Wystawiaj się jak ekspert: przygotowanie do targów

Jeśli planujesz zaprezentować swoją firmę na targach, przygotowanie jest kluczowe, aby jak najlepiej wykorzystać tę ekscytującą okazję. Niezależnie od tego, czy jest to twój pierwszy raz, czy pięćdziesiąty, przygotowanie do targów da ci najlepszą szansę na nawiązanie cennych kontaktów, zdobycie ekspozycji i uczenie się od innych w swojej branży. 

Przeprowadziliśmy ankietę wśród naszych klientów zajmujących się drukiem, a odpowiedzi udzielone przez doświadczonych wystawców stanowią całkiem przydatne wskazówki. Ponadto sami wystawialiśmy się na wielu konferencjach i wydarzeniach. The Print Show W szczególności nauczył nas wielu lekcji, więc mamy również wiele doświadczeń, którymi możemy się podzielić. Zebraliśmy wszystko, czego nauczyliśmy się sami i od naszych klientów, i opracowaliśmy nasz przewodnik na temat tego, jak przygotować się do udanych targów.

Weź udział przed wystawą!

Zanim zaplanujesz własną wystawę, weź udział w targach jako uczestnik. Taka ekspozycja z pierwszej ręki daje wyobrażenie o tłumie, środowisku i oczekiwaniach wystawców. To cenna misja rekonesansowa, która dostarczy istotnych informacji na temat własnej strategii wystawienniczej.

Wyznacz cele

Wiedza o tym, co chcesz osiągnąć na targach, ma fundamentalne znaczenie. Czy chcesz nawiązać kontakt z obecnymi klientami, pozyskać nowych potencjalnych klientów lub przedstawić swoją markę nowym odbiorcom? Zidentyfikowanie grupy docelowej ma kluczowe znaczenie dla opracowania przekazu, projektu i ogólnego podejścia. Warto również przygotować narzędzia i strategie przechwytywania danych z interakcji, aby upewnić się, że każda rozmowa potencjalnie prowadzi do możliwości biznesowych.

Wybierz program, wybierz boisko

Wybierz pokaz, który jest zgodny z Twoimi celami i docelową grupą demograficzną. Postaraj się znaleźć miejsce, które cieszy się dużym zainteresowaniem. Powinieneś być w stanie uzyskać mapę miejsca przed dokonaniem rezerwacji. Pomyśl o trasach dla odwiedzających, liniach wzroku i lokalizacjach wejść, wyjść, punktów gastronomicznych i toalet, aby zidentyfikować najlepsze lokalizacje.

Ustalenie budżetu

Istotną częścią przygotowań do targów jest ustalenie budżetu. Zastanów się, jaki poziom przychodów możesz uzyskać ze sprzedaży i zamówień uzyskanych podczas targów oraz poprzez wdrażanie nowych klientów i subskrybentów. Pomoże to ustalić budżet, który zapewni opłacalny zwrot z inwestycji. Budżet powinien obejmować wszystkie koszty, w tym materiały ekspozycyjne, gratisy promocyjne i wydatki na pracowników. Przejrzystość w budżetowaniu pomaga zapobiegać nieoczekiwanym kosztom i zapewnia płynne, bezstresowe wydarzenie.

Konstrukcja stojaka

Twoje stoisko jest Twoją mini witryną sklepową na targach, więc jego projekt ma kluczowe znaczenie. Odwiedź nasz blog projektowy, aby uzyskać przydatne wskazówki i pomysły. 

cdavies z Coed Cadw (The Woodland Trust w Walii) miał to do powiedzenia:

Naprawdę zastanów się nad zarezerwowaną przestrzenią - spróbuj wyobrazić sobie, jak wszystko się w niej zmieści, w tym personel i goście. Nie zapomnij o bezpiecznym miejscu do przechowywania płaszczy, toreb itp. oraz zapasowych ulotek itp.

Aby zapoznać się z koncepcjami stoisk i wskazówkami dotyczącymi projektowania, mamy dla Ciebie dwa przydatne artykuły na blogu. Jeden obejmuje projektowanie dla Schematy powłok i małe przestrzeniei dla ambitnych wystawców, Pięć porad ekspertów dotyczących stoisk targowych na zamówienie.

Przygotowanie materiałów

Zabierz ze sobą zarówno materiały promocyjne, które opowiedzą Twoją historię, jak i gratisy, które docenią uczestnicy. Upominki te nie tylko przyciągają ludzi do stoiska, ale także przypominają o marce po zakończeniu targów. 

Podstawy takie jak Wizytówki oraz Ulotka lub Broszura Wyjaśnienie aktualnej oferty to pozycja obowiązkowa.

Torby bawełniane świetnie nadają się na torby z upominkami, a markowe Długopisy lub Notatniki z pewnością znajdą wiele zastosowań. Poza tym, markowe Słodycze lub wydrukowany Produkty promocyjne mogą stać się spersonalizowanymi prezentami, dzięki którym będą Cię pamiętać.

Media społecznościowe

Przygotowując się do targów, zacznij rozpowszechniać informacje o swoim uczestnictwie z wyprzedzeniem. Używaj odpowiednich hashtagów, których używają wystawcy i organizatorzy wydarzeń, aby zwiększyć widoczność.

Zaangażowanie odwiedzających

Rozważ zorganizowanie gry lub konkursu na swoim stoisku. Nie tylko zaangażuje to odwiedzających, ale może być również cennym narzędziem do zbierania informacji kontaktowych i innych danych.

Wybierz swój zespół i poinformuj go

Wybierz zespół, który jest entuzjastyczny, kompetentny i przyjazny. Poinformuj ich o celach, oczekiwaniach i harmonogramie targów.

Próba

Warto przećwiczyć przygotowania do targów, ustawiając ekspozycje i przeprowadzając interakcje przed wydarzeniem. Może to pomóc w wykryciu potencjalnych problemów i usprawnić faktyczny proces konfiguracji.

Fizjoterapia weterynaryjna Tails & Trails skontaktował się, aby to powiedzieć:

Przećwicz ustawienie na zewnątrz, aby nie tracić czasu na zmianę aranżacji po dotarciu na miejsce.

Oprócz przećwiczenia konfiguracji, warto przeprowadzić kilka ćwiczeń z odgrywaniem ról z zespołem, aby czuli się komfortowo podczas prezentacji dla odwiedzających. Zwróć uwagę na tę radę od S2 Design and Advertising:

Poćwicz sprzedaż. Musisz być w stanie przekazywać informacje szybko i prosto - tak, aby nie brzmiały zbyt wyćwiczenie lub robotycznie.

Demonstracje

Jeśli produkt jest namacalny, demonstracja powinna być prosta. Jeśli jednak Twój produkt lub usługa jest bardziej abstrakcyjna, jak oprogramowanie lub duże maszyny, będziesz musiał kreatywnie pomyśleć o tym, jak najlepiej zademonstrować jego zalety.

Wyszukiwanie i kontakt

Przyjrzyj się uczestnikom i innym wystawcom. Rozważ nawiązanie kontaktu z wyprzedzeniem, a nawet zaplanowanie spotkań z kluczowymi kontaktami podczas wydarzenia.

Logistyka

Zaplanuj podróż, parking i zakwaterowanie z dużym wyprzedzeniem, aby uniknąć stresu w ostatniej chwili. 

Dbaj o swój zespół

Zadbaj o nawodnienie, odżywienie i motywację swojego zespołu. Ich samopoczucie będzie miało bezpośredni wpływ na ich efektywność, więc upewnij się, że są pod dobrą opieką.

Specjalne wymagania dotyczące konfiguracji

Zanim targi otworzą swoje podwoje i rozpocznie się przepych i zgiełk wydarzenia, proces konfiguracji jest często zupełnie inną historią. W zależności od miejsca i charakteru wystawy, może być konieczne spełnienie pewnych wymogów bezpieczeństwa podczas fazy montażu i demontażu.

Jeśli zamierzasz przygotować się na miejscu przed wpuszczeniem publiczności, możesz pracować w środowisku podobnym do budowlanego. Duże instalacje, ciężki sprzęt i krzątanina mogą stwarzać zagrożenia. Aby je złagodzić, wiele obiektów będzie wymagać noszenia środków ochrony indywidualnej (PPE), szczególnie w okresach montażu i awarii.

Oto kilka typowych przedmiotów, których możesz potrzebować:

Odzież o wysokiej widoczności

Kamizelka lub kurtka odblaskowa może pomóc zapewnić, że będziesz widoczny wśród zgiełku i pośpiechu. Jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz w pobliżu ciężkich maszyn lub poruszających się pojazdów.

Twardy kapelusz

Jeśli istnieje ryzyko spadających przedmiotów lub pracujesz w obszarze z ładunkami napowietrznymi, może być wymagany kask ochronny. Informacje na temat tego wymogu można uzyskać u organizatora imprezy.

Buty ze stalowymi noskami

Podczas ustawiania możesz mieć do czynienia z ciężkimi przedmiotami. Buty ze stalowymi noskami mogą chronić stopy przed potencjalnymi wypadkami i są standardowym elementem wyposażenia ochronnego w potencjalnie niebezpiecznych środowiskach.

Rękawice

W przypadku przenoszenia ciężkich lub potencjalnie ostrych przedmiotów podczas konfiguracji, rękawice ochronne mogą chronić dłonie przed skaleczeniami, odpryskami i otarciami.

Ochrona uszu

W niektórych przypadkach proces konfiguracji może obejmować głośne maszyny lub narzędzia. W takich przypadkach konieczna może być ochrona uszu, taka jak nauszniki lub zatyczki do uszu.

Okulary ochronne

Podczas pracy z narzędziami lub materiałami, które mogą wytwarzać latające odłamki, okulary ochronne mogą chronić oczy.

We wszystkich przypadkach ważne jest, aby potwierdzić wszelkie specjalne wymagania z organizatorem wydarzenia na długo przed pokazem. Będzie on w stanie dostarczyć listę niezbędnego sprzętu ochronnego, a także wszelkie inne wymagania specyficzne dla danego miejsca. Nie przeocz tych specyfikacji - są one nie tylko niezbędne dla Twojego bezpieczeństwa, ale ich nieprzestrzeganie może również skutkować opóźnieniami lub karami.

Pamiętaj, że każde targi są wyjątkowe. Specjalne wymagania dla jednych mogą nie mieć zastosowania do innych. Zawsze przeprowadzaj badania i odpowiednio się przygotuj, aby zapewnić płynne, bezpieczne i udane wydarzenie.

Końcowe przygotowanie

I na koniec, oto lista kontrolna, która pomoże ci utrzymać przygotowania na właściwym torze:

1. Cele wydarzenia

2. Docelowi odbiorcy

3. Budżet

4. Konstrukcja stojaka

5. Materiały promocyjne

6. Plan mediów społecznościowych

7. Strategia zaangażowania

8. Wybór zespołu i odprawa

9. Próba

10. Demonstracje

11. Badania i działania informacyjne

12. Logistyka

13. Zapoznaj się ze specjalnymi wymaganiami, np. dotyczącymi środków ochrony indywidualnej.

14. Dobrobyt zespołu

Dzięki starannym przygotowaniom i jasnej wizji masz znacznie większe szanse na udane targi. Pamiętaj, że każde wydarzenie jest okazją do nauki. Zanurz się więc w tym doświadczeniu, wchłoń jak najwięcej wiedzy, a co najważniejsze, ciesz się podróżą! Przygotowując się do targów, zaopatrz się w Druk na targach i konferencjach od Solopress.