Exposeer als een expert: maak een beursstand en strategie

Het afgelopen jaar hebben we experts uit verschillende gebieden van de tentoonstellingssfeer opgespoord en gesproken. Toen The Print Show 2023 eraan kwam, was het tijd voor ons om de geleerde lessen in de praktijk te brengen. We combineerden de ervaringen van voorgaande jaren met de beste tips van experts uit de branche en implementeerden ze zelf.

Het hoofd marketing van Solopress, Glen Eckett, hield toezicht op onze beursstand en strategie op de beurs van dit jaar. Na een geweldige drie dagen vol koffie en gesprekken met nieuwe en bestaande klanten, vroegen we Glen wat onze tijd op de beurs zo bijzonder maakte. De Printshow 2023 zo succesvol.

Hoe zag de planning van de tentoonstelling eruit en hoe lang van tevoren ben je begonnen?

De The Print Show 2022 was de eerste stand waarvoor ik verantwoordelijk was. Omdat de beurs van 2021 nog niet had plaatsgevonden, had ik meer dan een jaar de tijd om onze stand te plannen. Met die ervaring op zak nam die van dit jaar minder tijd in beslag en begon ik in januari met het plannen ervan. Het is een beetje overdreven, maar ik heb graag het gevoel dat ik georganiseerd ben. Mijn persoonlijke manier om met de beurs om te gaan is om ervoor te zorgen dat ik altijd het gevoel heb dat ik alles onder controle heb!

Welke aandachtspunten had je in gedachten bij het ontwerp van je beursstand voor The Print Show 2023?

De stand van vorig jaar was zo'n succes dat we besloten hetzelfde bureau opnieuw in te schakelen om ons te ondersteunen.

Mijn belangrijkste vraag was: hoe kunnen we onze beursstand opfrissen? Ik moest uitzoeken wat we wilden aanprijzen en wat onze 'hook' zou worden. Vorig jaar boden we een wedstrijdprijs van £5,000 print, die was ontworpen om doelklanten aan te spreken en niet andere aanwezigen...

Dit jaar besloten we een aantal barista's in te schakelen om gratis koffie aan te bieden. De leuke twist was dat het koffieschuim kon worden bedrukt met beeldmateriaal dat was geleverd door de telefoons van de aanwezigen of door het maken van een foto.

Vervolgens heb ik onze grafisch ontwerpers betrokken bij het ontwerp van onze beursstand en koffiebar, zodat deze twee leveranciers een consistente uitstraling zouden creëren, wat ze vakkundig hebben gedaan.

Wat waren jullie doelen en ambities voor The Print Show 2023?

Vorig jaar had ik geen idee welke reactie we zouden krijgen. In het verleden stonden we niet bekend als handelsdrukker. Op The Print Show 2022 was het me echter duidelijk dat we daar thuishoorden en dat we een vertrouwde handelspartner waren geworden door de veranderingen die het bedrijf had doorgevoerd om deze klanten beter van dienst te kunnen zijn.

We waren een potentiële leverancier voor veel bedrijven die vorig jaar de beurs bezochten, maar de boodschap die we steeds weer van hen hoorden was dat Solopress een afdruk-API nodig had om integratie te vergemakkelijken. Op basis van deze feedback hebben we de afgelopen 12 maanden gewerkt aan Solofloonze nieuwe API die we op de beurs en in de aanloop naar de beurs in de vakpers lanceerden.

 

Bekijk dit bericht op Instagram

 

Een bericht gedeeld door Solopress (@solopress)

We wilden onze inspanningen op The Print Show combineren met het werk dat we dit jaar in onze campagnes voor de vakpers hebben gestoken. Mijn doel was dat iedereen die een print API gebruikt op de hoogte zou zijn van onze service. Ervoor zorgen dat er binnen die niche maar heel weinig mensen zijn die niet weten dat Solopress van de partij is.

Sterker nog, door te laat te komen, zijn we in staat geweest een oplossing samen te stellen die de tekortkomingen van soortgelijke API's die al op de markt zijn, ondervangt. Dit waren de juiste klanten in de juiste omgeving.

Welke ervaring van de vorige tentoonstelling kon je dit jaar gebruiken?

De Print Show van vorig jaar was de eerste tentoonstelling waarbij ik alleen de verantwoordelijkheid had voor de planning, dus dat bracht veel nieuwe angsten met zich mee die ik moest overwinnen. Dit jaar was het echter meer ontspannen omdat er minder onbekenden waren.

Veel van de logistiek was hetzelfde, dus het proces was makkelijk te onthouden. Dit jaar kon ik het aantal variabelen verminderen.

Zoals gezegd was onze haak vorig jaar onze wedstrijd om £5,000 aan drukwerk te winnen. Dit jaar waren we erg gericht op Soloflo. We moedigden mensen aan om naar onze stand te komen met onze gratis koffie, met een wedstrijdprijs ter waarde van £500 voor klanten die een foto van hun bedrukte koffie deelden op LinkedIn. Het doel was dat de mensen die meededen aan de wedstrijd het woord over Soloflo verspreidden onder hun netwerk, waardoor het bereik groter werd dan alleen de mensen die op de beurs aanwezig waren.

Iets wat me vorig jaar opviel was dat iedereen op de dag van het opzetten van je beursstand een hiv-vest moest dragen, wat ik niet had! Ik zag dit jaar weer veel mensen die dezelfde fout maakten toen ik stond te wachten om de hal in te gaan, dus dit is zeker iets dat niet zo bekend lijkt te zijn als het zou moeten zijn.

Vorig jaar hadden we enorme vlaggen bij onze stand staan om onze wedstrijd te promoten. Het ontwerp was perfect. Ik realiseerde me echter al snel dat er geen gemakkelijke manier was om de vlaggen te vullen met water, dus ik moest tientallen keren heen en weer reizen met een kleine waterfles, wat verre van ideaal was!

Wat heb je geleerd van het werken met derden zoals Human Built en Aroma Baristas voor een tentoonstelling?

Wanneer je met derden werkt voor zoiets als een tentoonstelling, is communicatie essentieel. Je moet niet vergeten dat deze bedrijven het hele jaar door, meerdere keren per week, aan dit soort shows werken.

Het is belangrijk om precies te communiceren wat je van hen nodig hebt en jezelf ervan te verzekeren dat ze alles in de hand hebben. Mijn tip zou zijn om altijd vragen te stellen. Laat jezelf niet in twijfel, door hun enorme ervaring weten ze bijna altijd het antwoord.

Onze beursstand is gebouwd door een bureau, Menselijk gebouwden we hadden een ander bedrijf, Aroma Barista'skoffie serveren. We moesten elektriciteit en een netwerkkabel regelen voor de koffiemachine en ik had geen idee hoe ik dat moest doen, maar gelukkig kon Human Built dit voor ons regelen. Door tijdig en duidelijk met beide bedrijven te communiceren, kon ik deze potentiële bananenschil aan de professionals overlaten en dat stelde me gerust.

Hoe verliep het evenement op de dag zelf en wat zou je eventueel anders hebben gedaan?

De show was een groot succes voor ons en de koffie bleek erg populair.

We hadden onze stand zo ontworpen dat onze barista's met grote letters reclame konden maken voor onze gratis koffie en onze wedstrijd van 500 pond. Desondanks merkten we dat mensen in eerste instantie niet werden aangemoedigd om zich met onze stand bezig te houden.

Als reactie daarop besloten we onze tactiek te veranderen en een meer proactieve aanpak te kiezen. We begonnen mensen te vragen of ze een gratis koffie wilden en dit leek een barrière te slechten. Ik denk dat we allemaal een beleefd Brits element hebben waardoor veel mensen wachten tot ze gevraagd worden!

We droegen T-shirts met merknaam met de zin 'Vraag me naar onze nieuwe API' op de achterkant gedrukt, en ik denk dat dit ons een stuk zichtbaarder maakte toen we rondliepen in de show.

Ik heb weer eens veel te veel marketingmateriaal meegenomen. Ik heb vaak de instelling dat ik liever te veel heb dan te weinig, maar dat lijkt nooit een goed idee aan het einde van de show als je alles moet inpakken! Ik zou graag zeggen dat ik deze les bij toekomstige shows zal leren, maar dat zal waarschijnlijk niet gebeuren!

Hoe was de teamdynamiek en hoe belangrijk is het om rekening te houden met persoonlijkheden om het juiste team samen te stellen?

Van de acht mensen die we meenamen naar de beurs, vertegenwoordigden er vier Solopress voor het eerst op een beurs. De mix van ervaren teamleden en nieuwkomers werkte goed en zorgde voor een mix van nieuwe en bekende gezichten.

Op deze beurzen kun je niet passief zijn, je moet constant met mensen praten en in gesprek gaan - zoals we hebben geleerd van de gratis koffieborden. Het beste is om collega's mee te nemen die zich op hun gemak voelen met deze aanpak en die ook een grondige kennis hebben van de onderwerpen die je gaat bespreken.

We hebben ervoor gezorgd dat iedereen die we dit jaar hebben meegenomen een goed begrip heeft van de diensten waar we het over gaan hebben, zoals Soloflo.

Dit betekende dat we een goed uitgebalanceerd team mee moesten nemen, met vertegenwoordigers van verkoop, softwareontwikkeling, marketing en zelfs onze Managing Director. Met zo'n sterk team op onze stand wisten we dat er geen gesprek was dat we niet aankonden.

Het kunnen drie lange dagen zijn, dus het is belangrijk om het hele team gemotiveerd te houden. Een van de manieren waarop we dit deden, was door 's avonds als team uit eten te gaan. Je krijgt echt een gevoel van kameraadschap als je naar een evenement als dit gaat, omdat je allemaal een gedeelde ervaring hebt.

Waaraan zou je het succes van dit jaar kunnen toeschrijven?

Het heeft allemaal te maken met iets interessants hebben om over te praten. We hadden dit jaar een duidelijk doel om Soloflo onder de aandacht te brengen, wat ons focus gaf en het nemen van beslissingen gemakkelijker maakte.

Ik zag Aroma Baristas op een ander evenement dat ik eerder dit jaar bijwoonde. Ze maakten echt indruk op me, dus ik nam hun Visitekaartje en e-mailde hen dezelfde dag nog. Nadat ik met ze gesproken had, kwam ik erachter dat ze ook bedrukte koffies kunnen verzorgen, wat het idee om samen met ons op The Print Show te staan nog steviger maakte.

Ervaring is zo belangrijk. Ik durf met een gerust hart te zeggen dat als we niet hadden geleerd van de show van vorig jaar, deze keer niet zo succesvol zou zijn geweest.

Wat heb je vorig jaar geleerd dat je kon toepassen op de show van dit jaar?

Het belangrijkste dat we leerden van de vorige show was de noodzaak om onze eigen API te maken, wat ons op weg zette om er een te bouwen en deze dit jaar op de show te promoten.

We hebben ons ook gericht op het promoten van onze aanwezigheid op de beurs via meer platforms. We zorgden dit keer voor meer interactie op sociale media, met name via onze wedstrijd op LinkedIn. Door onze fotograaf en videograaf mee te nemen naar de beurs om de show vast te leggen met foto's en video's, zorgden we ervoor dat we de professionele kwaliteit content hadden die we nodig hadden.

Op de tweede dag werkte onze social media-strategie. Mensen hadden gehoord over onze bedrukte koffie en kwamen naar onze stand om er een te halen en te blijven voor een praatje over drukwerk en natuurlijk Soloflo.

Hoe ga je de lessen van de show van dit jaar implementeren?

Voor volgend jaar zou ik graag een soortgelijke mix van teamleden uit het hele bedrijf meenemen. Het is belangrijk om iets te promoten dat mensen echt willen, zoals onze API dit jaar.

Ik ben ervan overtuigd dat onze bedrukte koffies dit jaar een grotere blijvende indruk hebben gemaakt dan onze goodiebags tijdens de vorige show.

Ik weet echter dat we volgend jaar niet met dezelfde stand kunnen verschijnen om koffie te verkopen, omdat dat niet hetzelfde effect zal hebben. Ik zal er enorm op letten dat de bezoekers weer iets boeiends en begeerlijks te bieden hebben.

Wat was het beste advies dat je hebt gekregen in de aanloop naar deze tentoonstelling en waar kwam dat vandaan?

Wat echt hielp bij de voorbereidingen voor de show van dit jaar was het bijwonen van de Uw bedrijfsexpo evenement in Milton Keynes in juni. Daar spraken we met veel exposanten en deelnemers over wat een succesvolle beursstand maakt.

Alle inzichten die we verzamelden uit de interviews die we opnamen waren nuttig, maar de vraag die ik bijzonder nuttig vond was "hoe moeten exposanten na de beurs contact opnemen met geïnteresseerde bezoekers, en hoe snel daarna?".

Steve Lloyd van Meesterschap in tentoonstellingen sprak over "de wet van de afnemende verbazing", verwijzend naar het feit dat mensen minder geïnteresseerd zijn in wat je te vertellen hebt naarmate je er langer over doet na je eerste ontmoeting. Dit resoneerde vooral met mij en versterkte mijn overtuiging dat al ons harde werk voor niets zou zijn geweest als we onze leads niet snel na de show zouden opvolgen, wat we dan ook hebben gedaan.

Als ik mezelf advies zou moeten geven, zou het zijn om zo goed mogelijk georganiseerd te zijn. Ik kan een evenement van deze omvang stressvol vinden, vooral omdat mijn achtergrond in digitale marketing ligt en niet in merkmarketing. Maar door mezelf te dwingen om goed georganiseerd te zijn, was het hele evenement gemakkelijker om mee om te gaan.

 

Hulp nodig met je beursstand?

Heb je meer nodig dan Glen's wijze woorden om je door je aankomende tentoonstelling te loodsen? Kijk dan eens naar onze assortiment afdrukken voor tentoonstellingen en conferenties om het ontbrekende puzzelstukje te vinden om van uw evenement een succes te maken.