Exposer comme un expert : préparer un salon professionnel

Si vous prévoyez de présenter votre entreprise lors d'un salon professionnel, la préparation est essentielle pour tirer le meilleur parti de cette occasion passionnante. Qu'il s'agisse de votre première ou de votre cinquantième participation, la préparation d'un salon professionnel vous donnera les meilleures chances de nouer des liens précieux, de vous faire connaître et d'apprendre des autres acteurs de votre secteur d'activité. 

Nous avons interrogé nos clients imprimeurs et les réponses des exposants chevronnés parmi eux nous ont fourni des indications très utiles. En outre, nous avons nous-mêmes participé à un certain nombre de conférences et d'événements. Le salon de l'imprimerie Nous avons donc beaucoup d'expérience à partager. Nous avons rassemblé tout ce que nous avons appris pour nous-mêmes et de nos clients et nous avons élaboré notre guide sur la manière de préparer un salon professionnel réussi.

Participez avant d'exposer !

Avant de planifier votre propre exposition, faites l'expérience d'un salon en tant que participant. Cette expérience directe vous donnera une idée de la foule, de l'environnement et des attentes des exposants. Il s'agit d'une mission de reconnaissance précieuse qui vous fournira des informations essentielles pour votre propre stratégie d'exposition.

Fixer des objectifs

Il est essentiel de savoir ce que vous voulez faire au salon. Êtes-vous là pour entrer en contact avec des clients existants, intégrer de nouveaux prospects ou présenter votre marque à un nouveau public ? L'identification de votre public cible est cruciale pour l'élaboration de votre message, de votre conception et de votre approche globale. Vous devrez également préparer des outils et des stratégies pour recueillir des données sur les interactions, afin de vous assurer que chaque conversation débouche potentiellement sur une opportunité commerciale.

Choisissez une émission, choisissez un sujet

Choisissez un salon qui correspond à vos objectifs et à votre public cible. Essayez d'obtenir un emplacement qui soit très fréquenté. Vous devriez pouvoir obtenir un plan du site avant de réserver votre emplacement. Pensez aux itinéraires des visiteurs, aux lignes de vue et à l'emplacement des entrées, des sorties, des rafraîchissements et des salles de repos afin d'identifier les meilleurs emplacements.

Fixer un budget

L'établissement d'un budget est un élément essentiel de la préparation d'un salon professionnel. Réfléchissez au niveau de revenus que vous pourriez tirer des ventes et des commandes obtenues pendant le salon et de l'accueil de nouveaux clients et abonnés. Cela vous aidera à fixer un budget qui vous permettra d'obtenir un bon retour sur investissement. Votre budget doit couvrir tous les coûts, y compris le matériel d'exposition, les cadeaux promotionnels et les frais de personnel. La transparence dans l'établissement du budget permet d'éviter les coûts imprévus et de garantir un événement sans heurts et sans stress.

Conception du stand

Votre stand est votre mini-vitrine sur le salon, sa conception est donc cruciale. Visitez notre blog sur la conception pour obtenir des conseils et des idées utiles. 

cdavies de Coed Cadw (Woodland Trust au Pays de Galles) a déclaré ce qui suit :

Réfléchissez bien à l'espace que vous avez réservé - essayez d'imaginer comment tout va s'intégrer dans l'espace, y compris le personnel et les visiteurs. N'oubliez pas de prévoir un espace de rangement sécurisé pour les manteaux, les sacs, etc. ainsi que pour les dépliants de rechange, etc.

Pour les concepts de stands et les conseils de conception, nous vous proposons deux articles de blog pratiques. L'un d'entre eux traite de la conception des schémas de coques et petits espaceset pour l'exposant ambitieux, cinq conseils d'experts pour des stands d'exposition sur mesure.

Préparez votre matériel

Apportez à la fois du matériel promotionnel qui raconte votre histoire et des cadeaux que les participants apprécieront. Ces cadeaux n'attirent pas seulement les gens vers votre stand, mais ils servent aussi à rappeler votre marque une fois le salon terminé. 

Des éléments de base tels que Cartes de visite et un Dépliant ou Brochure expliquant votre offre actuelle sont des éléments indispensables.

Fourre-tout en coton font d'excellents sacs à surprises, et des produits de marque Stylos ou Cahiers ne manqueront pas d'être utilisés. En outre, les produits de marque Bonbons ou imprimé Produits promotionnels peuvent devenir des cadeaux personnalisés dont ils se souviendront.

Médias sociaux

Pendant que vous vous préparez pour un salon professionnel, commencez à faire connaître votre participation à l'avance. Utilisez les hashtags pertinents que les exposants et les organisateurs d'événements utilisent pour accroître leur visibilité.

Susciter l'intérêt des visiteurs

Envisagez d'organiser un jeu ou un concours sur votre stand. Non seulement cela suscitera l'intérêt des visiteurs, mais cela peut aussi être un outil précieux pour recueillir des informations de contact et d'autres données.

Choisissez votre équipe et informez-la

Choisissez une équipe enthousiaste, bien informée et sympathique. Expliquez-leur les objectifs, les attentes et le calendrier du salon.

Répéter

Entraînez-vous à un salon professionnel en installant vos présentoirs et en passant en revue vos interactions avant l'événement. Cela peut vous aider à repérer des problèmes potentiels et à rationaliser votre processus d'installation.

Physiothérapie vétérinaire Tails & Trails a pris contact avec lui pour lui dire ceci :

Faites un essai d'installation à l'extérieur afin de ne pas perdre de temps à réorganiser les lieux une fois sur place.

En plus de répéter votre installation, cela vaut la peine de faire quelques exercices de jeux de rôle avec votre équipe pour qu'elle soit à l'aise pour présenter les produits aux visiteurs. Notez ce conseil de S2 Design et publicité:

Entraînez-vous à la vente. Vous devez être capable de transmettre des informations rapidement et simplement - un discours d'ascenseur qui ne semble pas trop répété ou robotisé.

Démonstrations

Si votre produit est tangible, les démonstrations devraient être simples. En revanche, si votre produit ou service est plus abstrait, comme un logiciel ou une grosse machine, vous devrez faire preuve de créativité pour démontrer au mieux ses avantages.

Recherche et contact

Examinez les participants et les autres exposants. Envisagez de prendre contact à l'avance et même de fixer des rendez-vous avec des contacts clés pendant l'événement.

Logistique

Pensez à organiser votre voyage, votre stationnement et votre hébergement bien à l'avance afin d'éviter le stress de dernière minute. 

Prenez soin de votre équipe

Hydratez, nourrissez et motivez votre équipe. Leur bien-être influencera directement leur efficacité, alors veillez à ce qu'ils soient bien soignés.

Exigences particulières pour la mise en place

Avant que la foire commerciale n'ouvre ses portes et que le glamour et la clameur de l'événement ne commencent, le processus d'installation est souvent très différent. En fonction du lieu et de la nature de votre exposition, certaines exigences de sécurité peuvent devoir être respectées pendant les phases de montage et de démontage.

Si vous devez vous installer sur le site avant que le public ne soit admis, il se peut que vous travailliez dans un environnement semblable à celui de la construction. Les grandes installations, l'équipement lourd et l'activité intense peuvent créer des risques. Pour atténuer ces risques, de nombreux sites vous demanderont de porter des équipements de protection individuelle (EPI), en particulier pendant les périodes de montage et de démontage.

Voici quelques articles courants dont vous pourriez avoir besoin :

Vêtements à haute visibilité

Un gilet ou une veste de haute visibilité peut vous aider à être vu dans l'agitation de l'installation. C'est particulièrement important si vous travaillez à proximité de machines lourdes ou de véhicules en mouvement.

Casque de sécurité

S'il y a un risque de chute d'objets ou si vous travaillez dans une zone avec des charges aériennes, un casque de protection peut être exigé. Renseignez-vous auprès du lieu ou de l'organisateur de l'événement.

Bottes à embout en acier

Lors de l'installation, vous pouvez être amené à manipuler des objets lourds. Les bottes à embout en acier peuvent protéger vos pieds contre les accidents potentiels et constituent un équipement de sécurité standard dans les environnements potentiellement dangereux.

Gants

Si vous manipulez des objets lourds ou potentiellement tranchants pendant l'installation, les gants de sécurité peuvent protéger vos mains contre les coupures, les échardes et les abrasions.

Protection auditive

Dans certains cas, le processus d'installation peut impliquer des machines ou des outils bruyants. Dans ce cas, des protections auditives telles que des cache-oreilles ou des bouchons d'oreille peuvent s'avérer nécessaires.

Lunettes de sécurité

Lorsque vous travaillez avec des outils ou des matériaux susceptibles de produire des débris, des lunettes de sécurité peuvent protéger vos yeux.

Dans tous les cas, il est essentiel de confirmer toute exigence particulière avec l'organisateur de l'événement bien avant l'exposition. Il sera en mesure de fournir une liste des équipements de sécurité nécessaires, ainsi que toute autre exigence spécifique au site. Ne négligez pas ces spécifications : non seulement elles sont nécessaires à votre sécurité, mais le non-respect de ces exigences peut également entraîner des retards ou des amendes.

N'oubliez pas que chaque salon est unique. Les exigences particulières de l'un peuvent ne pas s'appliquer au suivant. Faites toujours vos recherches et préparez-vous en conséquence afin de garantir le bon déroulement, la sécurité et la réussite de l'événement.

La préparation finale

Enfin, voici une liste de contrôle qui vous permettra de garder le cap sur vos préparatifs :

1. Objectifs de l'événement

2. Public cible

3. Budget

4. Conception du stand

5. Matériel promotionnel

6. Plan pour les médias sociaux

7. Stratégie d'engagement

8. Sélection de l'équipe et briefing

9. Répétition

10. Démonstrations

11. Recherche et sensibilisation

12. Logistique

13. S'informer des exigences particulières, par exemple en matière d'EPI

14. Bien-être de l'équipe

Avec une préparation diligente et une vision claire, vous avez beaucoup plus de chances de réussir votre salon professionnel. N'oubliez pas que chaque événement est une occasion d'apprendre. Alors, plongez-vous dans l'expérience, absorbez autant de connaissances que possible et, surtout, profitez du voyage ! Pendant que vous vous préparez pour un salon professionnel, faites le plein de Impression d'expositions et de conférences de Solopress.