Se avete intenzione di esporre la vostra attività in una fiera, la preparazione è fondamentale per trarre il massimo da questa entusiasmante opportunità. Che si tratti della prima volta o della cinquantesima, la preparazione per una fiera vi darà la migliore opportunità di creare connessioni preziose, ottenere visibilità e imparare da altri nel vostro settore.
Abbiamo fatto un sondaggio tra i nostri clienti stampatori e le risposte degli espositori più esperti ci hanno fornito indicazioni molto utili. Inoltre, noi stessi abbiamo partecipato a numerose conferenze ed eventi. La mostra delle stampe in particolare ci ha insegnato molte lezioni, quindi abbiamo anche molta esperienza da condividere. Abbiamo messo insieme tutto ciò che abbiamo imparato da noi stessi e dai nostri clienti e abbiamo elaborato la nostra guida su come prepararsi per una fiera di successo.
Partecipate prima di esporre!
Prima di pianificare la vostra esposizione, sperimentate una fiera come partecipante. Questa esperienza diretta vi darà un'idea della folla, dell'ambiente e delle aspettative degli espositori. Si tratta di una preziosa missione di ricognizione che fornirà spunti essenziali per la vostra strategia espositiva.
Stabilire gli obiettivi
Sapere cosa si vuole ottenere in fiera è fondamentale. Volete entrare in contatto con i clienti già acquisiti, acquisire nuovi potenziali clienti o far conoscere il vostro marchio a un nuovo pubblico? L'identificazione del pubblico di riferimento è fondamentale per la definizione del messaggio, del design e dell'approccio generale. Dovrete anche preparare strumenti e strategie per acquisire dati dalle interazioni, per garantire che ogni conversazione porti potenzialmente a un'opportunità commerciale.
Scegliere uno spettacolo, scegliere una proposta
Scegliete una fiera che sia in linea con i vostri obiettivi e con il vostro target demografico. Cercate di assicurarvi una piazzola che sia molto frequentata. Dovreste essere in grado di procurarvi una mappa della sede prima di prenotare la vostra piazzola. Pensate ai percorsi dei visitatori, alle linee di visuale e alla posizione delle entrate, delle uscite, dei punti di ristoro e dei bagni per individuare le posizioni migliori.
Stabilire un budget
Una parte fondamentale della preparazione di una fiera è la definizione di un budget. Considerate il livello di entrate che potreste ottenere dalle vendite e dagli ordini ottenuti durante la fiera e dall'acquisizione di nuovi clienti e abbonati. Questo vi aiuterà a stabilire un budget che garantisca un utile ritorno sull'investimento. Il budget deve coprire tutti i costi, compresi i materiali espositivi, gli omaggi promozionali e le spese per la forza lavoro. La trasparenza nella definizione del budget aiuta a prevenire i costi imprevisti e garantisce un evento senza intoppi e senza stress.
Design dello stand
Lo stand è la vostra mini vetrina in fiera, quindi il suo design è fondamentale. Visitate il nostro blog sul design per trovare consigli e idee utili.
cdavies da Coed Cadw (il Fondo per i boschi del Galles) ha detto questo:
Valutate bene lo spazio che avete prenotato e cercate di immaginare come si inserirà tutto nello spazio, compresi il personale e i visitatori. Non dimenticate uno spazio sicuro per cappotti, borse, ecc. e per i volantini di riserva, ecc.
Per quanto riguarda i concetti di stand e i suggerimenti per il design, abbiamo due pratici articoli del blog da esplorare. Uno riguarda la progettazione per Schemi a conchiglia e spazi ridottie per l'espositore ambizioso, Cinque consigli di esperti per stand fieristici su misura.
Preparare i materiali
Portate con voi sia materiale promozionale che racconti la vostra storia sia omaggi che i partecipanti apprezzeranno. Questi omaggi non solo attirano le persone al vostro stand, ma servono anche a ricordare il vostro marchio una volta terminata la fiera.
Nozioni di base come Biglietti da visita e un Opuscolo o Opuscolo che spiegano la vostra attuale offerta sono elementi irrinunciabili.
Totes in cotone sono perfetti per le borse portaconfetti e per il marchio. Penne o Quaderni sono destinati a essere utilizzati in abbondanza. Oltre a questo, i prodotti di marca Dolci o stampato Prodotti promozionali possono diventare regali personalizzati con cui ricordarsi di voi.
I social media
Mentre vi preparate per una fiera, iniziate a diffondere la notizia della vostra partecipazione in anticipo. Utilizzate gli hashtag pertinenti che gli espositori e gli organizzatori dell'evento utilizzano per aumentare la visibilità.
Coinvolgere i visitatori
Prendete in considerazione l'idea di organizzare un gioco o una competizione presso il vostro stand. Questo non solo coinvolgerà i visitatori, ma può anche essere uno strumento prezioso per raccogliere informazioni di contatto e altri dati.
Scegliete il vostro team e informatelo
Scegliete un team che sia entusiasta, competente e disponibile. Informateli sugli obiettivi, le aspettative e il programma della fiera.
Provare
Esercitatevi in vista di una fiera allestendo gli espositori e verificando le interazioni prima dell'evento. Questo vi aiuterà a individuare potenziali problemi e a semplificare il processo di allestimento.
Fisioterapia veterinaria Tails & Trails si è messo in contatto per dire questo:
Fate una prova di allestimento all'esterno, in modo da non perdere tempo a riorganizzarvi quando arrivate sul posto.
Oltre a provare l'allestimento, vale la pena di eseguire alcuni esercizi di role-playing con il team, in modo che si sentano a proprio agio nel proporre i propri prodotti ai visitatori. Si noti questo consiglio di S2 Design e pubblicità:
Fate un po' di pratica di vendita. Dovete essere in grado di trasmettere le cose in modo rapido e semplice - un elevator pitch che non suoni troppo provato o robotico.
Dimostrazioni
Se il vostro prodotto è tangibile, le dimostrazioni dovrebbero essere semplici. Tuttavia, se il vostro prodotto o servizio è più astratto, come un software o un grande macchinario, dovrete pensare in modo creativo a come dimostrarne al meglio i vantaggi.
Ricerca e contatti
Informatevi sui partecipanti e sugli altri espositori. Prendete in considerazione l'idea di contattarli in anticipo e di fissare appuntamenti con i contatti chiave durante l'evento.
Logistica
Considerate l'organizzazione del viaggio, del parcheggio e dell'alloggio con largo anticipo per evitare lo stress dell'ultimo minuto.
Prendetevi cura del vostro team
Mantenete il vostro team idratato, nutrito e motivato. Il loro benessere influisce direttamente sulla loro efficacia, quindi assicuratevi che siano ben curati.
Requisiti speciali per l'allestimento
Prima che la fiera apra i battenti e il fascino e il clamore dell'evento prendano il via, il processo di allestimento è spesso una storia molto diversa. A seconda della sede e della natura dell'esposizione, può essere necessario soddisfare alcuni requisiti di sicurezza durante le fasi di allestimento e smontaggio.
Se dovete allestire il sito prima che il pubblico sia ammesso, potreste lavorare in un ambiente simile a quello dei cantieri. Grandi installazioni, attrezzature pesanti e un gran viavai di attività possono creare pericoli. Per attenuarli, molte sedi richiedono l'uso di dispositivi di protezione individuale (DPI), in particolare durante i periodi di allestimento e smontaggio.
Ecco alcuni articoli comuni di cui potreste aver bisogno:
Abbigliamento ad alta visibilità
Un giubbotto o una giacca hi-viz possono aiutarvi a farvi vedere in mezzo al trambusto dell'allestimento. Questo è particolarmente importante se si lavora intorno a macchinari pesanti o a veicoli in movimento.
Cappello rigido
Se c'è il rischio di caduta di oggetti o si lavora in un'area con carichi aerei, potrebbe essere necessario un elmetto. Informatevi presso la sede o l'organizzatore dell'evento su questo requisito.
Stivali con punta in acciaio
Durante l'allestimento, potreste maneggiare oggetti pesanti. Gli stivali con punta d'acciaio possono proteggere i piedi da potenziali incidenti e sono un equipaggiamento di sicurezza standard in ambienti potenzialmente pericolosi.
Guanti
Se durante l'allestimento si maneggiano oggetti pesanti o potenzialmente taglienti, i guanti di sicurezza possono proteggere le mani da tagli, schegge e abrasioni.
Protezione per le orecchie
In alcuni casi, il processo di allestimento può coinvolgere macchinari o strumenti rumorosi. In questi casi, possono essere necessarie protezioni per le orecchie, come paraorecchie o tappi per le orecchie.
Occhiali di sicurezza
Quando si lavora con strumenti o materiali che possono produrre detriti volanti, gli occhiali di sicurezza possono proteggere gli occhi.
In ogni caso, è fondamentale confermare qualsiasi requisito speciale con l'organizzatore dell'evento con largo anticipo rispetto alla manifestazione. Questi saranno in grado di fornire un elenco delle attrezzature di sicurezza necessarie e di qualsiasi altro requisito specifico del sito. Non trascurate queste specifiche: non solo sono necessarie per la vostra sicurezza, ma la mancata osservanza può comportare ritardi o multe.
Ricordate che ogni fiera è unica. I requisiti speciali di una fiera potrebbero non valere per l'altra. Fate sempre le vostre ricerche e preparatevi di conseguenza per garantire un evento senza intoppi, sicuro e di successo.
La preparazione finale
Infine, ecco una lista di controllo per mantenere i preparativi in ordine:
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Obiettivi dell'evento
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Pubblico di riferimento
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Bilancio
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Design dello stand
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Materiale promozionale
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Piano per i social media
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Strategia di coinvolgimento
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Selezione della squadra e briefing
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Prove
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Dimostrazioni
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Ricerca e divulgazione
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Logistica
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Informatevi sui requisiti speciali, ad esempio sui DPI
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Benessere del team
Con una preparazione diligente e una visione chiara, avrete molte più probabilità di avere una fiera di successo. Ricordate che ogni evento è un'opportunità di apprendimento. Quindi, immergetevi nell'esperienza, assorbite quante più conoscenze possibili e, soprattutto, godetevi il viaggio! Mentre vi preparate per una fiera commerciale, fate scorta di Stampa per mostre e conferenze di Solopress.
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