Successo estivo: la vostra guida per ospitare eventi all'aperto

L'estate è il periodo perfetto per gli eventi all'aperto nel Regno Unito. Che si tratti di una fiera comunitaria, di un raduno di colleghi o di un festival musicale, un evento ben pianificato può rafforzare i legami e far divertire tutti i partecipanti. Tuttavia, gli eventi all'aperto possono presentare sfide uniche e richiedono una pianificazione meticolosa che tenga conto di variabili come il tempo e l'accessibilità. Solopress è qui per supportare il vostro evento con materiali essenziali per la stampa all'aperto che garantiscono che il vostro evento si distingua e si svolga senza intoppi.

Scegliere la sede giusta

La scelta della sede giusta è fondamentale per il successo del vostro evento. L'accessibilità è un aspetto fondamentale; assicuratevi che la sede sia facilmente accessibile a tutti i partecipanti, compresi quelli con disabilità. Verificate la presenza di un parcheggio adeguato e di collegamenti con i mezzi pubblici.

Data l'imprevedibilità del clima britannico, scegliete un luogo che offra una qualche forma di riparo o che permetta di allestire strutture temporanee, come ad esempio Gazebo. Ricercare i modelli meteorologici locali e i dati storici per prendere decisioni informate. Utilizzo di Banner, Poster, e Segnaletica possono aiutare a guidare i partecipanti e a migliorare l'aspetto visivo della sede, assicurando che tutti sappiano dove andare anche in caso di maltempo.

Anche la capienza della folla è importante. Gli spazi troppo affollati possono risultare poco sicuri, mentre una sede troppo grande può sembrare poco frequentata, il che può rovinare l'atmosfera. Scegliete una sede che possa ospitare comodamente il numero di partecipanti previsto, rispettando le norme di sicurezza. 

Posso noleggiare un parco per il mio evento estivo?

I parchi rappresentano spazi all'aperto attraenti, spesso facilmente accessibili nel cuore di una comunità, che li rende una location ideale per gli eventi. In genere, i parchi sono sotto l'autorità dei comuni, ad eccezione dei parchi reali di Londra, che sono di proprietà della Corona e amministrati dal governo.

La decisione di autorizzare l'evento nel parco, insieme alle eventuali tasse associate, spetta al comune di appartenenza, caso per caso. Molti distretti e consigli sono più favorevoli agli eventi di beneficenza e a quelli basati sulla comunità. Sebbene gli eventi commerciali possano svolgersi nei parchi controllati dal comune, preparatevi a pagare tariffe più alte e a rispettare rigorosi requisiti amministrativi che riguardano questioni come il parcheggio, i servizi igienici, il rumore, la sicurezza pubblica e il coprifuoco.

Per maggiori informazioni, è possibile accedere alle utili linee guida del Local Government Associazione degli enti locali.

Cercate i club sportivi!

Se siete un'azienda privata che vuole organizzare un evento aziendale per i clienti o per festeggiare i colleghi, potreste prendere in considerazione i club sportivi locali. I club sportivi sono spesso in grado di soddisfare tutti i requisiti di un evento estivo: spazio all'aperto, bagni, parcheggio e licenza per la vendita di alcolici. Questo li rende un'ottima soluzione per organizzare eventi all'aperto senza problemi.

Promozione di eventi e branding

Una promozione efficace è fondamentale per creare attesa, eccitazione e senso dell'occasione per il vostro evento. Un marchio coerente in tutti i materiali non solo rafforza l'identità dell'evento, ma crea anche fiducia e riconoscimento. Ecco una guida passo passo per la promozione e il branding del vostro evento, dagli inviti iniziali al branding del giorno stesso.

Promozione pre-evento

Creazione di inviti e biglietti:

Iniziate progettando e inviando gli inviti. Gli inviti personalizzati danno il tono dell'evento e possono essere adattati al tema. Per gli eventi che richiedono l'ingresso, progettate biglietti di marca che riportino il logo, i colori e le informazioni chiave del vostro evento. Stampati Inviti e Biglietti garantire un aspetto professionale e coeso.

Progettazione di manifesti e volantini:

Promuovete il vostro evento con manifesti e volantini accattivanti. Distribuiteli in luoghi strategici e condivideteli con le aziende locali per ampliare la vostra portata. Marchio Poster e Volantini contribuirà ad aumentare la visibilità e a creare entusiasmo.

Campagne sui social media e via e-mail:

Utilizzate i canali online per diffondere la notizia. Un branding coerente nei post sui social media e nelle campagne e-mail rafforza l'identità dell'evento e mantiene il pubblico coinvolto. Completate questi sforzi digitali con materiali fisici, come ad esempio il marchio Braccialetti per l'ingresso, per creare un legame tangibile con i partecipanti.

Magliette e articoli di merchandising del personale:

Equipaggiate il vostro team con magliette brandizzate per renderlo facilmente identificabile o come pezzo di merchandising dell'evento. Prendete in considerazione le borse in cotone stampate, per offrire ai partecipanti un ricordo memorabile. Personalizzato Magliette e Borse a tracolla garantire un abbigliamento e un merchandising di alta qualità e di marca.

Branding in giornata

Creare un ingresso accogliente:

Fate una prima impressione forte con un ingresso di marca. Utilizzate un Arco di bandiere per dare il benvenuto ai partecipanti e creare le premesse per l'evento. In questo modo, si crea un senso di occasione e di eccitazione all'arrivo degli ospiti.

Vestire la sede:

Valorizzare lo spazio per eventi con Segnaletica e Bandiere stampate. Una segnaletica chiara e di marca aiuta i partecipanti a orientarsi nella sede, mentre le bandiere aumentano il fascino visivo e rafforzano la presenza del vostro marchio. Considerate i posti a sedere brandizzati per migliorare ulteriormente l'aspetto professionale dell'evento.

Programma dell'evento:

Fornire ai partecipanti un programma completo dell'evento. A opuscolo spillato La stampa di un opuscolo che illustra nel dettaglio il programma, i punti salienti e le informazioni essenziali assicura che i partecipanti rimangano informati e impegnati per tutta la durata dell'evento. Solopress offre la stampa di brochure pinzate di alta qualità per soddisfare le vostre esigenze.

Elementi interattivi e omaggi:

Coinvolgete i partecipanti con stazioni interattive e omaggi. Utilizzo materiali stampati come Volantini, Opuscoli, e Cartoline per fornire informazioni e incoraggiare la partecipazione alle attività. I materiali con il marchio non solo informano, ma servono anche come souvenir che i partecipanti possono portare a casa.

Seguendo questi passaggi e utilizzando un mix di prodotti di marca Banner, Bandiere, Poster, e altri materiali promozionali, potete garantire un branding coerente e professionale per tutto il vostro evento. Mantenere un branding uniforme su varie piattaforme e materiali crea un'immagine coesa e affidabile, attirando più partecipanti e migliorando la loro esperienza complessiva.

Creare un ambiente coinvolgente

Uno spazio per eventi invitante e funzionale è essenziale per un'esperienza memorabile. Utilizzate colori vivaci e design accattivanti per creare un'atmosfera attraente. Elementi interattivi come cabine fotografiche, dimostrazioni dal vivo o installazioni artistiche possono coinvolgere i partecipanti e incoraggiare la condivisione sui social. Stampa personalizzata Gazebo, Tovaglie, e anche Sedie a sdraio possono migliorare il fascino visivo e far risaltare il vostro evento.

Organizzate lo spazio in modo da facilitare gli spostamenti e l'interazione. Considerate attentamente la disposizione per evitare la congestione, assicurandovi che ci siano percorsi chiari e una segnaletica che indirizzi i partecipanti verso le aree chiave, come i servizi igienici, i punti di ristoro e i banchi informativi. Display promozionali e segnaletica ben posizionati aiuteranno a guidare i vostri ospiti e a mantenere un ambiente organizzato e piacevole.

Permettere le pause per il bagno

Quando si organizza un evento all'aperto, è fondamentale non trascurare la fornitura di servizi igienici adeguati. Garantire ai vostri ospiti l'accesso a servizi igienici puliti e funzionali può avere un impatto significativo sulla loro esperienza complessiva e sul loro comfort. Trascurare questo aspetto può causare lunghe code, disagio e, in definitiva, un ricordo negativo del vostro evento.

Noleggio di bagni mobili

Il noleggio di bagni mobili è una soluzione pratica per qualsiasi evento all'aperto, dai festival musicali ai matrimoni. I moderni bagni mobili vengono forniti puliti e completamente riforniti di carta e disinfettante. Non richiedono elettricità o impianti idraulici e sono quindi adatti a qualsiasi luogo. Per gli eventi di più giorni, è importante organizzare una pulizia e una manutenzione regolari per mantenere le strutture igieniche. Un'adeguata pianificazione e coordinazione con il fornitore di bagni mobili garantirà che il vostro evento rimanga confortevole e piacevole per tutti i partecipanti.

Ho bisogno di una licenza per fornire alcolici?

Se avete intenzione di fornire alcolici gratuitamente durante il vostro evento, non avete bisogno di una licenza. Inoltre, il cibo può essere servito e venduto fino alle 23:00 senza licenza. Tuttavia, se desiderate vendere alcolici in occasione di un evento unico, dovrete richiedere una Temporary Event Notice (TEN) per attività soggette a licenza come la vendita di alcolici.

Secondo il sito gov.uk, le attività autorizzabili comprendono:

• Vendita di alcolici
• Servire alcolici ai soci di un club privato
• Fornire intrattenimento, come musica, balli o eventi sportivi al chiuso.
• Servire cibi o bevande calde tra le 23.00 e le 5.00.

Un avviso di evento temporaneo costa 21 sterline e viene richiesto al comune di residenza. È importante notare che le leggi sull'alcol sono severe. Chiunque venga condannato per averle infrante può rischiare una pesante multa e la fedina penale sporca. Sia che si preveda di far pagare le bevande o di fornirle liberamente, tutti gli individui o le organizzazioni che intendono servire alcolici dovrebbero visitare il sito gov.uk e familiarizzare con la legge.

Di che tipo di assicurazione ho bisogno per un evento all'aperto?

Quando si organizza un evento all'aperto, si assume un dovere di cura nei confronti dei partecipanti. È essenziale esaminare l'assicurazione specifica richiesta, poiché il tipo di evento che si organizza determinerà il tipo e il livello di copertura necessari. Esempi di polizze da considerare sono:

• Assicurazione di responsabilità civile dei datori di lavoro: se i dipendenti lavorano all'evento, sarà opportuno esplorare 
• Assicurazione di responsabilità civile: se state organizzando un evento aperto alla comunità, questa dovrebbe essere una delle vostre priorità.
• Cancellazione dell'evento: copertura se si è esposti a spese generali elevate e costi irrecuperabili.
• Copertura dell'attrezzatura: Se avete bisogno di una polizza per proteggere le attrezzature costose in loco, come ad esempio un sistema di amplificazione.

Se vi sembra un'impresa ardua, molti fornitori offriranno Assicurazione eventi una tantum per la giornata. Queste polizze spesso raggruppano una serie di servizi applicabili per coprire le attrezzature, la responsabilità civile, la cancellazione, ecc.

Qual è il modo migliore per procurarsi l'elettricità per un evento all'aperto?

Non è raro che in occasione di piccoli eventi sociali si vedano cavi elettrici di prolunga che partono dalle prese interne e arrivano all'esterno. Tuttavia, questa non è la prassi migliore per un evento professionale!

In rete

È possibile alimentare l'evento all'aperto con la rete elettrica se il locale dispone di punti di allacciamento esterni. Qualsiasi alimentazione elettrica destinata all'uso di apparecchi all'aperto deve essere protetta da un RCD (dispositivo di corrente residua) da 30 mA che funga da interruttore che interrompa l'alimentazione in caso di guasto.

Inoltre, tutti i cavi devono essere dotati di raccordi esterni resistenti alle intemperie. Anche gli organizzatori di eventi devono essere consapevoli del rischio di inciampo rappresentato dai cavi e prendere le opportune disposizioni.

Generatori diesel

Quando la rete elettrica non è un'opzione, i generatori sono la soluzione più comunemente vista (e sentita!). Tipicamente alimentati a gasolio o HVO (olio vegetale idrotrattato), i generatori sono in grado di gestire carichi di potenza significativi per lunghi periodi. Nonostante i numerosi inconvenienti, tra cui il rumore, le emissioni e l'uso di combustibili costosi e infiammabili, rimangono una fonte di energia standard per gli eventi all'aperto.

Tuttavia, quando si utilizza un generatore è essenziale monitorare i livelli di carburante e assicurarsi che non si esaurisca. Oltre all'ovvia interruzione dell'evento, un'improvvisa interruzione di corrente può essere dannosa per alcune apparecchiature elettriche. 

Pacchetti di batterie ricaricabili

Se gli svantaggi dei generatori non sono allettanti, può valere la pena di prendere in considerazione un pacco batterie. Negli ultimi anni sono stati compiuti notevoli progressi nel campo delle batterie ricaricabili, con unità moderne che offrono maggiore potenza e affidabilità per gli eventi off-grid. 

Questi pacchi sono silenziosi e privi di emissioni al momento dell'uso, e alcuni sono persino in grado di collegarsi ai pannelli solari. Più leggeri e più portatili dei generatori, la loro convenienza e i vantaggi ambientali rendono i pacchi batteria ricaricabili una soluzione sempre più praticabile con il progredire della tecnologia.

Proteggere il vostro evento all'aperto dalle intemperie

Il tempo nel Regno Unito può essere imprevedibile, ma con i giusti preparativi potete assicurarvi che il vostro evento si svolga senza problemi indipendentemente dalle condizioni. L'uso di materiali impermeabili e resistenti al vento per tutte le stampe all'aperto è essenziale. Impermeabile Banner, vento–resistente Bandiere, e robusto Segnaletica sono fondamentali per mantenere un aspetto professionale anche in condizioni climatiche avverse.

È anche importante avere dei piani di riserva, come aree coperte o luoghi alternativi al coperto. Il noleggio di tende o tensostrutture può fornire un riparo necessario sia ai partecipanti che alle attrezzature. Una pianificazione adeguata e l'uso di materiali durevoli, tempo–resistente contribuiranno a far sì che il vostro evento si svolga senza problemi, indipendentemente dalle condizioni atmosferiche.

Massimizzare il coinvolgimento del pubblico

Mantenere il pubblico impegnato è la chiave per un evento di successo. L'allestimento di postazioni interattive per giochi, omaggi e attività pratiche può offrire intrattenimento e coinvolgimento, rendendo l'evento più piacevole per i partecipanti. Personalizzato Volantini, Opuscoli, e Cartoline sono perfetti per queste attività, in quanto possono essere utilizzati come indizi stampati in una caccia al tesoro o come parte di omaggi.

Anche un uso efficace dei materiali stampati può migliorare il coinvolgimento. Distribuire Volantini, Opuscoli, e Cartoline per fornire informazioni e mantenere i partecipanti informati e interessati. Questi materiali possono essere integrati in modo creativo nel vostro evento per favorire l'interazione e garantire che i partecipanti rimangano coinvolti e intrattenuti per tutta la durata dell'evento.

Pianificazione della gestione dei rifiuti

Una pianificazione efficace della gestione dei rifiuti è fondamentale per qualsiasi evento all'aperto. Assicuratevi di fornire un'ampia gamma di cestini per i rifiuti e per il riciclaggio in tutta la struttura per incoraggiare un corretto smaltimento dei rifiuti. 

Posizionate strategicamente i cestini in aree ad alta frequentazione, ad esempio vicino ai punti di ristoro, ai servizi igienici e ai posti a sedere. Etichettate chiaramente i bidoni per i rifiuti generici, per i materiali riciclabili e per qualsiasi flusso di rifiuti specifico relativo all'evento, per promuovere il riciclaggio e ridurre l'impatto ambientale. È inoltre consigliabile fornire informazioni ai partecipanti sull'importanza di un corretto smaltimento dei rifiuti e del riciclaggio.

La pulizia

Dopo l'evento, è importante smaltire i rifiuti secondo le leggi e le normative locali. Affidate a un servizio di smaltimento rifiuti autorizzato la raccolta e la gestione responsabile dei rifiuti, come previsto dalla normativa vigente. Legge sulla protezione dell'ambiente 1990. 

Effettuare un controllo accurato della sede per garantire che non vengano lasciati rifiuti, preservando la bellezza naturale del sito e mantenendo buoni rapporti con le autorità e le comunità locali. Lasciare la sede libera dai rifiuti non solo dimostra il rispetto per l'ambiente, ma aiuta anche a evitare multe e si riflette positivamente sul vostro evento.

Follow-up post-evento

Una volta che l'evento è terminato, gli ospiti soddisfatti se ne sono andati e le operazioni di sgombero sono state completate, potreste cogliere l'occasione per fare una valutazione. Seguire i partecipanti dopo l'evento è fondamentale per mantenere i contatti e raccogliere feedback. L'invio di sondaggi per raccogliere informazioni sulle esperienze dei partecipanti può fornire informazioni preziose per migliorare gli eventi futuri. L'offerta di incentivi, come sconti o la partecipazione a un'estrazione a premi, può incoraggiare un maggior numero di risposte. Biglietti di ringraziamento e seguire–su I sondaggi possono essere un modo efficace per raccogliere questo feedback.

Speriamo che questa guida vi sia utile per organizzare un evento all'aperto di successo. I materiali per esterni di Solopress, di alta qualità e resistenti alle intemperie, garantiranno che il vostro evento non solo abbia un aspetto professionale, ma che si svolga senza problemi, indipendentemente dalle condizioni atmosferiche britanniche!