libre, desde festivales de música hasta bodas. Los aseos portátiles modernos se suministran limpios y totalmente equipados con papel y desinfectante. No necesitan electricidad ni fontanería, por lo que son adecuados para cualquier lugar. Para eventos de varios días, es importante organizar una limpieza y un mantenimiento regulares para mantener las instalaciones en condiciones higiénicas. Una planificación y coordinación adecuadas con su proveedor de aseos portátiles garantizarán que su evento siga siendo cómodo y agradable para todos los asistentes.

¿Necesito licencia para vender alcohol?

Si piensas servir alcohol gratis en tu evento, no necesitas licencia. Además, se puede servir y vender comida hasta las 23.00 horas sin necesidad de licencia. Sin embargo, si desea vender alcohol en un evento único, tendrá que solicitar un Aviso de Evento Temporal (TEN) para las actividades sujetas a licencia, tales como la venta de alcohol.

Según gov.uk, entre las actividades susceptibles de licencia se incluyen:

• Venta de alcohol
• Servir alcohol a los socios de un club privado
• Entretenimiento, como música, baile o eventos deportivos en recintos cerrados
• Servir comida o bebida caliente entre las 23.00 y las 5.00 horas

Un Aviso de Evento Temporal cuesta 21 £ en tu ayuntamiento. Es importante tener en cuenta que las leyes sobre el alcohol son estrictas. Cualquier persona condenada por infringirlas puede enfrentarse a una fuerte multa y a antecedentes penales. Tanto si piensas cobrar por las bebidas como si las ofreces gratuitamente, cualquier persona u organización que tenga intención de servir alcohol debe visitar gov.uk y familiarizarse con la ley.

¿Qué tipo de seguro necesito para un evento al aire libre?

Cuando se organiza un evento al aire libre, se asume un deber de cuidado hacia los asistentes. Es esencial estudiar el seguro específico que se requiere, ya que el tipo de evento que organice determinará el tipo y el nivel de cobertura que necesita. Algunos ejemplos de pólizas a tener en cuenta podrían ser:

• Seguro de responsabilidad civil patronal: si hay empleados trabajando en el evento, querrá explorar 
• Seguro de responsabilidad civil: si organiza un acto abierto a la comunidad, debe ser una de sus prioridades.
• Cancelación de eventos: cubrir si está expuesto a elevados gastos generales y costes irrecuperables.
• Cubierta del equipo: Si necesita una póliza para proteger equipos costosos in situ, como un sistema de megafonía.

Si eso le parece mucho en lo que pensar, muchos proveedores le ofrecerán seguro de eventos puntuales para ese día. Estas pólizas suelen agrupar una serie de servicios aplicables para cubrir el equipo, la responsabilidad civil, la cancelación, etc.

¿Cuál es la mejor manera de abastecerse de electricidad para un evento al aire libre?

En los pequeños eventos sociales es frecuente ver cables alargadores que salen al exterior desde las tomas de corriente interiores. Sin embargo, esto dista mucho de ser la mejor práctica para un evento profesional.

En la red

Es posible alimentar tu evento al aire libre desde la red si tu local dispone de puntos de conexión eléctrica exteriores. Todo suministro eléctrico destinado a aparatos de exterior debe estar protegido por un interruptor diferencial de 30 mA que corte la corriente en caso de avería.

Además, todos los cables deben estar equipados con accesorios exteriores resistentes a la intemperie. Los organizadores de eventos también deben ser conscientes del peligro de tropiezo que suponen los cables y tomar las medidas oportunas.

Generadores diesel

Cuando la red eléctrica no es una opción, los generadores son la solución más común. Los generadores, que suelen funcionar con gasóleo o aceite vegetal tratado con hidrógeno (HVO), son capaces de soportar grandes cargas de energía durante largos periodos de tiempo. A pesar de muchos inconvenientes, como el ruido, las emisiones y el uso de combustibles costosos e inflamables, siguen siendo una fuente de energía estándar en el sector de los eventos al aire libre.

Sin embargo, cuando se utiliza un generador es esencial controlar los niveles de combustible y asegurarse de que no se agote. Además de la evidente interrupción del evento, un apagón repentino puede ser perjudicial para algunos equipos eléctricos. 

Baterías recargables

Si las desventajas de los generadores le resultan desalentadoras, puede que merezca la pena plantearse un pack de baterías. En los últimos años se han producido avances significativos en los paquetes de baterías recargables, con unidades modernas que ofrecen una mayor potencia y fiabilidad para eventos fuera de la red. 

Estas baterías son silenciosas y no producen emisiones en el punto de uso, y algunas incluso pueden conectarse a paneles solares. Más ligeras y portátiles que los generadores, su comodidad y sus ventajas medioambientales hacen de las baterías recargables una solución cada vez más viable a medida que avanza la tecnología.

Proteja su evento al aire libre de las inclemencias del tiempo

El tiempo en el Reino Unido puede ser impredecible, pero con los preparativos adecuados puede asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas independientemente de las condiciones. Es esencial utilizar materiales impermeables y resistentes al viento para todas las impresiones en exteriores. Impermeable Pancartas, viento–resistente Banderas, y resistente Señalización son cruciales para mantener un aspecto profesional incluso en condiciones meteorológicas adversas.

También es importante contar con planes alternativos, como zonas cubiertas o recintos interiores alternativos. El alquiler de tiendas o carpas puede proporcionar el cobijo necesario tanto para los asistentes como para el equipo. Una planificación adecuada y el uso de, tiempo–resistente le ayudarán a que su evento se desarrolle sin problemas, independientemente del tiempo que haga.

Maximizar la participación del público

Mantener el interés del público es la clave del éxito de un evento. La instalación de estaciones interactivas con juegos, regalos y actividades prácticas puede proporcionar entretenimiento y participación, haciendo que el acto resulte más agradable para los asistentes. Personalice Volantes, Folletos, y Postales son perfectos para estas actividades, ya que pueden utilizarse para imprimir pistas en una búsqueda del tesoro o como parte de regalos.

El uso eficaz del material impreso también puede aumentar la participación. Distribuya Volantes, Folletos, y Postales para proporcionar información y mantener a los asistentes informados e interesados. Estos materiales pueden integrarse de forma creativa en su acto para fomentar la interacción y garantizar que los asistentes se mantengan interesados y entretenidos durante todo el acto.

Planificación de la gestión de basuras y residuos

Una planificación eficaz de la gestión de la basura y los residuos es crucial para cualquier evento al aire libre. Asegúrate de que dispones de suficientes cubos de basura y reciclaje en todo el recinto para fomentar la correcta eliminación de residuos. 

Coloque las papeleras estratégicamente en zonas de mucho tránsito, como cerca de los puestos de comida, los aseos y las zonas de asientos. Etiquete claramente las papeleras para residuos generales, reciclables y cualquier flujo de residuos específico relevante para su evento, con el fin de fomentar el reciclaje y reducir el impacto medioambiental. También es aconsejable informar a los asistentes sobre la importancia de eliminar y reciclar adecuadamente los residuos.

La limpieza

Después del evento, es importante eliminar los residuos de acuerdo con las leyes y normativas locales. Contrate un servicio autorizado de eliminación de residuos para que recoja y gestione los residuos de forma responsable, según la Ley de Protección del Medio Ambiente de 1990. 

Realice un barrido exhaustivo del lugar de celebración para asegurarse de que no queda basura, preservar la belleza natural del lugar y mantener buenas relaciones con las autoridades y comunidades locales. Dejar el lugar libre de basura no solo demuestra respeto por el medio ambiente, sino que también ayuda a evitar multas y da buena imagen de su evento.

Seguimiento posterior

Una vez finalizado el evento, con los invitados satisfechos y las tareas de limpieza completadas, puede que desee aprovechar la oportunidad para hacer una evaluación. El seguimiento de los asistentes después del evento es crucial para mantener los contactos y recabar opiniones. Enviar encuestas para conocer las experiencias de los asistentes puede proporcionar información valiosa para mejorar futuros eventos. Ofrecer incentivos, como descuentos o la participación en un sorteo, puede animar a los asistentes a responder más veces. Tarjetas de agradecimiento y seguir–arriba Las encuestas pueden ser una forma eficaz de recabar esta información.

Esperamos que esta guía le ayude a organizar con éxito un evento al aire libre. Los materiales para exteriores de Solopress, de alta calidad y resistentes a la intemperie, garantizarán que su evento no sólo tenga un aspecto profesional, sino que también se desarrolle sin problemas, independientemente del tiempo que haga en Gran Bretaña.