Esporre come un esperto: il punto di vista dell'organizzatore

Per aiutare chiunque abbia intenzione di esporre in una fiera, abbiamo creato molti video e blog utili nell'ambito della nostra serie Exhibit Like An Expert. Finora abbiamo ascoltato espositori, agenzie e progettisti di stand. Questa volta ci rivolgiamo alle persone che organizzano le esposizioni e le fiere commerciali. Parlando con gli esperti responsabili della realizzazione di questi eventi, otteniamo una nuova prospettiva sull'arte di esporre. A questo scopo, abbiamo parlato con le menti organizzative di alcune fiere britanniche di grande successo: la La vostra Expo aziendale serie di eventi e La mostra delle stampe.

Incontro con gli esperti

Martin e Kerry Lewis-Stevenson, insieme al responsabile marketing ed eventi Devon Luffrum, organizzano gli eventi Your Business Expo per conto di Pulse Media Group. Organizzano eventi commerciali per le comunità imprenditoriali delle Midlands, dove imprenditori e proprietari di aziende possono trovare nuovi clienti e fornitori e costruire le loro reti.

Il direttore dell'evento Chris Davies di Link Publishing ha partecipato alla prima edizione del Print Show nel 2015. Da allora, è diventato il principale evento del settore della stampa nel Regno Unito. Il Print Show è un punto di riferimento per tutte le aree del settore e rappresenta il luogo in cui gli operatori del settore britannico si riuniscono per svelare nuove tecnologie, presentare prodotti e servizi e creare legami tra le aziende.

Preparazione, preparazione, preparazione

La prima cosa che tutti i nostri organizzatori hanno incoraggiato all'unanimità è stata la preparazione. Quasi tutti gli espositori che si trovano in una situazione di insuccesso possono ricondurre la loro mancanza di successo a una scarsa pianificazione. Stabilire un piano dettagliato per il marketing, la logistica, il design dello stand e i materiali è il modo migliore per garantire un risultato positivo.

Secondo il direttore del Print Show, Chris Davies, è importante un approccio accurato all'esposizione, "Perché esporre è costoso. Ma più che il denaro, è il vostro tempo". Se volete ottimizzare il rendimento del vostro investimento di tempo e denaro, è necessario che vi concentriate sui dettagli per rendere il vostro stand un successo.

Per quanto riguarda gli aspetti pratici, una lettura approfondita delle informazioni fornite dall'organizzatore e dalla sede è preziosa. Il manuale online dell'organizzatore è spesso una miniera di informazioni vitali e di opportunità di supporto.

Un design accurato: uno stand imponente e conforme alle norme

La progettazione dello stand è uno degli aspetti più emozionanti dei preparativi. Abbiamo coperto design di stand su misura ma assicuratevi di affrontare gli aspetti pratici prima di dedicarvi alla progettazione del vostro capolavoro. Gli organizzatori si preoccupano in particolare di farvi familiarizzare con le questioni relative all'alimentazione, all'illuminazione e alle norme di allestimento.

Pianificare lo spazio in uno showroom o in un parcheggio vi darà una buona idea delle dimensioni fisiche del vostro stand. Quando abbiamo chiesto a Chris cosa potrebbe fare l'espositore perfetto, ci ha risposto, "Se esistesse l'espositore perfetto, immagino che sarebbe una persona che per prima cosa farebbe una bozza del proprio stand nella propria sede. Lo verificherebbe in base alle informazioni fornite dall'organizzatore dell'evento in termini di liste di controllo, specifiche, condotti, alimentazione e così via".

Se il valore logistico di questo livello di pianificazione è fondamentale, lo è anche la comprensione dell'esperienza dei visitatori. Considerato lo slogan di The Print Show, "Print Without Barriers", non sorprende che Chris non sia un fan delle ostruzioni.

"Gli espositori del Print Show amano mettere in mostra i loro impianti, ma se hanno le macchine tutte intorno all'esterno, si crea una sorta di barriera. Le persone finiscono per conversare sopra una macchina mentre sono in corridoio".

È chiaro che i progetti di stand che rappresentano un blocco per i partecipanti, sia esso fisico o psicologico, faranno fatica a coinvolgere il pubblico.

Grandi o piccoli, il supporto di esperti è disponibile

In termini di conformità, è ancora una volta una buona idea appoggiarsi al supporto offerto dall'organizzatore. Nel caso di Link Publishing, l'organizzatore si avvale di una terza parte che controlla il progetto dello stand: "Ci avvaliamo di una società che si chiama Essential Events e che esegue un controllo pre-volo del vostro stand. Quindi, quando presentate il progetto di uno stand, loro lo controllano e vi dicono 'va bene' o 'c'è un problema con questo' o 'avrete un problema con i protocolli di salute e sicurezza qui', così saprete se il vostro stand è conforme molto prima di arrivare qui".

Anche se il vostro budget non è sufficiente per uno stand di grandi dimensioni, potete comunque fare molto con una piazzola di tipo "shell scheme". La conformità è più facile con questi stand già pronti, ma dovrete usare la vostra immaginazione per creare qualcosa di accattivante e unico. Abbiamo discusso di come utilizzare gli articoli da esposizione stampati per sfruttare al meglio spazi espositivi più piccoli in un precedente articolo di questa serie.

Marketing: gli organizzatori sono qui per darvi una mano!

Non è un caso che Link Publishing, che organizza The Print Show, e Pulse Media Group, che organizza Your Business Expo, siano editori. Non è raro che gli eventi commerciali siano organizzati da una pubblicazione commerciale o da un gruppo editoriale. È un'ottima notizia per gli espositori che desiderano promuovere la loro presenza in fiera.

Come dice Devon Luffrum di Pulse Media a proposito di Your Business Expos, "Penso che queste siano le migliori mostre a cui abbia mai lavorato, e questo è dovuto alla nostra presenza come Pulse Group Media... Non siamo solo mostre. Ci occupiamo dell'intero imbuto di marketing, quindi in pratica siamo un'enorme, grande macchina di marketing!".

Un organizzatore di eventi di questo tipo non solo offrirà di solito un pacchetto marketing come parte dell'accordo quando si acquista uno stand. Inoltre, può offrire un manuale di marketing online, modelli e materiale grafico per i vostri annunci, oltre a consigli su come diffondere la notizia.

E perché non dovrebbero? Come sottolinea Chris, il successo degli espositori è fondamentale per il successo dell'evento, "Per il semplice motivo che se la mostra non ha successo, non c'è nessuna mostra. Le aziende che espongono continueranno a esporre. Noi cesseremo di esistere! Quindi abbiamo un interesse più forte di chiunque altro ad assicurarci che la mostra sia un successo. È il nostro sostentamento. Se la mostra va male, è finita. Si vive e si muore in base alla mostra dell'ultimo anno".

Approfittate dell'offerta!

Proprio per questo motivo, gli organizzatori si impegnano a fondo per mettere in campo risorse efficaci a sostegno degli espositori. Sorprendentemente, però, gli espositori sono spesso lenti a sfruttare tutti i vantaggi a loro disposizione.

"Ci sta molto a cuore che gli espositori ci aiutino ad aiutarli". Chris ci ha detto, ", ma sareste sorpresi di sapere quanti non usano effettivamente tutti gli strumenti del loro arsenale! Nel manuale online, abbiamo e-mail pre-scritte, loghi, firme, è tutto lì. Banner pubblicitari sul web. Fortunatamente quest'anno abbiamo assistito a un'impennata nell'utilizzo di queste risorse da parte di molti espositori e nella promozione della fiera.

Quindi, per carità, sfruttate l'esperienza e l'esposizione che l'organizzatore ha da offrire, l'avete già pagata quando avete prenotato il vostro stand!

Quando arriva il grande giorno...

Il giorno stesso, i nostri organizzatori sono tutti d'accordo sul fatto che un arrivo anticipato offre agli espositori maggiori possibilità di prevenire eventuali problemi imprevisti.

"Ci saranno sempre dei disguidi o delle complicazioni". Chris ammette, "Le cose non sono state consegnate o sono stati commessi degli errori. Gli stand sono installati da esseri umani e le persone commettono errori, ma i problemi possono essere risolti... basta prevedere un po' di tempo nel caso in cui qualcosa vada storto e debba essere sistemato".

È importante far valere il proprio tempo ed essere ricettivi nei confronti dei visitatori. "Un suggerimento importante". secondo Chris, "Non mangiate il cibo sul vostro stand, perché nessuno vuole parlare con qualcuno mentre mangia!".

Scorrere sul telefono è un altro divieto: "Sono cose che sembrano ovvie". dice Chris, "Ma è incredibile il numero di persone che se ne stanno sedute a scorrere il telefono quando c'è gente che passa!". Il segreto è essere attenti e aperti alla chat. "Se si stabilisce un contatto visivo con loro... e ci si impegna con le persone, queste si impegneranno con voi".

Regali che continuano a dare

Un momento importante per molti partecipanti è l'accumulo di un impressionante bottino di omaggi. Martin Lewis-Stevenson di Pulse Group Media riconosce l'importanza degli articoli promozionali come spunto di conversazione:

"Se nel vostro stand c'è una novità, che sia un dolcetto, un omaggio, una pallina antistress, il visitatore la prenderà in mano per poi dire: "Ciao, come stai?" e all'improvviso avrete un punto di conversazione comune, ed è lì che iniziano le conversazioni".

Se desiderate un'associazione duratura con il vostro marchio, un articolo personalizzato è un ottimo modo per aiutare la vostra prima impressione a vivere anche dopo la mostra. Solopress offre una vasta gamma di articoli stampati Prodotti promozionali dal classico Penne e Borse a elementi duraturi come Banche di alimentazione e Caricabatterie wireless che diffonderanno il vostro messaggio e saranno utili anche dopo la fine dell'evento.

Non siate generosi fino in fondo

Sebbene un omaggio di qualche tipo sia un ottimo modo per attirare i visitatori al vostro stand, dovete sempre assicurarvi che i vostri prodotti promozionali siano adatti all'evento. Non vorrete trovarvi a regalare inavvertitamente prodotti di contrabbando. Sebbene l'organizzatore dell'evento sia in grado di consigliarvi su ciò che è consentito, spesso è la sede a stabilire le regole:

"Una volta un espositore ha regalato un utensile da cucina con una lama". Chris ci ha detto. "Bisogna trattare il NEC come un aeroporto. Se cercaste di passare i controlli di sicurezza in un aeroporto con quell'oggetto, verreste fermati. Se si distribuiscono oggetti dal proprio stand, bisogna applicare le leggi in materia".

L'alcol è un'altra questione da affrontare con cautela. Sebbene non sia raro che in una fiera vengano fornite bevande alcoliche, è importante che ciò avvenga nel rispetto delle norme e dei regolamenti stabiliti dalla sede e, soprattutto, nel rispetto della legge.

Come sottolinea Chris: "Poiché lo spettacolo è aperto ai maggiori di 16 anni, se si regalano bottiglie di alcolici di marca come promozione, anche se non sono aperte, si potrebbe inavvertitamente darli a un minorenne di 16 anni. E naturalmente è illegale servire alcolici ai minori".

Se desiderate vendere o distribuire bevande alcoliche, è importante informarsi prima con l'organizzatore. Questi saranno in grado di consigliarvi sulle politiche del locale in materia di alcol, vetro e bottiglie. Dovete anche assicurarvi di essere in regola con le leggi sulle licenze; in Inghilterra e Galles, ad esempio, potreste dover richiedere una licenza per la vendita di bevande alcoliche. Avviso di manifestazione temporanea (TEN).

Un elemento competitivo

I concorsi sono molto diffusi alle fiere. L'estrazione di biglietti da visita in una boccia di pesce è una formula consolidata che aiuta ad ampliare la lista dei contatti, ma pensare al di fuori della boccia di pesce può produrre un livello di coinvolgimento maggiore. I nostri organizzatori hanno ritenuto che un maggior livello di partecipazione possa far emergere lo spirito competitivo e innescare interazioni preziose.

"Abbiamo chiesto alla YMCA di portare con sé Hook-A-Duck". Kerry di Pulse Media ci ha raccontato, "È così semplice, ma funziona! È una cosa strana, quando si viene alle esposizioni viene fuori il bambino che è in noi. È come se non avessi mai visto una caramella gommosa o un toffee prima d'ora, quelle cose ti attirano. E questo dà il via a una conversazione, che a sua volta dà il via a una discussione commerciale".

Chris di Link Publishing osserva lo stesso fenomeno: "Un'azienda chiamata Aurora ha portato un simulatore di F1, che è stato davvero bello e molto competitivo! Tutti volevano avere il proprio nome sul tabellone durante la giornata. La gente tornava a controllare chi era in testa. Non si trattava di vincere una bottiglia di champagne. Si trattava di essere in cima al tabellone!

Il successo può crescere a macchia d'olio quando si svolge una sorta di attività partecipativa che attira le persone al vostro stand, come spiega Chris:

"Una delle cose che si scopre è che crea un po' di spunto. E poi succede che gli altri visitatori si avvicinano e pensano: "Che cosa sta succedendo laggiù? Perché c'è così tanto fermento? E poi trascina la folla, mantiene il vostro stand popolato e vi dà l'opportunità di interagire con i visitatori".

Il vostro feedback è prezioso

L'informazione è una strada a doppio senso. Se da un lato gli organizzatori delle fiere sono desiderosi di offrirvi preziosi consigli, dall'altro sono altrettanto interessati ad ascoltare il vostro feedback per migliorare gli eventi futuri.

"Abbiamo un sondaggio post fiera che viene inviato via e-mail sia ai visitatori che agli espositori". spiega Devon, "È molto importante per noi, in qualità di gestori e organizzatori di eventi, ottenere il feedback sia dal punto di vista degli espositori che da quello dei visitatori, per essere sicuri di poter cambiare o adattarci a tutto ciò che potrebbe essere necessario per le fiere future".

Quindi, quando l'organizzatore di un evento a cui avete partecipato vi chiede un feedback, perché non aiutate voi stessi aiutando loro.

Lezioni apprese

Il messaggio che gli organizzatori devono trasmettere è che sono vostri amici! Anche se possono sembrare pieni di regole e restrizioni, ciò che vogliono e di cui hanno veramente bisogno è che il vostro stand sia un successo. Per questo motivo, è probabile che vi sostengano nella maggior parte degli aspetti della vostra pianificazione preventiva e dell'esperienza che farete il giorno stesso. Mantenete aperte le linee di comunicazione con il vostro contatto all'evento e vi aiuterà a evitare errori logistici, a ricevere ottimi consigli per uno stand di grande successo e a ricevere un grande supporto di marketing che aumenterà la partecipazione per il bene di tutti.