Exponga como un experto: Ideas del recinto ferial de Liverpool

Las ferias y eventos son empresas complejas y polifacéticas en las que la elección del lugar de celebración puede marcar la diferencia. Para conocer el punto de vista de los organizadores, hemos hablado con Brian Charity, uno de los responsables de eventos de Centro de exposiciones de Liverpoolun renombrado complejo de recintos feriales del Reino Unido.

Exhibition Centre Liverpool es un complejo con espacios de exposición que alberga eventos como The Manufacturer Live, Comic Con LiverpoolThe Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Cuando hablé con Brian acababa de trabajar en un espectáculo llamado Liverpool Cat Extravaganza. Cuando le pregunté si se permitía la asistencia de gatos, me dijo "sí, ¡por supuesto! Incluso hubo un Paseo de Gatos". 

Una cosa que queda clara al hablar con Brian es que el lugar de celebración está tan implicado en el éxito de un evento como el organizador y los expositores. Nos dio muchos consejos e información sobre cómo conseguir un certamen seguro, eficiente y, en definitiva, exitoso.

Marketing colaborativo

La comercialización de un evento es vital, y el lugar de celebración puede contribuir a ello. Los recintos suelen ofrecer paquetes de marketing a los organizadores como parte del contrato de alquiler. Suelen incluir espacio para expositores, folletos, presencia en Internet, envíos por correo y fotos electrónicas que los organizadores pueden utilizar para promocionar su evento.

"Algunos clientes quieren una campaña de marketing específica. Otros se conforman con hacerlo ellos mismos", dice Brian. "Si vas a organizar un evento con entrada y ya has elegido tu espacio, quizá te interese invertir en algún tipo de paquete, con el que conseguirías un mailing, correos electrónicos, presencia en nuestra web y algo de actividad en las redes sociales".

Yendo más allá, Brian y sus colegas del Exhibition Centre Liverpool intentarán adaptar el marketing al público. "Nuestro equipo trabajará muy duro para crear campañas de marketing más personalizadas y dirigidas a personas que realmente estén interesadas en ese tipo de evento".

Planificar un diseño

La planificación de la disposición es otro aspecto crítico en el que el recinto aporta valor añadido. Se tendrá en cuenta el tamaño de los stands, la proporción de stands prefabricados y stands a medida, así como los datos especializados que el recinto haya recopilado sobre el tiempo de permanencia y la afluencia de público para los distintos tipos de eventos que se celebren en su espacio. También sabrán cómo crear un flujo de tráfico manejable en torno al evento, garantizando que las rutas, las salas de descanso y las salidas de emergencia sean accesibles para todos.

Brian explicó cómo su tecnología y experiencia son capaces de crear trazados precisos y personalizados: "Disponemos de técnicos de CAD capaces de diseñar cualquier disposición con una precisión de un milímetro del edificio y de un milímetro de los requisitos". Esto significa que el equipo del recinto es capaz de diseñar una disposición a medida para eventos que no sólo aproveche al máximo el espacio, sino que se adapte a las necesidades específicas del propio evento.

En todas las áreas de planificación y ejecución, está claro que la seguridad siempre encabeza la lista de prioridades de Brian. La planificación del trazado no es una excepción: "El principal requisito es garantizar la seguridad del acto. A través de las conversaciones con el cliente, empezamos a conocer el número de delegados, el movimiento de los delegados, el tiempo de permanencia y cosas por el estilo. Esto nos permitirá adaptar nuestros planes para ferias de consumo, cosas como una convención de cómics, donde hay mucha gente, o incluso el trabajo de las conferencias de los partidos". Está claro que los mejores resultados se obtienen cuando se aúnan los conocimientos del organizador y la experiencia del recinto para resolver con antelación cualquier problema de disposición.

El manual del expositor

El Manual del Expositor es una herramienta fundamental para cualquier expositor que se aventure a participar en un certamen. Brian arroja luz sobre su importancia, describiéndolo como "esencialmente una Biblia para todos los expositores". Este documento, meticulosamente recopilado y repleto de información por el recinto ferial, sirve de guía principal a los expositores que reservan un stand en un certamen.

Brian destaca la exhaustividad del Manual del Expositor: "Si lees el manual del expositor, lo encontrarás todo: el aparcamiento, la vigilancia, los horarios... Todo lo que necesitas está en ese manual". Se trata de una hoja de ruta detallada que aclara todos los aspectos del proceso de exposición, desde la preparación hasta la descarga.

El enfoque colaborativo del recinto a la hora de crear este manual es evidente. Como explica Brian: "Compartimos esa información de las conversaciones iniciales con nuestros clientes que nos ayudan a crear, o ayudan al cliente a crear, ese manual del expositor". Esto garantiza que el manual no sólo sea informativo, sino que también se adapte a las necesidades específicas de cada evento.

Aprovechar al máximo el manual

Además, los manuales del expositor para los eventos del Exhibition Centre Liverpool sirven de guía para su sistema de pedidos en línea, donde los expositores pueden encontrar todo tipo de artículos útiles para mejorar y facilitar su presencia en el evento. Esto significa que el manual ofrece un único punto de referencia en el que los expositores pueden informarse sobre el equipo y las instalaciones adicionales que pueden necesitar, además de saber exactamente cómo y dónde pueden conseguirlos.

Brian señala la importancia crucial de leer y comprender este manual antes de llegar al certamen. En caso de duda, los expositores disponen de una línea directa de asistencia. "Si tienen alguna pregunta, tienen un punto de contacto: el director del evento, el director de producción, el director de catering... En el recinto hay un punto de contacto que es un experto", asegura Brian. Este nivel de apoyo y orientación subraya el compromiso del recinto de garantizar a todos los expositores una experiencia satisfactoria y sin contratiempos.

Peticiones especiales

Aunque se adhieren a estrictos procesos y normas de salud y seguridad, los recintos como el Exhibition Centre Liverpool no son rígidos guardianes. Por el contrario, se esfuerzan por satisfacer peticiones únicas y extraordinarias para garantizar que los eventos sean divertidos e impresionantes. Aunque puede que no sea una actitud incondicional de "sí se puede", es sin duda una actitud de "sí se puede si la evaluación del riesgo es correcta". Brian compartió con nosotros sus ideas sobre este delicado equilibrio.

Posibilidades sorprendentes

Brian anima a los organizadores a comunicar sus necesidades particulares: "Se sorprenderán de lo que se puede conseguir". Cita ejemplos como la celebración de barbacoas, demostraciones médicas, animales y rocódromos, lo que demuestra la versatilidad del recinto para gestionar una gran variedad de eventos.

Brian recuerda casos concretos en los que los expositores emprendieron actividades que no habían sido aprobadas previamente: "Hubo alguien que estaba tatuando a gente en el recinto, algo de lo que no éramos conscientes en un principio". Del mismo modo, un incidente con un dron no autorizado pone de manifiesto la importancia de la notificación previa: "Nos pasamos diez minutos persiguiendo al dron... Si hubiera obtenido las licencias correctas, podríamos haber trabajado con él para conseguir sus tomas con el dron". Estas anécdotas subrayan la disposición del recinto a facilitar actividades diversas, siempre que cumplan los requisitos legales y de seguridad.

La regla de oro: avisar con antelación

La clave para satisfacer peticiones especiales está en la planificación previa. Brian subraya: "Lo peor que se puede hacer es presentarse el día y esperar salirse con la suya". Avisar con suficiente antelación permite al lugar de celebración prepararse y asegurarse de que se dispone de todas las evaluaciones de riesgos y protocolos de salud y seguridad necesarios.

Las evaluaciones de riesgos son primordiales. Brian explica: "Siempre que lo hagamos, ¡seremos felices!". Este proceso es crucial tanto para la seguridad de los asistentes como para la buena ejecución del evento. Por eso, recintos como el Exhibition Centre Liverpool insisten en una preparación y una comunicación minuciosas.

El papel de una buena comunicación

La comunicación eficaz entre los clientes y el local es esencial. "Los buenos clientes nos dan información", afirma Brian, destacando la diferencia que puede marcar una comunicación proactiva. Se trata de crear una asociación en la que la información se intercambie libremente, se cumplan los protocolos de seguridad y el evento se desarrolle sin problemas".

Dar cabida a peticiones especiales es un esfuerzo de colaboración que requiere una planificación detallada, una comunicación abierta y una atención especial a la seguridad. Con estos elementos, recintos como el Exhibition Centre Liverpool pueden hacer realidad incluso las ideas más extraordinarias, garantizando eventos memorables y exitosos.

Seguridad y protección: la máxima prioridad

Como se ha mencionado en todo momento, y en referencia a todos los aspectos de la planificación y ejecución de un evento, la salud, la seguridad y la protección son la máxima prioridad del lugar de celebración en todo momento. Brian hace hincapié en este punto de forma inequívoca.

"La salud y la seguridad son prioritarias", afirma Brian, dejando claro que este aspecto no es negociable. El compromiso del local con la seguridad queda patente en la exhaustiva formación de su equipo de gestión de eventos y en su adhesión a las guías y protocolos establecidos. Brian señala: "Trabajamos con la eGuide para asegurarnos de que cumplimos las normas más estrictas y actualizadas de nuestro sector", refiriéndose a directrices publicadas por la AEV (Asociación de Locales de Eventos).

El Exhibition Centre Liverpool no actúa de forma aislada en materia de seguridad. Brian menciona su colaboración con otros recintos, especialmente a través de la NAA (National Arenas Association), lo que pone de relieve la existencia de una comunidad de conocimientos compartidos. "Mantenemos buenas relaciones con otros recintos y compartimos conocimientos y experiencias", afirma, lo que demuestra la importancia del conocimiento colectivo para gestionar la seguridad con eficacia.

Medidas de seguridad: atención al detalle

En materia de seguridad, Brian subraya la importancia de la minuciosidad: "Saber qué vehículos llegan, cuándo se supone que deben llegar y quiénes son". Una atención tan meticulosa a los detalles garantiza un marco de seguridad sólido, que protege contra cualquier posible infracción. Al fin y al cabo, como dice Brian, "la seguridad es tan fuerte como su eslabón más débil".

También destaca el papel de los clientes en el proceso de seguridad. "Los buenos clientes nos dan información", dice, "Creo que es más difícil de entender para los nuevos clientes que no han organizado eventos con nosotros antes. Parece que pedimos muchas cosas, pero en realidad toda esa información se difunde a distintos equipos por distintas razones, y todo es muy necesario."

Acoger el acontecimiento

Una vez finalizada la planificación y puesto en marcha el evento, Brian Charity insiste en la importancia de disfrutar del momento. "El comienzo debe ser el momento en que todo el trabajo se vea recompensado", aconseja, sugiriendo que la apertura de puertas debe ser la parte más estimulante del evento. Su experiencia en el mundo del espectáculo y el teatro refuerza este punto de vista: el verdadero espectáculo comienza cuando se abren las puertas, los expositores están listos y llega el público. Es el momento de que los organizadores vean cómo su duro trabajo da fruto y disfruten de la experiencia.

Creatividad y sorpresas en la feria

Brian también habla de la creatividad y diversidad que ve en los stands de las ferias. Desde sencillos expositores de sobremesa hasta elaborados montajes que parecen cafeterías o estudios de televisión en directo, cada evento aporta algo nuevo y sorprendente. "Hay tantos stands. En definitiva, es creativo", comenta Brian, destacando las infinitas posibilidades del diseño de exposiciones. Recuerda eventos especialmente memorables, como las exposiciones de bodas, en las que la alegría y la emoción de los asistentes añaden un toque especial a la ocasión.

Una salida responsable

A medida que los eventos se acercan a su fin, el proceso de retirada es crucial. Brian explica la importancia de una estrategia de salida bien planificada para los expositores. "En cuanto se abren las puertas, el espacio se convierte en una obra en construcción. Es muy importante que la gente colabore".

"Dependiendo de las necesidades del cliente, podemos proceder a un desalojo completo o a un desalojo suave", explica. El desmontaje completo implica cascos, chalecos de alta visibilidad y asistencia mecánica, como carretillas elevadoras, mientras que el desmontaje suave es más sencillo y permite a los expositores desalojar manualmente sus stands.

El cansancio y las ganas de volver a casa llevan a menudo a los expositores a apresurar su salida. Brian ha visto incluso cómo algunos expositores se marchaban sin más al final del evento, abandonando stands enteros y todo su material de exposición y promoción. No obstante, es importante que los organizadores se aseguren de que todo el mundo limpie, ya que el exceso de basura por encima del nivel acordado con antelación supondrá un coste adicional para el organizador. 

"Hay un volumen de basura que se incluye en todos los contratos", dice Brian, "pero los clientes siempre deben hacer lo posible por animar a la gente a que se lleve los residuos o los recicle". Su consejo a los expositores es práctico y directo: "Todo el mundo debe tomarse su tiempo. No todos tenemos que correr hacia la misma puerta al mismo tiempo". 

Apagar, reiniciar

El Centro de Exposiciones de Liverpool hace gala de una notable eficiencia en la organización de eventos, a menudo en apenas cuatro o seis horas. "Nuestro objetivo suele ser que transcurran entre cuatro y seis horas entre un evento y otro", revela Brian Charity, que explica el rápido ritmo operativo del recinto. Este rápido ritmo es crucial para organizar eventos consecutivos, como un espectáculo que termina de madrugada y otro que comienza al amanecer.

La capacidad de la sede para facilitar estas rápidas transiciones depende de la experiencia y la coordinación de su equipo. Brian subraya su competencia: "Nuestro equipo, los limpiadores, el mayordomo, todos están tan acostumbrados a lo que hacen que es algo natural". Esta máquina bien engrasada se encarga de que el recinto esté limpio, preparado y listo para el siguiente evento.

Consejos para expositores

Tras hablar con Brian, está claro que ciertos comportamientos clave pueden contribuir en gran medida a garantizar el éxito de los expositores en las ferias. 

• Comprender y respetar las directrices del recinto, comunicadas a través del manual del expositor, es crucial. 
• La comunicación proactiva con el lugar de celebración permite diseñar stands seguros y creativos, mientras que las acciones no autorizadas de última hora pueden perturbar y plantear riesgos para la seguridad.
• Irse de forma responsable, sin dejar un desastre, ayuda enormemente al equipo de la sede. 

Y, en última instancia, los expositores deben asegurarse de disfrutar del proceso, dar rienda suelta a su creatividad y experimentar la recompensa de ver cómo su visión cobra vida durante el evento. En Solopress tenemos un montón de opciones inspiradoras cuando se trata de sus necesidades de impresión para Exposiciones y conferencias.