Exponer como un experto: prepararse para una feria comercial

Si está pensando en presentar su negocio en una feria comercial, la preparación es clave para sacar el máximo partido de esta emocionante oportunidad. Ya sea la primera vez o la quincuagésima, prepararse para una feria le dará la mejor oportunidad de establecer contactos valiosos, ganar visibilidad y aprender de otros profesionales de su sector. 

Hemos encuestado a nuestros clientes del sector de la impresión y las respuestas de los expositores más experimentados nos han dado algunos consejos muy útiles. Además, nosotros mismos hemos expuesto en varias conferencias y eventos. El Salón de la Imprenta en particular, nos ha enseñado muchas lecciones, así que también tenemos mucha experiencia que compartir. Hemos reunido todo lo que hemos aprendido de nosotros mismos y de nuestros clientes y hemos elaborado nuestra guía sobre cómo preparar una feria comercial con éxito.

Asista antes de exponer

Antes de planificar su propia exposición, experimente una feria comercial como asistente. Esta experiencia de primera mano le dará una idea del público, el entorno y las expectativas de los expositores. Es una valiosa misión de reconocimiento que le proporcionará información esencial para su propia estrategia de exposición.

Fijar objetivos

Saber qué quiere conseguir en la feria es fundamental. ¿Está allí para conectar con clientes existentes, captar nuevos clientes potenciales o presentar su marca a un público nuevo? Identificar a su público objetivo es crucial para elaborar su mensaje, diseño y enfoque general. También querrá preparar herramientas y estrategias para captar datos de las interacciones y asegurarse de que cada conversación conduce potencialmente a una oportunidad de negocio.

Elige un programa, elige un lanzamiento

Elija una feria que se ajuste a sus objetivos y a su público objetivo. Intente conseguir un lugar con mucha afluencia de público. Debería poder conseguir un plano del recinto antes de reservar su emplazamiento. Piense en las rutas de los visitantes, las líneas de visión y las ubicaciones de las entradas, salidas, refrigerios y salas de descanso para identificar las mejores ubicaciones.

Establecer un presupuesto

Una parte vital de la preparación para una feria comercial es establecer un presupuesto. Considere el nivel de ingresos que podría obtener de las ventas y pedidos conseguidos durante la feria y mediante la incorporación de nuevos clientes y suscriptores. Esto le ayudará a fijar un presupuesto que le permita rentabilizar su inversión. Su presupuesto debe cubrir todos los costes, incluidos los materiales de exposición, los obsequios promocionales y los gastos de personal. La transparencia en la elaboración del presupuesto ayuda a evitar costes inesperados y garantiza un evento fluido y sin estrés.

Diseño del stand

Su stand es su pequeño escaparate en la feria, por lo que su diseño es crucial. Visite nuestro blog de diseño para obtener consejos e ideas útiles. 

cdavies de Coed Cadw (The Woodland Trust en Gales) dijo lo siguiente:

Piense detenidamente en el espacio que ha reservado: trate de prever cómo va a caber todo en él, incluido el personal y los visitantes. No olvides el espacio para guardar abrigos, bolsos, etc., así como folletos de repuesto, etc.

Para más información sobre conceptos y consejos de diseño, le ofrecemos dos prácticos artículos de blog. Uno trata del diseño para esquemas de carcasa y espacios pequeñosy para el expositor ambicioso, cinco consejos de experto para stands de feria a medida.

Prepare su material

Lleve material promocional que cuente su historia y obsequios que los asistentes apreciarán. Estos obsequios no solo atraen a la gente a su stand, sino que también sirven como recordatorio de su marca una vez finalizada la feria. 

Básicos como Tarjetas de visita y un Folleto o Folleto que explican su oferta actual son artículos imprescindibles.

Totes de algodón son ideales para las bolsas de regalos. Bolígrafos o Cuadernos se utilizarán mucho. Además, las marcas Dulces o impreso Productos de promoción pueden convertirse en regalos personalizados para que te recuerden.

Redes sociales

Mientras te preparas para una feria, empieza a difundir la noticia de tu asistencia con antelación. Utiliza hashtags relevantes que los expositores y organizadores de eventos estén utilizando para aumentar la visibilidad.

Atraer a los visitantes

Considere la posibilidad de organizar un juego o concurso en su stand. No solo atraerá a los visitantes, sino que también puede ser una valiosa herramienta para recopilar información de contacto y otros datos.

Elige a tu equipo e infórmale

Elija un equipo entusiasta, informado y agradable. Infórmeles sobre los objetivos, las expectativas y el calendario de la feria.

Ensaye

Practique para una feria comercial montando sus expositores y repasando sus interacciones antes del evento. Esto le ayudará a detectar posibles problemas y a agilizar el proceso de montaje.

Fisioterapia Veterinaria Tails & Trails se puso en contacto para decir esto:

Practica el montaje en el exterior para no perder tiempo reorganizándolo cuando llegues.

Además de ensayar el montaje, merece la pena realizar algunos ejercicios de simulación con el equipo para que se sientan cómodos presentándose a los visitantes. Tenga en cuenta este consejo de S2 Diseño y Publicidad:

Practica un poco las ventas. Tienes que ser capaz de transmitir cosas de forma rápida y sencilla: un discurso de ascensor que no suene demasiado ensayado ni robótico.

Demostraciones

Si su producto es tangible, las demostraciones deben ser sencillas. Sin embargo, si su producto o servicio es más abstracto, como un programa informático o maquinaria de gran tamaño, tendrá que pensar de forma creativa cuál es la mejor manera de demostrar sus ventajas.

Investigar y contactar

Infórmese sobre los asistentes y otros expositores. Considere la posibilidad de ponerse en contacto con ellos con antelación e incluso de concertar citas con contactos clave durante el evento.

Logística

Piense en los preparativos del viaje, el aparcamiento y el alojamiento con suficiente antelación para evitar el estrés de última hora. 

Cuide de su equipo

Mantenga a su equipo hidratado, nutrido y motivado. Su bienestar influirá directamente en su eficacia, así que asegúrese de que están bien atendidos.

Requisitos especiales para la instalación

Antes de que la feria abra sus puertas y el glamour y el clamor del evento se pongan en marcha, el proceso de montaje suele ser una historia muy diferente. Dependiendo del lugar y de la naturaleza de la exposición, es posible que haya que cumplir determinados requisitos de seguridad durante las fases de montaje y desmontaje.

Si va a instalarse en el lugar antes de que se admita al público, es posible que trabaje en un entorno similar al de la construcción. Las grandes instalaciones, los equipos pesados y el bullicio de la actividad pueden crear riesgos. Para mitigarlos, muchos recintos le exigirán que lleve equipo de protección individual (EPI), sobre todo durante los periodos de montaje y desmontaje.

Estos son algunos de los artículos más comunes que puede necesitar:

Ropa de alta visibilidad

Un chaleco o chaqueta de alta visibilidad puede ayudar a que te vean en medio del ajetreo y el bullicio de la instalación. Esto es especialmente importante si trabajas cerca de maquinaria pesada o vehículos en movimiento.

Casco

Si existe riesgo de caída de objetos o trabajas en una zona con cargas elevadas, puede ser necesario llevar casco. Consulta este requisito con el lugar o el organizador del evento.

Botas con puntera de acero

Durante el montaje, es posible que tenga que manipular objetos pesados. Las botas con puntera de acero pueden protegerle los pies de posibles accidentes y son una pieza estándar del equipo de seguridad en entornos potencialmente peligrosos.

Guantes

Si tiene que manipular objetos pesados o potencialmente afilados durante el montaje, los guantes de seguridad pueden protegerle las manos de cortes, astillas y abrasiones.

Protección auditiva

En algunos casos, el proceso de configuración puede implicar maquinaria o herramientas ruidosas. En tales casos, puede ser necesaria la protección de los oídos con orejeras o tapones.

Gafas de seguridad

Cuando trabaje con herramientas o materiales que puedan producir desechos voladores, las gafas de seguridad pueden protegerle los ojos.

En todos los casos, es fundamental confirmar cualquier requisito especial con el organizador del evento con suficiente antelación. Ellos podrán facilitarle una lista del equipo de seguridad necesario, así como cualquier otro requisito específico del lugar. No pase por alto estas especificaciones: no sólo son necesarias para su seguridad, sino que su incumplimiento puede acarrear retrasos o multas.

Recuerde que cada feria es única. Los requisitos especiales de una pueden no aplicarse a la siguiente. Investiga siempre y prepárate en consecuencia para garantizar un evento seguro, exitoso y sin contratiempos.

La preparación final

Y por último, he aquí una lista de control para que sus preparativos vayan por buen camino:

1. Objetivos del acontecimiento

2. Destinatarios

3. Presupuesto

4. Diseño del stand

5. Material promocional

6. Plan de redes sociales

7. Estrategia de compromiso

8. Selección e información del equipo

9. Ensayo

10. Demostraciones

11. Investigación y divulgación

12. Logística

13. Conozca los requisitos especiales, por ejemplo, los EPI.

14. Bienestar del equipo

Con una preparación diligente y una visión clara, es mucho más probable que disfrute de una feria comercial de éxito. Recuerde que cada evento es una oportunidad de aprendizaje. Así que sumérjase en la experiencia, absorba tantos conocimientos como pueda y, lo más importante, ¡disfrute del viaje! Mientras se prepara para una feria comercial, abastézcase de Impresión para exposiciones y conferencias de Solopress.