L'été est la période idéale pour organiser des événements en plein air au Royaume-Uni. Qu'il s'agisse d'une foire communautaire, d'une réunion de collègues ou d'un festival de musique, un événement bien planifié peut renforcer les liens et permettre à tous les participants de passer un bon moment. Cependant, les événements en plein air peuvent présenter des défis uniques et nécessitent une planification méticuleuse tenant compte de variables telles que les conditions météorologiques et l'accessibilité. Solopress est là pour soutenir votre événement avec des supports d'impression extérieurs essentiels qui garantissent que votre événement se démarque et se déroule sans problème.
Choisir le bon lieu de réunion
Le choix d'un lieu approprié est crucial pour la réussite de votre événement. L'accessibilité est un élément clé ; assurez-vous que le lieu est facilement accessible à tous les participants, y compris aux personnes handicapées. Vérifiez qu'il y a suffisamment de places de stationnement et de liaisons avec les transports publics.
Compte tenu de l'imprévisibilité du climat britannique, choisissez un lieu qui offre une forme d'abri ou qui permet l'installation de structures temporaires telles que Abris de jardin. Rechercher des modèles météorologiques locaux et des données historiques pour prendre des décisions éclairées. En utilisant Bannières, Affiches, et Signalisation peut aider à guider les participants et à améliorer l'attrait visuel du lieu, en veillant à ce que tout le monde sache où aller, même en cas de mauvais temps.
La capacité d'accueil est également importante. Les espaces surpeuplés peuvent être dangereux, tandis qu'un lieu trop grand peut sembler peu fréquenté, ce qui peut nuire à l'ambiance. Choisissez un lieu qui peut accueillir confortablement le nombre de participants prévu, tout en respectant les règles de sécurité.
Puis-je louer un parc pour un événement estival ?
Les parcs représentent des espaces extérieurs attrayants, souvent facilement accessibles, au cœur d'une communauté, ce qui en fait un lieu idéal pour des événements. En général, les parcs sont placés sous l'autorité des conseils locaux, à l'exception des parcs royaux de Londres, qui appartiennent à la Couronne et sont administrés par le gouvernement.
La décision d'autoriser votre événement dans un parc, ainsi que les frais qui y sont associés, est prise au cas par cas par votre conseil municipal. De nombreux arrondissements et conseils sont plus favorables aux événements caritatifs et communautaires. Bien que les événements commerciaux puissent avoir lieu sur des parcs contrôlés par le conseil municipal, il faut s'attendre à des frais plus élevés et à des exigences administratives rigoureuses en matière de stationnement, d'hygiène, de bruit, de sécurité publique et de couvre-feu.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter les lignes directrices de l'administration locale. Association des collectivités locales.
Recherchez des clubs sportifs !
Si vous êtes une entreprise privée désireuse d'organiser un événement d'entreprise pour des clients ou une fête entre collègues, vous pouvez envisager de vous rendre dans un club sportif local. Les clubs sportifs répondent souvent à la liste des exigences des événements estivaux : espace extérieur, toilettes, parking et licence de vente d'alcool. Ils constituent donc une solution idéale pour organiser des événements en plein air en toute tranquillité.
Promotion d'événements et stratégie de marque
Une promotion efficace est essentielle pour susciter l'anticipation, l'excitation et un sentiment d'occasion pour votre événement. Une image de marque cohérente sur tous les supports renforce non seulement l'identité de votre événement, mais instaure également la confiance et la reconnaissance. Voici un guide étape par étape de la promotion et de l'image de marque de votre événement, depuis les invitations initiales jusqu'à l'image de marque le jour même.
Promotion avant l'événement
Création d'invitations et de billets :
Commencez par concevoir et envoyer des invitations. Les invitations personnalisées donnent le ton de votre événement et peuvent être adaptées à votre thème. Pour les événements nécessitant une entrée, concevez des billets de marque portant le logo, les couleurs et les informations clés de votre événement. Imprimés Invitations et Billets garantir un aspect professionnel et cohérent.
Conception d'affiches et de dépliants :
Faites la promotion de votre événement à l'aide d'affiches et de dépliants accrocheurs. Distribuez-les dans des endroits stratégiques et partagez-les avec des entreprises locales pour étendre votre portée. Marque Affiches et Les mouches contribuera à accroître la visibilité et à susciter l'enthousiasme.
Les médias sociaux et les campagnes de courrier électronique :
Utilisez les canaux en ligne pour faire passer le message. Une image de marque cohérente sur les réseaux sociaux et dans les campagnes d'e-mailing renforce l'identité de votre événement et maintient l'intérêt de votre public. Complétez ces efforts numériques par du matériel physique tel que des affiches de marque Bracelets pour l'entrée afin de créer un lien tangible avec les participants.
T-shirts et produits dérivés du personnel :
Équipez votre équipe de T-shirts de marque pour qu'elle soit facilement identifiable ou pour qu'elle devienne un article de merchandising de l'événement. Pensez aux sacs fourre-tout en coton imprimé pour offrir aux participants un souvenir mémorable. Sur mesure T-shirts et Sacs cabas garantir des vêtements et des marchandises de marque de haute qualité.
Marquage au jour le jour
Créer une entrée accueillante :
Faites une première impression forte avec une entrée de marque. Utilisez un Arc-en-ciel pour accueillir les participants et préparer le terrain pour votre événement. Cela crée un sentiment d'occasion et d'excitation à l'arrivée des invités.
Habillage du lieu :
Améliorer l'espace événementiel avec Signalisation et Drapeaux imprimés. Une signalétique claire et marquée aide les participants à se repérer dans le lieu, tandis que les drapeaux ajoutent à l'attrait visuel et renforcent la présence de votre marque. Envisagez des sièges à l'effigie de votre marque pour renforcer l'aspect professionnel de l'événement.
Programme de l'événement :
Fournir aux participants un programme complet de l'événement. A brochure agrafée En détaillant le programme, les points forts et les informations essentielles, les participants restent informés et impliqués tout au long de l'événement. Solopress propose l'impression de brochures agrafées de haute qualité pour répondre à vos besoins.
Éléments interactifs et cadeaux :
Engagez les participants avec des stations interactives et des cadeaux. Utiliser des documents imprimés tels que Les mouches, Brochures, et Cartes postales pour fournir des informations et encourager la participation aux activités. Le matériel portant une marque ne se contente pas d'informer, il sert aussi de souvenir que les participants peuvent ramener chez eux.
En suivant ces étapes et en utilisant un mélange de produits de marque Bannières, Drapeaux, Affiches, et d'autres supports promotionnels, vous pouvez garantir une image de marque cohérente et professionnelle tout au long de votre événement. Le maintien d'une image de marque uniforme sur différentes plateformes et supports crée une image cohérente et digne de confiance, ce qui attire davantage de participants et améliore leur expérience globale.
Créer un environnement attrayant
Un espace événementiel accueillant et fonctionnel est essentiel pour une expérience mémorable. Utilisez des couleurs vives et des designs attrayants pour créer une atmosphère séduisante. Des éléments interactifs tels que des cabines photos, des démonstrations en direct ou des installations artistiques peuvent susciter l'intérêt des participants et encourager le partage social. Impression personnalisée Abris de jardin, Nappes, et même Chaises longues peut améliorer l'attrait visuel et faire ressortir votre événement.
Aménagez votre espace de manière à faciliter la circulation et l'interaction. Réfléchissez bien à l'agencement pour éviter les encombrements, en veillant à ce qu'il y ait des allées et des panneaux clairs pour diriger les participants vers les zones clés telles que les toilettes, les stands de restauration et les bureaux d'information. Des présentoirs promotionnels et une signalisation bien placés aideront à guider vos invités et à maintenir un environnement organisé et agréable.
Permettre des pauses toilettes
Lors de l'organisation d'un événement en plein air, il est essentiel de ne pas négliger la mise à disposition de toilettes adéquates. S'assurer que vos invités ont accès à des toilettes propres et fonctionnelles peut avoir un impact significatif sur leur expérience et leur confort. Négliger cet aspect peut entraîner de longues files d'attente, de l'inconfort et, en fin de compte, un souvenir négatif de votre événement.
Location de toilettes portables
La location de toilettes portables est une solution pratique pour tout événement en plein air, des festivals de musique aux mariages. Les toilettes portables modernes sont livrées propres et entièrement approvisionnées en papier et en désinfectant. Elles n'ont besoin ni d'électricité ni de plomberie, ce qui les rend adaptées à n'importe quel endroit. Pour les événements de plusieurs jours, il est important d'organiser un nettoyage et un entretien réguliers afin de maintenir les installations hygiéniques. Une bonne planification et une bonne coordination avec votre fournisseur de toilettes portables garantiront que votre événement restera confortable et agréable pour tous les participants.
Ai-je besoin d'une licence pour servir de l'alcool ?
Si vous prévoyez de fournir de l'alcool gratuitement lors de votre événement, vous n'avez pas besoin de licence. En outre, la nourriture peut être servie et vendue jusqu'à 23 heures sans licence. En revanche, si vous souhaitez vendre de l'alcool lors d'un événement ponctuel, vous devez demander une autorisation de manifestation temporaire (Temporary Event Notice - TEN) pour les activités soumises à licence, telles que la vente d'alcool.
Selon le site gov.uk, les activités soumises à autorisation sont les suivantes
- Vente d'alcool
- Servir de l'alcool aux membres d'un club privé
- Proposer des divertissements, tels que de la musique, de la danse ou des événements sportifs en salle
- Servir des aliments ou des boissons chauds entre 23 heures et 5 heures du matin
Un avis d'événement temporaire coûte 21 livres sterling et peut être obtenu auprès de votre mairie. Il est important de noter que les lois relatives à l'alcool sont strictes. Toute personne reconnue coupable de les avoir enfreintes s'expose à une lourde amende et à un casier judiciaire. Que vous prévoyiez de faire payer les boissons ou de les distribuer gratuitement, toute personne ou organisation ayant l'intention de servir de l'alcool doit consulter le site gov.uk et se familiariser avec la loi.
De quel type d'assurance ai-je besoin pour un événement en plein air ?
Lorsque vous organisez un événement en plein air, vous avez un devoir de diligence envers les personnes qui y assistent. Il est essentiel d'examiner l'assurance spécifique requise, car le type d'événement que vous organisez déterminera le type et le niveau de couverture dont vous avez besoin. Voici quelques exemples de polices à envisager :
- Assurance responsabilité civile des employeurs : si des employés travaillent lors de l'événement, vous voudrez explorer les possibilités suivantes
- Assurance responsabilité civile : si vous organisez un événement ouvert à la communauté, ce point doit figurer en tête de vos priorités.
- Annulation de l'événement : si vous êtes exposé à des frais généraux élevés et à des coûts irrécupérables.
- Couverture de l'équipement : Si vous avez besoin d'une police pour protéger du matériel coûteux sur place, tel qu'un système de sonorisation.
Si cela vous semble beaucoup, sachez que de nombreux fournisseurs proposent assurance événement ponctuel pour la journée. Ces polices regroupent souvent un certain nombre de services applicables pour couvrir l'équipement, la responsabilité, l'annulation, etc.
Quelle est la meilleure façon de s'approvisionner en électricité pour un événement en plein air ?
Il n'est pas rare, lors de petits événements sociaux, de voir des rallonges électriques sortir des prises intérieures pour aller vers l'extérieur. Toutefois, cette pratique est loin d'être la meilleure pour un événement organisé de manière professionnelle !
En réseau
Il est possible d'alimenter votre événement en plein air à partir du réseau électrique si votre lieu dispose de points de branchement extérieurs. Toute alimentation électrique destinée à être utilisée avec des appareils extérieurs doit être protégée par un disjoncteur différentiel de 30 mA, qui agit comme un interrupteur coupant le courant en cas de défaillance.
En outre, tous les câbles doivent être équipés de raccords extérieurs résistants aux intempéries. Les organisateurs d'événements doivent également être conscients du risque de trébuchement que représentent les câbles et prendre les dispositions nécessaires.
Générateurs diesel
Lorsque l'alimentation électrique n'est pas possible, les groupes électrogènes sont la solution la plus courante (et la plus entendue !). Généralement alimentés par du diesel ou de l'huile végétale hydrotraitée, les groupes électrogènes sont capables de gérer des charges importantes sur de longues périodes. Malgré de nombreux inconvénients, notamment le bruit, les émissions et l'utilisation de carburants coûteux et inflammables, ils restent une source d'énergie standard pour les événements en plein air.
Cependant, il est essentiel de surveiller les niveaux de carburant et de s'assurer qu'il ne s'épuise pas. Outre la perturbation évidente de votre événement, une coupure de courant soudaine peut être préjudiciable à certains équipements électriques.
Batteries rechargeables
Si les inconvénients des générateurs vous rebutent, il peut être intéressant d'envisager l'utilisation d'un bloc-batterie. Ces dernières années, des progrès considérables ont été réalisés dans le domaine des batteries rechargeables, les unités modernes offrant une puissance et une fiabilité accrues pour les événements hors réseau.
Ces batteries sont silencieuses et ne produisent pas d'émissions au point d'utilisation, certaines pouvant même être raccordées à des panneaux solaires. Plus légères et plus portables que les générateurs, leur commodité et leurs avantages environnementaux font des batteries rechargeables une solution de plus en plus viable à mesure que la technologie continue de progresser.
Protéger votre événement en plein air contre les intempéries
Le temps au Royaume-Uni peut être imprévisible, mais avec les bons préparatifs, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroulera sans problème, quelles que soient les conditions. Il est essentiel d'utiliser des matériaux imperméables et résistants au vent pour toutes les impressions en extérieur. Imperméable Bannières, vent–résistant Drapeaux, et robuste Signalisation sont essentiels pour conserver une apparence professionnelle, même dans des conditions météorologiques défavorables.
Il est également important de prévoir des plans de secours, tels que des espaces couverts ou d'autres lieux intérieurs. La location de tentes ou de chapiteaux peut fournir l'abri nécessaire aux participants et à l'équipement. Une bonne planification et l'utilisation de, météo–résistant vous aideront à assurer le bon déroulement de votre événement, quelles que soient les conditions météorologiques.
Maximiser l'engagement du public
La réussite d'un événement passe par l'engagement du public. La mise en place de stations interactives pour les jeux, les cadeaux et les activités pratiques permet de divertir et d'impliquer les participants, ce qui rend l'événement plus agréable pour eux. Sur mesure Les mouches, Brochures, et Cartes postales sont parfaits pour ces activités, car ils peuvent être utilisés comme indices imprimés dans le cadre d'une chasse au trésor ou comme cadeaux.
L'utilisation efficace des documents imprimés peut également renforcer l'engagement. Distribuer Les mouches, Brochures, et Cartes postales pour fournir des informations et maintenir les participants informés et intéressés. Ces supports peuvent être intégrés de manière créative à votre événement pour favoriser l'interaction et veiller à ce que les participants restent engagés et divertis tout au long de l'événement.
Planification de la gestion des détritus et des déchets
Une planification efficace de la gestion des détritus et des déchets est essentielle pour tout événement en plein air. Veillez à ce qu'il y ait suffisamment de poubelles et de bacs de recyclage sur l'ensemble du site afin d'encourager l'élimination correcte des déchets.
Placez les poubelles de manière stratégique dans les zones très fréquentées, par exemple près des stands de nourriture, des toilettes et des places assises. Étiquetez clairement les poubelles pour les déchets généraux, les produits recyclables et tout flux de déchets spécifique à votre événement afin de promouvoir le recyclage et de réduire l'impact sur l'environnement. Il est également conseillé de fournir des informations aux participants sur l'importance d'une élimination correcte des déchets et du recyclage.
Le nettoyage
Après l'événement, il est important d'éliminer les déchets conformément aux lois et réglementations locales. Engagez un service d'élimination des déchets agréé pour collecter et gérer les déchets de manière responsable, conformément à la législation en vigueur. Loi de 1990 sur la protection de l'environnement.
Effectuez un balayage complet du site pour vous assurer qu'aucun déchet n'est laissé sur place, afin de préserver la beauté naturelle du site et d'entretenir de bonnes relations avec les autorités et les communautés locales. En laissant le site sans déchets, vous démontrez non seulement votre respect pour l'environnement, mais vous évitez également les amendes et donnez une bonne image de votre événement.
Suivi post-événement
Une fois que votre événement est terminé, que vos invités satisfaits sont partis et que les tâches de nettoyage sont achevées, vous voudrez peut-être profiter de l'occasion pour faire le point. Le suivi des participants après l'événement est essentiel pour maintenir les liens et recueillir les réactions. L'envoi d'enquêtes pour recueillir des informations sur l'expérience des participants peut fournir des informations précieuses pour améliorer les événements futurs. L'offre d'incitants tels que des réductions ou la participation à un tirage au sort peut encourager un plus grand nombre de réponses. Cartes de remerciement et suivre–monter Les enquêtes peuvent être un moyen efficace de recueillir ce retour d'information.
Nous espérons que ce guide vous aidera à organiser un événement en plein air réussi. Les matériaux extérieurs de haute qualité et résistants aux intempéries de Solopress garantiront que votre événement aura non seulement un aspect professionnel, mais qu'il se déroulera sans problème, quel que soit le temps qu'il fera en Grande-Bretagne !
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