La Fondation pour l'endométriose au Fertility Show

La fondation pour l'endométriose a récemment participé à sa première exposition, le Fertility Show, à l'Olympia de Londres.  

Après les avoir soutenus avec exposition imprimer et conseil pour l'émission, nous avons rencontré Carla Cressy, fondatrice de The Endometriosis Foundation, pour savoir comment elles s'en sortent et ce qu'elles ont appris de cette expérience.

La mise en place 

C'était la première fois que Carla participait à ce type d'événement, et nous avons donc partagé avec elle les enseignements que nous avions tirés de nos propres expériences. Nous avons également pu lui transmettre les connaissances que nous avons acquises en discutant avec des clients qui sont des exposants chevronnés. 

Ces informations ont permis à Carla de réfléchir à l'importation, aux sujets et aux questions avant l'événement et d'éviter les surprises le jour même. 

Les questions clés que nous avons abordées lors de la préparation du salon de la fertilité étaient les suivantes : 

• Comment se démarquer au mieux ? 
• De combien d'espace disposons-nous et comment pouvons-nous l'utiliser au mieux ? 
• Comment adapter au mieux les informations à l'événement ? 
• Quel est le meilleur moyen de diffuser notre message ? 

Le fait d'être constamment occupée par d'autres événements avant le salon a donné à Carla de nombreuses occasions de s'entraîner à la mise en place de son stand avant le grand jour. 

Carla a déclaré : "Nous avons fait deux essais pour préparer notre stand avant d'y aller : "Nous avons eu deux séances d'entraînement pour installer notre stand avant de partir, et nous nous sommes donc sentis prêts.  

"Nous avons fait quelques essais, comme lorsque nous avons rendu visite à l'équipe féminine de West Ham. Ainsi, le jour J, nous n'avons eu aucun problème ni aucun stress concernant l'installation ! 

L'exposition 

Le Fertility Show est arrivé en un clin d'œil pour Carla et son équipe. 

En tant qu'experts de l'endométriose, ils sont venus avec une grande expérience dans leur domaine. Cependant, en tant qu'exposants pour la première fois, ni Carla ni son équipe ne savaient à quoi s'attendre de ce salon.  

Carla a déclaré : "Je m'attendais à ce que l'exposition se déroule dans le calme : "Je m'attendais à ce que l'exposition soit une journée calme au cours de laquelle nous parlerions de nous à quelques personnes. 

En réalité, le salon s'est avéré être un événement très animé, avec des foules de visiteurs impatients de découvrir le travail de la Fondation.  

Un coup de pouce 

Pour faire face à l'énorme public du Fertility Show, Carla s'est entourée d'une équipe de soutien. Avec l'aide de quatre bénévoles pendant deux jours, l'Endometriosis Foundation était prête à mettre en place et à organiser sa première exposition. 

Carla a déclaré : "Notre parcelle était un espace ouvert que nous avons facilement rempli : "Notre emplacement était un espace ouvert que nous avons facilement rempli. La position de notre stand et sa mise en place donnaient une impression d'accueil qui, nous l'espérons, encouragerait le plus grand nombre de personnes à venir nous parler". 

Heureusement, leur préparation a porté ses fruits. Carla explique qu'ils sont arrivés avec 30 minutes d'avance avant l'ouverture à la foule. Grâce à leurs essais minutieux, il ne leur a fallu que 15 minutes pour se mettre en place ! 

Le spectacle continue !

Il s'est avéré que l'Endometriosis Foundation était la seule organisation caritative exposant au salon. 

Carla a ajouté : "Tous les autres participants étaient des cliniques, alors beaucoup de gens sont venus nous voir parce que nous étions une voix différente dans la salle. Comme nous étions la seule organisation caritative présente, les gens venaient nous voir pour faire une pause et avoir un peu de répit". 

En prévision du salon, Carla et son équipe s'interrogeaient sur la popularité de leur stand. 

Cependant, au cours de ces deux jours, ils ont été époustouflés par le soutien et la popularité dont leur stand a bénéficié. 

Carla a déclaré : "Nous ne nous attendions pas à ce qu'autant de personnes interagissent avec notre stand : "Aucun d'entre nous ne s'attendait à ce qu'autant de personnes interagissent avec notre stand.  

"Nous ne nous attendions pas à ce qu'autant de personnes viennent nous voir alors qu'elles étaient elles-mêmes atteintes d'endométriose ou qu'elles connaissaient un ami ou un parent qui avait souffert de cette maladie. 

En fait, leur stand était tellement populaire qu'ils ont eu du mal à répondre à la demande. Leur stock de sacs et de dépliants gratuits s'est épuisé si rapidement qu'ils ont dû créer leur propre stock ! 

Carla a déclaré : "Nous avons distribué tous nos sacs-cadeaux avant la fin du spectacle : "Nous avons distribué tous nos sacs-cadeaux avant la fin du spectacle. Nous pensions qu'il y aurait beaucoup de restes !  

"Au départ, nous pensions en distribuer au mieux 100 par jour, mais nous en avons finalement distribué plus de 200 chaque jour ! Nous avons fini par confectionner nos propres sacs à surprises, car ils étaient toujours très demandés". 

Se démarquer

Mais qu'est-ce qui a rendu leur stand si populaire, et qu'est-ce qui les a fait sortir du lot dans un Olympia de Londres plein à craquer ? 

Carla a souligné l'importance des cadeaux imprimés : "Tout le monde aime les cadeaux ! 

Elle ajoute : "Presque tous les autres stands étaient blancs et bleus. Notre stand était rempli d'imprimés jaunes et roses, entourés de notre large bannière et des bannières roulantes qui l'accompagnent. 

"Notre stand était incontournable ! 

Non contente de participer à sa première exposition, Carla a également été ambassadrice du Fertility Show.  

Cela signifiait une journée multitâche entre les différents rôles. Entre son stand et les débats d'actualité sur la scène principale, la journée s'annonçait chargée ! 

Carla ajoute : "En tant qu'ambassadrice du salon, j'ai dû courir de l'autre côté de l'Olympia de Londres pour obtenir un micro pour nos conférences. C'était un peu mouvementé, car la scène se trouvait à l'autre bout de l'espace où se trouvait notre stand ! 

Enseignements pour la prochaine fois 

Les premiers spectacles ne se déroulent pas mieux que The Endometriosis Foundations. Cependant, il y a toujours des leçons à tirer pour la prochaine fois. 

Après tout, rien ne change si rien ne change ! Ce sont là quelques-unes des idées que Carla mettra à profit pour les événements à venir : 

Préparez-vous à la générosité des gens ! 

La prochaine fois, Carla souhaite prévoir un moyen facile pour les participants de faire un don à la Fondation pour l'endométriose. Étant la seule organisation caritative présente à l'exposition, de nombreuses personnes ont voulu donner de l'argent, mais ce n'était pas ce que Carla avait prévu. 

Elle a ajouté : "Nous avions besoin d'un moyen de collecter de l'argent auprès des gens pendant que nous étions sur place. Beaucoup de gens sont venus nous voir pour nous demander de faire un don, mais nous ne pouvions les envoyer que sur notre site web.  

"Nous avions besoin d'un moyen facile pour les gens de faire un don. Nous avions besoin d'un lecteur de carte ou d'un code QR à scanner.

Choisir un rôle et s'y tenir

L'une des principales choses que Carla changerait, c'est sa polyvalence entre son stand et son rôle d'ambassadrice du salon. 

Elle a déclaré : "C'était très difficile de faire plusieurs choses à la fois : "C'était une véritable course contre la montre, car notre stand et la scène n'auraient pas pu être plus éloignés l'un de l'autre ! La prochaine fois, je pense que je devrais choisir entre les rôles et n'en faire qu'un seul.

Veiller à ce que le matériel promotionnel soit abondant et complet

Après avoir distribué tous ses sacs avant la fin du spectacle, Carla souhaite prendre plus de sacs ainsi que d'autres marchandises la prochaine fois. 

Alors que leurs brochures étaient remplies de sujets et d'informations essentiels, elle souhaite couvrir des questions plus larges pour son public. 

Carla a ajouté : "Nous étions prêts à parler de la fertilité, mais pas autant des autres sujets. 

"La prochaine fois, je souhaite fournir plus d'informations et des sujets variés dans nos brochures qui couvrent des sujets plus larges tels que la nutrition et la gestion de la douleur. 

Le spectacle doit continuer ! 

La principale leçon que vous pouvez tirer de la première expérience d'exposition de Carla est qu'il vaut mieux prendre trop de choses que d'en manquer. 

Mieux vaut avoir trop de marchandises que pas assez ! 

Pour vous faire une idée du type d'événement auquel vous pourriez exposer, pour évaluer votre public et sa taille, il serait bon de prendre contact avec les organisateurs du salon afin de mieux comprendre les questions que vous pourriez vous poser ! 

Si vous avez besoin de documents imprimés à emporter avec vous, nous serons là pour vous aider à chaque étape ! 

Après tout, comme l'a dit Carla, qui n'aime pas les cadeaux ?