Exponga como un experto: la perspectiva del organizador

Con el fin de ayudar a todo aquel que tenga previsto exponer en una feria, hemos creado una gran cantidad de vídeos y blogs útiles como parte de nuestra serie "Exponga como un experto". Hasta ahora hemos hablado con expositores, agencias y diseñadores de stands. Esta vez nos dirigimos a los organizadores de exposiciones y ferias. Hablar con los expertos responsables de la organización de estos eventos nos ofrece una nueva perspectiva sobre el arte de exponer. Para ello, hemos hablado con las mentes organizadoras de algunas ferias de gran éxito en el Reino Unido: la Su exposición empresarial serie de eventos y El Salón de la Imprenta.

Conozca a los expertos

Martin y Kerry Lewis-Stevenson, junto con Devon Luffrum, responsable de marketing y eventos, organizan Your Business Expo en nombre de Pulse Media Group. Organizan eventos comerciales para comunidades empresariales de toda la región de Midlands, a los que empresarios y propietarios de empresas pueden acudir para encontrar nuevos clientes y proveedores y crear sus redes de contactos.

Chris Davies, director de eventos de Link Publishing, participó en la primera edición de Print Show en 2015. Desde entonces, se ha convertido en el principal evento del sector de la impresión en el Reino Unido. The Print Show es el punto de encuentro de todas las áreas del sector y el lugar al que acude el comercio británico para presentar nuevas tecnologías, exhibir productos y servicios y estrechar lazos entre empresas.

Preparación, preparación, preparación

Lo primero que todos los organizadores nos recomendaron unánimemente fue la preparación. Casi todos los expositores que fracasan en una feria pueden atribuir su falta de éxito a una mala planificación. Establecer un plan detallado de marketing, logística, diseño del stand y materiales es la mejor manera de garantizar un resultado positivo.

Según Chris Davies, director de eventos de The Print Show, es importante adoptar un enfoque exhaustivo a la hora de exponer, "porque es caro exponer. Pero más que el dinero, es tu tiempo". Si quiere rentabilizar al máximo su inversión de tiempo y dinero, debe prestar mucha atención a los detalles para que su stand sea un éxito.

En cuanto a los aspectos prácticos, es muy valiosa la lectura detenida de la información facilitada por el organizador y el lugar de celebración. El manual en línea del organizador suele ser un tesoro de información vital y oportunidades de apoyo.

Diseño esmerado: un stand que impresiona Y cumple la normativa

El diseño de su stand es uno de los aspectos más emocionantes de los preparativos. Cubrimos diseños de stands a medida en un blog anterior de la serie, pero asegúrese de abordar los aspectos prácticos antes de lanzarse a diseñar su obra maestra. A los organizadores les interesa especialmente que te familiarices con las normas sobre electricidad, iluminación y diseño.

Planificar su espacio en una sala de exposiciones o en un aparcamiento le dará una buena idea de las dimensiones físicas de su stand. Cuando le preguntamos a Chris qué haría el expositor perfecto, nos contestó, "Si existiera un expositor perfecto, imagino que sería alguien que primero montaría su stand en sus instalaciones. Lo cotejaría con cualquier información del organizador del evento en términos de listas de comprobación, especificaciones, conductos, energía, ese tipo de cosas".

Aunque el valor logístico de este nivel de planificación es vital, también lo es el conocimiento de la experiencia del visitante. Dado el lema de The Print Show, "Impresión sin barreras", no es de extrañar que a Chris no le gusten los obstáculos.

"A los expositores de The Print Show les encanta mostrar su planta, pero si tienen las máquinas por todo el exterior, se crea una especie de barrera. La gente acaba teniendo una conversación por encima de una máquina mientras está en el pasillo".

Está claro que los diseños de stands que supongan un bloqueo para los asistentes, ya sea físico o psicológico, tendrán dificultades para atraer a su público.

Grande o pequeño, cuenta con la ayuda de expertos

En cuanto a la conformidad, una vez más es buena idea apoyarse en la ayuda que ofrece el organizador. En el caso de Link Publishing, contratan a un tercero para que revise el diseño del stand: "empleamos a una empresa llamada Essential Events, que realiza una comprobación previa del stand. Así que cuando envíes el diseño de tu stand, ellos lo comprobarán y te dirán: 'está bien' o 'hay un problema con esto' o 'aquí tendrás un problema con los protocolos de salud y seguridad', de modo que sabrás si tu stand cumple los requisitos mucho antes de llegar".

Aunque su presupuesto no le permita construir un gran stand, puede hacer muchas cosas con una caseta. La conformidad es más fácil con estos stands prefabricados, pero tendrá que usar su imaginación para crear algo llamativo y único. Hablamos de cómo utilizar artículos de exposición impresos para sacar el máximo partido de espacios de exposición más pequeños en un artículo anterior de esta serie.

Marketing: ¡los organizadores están aquí para echarle una mano!

No es casualidad que Link Publishing, que organiza The Print Show, y Pulse Media Group, que organiza Your Business Expo, sean editoriales. No es infrecuente que los eventos comerciales estén organizados por una publicación comercial o un grupo editorial. Es una gran noticia para los expositores que deseen promocionar su presencia en la feria.

Como dice Devon Luffrum, de Pulse Media, sobre Your Business Expos, "Creo que son las mejores exposiciones en las que he trabajado, y eso se debe a nuestra presencia como Pulse Group Media... No somos sólo exposiciones. Hacemos todo el embudo de marketing, así que básicamente somos una enorme máquina de marketing".

Los organizadores de este tipo de eventos suelen ofrecer un paquete de marketing como parte del trato al adquirir un stand. Además, pueden ofrecerte un manual de marketing online, plantillas y material gráfico para tus propios anuncios, así como consejos sobre cómo hacer correr la voz.

¿Y por qué no? Como señala Chris, el éxito de los expositores es vital para el éxito del evento, "Por la sencilla razón de que si el salón no es un éxito, no hay salón. Las empresas que exponen seguirán adelante. Nosotros dejaremos de existir. Así que tenemos más interés que nadie en que la feria sea un éxito. Es nuestro medio de vida. Si es una mala exposición, se acabó. Se vive y se muere por la exposición del año pasado".

¡Aproveche la oferta!

Por este motivo, los organizadores hacen todo lo posible por poner a disposición de los expositores recursos eficaces. Pero, sorprendentemente, los expositores suelen ser lentos a la hora de aprovechar todas las ventajas que se les ofrecen.

"Nos apasiona que los expositores nos ayuden a ayudarles". nos dijo Chris, "Pero te sorprendería saber cuántos no utilizan realmente todas las herramientas de su arsenal. En el manual en línea, tenemos correos electrónicos preescritos, logotipos, firmas, literalmente todo está ahí. Anuncios en la web. Afortunadamente, este año hemos visto un gran aumento en el número de expositores que utilizan estos recursos y promocionan el salón.

Así que, por el amor de Dios, aproveche la experiencia y la exposición que le ofrece el organizador, ¡ya ha pagado por ello al reservar su stand!

Cuando llegue el gran día...

Todos los organizadores coinciden en que llegar pronto permite a los expositores evitar cualquier imprevisto.

"Siempre va a haber confusiones o complicaciones". Chris admite, "No se han entregado las cosas o se han cometido errores. Los stands los instalan seres humanos y la gente comete errores, pero los problemas se pueden solucionar... sólo hay que dejar un poco de tiempo por si algo sale mal y hay que arreglarlo".

Es importante hacer que su tiempo cuente y ser receptivo con los visitantes. "Top tip," según Chris, "¡no comas en tu puesto, porque nadie quiere hablar con alguien mientras come!"

Desplazarse por el teléfono es otra práctica prohibida: "estas son cosas que suenan obvias," dice Chris, "pero es increíble la cantidad de gente que se queda ahí sentada mirando el móvil cuando hay gente pasando". La clave es estar alerta y abierto a una charla. "Si haces contacto visual con ellos... y te relacionas con la gente, ellos se relacionarán contigo".

Regalos que no se acaban nunca

Para muchos asistentes, lo más destacado es acumular un impresionante botín de regalos. Martin Lewis-Stevenson, de Pulse Group Media, reconoce la importancia de los artículos promocionales para iniciar una conversación:

Si tienes una novedad en tu stand, ya sean caramelos, un regalo o una pelota antiestrés, el visitante la cogerá y entonces dirá: "Hola, ¿cómo estás?" Y de repente tienes un tema de conversación común, y ahí es donde empiezan las conversaciones".

Si desea una asociación duradera con su marca, un artículo personalizado es una gran manera de ayudar a que su primera impresión perdure después de la feria. Solopress ofrece una amplia gama de Productos de promoción del clásico Bolígrafos y Bolsas a elementos duraderos como Bancos de energía y Cargadores inalámbricos que difundirán su mensaje y le resultarán útiles mucho después del evento.

No seas generoso hasta la exageración

Aunque un obsequio de algún tipo es una forma estupenda de atraer visitantes a su stand, siempre debe asegurarse de que sus productos promocionales sean apropiados para el evento. No querrá regalar inadvertidamente artículos de contrabando. Aunque el organizador del evento estará en condiciones de aconsejarle sobre lo que está permitido, a menudo es el lugar del evento el que dicta las normas:

"Una vez tuvimos un expositor que regalaba un utensilio de cocina que tenía una cuchilla". nos dijo Chris. "Hay que tratar al NEC como a un aeropuerto. Si intentaras pasar el control de seguridad de un aeropuerto con ese artículo, te detendrían. Si distribuyes cosas desde tu stand, tienes que aplicar realmente esas leyes".

El alcohol es otra cuestión que debe abordarse con precaución. Aunque no es infrecuente que se suministren bebidas alcohólicas en una feria, es importante que se haga dentro de las normas y reglamentos establecidos por el lugar de celebración y, lo que es más importante, dentro de la ley.

Como señala Chris: "como el espectáculo está abierto a mayores de 16 años, si regalas botellas de alcohol de marca como promoción, aunque no estén abiertas, podrías dárselas sin querer a un menor de 16 años. Y, por supuesto, es ilegal servir alcohol a menores".

Si quieres vender o regalar bebidas alcohólicas, es importante que consultes antes con el organizador. Ellos podrán asesorarte sobre la política del local en materia de alcohol, vidrio y botellas. También debes asegurarte de que cumples las leyes sobre concesión de licencias; en Inglaterra y Gales, por ejemplo, puede que tengas que solicitar una autorización para vender bebidas alcohólicas. Aviso de Acontecimiento Temporal (TEN).

Un elemento competitivo

Los concursos están muy extendidos en las ferias. Las "tarjetas de visita en una pecera" son un formato de sorteo de premios bien establecido que ayuda a ampliar la lista de contactos, pero pensar más allá de la pecera puede producir un mayor nivel de compromiso. Nuestros organizadores consideraron que un mayor nivel de participación puede hacer aflorar el espíritu competitivo y suscitar valiosas interacciones.

"Hicimos que la YMCA trajera Hook-A-Duck". nos dijo Kerry, de Pulse Media, "¡Es tan básico, pero funciona! Es algo extraño, el niño sale de ti cuando vienes a las exposiciones. Es como si no hubieras visto antes una gominola o un caramelo, esas cosas te atraen. Eso inicia una conversación, que a su vez inicia una discusión de negocios".

Chris, de Link Publishing, observa el mismo fenómeno: "Una empresa llamada Aurora trajo un simulador de F1, que era realmente bueno, ¡y muy competitivo! Todo el mundo quería poner su nombre en el marcador durante todo el día. La gente volvía y comprobaba quién estaba en cabeza. No se trataba de ganar una botella de champán. Se trataba de estar en lo más alto del marcador.

El éxito puede crecer como una bola de nieve cuando hay algún tipo de actividad participativa que atrae a la gente a tu stand, como explica Chris:

"Una de las cosas que ocurre es que se crea una especie de pista. Lo que ocurre es que otros visitantes se acercan y piensan: "¿Qué está pasando ahí? ¿Por qué hay tanto bullicio? Y eso arrastra al público, mantiene el stand lleno y te da la oportunidad de interactuar con el visitante".

Sus comentarios son valiosos

La información es una vía de doble sentido. Si bien los organizadores de ferias están deseosos de ofrecerte valiosos consejos, también les interesa conocer tus comentarios para mejorar futuros eventos.

"Enviamos un correo electrónico con una encuesta posterior a la feria tanto a los visitantes como a los expositores". explica Devon, "Para nosotros, como organizadores y gestores de eventos, es muy importante recibir información tanto de los expositores como de los visitantes para asegurarnos de que podemos cambiar o adaptarnos a lo que sea necesario en futuras ferias".

Así que, cuando el organizador de un acto al que hayas asistido te pida tu opinión, ¿por qué no te ayudas a ti mismo ayudándole a él?

Lecciones aprendidas

El mensaje que debe llevarse a casa de los organizadores es que son sus amigos. Aunque puedan parecer llenos de normas y restricciones, lo que realmente quieren y necesitan es que su stand sea un éxito. Por eso es probable que le apoyen en la mayoría de los aspectos de su planificación previa y de su experiencia el día de la feria. Mantenga abiertas las líneas de comunicación con su contacto en el evento, y le ayudará a evitar errores logísticos, a obtener consejos para que su stand sea un éxito y a recibir un montón de apoyo de marketing que aumentará la asistencia por el bien de todos.