Tentoonstellen als een expert: inzichten in locaties van Exhibition Centre Liverpool

Beurzen en evenementen zijn complexe, veelzijdige ondernemingen waarbij de keuze van de locatie de ervaring kan maken of breken. Om inzicht te krijgen vanuit het perspectief van een locatie, spraken we met Brian Charity, een van de senior eventmanagers bij Tentoonstellingscentrum Liverpool, een gerenommeerd complex van tentoonstellingsruimten in het Verenigd Koninkrijk.

Exhibition Centre Liverpool is een complex met expositieruimten waar evenementen als The Manufacturer Live plaatsvinden, Comic Con LiverpoolDe Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Toen ik Brian sprak, werkte hij net aan een show die de Liverpool Cat Extravaganza heette. Toen ik vroeg of er ook katten aanwezig mochten zijn, zei hij "ja, natuurlijk! Er was zelfs een Cat Walk!" 

Eén ding dat duidelijk wordt als je met Brian praat, is dat de locatie net zo veel investeert in het succes van een evenement als de organisator en exposanten. Hij zat boordevol advies en informatie over hoe een veilige, beveiligde, efficiënte en uiteindelijk succesvolle beurs kon worden bereikt.

Marketing in samenwerking

Marketing van een evenement is van vitaal belang en de locatie kan hierbij een rol spelen. Vaak bieden locaties marketingpakketten aan organisatoren aan als onderdeel van de deal bij het huren van de locatie. Deze pakketten bestaan meestal uit displayruimte, brochureruimte, aanwezigheid op het web, mailings en e-shots die organisatoren kunnen gebruiken om hun evenement te promoten.

"Sommige klanten willen een speciale marketingcampagne. Sommigen doen het graag zelf," zegt Brian, "als je een evenement organiseert met een ticket en je hebt je ruimte uitgekozen, dan wil je misschien investeren in een soort pakket, waarmee je een mailing krijgt, e-mails, aanwezigheid op onze website en wat sociale media-activiteiten."

Brian en zijn collega's van Exhibition Centre Liverpool gaan nog een stap verder en proberen de marketing af te stemmen op het publiek. "Ons team zal echt hard werken om meer op maat gemaakte, gerichte marketingcampagnes te maken die gericht zijn op mensen die echt geïnteresseerd zijn in dat soort evenementen."

Een lay-out plannen

Lay-outplanning is een ander belangrijk aspect waarbij de locatie waarde toevoegt. Hierbij wordt rekening gehouden met de grootte van de stands, de verhouding tussen standaard stands en op maat gemaakte stands en gespecialiseerde gegevens die de locatie heeft verzameld over verblijftijden en bezoekersaantallen voor verschillende soorten evenementen in hun ruimte. Ze weten ook hoe ze een beheersbare verkeersstroom rond het evenement kunnen creëren en hoe ze ervoor kunnen zorgen dat routes, toiletten en nooduitgangen voor iedereen toegankelijk zijn.

Brian legde uit hoe hun technologie en expertise in staat zijn om nauwkeurige lay-outs op maat te maken: "We hebben CAD-technici die elke lay-out tot op de centimeter van het gebouw en tot op de centimeter van de vereisten kunnen uittekenen." Dat betekent dat het team van de locatie een lay-out op maat kan maken voor evenementen die niet alleen de ruimte optimaal benut, maar ook is afgestemd op de specifieke behoeften van het evenement zelf.

Op alle gebieden van planning en uitvoering is het duidelijk dat veiligheid altijd bovenaan Brian's prioriteitenlijst staat. De planning van de lay-out vormt hierop geen uitzondering: "De belangrijkste vereiste is dat het evenement veilig is. Door met de klant te praten, komen we meer te weten over het aantal deelnemers, de bewegingen van de deelnemers, de verblijftijd en dergelijke. Hierdoor kunnen we onze plannen aanpassen voor consumentententoonstellingen, dingen zoals een stripconferentie waar het zo druk is of zelfs voor feestconferenties." Het is duidelijk dat de beste resultaten ontstaan wanneer het inzicht van de organisator en de ervaring van de locatie samenkomen om eventuele lay-outproblemen van tevoren aan te pakken.

De exposantenhandleiding

De kern van een succesvolle beurservaring is het exposantenhandboek, een cruciaal hulpmiddel voor elke exposant die zich aan een evenement waagt. Brian belicht het belang ervan en beschrijft het als "in wezen een bijbel voor alle exposanten". Dit document, zorgvuldig samengesteld en boordevol informatie door de locatie, dient als de belangrijkste gids voor exposanten die een stand boeken op een evenement.

Brian benadrukt de veelomvattendheid van het exposantenhandboek: "Als je het exposantenhandboek leest, staat alles erin: je parkeren, je stewarding, je timings, alles wat je nodig hebt staat in dat handboek." Het vormt een gedetailleerd stappenplan dat duidelijkheid biedt over elk aspect van het beursproces, van de voorbereiding tot het uitladen.

De gezamenlijke aanpak van de locatie bij het maken van deze handleiding is duidelijk. Brian legt uit: "We delen de informatie uit de eerste gesprekken met onze klanten die ons helpen bij het maken, of de klant helpen bij het maken, van die exposantenhandleiding." Dit zorgt ervoor dat de handleiding niet alleen informatief is, maar ook is afgestemd op de specifieke behoeften van elk evenement.

Haal het meeste uit de handleiding

Bovendien dienen exposantenhandleidingen voor evenementen in Exhibition Centre Liverpool als gids voor hun op maat gemaakte online bestelsysteem, waar exposanten allerlei handige artikelen kunnen vinden om hun aanwezigheid op het evenement te verbeteren en mogelijk te maken. Dat betekent dat de handleiding één enkel referentiepunt is waar exposanten te weten kunnen komen welke extra apparatuur en faciliteiten ze nodig hebben, plus hoe en waar ze die precies kunnen kopen.

Brian wijst op de cruciale rol van het lezen en begrijpen van deze handleiding voordat je aankomt op het evenement. In geval van vragen hebben exposanten een directe lijn naar hulp. "Als je vragen hebt, heb je een contactpersoon, dat is je eventmanager, je productiemanager, je cateringmanager, je hebt een contactpersoon op de locatie die een expert is," verzekert Brian. Dit niveau van ondersteuning en begeleiding onderstreept de toewijding van de locatie om te zorgen voor een soepele en succesvolle ervaring voor elke exposant.

Speciale verzoeken accommoderen

Hoewel ze zich houden aan strikte processen en gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, zijn locaties zoals Exhibition Centre Liverpool geen starre poortwachters. In plaats daarvan streven ze ernaar unieke en buitengewone verzoeken in te willigen om ervoor te zorgen dat evenementen zowel leuk als indrukwekkend zijn. Hoewel het misschien geen onvoorwaardelijke "can-do-attitude" is, is het zeker een "can-do-if-the-risk-assessment-goes-OK-attitude". Brian deelde zijn inzichten met ons over deze delicate balans.

Verrassende mogelijkheden

Brian moedigt organisatoren aan om hun unieke behoeften kenbaar te maken: "Je zult versteld staan van wat er allemaal mogelijk is." Hij noemt voorbeelden zoals het organiseren van barbecues, medische demonstraties, dieren en klimmuren, waarmee hij laat zien hoe veelzijdig de locatie is in het beheren van een verscheidenheid aan evenementen.

Brian herinnert zich specifieke gevallen waarin exposanten activiteiten ondernamen die niet vooraf waren goedgekeurd: "Ik had iemand die mensen op het terrein tatoeëerde waar we in eerste instantie niet van op de hoogte waren." Ook een incident met een ongeautoriseerde drone laat het belang van voorafgaande kennisgeving zien: "We zijn 10 minuten bezig geweest om de drone te achtervolgen... Als hij de juiste vergunningen had gehad, hadden we met hem kunnen samenwerken om zijn drone-opnamen te maken." Deze anekdotes onderstrepen de bereidheid van de locatie om diverse activiteiten mogelijk te maken, op voorwaarde dat ze voldoen aan de veiligheids- en wettelijke vereisten.

De gouden regel: voorafgaande kennisgeving

De sleutel tot het inwilligen van speciale verzoeken ligt in planning vooraf. Brian benadrukt: "Het ergste wat je kunt doen is op de dag zelf komen en hopen dat je ergens mee wegkomt. Als je het ruim van tevoren aankondigt, kan de locatie zich voorbereiden en ervoor zorgen dat alle noodzakelijke risicobeoordelingen en gezondheids- en veiligheidsprotocollen aanwezig zijn.

Risicobeoordelingen zijn van het grootste belang. Brian legt uit: "Als we dat doen, zijn we tevreden!". Dit proces is cruciaal voor zowel de veiligheid van de deelnemers als de soepele uitvoering van het evenement. Daarom staan locaties zoals Exhibition Centre Liverpool op een grondige voorbereiding en communicatie.

De rol van goede communicatie

Effectieve communicatie tussen klanten en de locatie is essentieel. "De goede klanten geven ons informatie", zegt Brian en benadrukt het verschil dat proactieve communicatie kan maken. Het gaat erom een partnerschap te creëren waarin informatie vrijelijk wordt uitgewisseld, zodat beveiligingsprotocollen worden nageleefd en het evenement naadloos verloopt.

Speciale verzoeken accommoderen is een gezamenlijke inspanning die gedetailleerde planning, open communicatie en aandacht voor veiligheid vereist. Met deze elementen op hun plaats kunnen locaties zoals Exhibition Centre Liverpool zelfs de meest buitengewone ideeën omzetten in werkelijkheid en zorgen voor gedenkwaardige en succesvolle evenementen.

Veiligheid: de topprioriteit

Zoals overal vermeld, en met betrekking tot elk aspect van de planning en uitvoering van evenementen, zijn gezondheid, veiligheid en beveiliging te allen tijde de topprioriteit van de locatie. Brian benadrukt dit punt ondubbelzinnig.

"Gezondheid en veiligheid zijn prioriteit," beweert Brian, die duidelijk maakt dat over dit aspect niet onderhandeld kan worden. De toewijding van de locatie aan veiligheid blijkt duidelijk uit de uitgebreide training van hun evenementmanagementteam en hun naleving van gevestigde gidsen en protocollen. Brian merkt op: "We werken met de eGuide om ervoor te zorgen dat we ons houden aan de hoogste en meest actuele normen in onze branche", verwijzend naar richtlijnen gepubliceerd door de AEV (De vereniging van evenementenlocaties).

Exhibition Centre Liverpool werkt niet geïsoleerd als het gaat om veiligheid. Brian noemt de samenwerking met andere beurshallen, met name via de NAA (National Arenas Association), wat wijst op een gemeenschap van gedeelde expertise. "We hebben goede relaties met andere beurshallen en delen lessen en ervaringen," zegt hij, wat het belang aantoont van collectieve kennis voor een effectief veiligheidsbeheer.

Veiligheidsmaatregelen: aandacht voor detail

Als het op beveiliging aankomt, benadrukt Brian het belang van grondigheid: "Weten welke voertuigen aankomen, wanneer ze moeten aankomen en wie ze zijn." Zulke nauwgezette aandacht voor details zorgt voor een sterk beveiligingsraamwerk en beschermt tegen mogelijke inbreuken. Want, zoals Brian zegt, "beveiliging is zo sterk als de zwakste schakel".

Hij benadrukt ook de rol van klanten in het veiligheids- en beveiligingsproces. "De goede klanten geven ons informatie," zegt hij, "Ik denk dat het moeilijker te begrijpen is voor nieuwere klanten die nog niet eerder evenementen met ons hebben gedaan. Het lijkt alsof we om heel veel dingen vragen, maar eigenlijk wordt die informatie allemaal verspreid naar verschillende teams om verschillende redenen, en het is allemaal heel noodzakelijk."

Het evenement omarmen

Zodra de planning klaar is en het evenement van start gaat, benadrukt Brian Charity dat het belangrijk is om van het moment te genieten. "De start zou het moment moeten zijn waarop al het werk zich uitbetaalt," adviseert hij, waarbij hij suggereert dat de opening van de deuren het meest opwindende deel van het evenement zou moeten zijn. Zijn ervaring in entertainment en theater versterkt dit standpunt: de echte show begint wanneer de deuren opengaan, de exposanten klaar zijn en het publiek arriveert. Dit is het moment voor organisatoren om hun harde werk tot bloei te zien komen en te genieten van de ervaring.

Creativiteit en verrassingen op de beursvloer

Brian heeft het ook over de creativiteit en diversiteit die hij ziet in beursstands. Van eenvoudige tabletop displays tot uitgebreide opstellingen die lijken op coffeeshops of live tv-studio's, elk evenement brengt iets nieuws en verrassends. "Er zijn zoveel stands. Het is uiteindelijk creatief," merkt Brian op, en benadrukt de eindeloze mogelijkheden in tentoonstellingsontwerp. Hij herinnert zich bijzonder memorabele evenementen, zoals bruiloftshows, waar de vreugde en opwinding van de aanwezigen een speciaal tintje aan de gelegenheid geven.

Een verantwoorde exit

Wanneer evenementen ten einde lopen, wordt het proces van afbreken cruciaal. Brian legt uit hoe belangrijk een goed geplande exitstrategie voor exposanten is. "Zodra de deuren opengaan, wordt de ruimte in wezen een bouwplaats. Het is echt belangrijk dat mensen samenwerken."

"Afhankelijk van de eisen van de klant kunnen we overgaan op een volledige ontmanteling of een zachte ontmanteling", zegt hij over de twee benaderingen. De volledige afbraak omvat helmen, hoge zichtbaarheidsvesten en mechanische hulp zoals vorkheftrucks, terwijl de zachte afbraak eenvoudiger is en exposanten in staat stelt hun stands handmatig te ontruimen.

Vermoeidheid en de wens om naar huis te gaan zorgen er vaak voor dat exposanten hun stand haastig verlaten. Brian heeft zelfs gezien dat exposanten aan het einde van het evenement gewoon wegliepen en hele stands achterlieten, inclusief al hun display- en promotiemateriaal. Het is belangrijk voor organisatoren om ervoor te zorgen dat iedereen opruimt, want als er te veel afval wordt achtergelaten boven een vooraf afgesproken niveau, brengt dat extra kosten voor de organisator met zich mee. 

"Er is een hoeveelheid afval die bij alle contracten is inbegrepen," zegt Brian, "maar klanten moeten altijd hun best doen om mensen aan te moedigen afval mee te nemen of te recyclen." Zijn advies aan exposanten is praktisch en duidelijk: "Iedereen moet gewoon de tijd nemen. We hoeven niet allemaal op hetzelfde moment voor dezelfde deur te lopen." 

Afsluiten, opnieuw opstarten

Exhibition Centre Liverpool is opmerkelijk efficiënt in het omzetten van evenementen, vaak binnen slechts vier tot zes uur. "We streven meestal naar vier tot zes uur tussen twee evenementen", onthult Brian Charity, die het snelle operationele tempo van de locatie toelicht. Dit snelle tempo is cruciaal voor back-to-back evenementen, zoals een arenashow die eindigt in de vroege uurtjes en een andere die begint bij zonsopgang.

Het vermogen van de locatie om deze snelle overgangen mogelijk te maken, hangt af van de expertise en coördinatie van het team. Brian benadrukt hun bekwaamheid: "Ons zaalteam, onze schoonmakers, stewards, iedereen is zo gewend aan wat ze doen, dat het een soort tweede natuur is." Deze goed geoliede machine zorgt ervoor dat de locatie snel wordt schoongemaakt, voorbereid en klaar is voor het volgende evenement.

Tips voor exposanten

Uit de gesprekken met Brian blijkt duidelijk dat bepaalde belangrijke gedragingen een grote bijdrage kunnen leveren aan het succes van beurzen voor exposanten. 

• Het is van cruciaal belang dat je de richtlijnen van de locatie begrijpt en naleeft, die worden gecommuniceerd via de exposantenhandleiding. 
• Proactieve communicatie met de locatie maakt veilige en creatieve standontwerpen mogelijk, terwijl ongeautoriseerde acties op het laatste moment de boel kunnen verstoren en veiligheidsrisico's met zich meebrengen.
• Verantwoord vertrekken, zonder rommel achter te laten, helpt het evenemententeam enorm. 

En uiteindelijk moeten exposanten er zeker van zijn dat ze genieten van het proces, hun creativiteit omarmen en de beloning ervaren van het tot leven zien komen van hun visie tijdens het evenement. Bij Solopress hebben we tal van inspirerende opties als het gaat om uw printbehoeften voor Beurzen en conferenties.