De zomer is de perfecte tijd voor openluchtevenementen in het Verenigd Koninkrijk. Of het nu gaat om een buurtfeest, een bijeenkomst van collega's of een muziekfestival, een goed gepland evenement kan de onderlinge banden versterken en alle betrokkenen een leuke tijd bezorgen. Buitenevenementen kunnen echter unieke uitdagingen met zich meebrengen en vereisen een nauwgezette planning die rekening houdt met variabelen zoals het weer en de toegankelijkheid. Solopress is er om je evenement te ondersteunen met essentieel buitenmateriaal dat ervoor zorgt dat je evenement opvalt en soepel verloopt.
De juiste locatie kiezen
De juiste locatie kiezen is cruciaal voor het succes van je evenement. Toegankelijkheid is een belangrijk punt; zorg ervoor dat de locatie gemakkelijk toegankelijk is voor alle deelnemers, ook voor mensen met een handicap. Controleer of er voldoende parkeergelegenheid en openbaar vervoer is.
Kies, gezien het onvoorspelbare Britse weer, een locatie die enige vorm van beschutting biedt of waar tijdelijke structuren mogelijk zijn, zoals Tuinhuisjes. Lokale weerpatronen en historische gegevens onderzoeken om weloverwogen beslissingen te nemen. gebruiken Banners, Posters, en Bewegwijzering kunnen bezoekers de weg wijzen en de visuele aantrekkingskracht van de locatie vergroten, zodat iedereen weet waar hij heen moet, zelfs als het slecht weer is.
De capaciteit van het publiek is ook belangrijk. Overvolle ruimtes kunnen onveilig zijn, terwijl een te grote locatie er karig uitziet, wat de sfeer teniet kan doen. Kies een locatie die comfortabel plaats biedt aan het verwachte aantal bezoekers en waar de veiligheidsvoorschriften in acht worden genomen.
Kan ik een park huren voor mijn zomerevenement?
Parken zijn aantrekkelijke buitenruimtes, vaak gemakkelijk toegankelijk in het hart van een gemeenschap, waardoor ze een ideale locatie zijn voor evenementen. Over het algemeen vallen parken onder het gezag van lokale gemeenteraden, met uitzondering van de koninklijke parken in Londen, die eigendom zijn van de kroon en worden beheerd door de regering.
De beslissing om je evenement toe te staan op parkgrond, samen met eventuele bijbehorende kosten, wordt uiteindelijk per geval genomen door je gemeente. Veel gemeenten en gemeenteraden zijn voorstander van evenementen voor liefdadigheidsinstellingen en gemeenschappen. Hoewel commerciële evenementen wel kunnen plaatsvinden op door de gemeente gecontroleerd parkland, moet je rekening houden met hogere vergoedingen en strenge administratieve eisen met betrekking tot onder andere parkeren, sanitaire voorzieningen, geluidsoverlast, openbare veiligheid en uitgaansverboden.
Voor meer informatie kun je nuttige richtlijnen van de Local Government Vereniging van lokale overheden.
Zoek sportclubs op!
Als je een privéonderneming bent die een bedrijfsevenement voor klanten of een feest voor collega's wil organiseren, dan wil je misschien plaatselijke sportclubs overwegen als locatie. Sportclubs voldoen vaak aan alle vereisten voor zomerevenementen: buitenruimte, toiletten, parkeergelegenheid en een vergunning om alcohol te verkopen. Daardoor zijn ze een geweldige oplossing voor het probleemloos plannen van buitenevenementen.
Promotie en branding van evenementen
Effectieve promotie is de sleutel tot het opbouwen van anticipatie, opwinding en een gevoel van gelegenheid voor je evenement. Consistente branding in alle materialen versterkt niet alleen de identiteit van je evenement, maar bouwt ook vertrouwen en herkenning op. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het promoten en branding van je evenement, van de eerste uitnodigingen tot branding op de dag zelf.
Promotie vóór het evenement
Uitnodigingen en tickets maken:
Begin met het ontwerpen en versturen van uitnodigingen. Op maat gemaakte uitnodigingen zetten de toon voor je evenement en kunnen worden aangepast aan je thema. Voor evenementen die entree vereisen, ontwerp je tickets met het logo, de kleuren en de belangrijkste informatie van je evenement. Gedrukt Uitnodigingen en Tickets zorgen voor een professionele en samenhangende look.
Posters en flyers ontwerpen:
Promoot je evenement met opvallende posters en flyers. Verspreid deze op strategische locaties en deel ze met lokale bedrijven om je bereik te vergroten. Gebrandmerkt Posters en Vliegers helpt om de zichtbaarheid te vergroten en enthousiasme op te bouwen.
Sociale media en e-mailcampagnes:
Gebruik online kanalen om de boodschap te verspreiden. Consistente branding in social media en e-mailcampagnes versterkt de identiteit van je evenement en houdt je publiek betrokken. Vul deze digitale inspanningen aan met fysieke materialen, zoals branded Polsbandjes voor toegang om een tastbare band met de aanwezigen te creëren.
T-shirts en merchandise voor het personeel:
Rust je team uit met T-shirts met een merkopdruk om ze gemakkelijk herkenbaar te maken of als evenement merchandise. Denk ook aan bedrukte katoenen draagtassen om de deelnemers een gedenkwaardig aandenken te geven. Aangepaste T-shirts en Tote tassen zorgen voor merkkleding en merchandise van hoge kwaliteit.
Branding op de dag zelf
Een uitnodigende entree creëren:
Maak een sterke eerste indruk met een merkentree. Gebruik een Bannerboog om bezoekers te verwelkomen en het podium voor je evenement te creëren. Dit creëert een gevoel van gelegenheid en opwinding als de gasten arriveren.
De locatie aankleden:
Verrijk de evenementruimte met Bewegwijzering en Bedrukte vlaggen. Duidelijke bewegwijzering met een merknaam helpt bezoekers door de locatie te navigeren, terwijl vlaggen de visuele aantrekkingskracht vergroten en de aanwezigheid van je merk versterken. Overweeg zitplaatsen met een merknaam om de professionele uitstraling van het evenement nog verder te verbeteren.
Evenementprogramma:
Voorzie deelnemers van een uitgebreid evenementenprogramma. A geniete brochure Door het schema, de belangrijkste hoogtepunten en essentiële informatie gedetailleerd weer te geven, blijven de deelnemers op de hoogte en betrokken tijdens het evenement. Solopress biedt geniete brochures van hoge kwaliteit om aan je behoeften te voldoen.
Interactieve elementen en giveaways:
Betrek deelnemers met interactieve stations en giveaways. Gebruik gedrukt materiaal zoals Vliegers, Brochures, en Ansichtkaarten om informatie te verstrekken en deelname aan activiteiten aan te moedigen. Merkmaterialen informeren niet alleen, maar dienen ook als souvenirs die deelnemers mee naar huis kunnen nemen.
Door deze stappen te volgen en een mix van merkproducten te gebruiken Banners, Vlaggen, Posters, en ander promotiemateriaal kun je zorgen voor een consistente en professionele branding tijdens je evenement. Het handhaven van een uniforme branding op verschillende platforms en materialen creëert een samenhangend en betrouwbaar imago, wat meer bezoekers aantrekt en hun algehele ervaring verbetert.
Een aantrekkelijke omgeving creëren
Een uitnodigende en functionele evenementenruimte is essentieel voor een gedenkwaardige ervaring. Gebruik levendige kleuren en aantrekkelijke ontwerpen om een aantrekkelijke sfeer te creëren. Interactieve elementen zoals fotohokjes, live demonstraties of kunstinstallaties kunnen bezoekers betrekken en sociaal delen aanmoedigen. Op maat bedrukt Tuinhuisjes, Tafelkleden, en zelfs Ligstoelen kunnen de visuele aantrekkingskracht vergroten en je evenement laten opvallen.
Richt de ruimte zo in dat beweging en interactie gemakkelijk zijn. Denk goed na over de indeling om opstoppingen te voorkomen en zorg voor duidelijke paden en bewegwijzering naar belangrijke plekken zoals toiletten, eetkraampjes en informatiebalies. Goed geplaatste promotiedisplays en bewegwijzering helpen je gasten de weg te wijzen en zorgen voor een georganiseerde en plezierige omgeving.
Toiletpauzes toestaan
Bij het plannen van een buitenevenement is het van cruciaal belang dat je voldoende toiletvoorzieningen voorziet. Ervoor zorgen dat je gasten toegang hebben tot schone, functionele toiletten kan hun algehele ervaring en comfort aanzienlijk beïnvloeden. Verwaarlozing van dit aspect kan leiden tot lange wachtrijen, ongemak en uiteindelijk een negatieve herinnering aan je evenement.
Verhuur van mobiele toiletten
Het huren van mobiele toiletten is een praktische oplossing voor elk buitenevenement, van muziekfestivals tot bruiloften. Moderne mobiele toiletten worden schoon geleverd en volledig gevuld met papier en ontsmettingsmiddel. Ze hebben geen elektriciteit of sanitair nodig, waardoor ze geschikt zijn voor elke locatie. Voor meerdaagse evenementen is het belangrijk om regelmatige schoonmaak en onderhoud te regelen om de faciliteiten hygiënisch te houden. Een goede planning en coördinatie met je leverancier van mobiele toiletten zal ervoor zorgen dat je evenement comfortabel en aangenaam blijft voor alle bezoekers.
Heb ik een vergunning nodig om alcohol te verstrekken?
Als je van plan bent om gratis alcohol te verstrekken op je evenement, heb je geen vergunning nodig. Ook eten mag tot 23.00 uur zonder vergunning worden geserveerd en verkocht. Als je echter alcohol wilt verkopen tijdens een eenmalig evenement, moet je een Temporary Event Notice (TEN) aanvragen voor activiteiten waarvoor een vergunning nodig is, zoals de verkoop van alcohol.
Volgens gov.uk zijn de activiteiten waarvoor een vergunning vereist is onder andere:
- Alcohol verkopen
- Alcohol schenken aan leden van een privéclub
- Entertainment bieden, zoals muziek, dans of indoor sportevenementen
- Warm eten of drinken serveren tussen 23.00 en 05.00 uur
Een aankondiging van een tijdelijk evenement kost £21 bij de gemeente. Het is belangrijk om te weten dat de wetten met betrekking tot alcohol streng zijn. Iedereen die veroordeeld wordt wegens overtreding kan een hoge boete en een strafblad tegemoet zien. Of je nu van plan bent geld te vragen voor drankjes of ze gratis verstrekt, personen of organisaties die van plan zijn alcohol te schenken, moeten gov.uk bezoeken en zich volledig op de hoogte stellen van de wet.
Wat voor verzekering heb ik nodig voor een buitenevenement?
Als je een buitenevenement organiseert, neem je een zorgplicht op je ten opzichte van de bezoekers. Het is essentieel om te kijken naar de specifieke verzekering die nodig is, want het soort evenement dat je organiseert bepaalt het type en niveau van de dekking die je nodig hebt. Voorbeelden van polissen die je moet overwegen zijn:
- Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering: als er werknemers op het evenement werken, wilt u het volgende onderzoeken
- Aansprakelijkheidsverzekering: Als je je evenement openstelt voor de gemeenschap, dan moet dit hoog op je prioriteitenlijst staan.
- Annulering evenement: dekking als je te maken hebt met hoge overheadkosten en verzonken kosten.
- Uitrusting Cover: Als je een polis nodig hebt om dure apparatuur op locatie te beschermen, zoals een PA-systeem.
Als dat klinkt als veel om over na te denken, bieden veel providers eenmalige evenementenverzekering voor de dag. Deze polissen bundelen vaak een aantal van toepassing zijnde diensten om apparatuur, aansprakelijkheid, annulering enz. te dekken.
Wat is de beste manier om elektriciteit te voorzien voor een buitenevenement?
Het is niet ongewoon om op kleine sociale evenementen elektrische verlengkabels naar buiten te zien lopen vanuit stopcontacten binnen. Dit is echter verre van optimaal voor een professioneel georganiseerd evenement!
On-grid
Het is mogelijk om je buitenevenement van stroom te voorzien via het elektriciteitsnet als je locatie buiten elektrische aansluitpunten heeft. Elke elektriciteitsvoorziening die bedoeld is voor gebruik met buitenapparatuur moet beschermd worden door een 30mA RCD (aardlekschakelaar) die fungeert als een uitschakelaar die de stroom uitschakelt in geval van een storing.
Bovendien moeten alle kabels uitgerust zijn met weerbestendige buitenfittingen. Organisatoren van evenementen moeten zich ook bewust zijn van het struikelgevaar van kabels en de nodige voorzieningen treffen.
Dieselgeneratoren
Wanneer netstroom geen optie is, zijn generatoren de meest voorkomende (en gehoorde!) oplossing. Generatoren worden meestal aangedreven door diesel of HVO (waterstofbehandelde plantaardige olie) en kunnen gedurende lange perioden aanzienlijke vermogensbelastingen aan. Ondanks de vele nadelen, zoals lawaai, uitstoot en het gebruik van dure, brandbare brandstoffen, blijven ze een standaard energiebron voor buitenevenementen.
Het is echter essentieel om bij het gebruik van een generator het brandstofpeil in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat de brandstof niet opraakt. Naast de voor de hand liggende verstoring van je evenement, kan een plotselinge stroomstoring schadelijk zijn voor sommige elektrische apparatuur.
Oplaadbare batterijen
Als de nadelen van generatoren je afschrikken, kan het de moeite waard zijn om een batterijpakket te overwegen. De laatste jaren is er veel vooruitgang geboekt op het gebied van oplaadbare accu's. Moderne apparaten bieden meer vermogen en betrouwbaarheid voor evenementen zonder netstroom.
Deze packs zijn stil en emissievrij op het punt van gebruik, en sommige kunnen zelfs worden aangesloten op zonnepanelen. Ze zijn lichter en draagbaarder dan generatoren en door hun gebruiksgemak en milieuvoordelen vormen oplaadbare accu's een steeds levensvatbaardere oplossing naarmate de technologie zich verder ontwikkelt.
Je buitenevenement weerbestendig maken
Het weer in het Verenigd Koninkrijk kan onvoorspelbaar zijn, maar met de juiste voorbereidingen kun je ervoor zorgen dat je evenement soepel verloopt, ongeacht de omstandigheden. Het gebruik van water- en windbestendige materialen voor alle buitenprints is essentieel. Waterdicht Banners, wind–bestendig Vlaggen, en stevig Bewegwijzering zijn cruciaal om er professioneel uit te blijven zien, zelfs in slechte weersomstandigheden.
Het is ook belangrijk om back-up plannen te hebben, zoals overdekte ruimtes of alternatieve overdekte locaties. Het huren van tenten of feesttenten kan de nodige beschutting bieden voor zowel deelnemers als apparatuur. Een goede planning en het gebruik van duurzame, weer–bestendig producten helpen je evenement soepel te laten verlopen, ongeacht het weer.
De betrokkenheid van het publiek maximaliseren
Je publiek betrokken houden is de sleutel tot een succesvol evenement. Het opzetten van interactieve stations voor spelletjes, weggevertjes en praktische activiteiten kan zorgen voor entertainment en betrokkenheid, waardoor het evenement leuker wordt voor de deelnemers. Aangepaste Vliegers, Brochures, en Ansichtkaarten zijn perfect voor deze activiteiten, omdat ze kunnen worden gebruikt als gedrukte aanwijzingen in een speurtocht of als onderdeel van giveaways.
Het effectief gebruiken van gedrukt materiaal kan de betrokkenheid ook vergroten. Verspreid Vliegers, Brochures, en Ansichtkaarten om informatie te verschaffen en deelnemers geïnformeerd en geïnteresseerd te houden. Deze materialen kunnen op een creatieve manier in je evenement worden geïntegreerd om interactie te bevorderen en ervoor te zorgen dat de deelnemers tijdens het evenement betrokken en vermaakt blijven.
Planning voor zwerfvuil- en afvalbeheer
Effectieve planning voor zwerfvuil- en afvalbeheer is cruciaal voor elk buitenevenement. Zorg voor voldoende afval- en recyclebakken op de locatie om een correcte afvalverwerking aan te moedigen.
Plaats afvalbakken strategisch op drukbezochte plekken, zoals bij eetkraampjes, toiletten en zitgedeeltes. Label afvalbakken duidelijk voor algemeen afval, recyclebaar afval en specifieke afvalstromen die relevant zijn voor je evenement om recycling te promoten en de impact op het milieu te verminderen. Het is ook aan te raden om deelnemers te informeren over het belang van een goede afvalverwerking en recycling.
De opruiming
Na het evenement is het belangrijk om het afval te verwijderen volgens de plaatselijke wetten en voorschriften. Huur een erkende afvalverwijderingsdienst in om het afval op een verantwoorde manier in te zamelen en te beheren, volgens de Wet Milieubescherming 1990.
Veeg de locatie grondig schoon om ervoor te zorgen dat er geen zwerfvuil wordt achtergelaten. Zo behoud je de natuurlijke schoonheid van de locatie en onderhoud je goede relaties met de lokale autoriteiten en gemeenschappen. De locatie zwerfafvalvrij achterlaten toont niet alleen respect voor het milieu, maar helpt ook boetes te voorkomen en geeft een goede indruk van je evenement.
Follow-up na evenement
Als je evenement voorbij is, je tevreden gasten vertrokken zijn en je opruimtaken afgerond zijn, wil je misschien van de gelegenheid gebruik maken om te evalueren. Het is van cruciaal belang om na afloop van het evenement contact te houden met de deelnemers en feedback te verzamelen. Het versturen van enquêtes om inzicht te krijgen in de ervaringen van deelnemers kan waardevolle informatie opleveren om toekomstige evenementen te verbeteren. Het aanbieden van incentives zoals kortingen of deelname aan een prijstrekking kan meer respons stimuleren. Bedankkaarten en volg–op Enquêtes kunnen een effectieve manier zijn om deze feedback te verzamelen.
Hopelijk zal deze gids je goed van pas komen om een succesvol buitenevenement te organiseren. De hoogwaardige, weerbestendige outdoormaterialen van Solopress zorgen ervoor dat je evenement er niet alleen professioneel uitziet, maar ook vlot verloopt, ongeacht wat het Britse weer in petto heeft!
Dutch 
English 
French 
Spanish 
German 
Italian 
Portuguese 
Polish 
Romanian 
Bulgarian 
Danish