Tentoonstellen als een expert: werken met een tentoonstellingsbureau

Navigeren door het complexe landschap van tentoonstellingen kan een intimiderende taak zijn voor elk bedrijf, vooral als je een blijvende indruk wilt maken. Dit is waar de expertise van een beursbureau van onschatbare waarde kan zijn.  

Een bureau kan een op maat gemaakte strategie bieden die uw beursaanwezigheid verandert van een eenvoudige stand in een gedenkwaardige ervaring voor uw klanten en potentiële klanten. Van het samenstellen van de perfecte visuals tot het bieden van ondersteuning op locatie, bureaus kunnen een one-stop oplossing zijn om de impact van je merk te vergroten. 

Voor het eerst met een bureau werken kan ontmoedigend zijn. We hebben Dan Edwards van Bloody Lovely Branding CoDan is een expert in het werken met een bureau, specifiek voor tentoonstellingen. Met ervaring in het ontwerpen van stands in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Oostenrijk kan Dan zijn licht laten schijnen over het werken met een bureau. 

Wat kan een agentschap bieden in de context van tentoonstellingen? 

Een beursbureau fungeert als je externe partner, uitgerust met gespecialiseerde vaardigheden voor het plannen, uitvoeren en soms zelfs de marketing van je beurs.  

Hoewel veel bureaus alleen maar denken aan ontwerpers en leveranciers van displaymateriaal en promotieartikelen, biedt een full-service bureau een uitgebreid pakket: van strategische planning en merkboodschappen tot evenementmanagement op locatie. 

Het vermogen van een bureau om zich alleen te richten op uw beursinspanningen maakt uw interne middelen vrij, zodat u zich kunt blijven richten op uw kernactiviteiten. 

Dan vertelde ons het volgende: "Het is belangrijk om een duidelijk idee te hebben tot wie je spreekt, te weten wie er op het evenement aanwezig zal zijn en het specifieke probleem te begrijpen dat je voor je klanten oplost."  

Hoe kan een agentschap je merk ondersteunen op een beurs? 

We hebben elk maar twee handen en 24 uur in een dag. Soms kunnen we niet alles zelf doen. In dat geval kan het zoeken naar ondersteuning het beste zijn om al je tentoonstellingsdoelen te bereiken. Als je op dit punt komt, is een agentschap misschien wel de beste plek om naar toe te gaan

Strategische planning

Een bureau kan helpen bij het formuleren van een duidelijke strategie die is afgestemd op je algemene merkdoelstellingen. Dit kan alles omvatten, van het identificeren van de doelgroep tot het selecteren van de juiste kanalen voor promotionele activiteiten.

Dan zei: "Bezoek andere evenementen om een idee te krijgen van de omvang en wat mensen zeggen. Op elk evenement leer je betere en efficiëntere manieren om dingen te doen, dus probeer de basisfouten over te slaan door met exposanten te praten.

Ontwerp en visuals

Door middel van innovatief design kan een bureau je merk helpen om aan te slaan bij de doelgroep. Neem het voorbeeld van Land Rover's 2017 tentoonstelling op het Goodwood Festival of Speed. De interactieve display, gemaakt door Imagination, een bureau uit Londen, bracht met succes de merkessentie van Land Rover over op duizenden bezoekers.

Dan vertelde ons: "Op zijn minst zal elk bedrijf zijn logo en kleuren gebruiken, misschien wat afbeeldingen - als je je concentreert op de boodschap die je wilt delen, kun je opvallen en hoef je minder te vertrouwen op een druk ontwerp.

"Wees duidelijk, beknopt en aanpasbaar aan het type persoon dat je naar je stand wilt lokken. Denk na over de grootte van de stand en ga voor iets dat aan je eisen voldoet. Als je budget beperkt is, kun je beter minder uitgeven aan vloeroppervlak en meer investeren in de stand, met name het ontwerp." 

Logistiek en beheer op locatie

Een van de grootste uitdagingen van tentoonstellingen is de logistiek. Bureaus kunnen dit naadloos afhandelen, zodat de aanwezigheid van je merk prominent en professioneel is.

Dan voegt eraan toe: "Als je je ontwerp, boodschap en stand compleet hebt. Ga op zoek naar andere mogelijkheden om deze boodschap te verspreiden. Onderzoek de advertentiemogelijkheden met de organisator, maar wees ook creatief.  

"Wat kun je doen dat in lijn is met je merk en een positieve reactie oproept bij je doelgroep - denk verder dan de geheugensticks en pennen die iedereen doet, hoe kun je het leven van je klant net dat beetje makkelijker maken? Denk dieper na over hun dagelijkse ervaring en creëer giveaways die hen zullen helpen."

Analyse na de tentoonstelling

Bureaus kunnen inzichten en analyses bieden na afloop van het evenement, zodat u inzicht krijgt in de impact van de beurs op uw merk. Deze datagestuurde aanpak zorgt ervoor dat uw investering meetbare resultaten oplevert.

Voordelen van het werken met een bureau 

Er zijn veel voordelen verbonden aan het werken met een bureau. Hier zijn de belangrijkste voordelen: 

1. Efficiëntie: Met alle tentoonstellingselementen onder één dak is het proces gestroomlijnd, wat tijd en moeite bespaart. 
2. Expertise: Bureaus brengen industriespecifieke kennis mee die de kwaliteit van je tentoonstelling aanzienlijk kan verhogen. 
3. Aanpassing: Gezien hun brede ervaring kunnen agentschappen oplossingen op maat bieden, zodat je merk opvalt in het drukke beurslandschap.  

Dan zei: "Als je werkt met een bureau dat ervaring heeft met het ontwerpen van tentoonstellingen en grootschalige drukwerken, bespaar je op de lange termijn geld. Verkeerd artwork is moeilijk te zien op het scherm en is duur en vaak tijdrovend om te herstellen." 

Nadelen en overwegingen 

Samenwerken met een bureau is misschien niet voor iedereen de beste oplossing. Deze mogelijke nadelen kunnen een beter beeld schetsen om te zien of samenwerken met een bureau is wat je nodig hebt. 

1. Kosten: Kwaliteit heeft zijn prijs. De uitgebreide diensten die agentschappen aanbieden kunnen duur zijn, dus het is cruciaal om een kosten-batenanalyse uit te voeren om de ROI te garanderen. 
2. Controleverlies: Uitbesteden betekent dat je de vertegenwoordiging van je merk toevertrouwt aan een externe entiteit. Hoewel een goed bureau uw merk en uw belangen altijd in het oog zal houden, kan dit soms leiden tot afwijkingen van uw kernwaarden als dit niet zorgvuldig wordt beheerd. 
3. Compatibiliteit: Niet alle bureaus passen perfect bij elk merk. Een bureau dat gespecialiseerd is in technische beurzen is bijvoorbeeld misschien niet geschikt voor de behoeften van een foodfranchise. 

Wie is geschikt om met een agentschap te werken? 

Het inschakelen van een agentschap is vooral gunstig voor bedrijven met beperkte interne mogelijkheden voor evenementplanning of bedrijven die streven naar grootschalige tentoonstellingen met een grote impact. Dit geldt ook voor grote ondernemingen, winkelketens en food franchises die een grote indruk willen maken op hun respectievelijke markten. 

Of je bedrijf nu in een van deze categorieën past of je gewoon nieuwsgierig bent naar de potentiële voordelen, inzicht in de rol van een agentschap kan je aanpak van tentoonstellingen aanzienlijk verbeteren. 

Dus voordat je je in de bruisende wereld van beurzen stort, moet je de voor- en nadelen tegen elkaar afwegen en overwegen of een partnerschap met een agentschap jouw ticket kan zijn naar een meer impactvolle merkaanwezigheid.

De volgende stappen zetten met een agentschap 

Als je na het afwegen van de voor- en nadelen vindt dat het werken met een agentschap past bij de doelstellingen van je merk, dan is de volgende stap om een shortlist te maken van agentschappen die gespecialiseerd zijn in jouw branche of een bewezen staat van dienst hebben in het afhandelen van beurzen van jouw omvang.

Plan een eerste consultatie om je doelen, budget en verwachtingen te bespreken. Vraag altijd naar casestudy's of referenties om de effectiviteit en betrouwbaarheid van het bureau in kwestie te peilen. 

Als je eenmaal een bureau hebt gekozen, is regelmatige communicatie essentieel. Houd een open lijn voor updates over strategische planning, ontwerpconcepten en logistieke afspraken. Zorg ervoor dat beide partijen gedurende het hele proces op één lijn zitten wat betreft merkwaarden en doelstellingen om mogelijke inconsistenties te voorkomen.  

Uw one-stop oplossing voor het drukken van tentoonstellingen: Solopress 

Nu je de planning en strategie onder de knie hebt, hoe zit het met de tastbare elementen van je tentoonstelling? Dat is waar Solopress om de hoek komt kijken. Als een van de toonaangevende online drukkerijen in het Verenigd Koninkrijk bieden we een uitgebreid assortiment van hoge kwaliteit gedrukte materialen die de impact van je tentoonstelling aanzienlijk kunnen vergroten.