Als je van plan bent om je bedrijf te presenteren op een beurs, is voorbereiding de sleutel om het meeste uit deze opwindende kans te halen. Of het nu je eerste keer is of je vijftigste, je voorbereiden op een beurs geeft je de beste kans om waardevolle contacten te leggen, meer bekendheid te krijgen en te leren van anderen in jouw branche.
We hebben onze printklanten ondervraagd en de antwoorden van de doorgewinterde exposanten onder hen leveren een aantal nuttige tips op. Daarnaast hebben we zelf op een aantal conferenties en evenementen gestaan. De Printshow in het bijzonder heeft ons veel geleerd, dus we hebben ook genoeg ervaring om te delen. We hebben alles wat we zelf en van onze klanten hebben geleerd samengevoegd en onze gids samengesteld over hoe je je kunt voorbereiden op een succesvolle beurs.
Kom langs voordat je exposeert!
Ervaar een beurs als deelnemer voordat je je eigen stand plant. Deze ervaring uit de eerste hand geeft je een idee van het publiek, de omgeving en de verwachtingen van exposanten. Het is een waardevolle verkenningsmissie die essentiële inzichten oplevert voor je eigen beursstrategie.
Doelen stellen
Weten wat je wilt bereiken op de beurs is van fundamenteel belang. Wil je in contact komen met bestaande klanten, nieuwe prospects aan boord halen of je merk introduceren bij een nieuw publiek? Het identificeren van je doelgroep is cruciaal bij het opstellen van je boodschap, ontwerp en algemene aanpak. Je zult ook tools en strategieën willen voorbereiden voor het vastleggen van gegevens uit interacties om ervoor te zorgen dat elk gesprek potentieel leidt tot een zakelijke kans.
Kies een show, kies een pitch
Kies een show die aansluit bij je doelen en je doelgroep. Probeer een standplaats te vinden waar veel bezoekers komen. Je moet een plattegrond van de locatie kunnen vinden voordat je je standplaats boekt. Denk na over bezoekersroutes, zichtlijnen en de locaties van in- en uitgangen, verfrissingen en toiletten om de beste locaties te bepalen.
Stel een budget in
Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding op een beurs is het opstellen van een budget. Bedenk hoeveel inkomsten je zou kunnen halen uit verkopen en orders die je tijdens de beurs binnenhaalt en door nieuwe klanten en abonnees aan te trekken. Dit zal je helpen om een budget vast te stellen dat een lonend rendement op je investering oplevert. Je budget moet alle kosten dekken, inclusief displaymateriaal, promotionele freebies en personeelskosten. Transparantie in budgettering helpt onverwachte kosten te voorkomen en zorgt voor een soepel, stressvrij evenement.
Standontwerp
Je stand is je mini-winkelpui op de beurs, dus het ontwerp is cruciaal. Bezoek onze designblog voor nuttige tips en ideeën.
cdavies van Coed Cadw (de Boswachterij in Wales) had het volgende te zeggen:
Denk goed na over de ruimte die je hebt geboekt - probeer je voor te stellen hoe alles in de ruimte gaat passen, inclusief personeel en bezoekers. Vergeet geen veilige opbergruimte voor jassen, tassen enz. en reservefolders enz.
Voor standconcepten en ontwerptips hebben we twee handige blogartikelen voor je. Een over ontwerpen voor schelpschema's en kleine ruimtesen voor de ambitieuze exposant, vijf deskundige tips voor beursstands op maat.
Bereid je materialen voor
Neem zowel promotiemateriaal mee dat jouw verhaal vertelt als gratis cadeautjes die de bezoekers zullen waarderen. Deze geschenken trekken niet alleen mensen naar je stand, maar dienen ook als herinnering aan je merk als de beurs voorbij is.
Basisbeginselen zoals Visitekaartjes en een Folder of Brochure je huidige aanbod uit te leggen zijn must-have items.
Katoenen tassen zorgen voor geweldige goodiebags, en gemerkte Pennen of Notitieboekjes worden zeker veel gebruikt. Daarnaast zijn merkartikelen Zoetigheden of gedrukt Promotionele producten kunnen cadeaus op maat worden zodat ze zich jou herinneren.
Sociale media
Als je je voorbereidt op een beurs, begin dan van tevoren met het verspreiden van het nieuws over je aanwezigheid. Gebruik relevante hashtags die exposanten en organisatoren van evenementen gebruiken om je zichtbaarheid te vergroten.
Bezoekers betrekken
Overweeg om een spel of wedstrijd te organiseren op je stand. Dit zal niet alleen bezoekers boeien, maar het kan ook een waardevol hulpmiddel zijn voor het verzamelen van contactinformatie en andere gegevens.
Kies je team en informeer ze
Kies een team dat enthousiast, deskundig en persoonlijk is. Licht ze in over de doelen, verwachtingen en het schema voor de beurs.
Repeteren
Oefen voor een beurs door je displays op te zetten en je interacties door te nemen voor het evenement. Dit kan je helpen potentiële problemen op te sporen en je eigenlijke set-up proces te stroomlijnen.
Tails & Trails diergeneeskundige fysiotherapie nam contact op om dit te zeggen:
Oefen het buiten opzetten zodat je geen tijd verspilt met het opnieuw inrichten als je aankomt.
Naast het oefenen van je opstelling, is het de moeite waard om een aantal rollenspellen met je team te spelen, zodat ze zich op hun gemak voelen bij het presenteren aan bezoekers. Lees dit advies van S2 Ontwerp en reclame:
Doe wat verkoopoefeningen. Je moet dingen snel en eenvoudig kunnen overbrengen - een elevator pitch die niet te ingestudeerd of robotachtig klinkt.
Demonstraties
Als je product tastbaar is, moeten demonstraties eenvoudig zijn. Als je product of dienst echter abstracter is, zoals software of grote machines, zul je creatief moeten nadenken over hoe je de voordelen ervan het beste kunt laten zien.
Onderzoek en bereik
Kijk naar de deelnemers en andere exposanten. Overweeg om van tevoren contact op te nemen en zelfs afspraken te maken met belangrijke contactpersonen tijdens het evenement.
Logistiek
Denk ruim van tevoren na over je reis, parkeergelegenheid en accommodatie om stress op het laatste moment te voorkomen.
Zorg voor je team
Zorg dat je team gehydrateerd, gevoed en gemotiveerd blijft. Hun welzijn heeft een directe invloed op hun effectiviteit, dus zorg dat ze goed verzorgd worden.
Speciale vereisten voor set-up
Voordat de beurs zijn deuren opent en de glamour en drukte van het evenement beginnen, is het opbouwproces vaak een heel ander verhaal. Afhankelijk van de locatie en de aard van je beurs kan het zijn dat je tijdens de opbouw- en afbraakfase aan bepaalde veiligheidseisen moet voldoen.
Als je ter plekke gaat installeren voordat het publiek wordt toegelaten, werk je misschien in een bouwachtige omgeving. Grote installaties, zware apparatuur en een drukte van belang kunnen risico's met zich meebrengen. Om deze risico's te beperken, vereisen veel locaties dat je persoonlijke beschermingsmiddelen draagt, vooral tijdens de opbouw- en afbraakperiode.
Hier zijn enkele veelvoorkomende items die je nodig zou kunnen hebben:
Hoge zichtbaarheidskleding
Een hi-viz vest of jas kan ervoor zorgen dat je gezien wordt in de drukte van de opstelling. Dit is vooral belangrijk als je in de buurt van zware machines of bewegende voertuigen werkt.
Harde Hoed
Als er een risico is op vallende voorwerpen of als je werkt in een ruimte met lasten boven je hoofd, kan een veiligheidshelm verplicht zijn. Vraag de locatie of organisator van het evenement naar deze vereiste.
Stalen Teen Laarzen
Bij het opzetten kan het zijn dat je zware voorwerpen moet hanteren. Stalen neuzen kunnen je voeten beschermen tegen mogelijke ongelukken en zijn een standaard veiligheidsuitrusting in potentieel gevaarlijke omgevingen.
Handschoenen
Als je tijdens de installatie zware of mogelijk scherpe voorwerpen hanteert, kunnen veiligheidshandschoenen je handen beschermen tegen snijwonden, splinters en schaafwonden.
Oorbescherming
In sommige gevallen komen er tijdens het installatieproces luide machines of gereedschappen aan te pas. In dergelijke gevallen kan gehoorbescherming zoals oorwarmers of oordoppen nodig zijn.
Veiligheidsbril
Wanneer je werkt met gereedschap of materialen die rondvliegend puin kunnen produceren, kan een veiligheidsbril je ogen beschermen.
In alle gevallen is het cruciaal om ruim voor de show eventuele speciale vereisten te bevestigen met de organisator van het evenement. Zij kunnen je een lijst geven met de benodigde veiligheidsuitrusting en andere specifieke vereisten voor de locatie. Vergeet deze specificaties niet - ze zijn niet alleen noodzakelijk voor je veiligheid, maar als je ze niet naleeft, kan dat ook leiden tot vertragingen of boetes.
Onthoud dat elke beurs uniek is. De speciale vereisten voor de ene zijn misschien niet van toepassing op de andere. Doe altijd je onderzoek en bereid je goed voor om een soepel, veilig en succesvol evenement te garanderen.
De laatste voorbereiding
En tot slot is hier een checklist om je voorbereidingen op schema te houden:
-
Doelstellingen voor het evenement
-
Doelgroep
-
Budget
-
Standontwerp
-
Promotiemateriaal
-
Plan voor sociale media
-
Engagementstrategie
-
Teamselectie en briefing
-
Repetitie
-
Demonstraties
-
Onderzoek en voorlichting
-
Logistiek
-
Maak jezelf bewust van speciale vereisten, bijv. persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE).
-
Teamwelzijn
Met een goede voorbereiding en een duidelijke visie heb je veel meer kans op een succesvolle beurs. Vergeet niet dat elk evenement een leermoment is. Dompel jezelf dus onder in de ervaring, absorbeer zoveel mogelijk kennis en geniet vooral van de reis! Terwijl je je voorbereidt op een beurs, kun je het volgende inslaan Afdrukken voor tentoonstellingen en conferenties van Solopress.
Dutch 
English 
French 
Spanish 
German 
Italian 
Portuguese 
Polish 
Romanian 
Bulgarian 
Danish