Wystawiaj się jak ekspert: spostrzeżenia na temat miejsca wystawy z Exhibition Centre Liverpool

Targi i wydarzenia to złożone, wieloaspektowe przedsięwzięcia, w których wybór miejsca może sprawić, że doświadczenie będzie decydujące. Aby uzyskać wgląd z perspektywy obiektu, rozmawialiśmy z Brianem Charity, jednym ze starszych menedżerów ds. eventów z Centrum wystawowe Liverpoolrenomowany kompleks obiektów wystawienniczych w Wielkiej Brytanii.

Exhibition Centre Liverpool to kompleks z przestrzeniami wystawienniczymi, w których odbywają się takie wydarzenia jak The Manufacturer Live, Comic Con Liverpool, The Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Kiedy rozmawiałem z Brianem, właśnie pracował nad pokazem o nazwie Liverpool Cat Extravaganza. Kiedy zapytałem, czy koty mogą w nim uczestniczyć, odpowiedział "tak, oczywiście! Odbył się nawet koci spacer!". 

Jedną z rzeczy, która staje się jasna po rozmowie z Brianem, jest to, że miejsce jest tak samo zainwestowane w sukces wydarzenia, jak organizator i wystawcy. Był pełen porad i informacji na temat tego, jak można osiągnąć bezpieczny, wydajny i ostatecznie udany pokaz.

Marketing oparty na współpracy

Marketing wydarzenia ma kluczowe znaczenie, a miejsce może odegrać w tym rolę. Obiekty często oferują organizatorom pakiety marketingowe w ramach umowy wynajmu obiektu. Zazwyczaj obejmują one przestrzeń wystawową, miejsce na broszury, obecność w Internecie, mailingi i e-zdjęcia, które organizatorzy mogą wykorzystać do promocji swojego wydarzenia.

"Niektórzy klienci chcą dedykowanej kampanii marketingowej. Jeśli organizujesz wydarzenie z biletami i wybrałeś już swoją przestrzeń, to może warto zainwestować w jakiś pakiet, który zapewni ci wysyłkę pocztową, e-maile, obecność na naszej stronie internetowej i aktywność w mediach społecznościowych" - mówi Brian.

Wychodząc poza ramy, Brian i jego koledzy z Exhibition Centre Liverpool postarają się dopasować marketing do odbiorców. "Nasz zespół będzie ciężko pracował, aby stworzyć bardziej spersonalizowane, ukierunkowane kampanie marketingowe skierowane do osób, które naprawdę byłyby zainteresowane tego typu wydarzeniami".

Planowanie układu

Planowanie układu to kolejny kluczowy aspekt, w którym obiekt wnosi wartość dodaną. Uwzględnia on wielkość stoisk, proporcje stoisk w systemie zamkniętym do stoisk na zamówienie, a także specjalistyczne dane, które obiekt mógł zebrać na temat czasu przebywania i liczby odwiedzających dla różnych rodzajów wydarzeń w ich przestrzeni. Będą również wiedzieć, jak stworzyć zarządzalny przepływ ruchu wokół wydarzenia, zapewniając, że trasy, toalety i wyjścia przeciwpożarowe są dostępne dla wszystkich.

Brian wyjaśnił, w jaki sposób ich technologia i doświadczenie są w stanie tworzyć precyzyjne, niestandardowe układy: "Mamy techników CAD, którzy mogą opracować dowolny układ z dokładnością co do centymetra budynku i co do centymetra wymagań". Oznacza to, że zespół z obiektu jest w stanie opracować niestandardowy układ dla wydarzeń, który nie tylko maksymalnie wykorzystuje przestrzeń, ale jest dostosowany do konkretnych potrzeb samego wydarzenia.

We wszystkich obszarach planowania i realizacji jasne jest, że bezpieczeństwo jest zawsze na szczycie listy priorytetów Briana. Planowanie układu nie jest wyjątkiem: "Głównym wymogiem jest upewnienie się, że wydarzenie jest bezpieczne. Dzięki rozmowom z klientem zaczynamy dowiadywać się o liczbie delegatów, ich przemieszczaniu się, czasie przebywania i tym podobnych kwestiach. Pozwoli nam to dostosować nasze plany do wystaw konsumenckich, takich jak konwent komiksowy, na którym panuje duży ruch, a nawet do pracy na konferencjach". Najwyraźniej najlepsze wyniki uzyskuje się, gdy wgląd organizatora i doświadczenie obiektu łączą się, aby z wyprzedzeniem rozwiązać wszelkie kwestie związane z układem.

Podręcznik wystawcy

Sercem udanego doświadczenia wystawienniczego jest podręcznik wystawcy, kluczowe narzędzie dla każdego wystawcy biorącego udział w wydarzeniu. Brian rzuca światło na jego znaczenie, opisując go jako "zasadniczo Biblię dla wszystkich wystawców". Dokument ten, skrupulatnie opracowany i wypełniony informacjami przez obiekt, służy jako główny przewodnik dla wystawców rezerwujących stoisko na imprezie.

Brian podkreśla kompleksowość podręcznika wystawcy, zauważając: "Jeśli przeczytasz podręcznik wystawcy, wszystko tam jest: parking, stewarding, harmonogramy, wszystko, czego potrzebujesz, jest w tym podręczniku". Stanowi on szczegółową mapę drogową, oferując jasność w każdym aspekcie procesu wystawienniczego, od przygotowania do załadunku.

Podejście obiektu do współpracy przy tworzeniu tego podręcznika jest oczywiste. Jak wyjaśnia Brian: "Dzielimy się informacjami z początkowych rozmów z naszymi klientami, które pomagają nam stworzyć lub pomóc klientowi w stworzeniu podręcznika dla wystawców". Zapewnia to, że podręcznik jest nie tylko pouczający, ale także dostosowany do konkretnych potrzeb każdego wydarzenia.

Jak najlepsze wykorzystanie podręcznika

Ponadto podręczniki dla wystawców na wydarzenia w Exhibition Centre Liverpool służą jako przewodnik po ich dostosowanym do potrzeb systemie zamówień online, w którym wystawcy mogą znaleźć wszelkiego rodzaju przydatne przedmioty, aby poprawić i umożliwić swoją obecność na wydarzeniu. Oznacza to, że podręcznik stanowi pojedynczy punkt odniesienia, w którym wystawcy mogą dowiedzieć się, jakiego dodatkowego sprzętu i udogodnień mogą potrzebować, a także dokładnie, w jaki sposób i gdzie mogą je pozyskać.

Brian zwraca uwagę na kluczową rolę przeczytania i zrozumienia niniejszej instrukcji przed przybyciem na wydarzenie. W przypadku jakichkolwiek pytań wystawcy mają bezpośrednią linię pomocy. "Jeśli masz jakiekolwiek pytania, masz punkt kontaktowy, którym jest kierownik wydarzenia, kierownik produkcji, kierownik cateringu, masz punkt kontaktowy w obiekcie, który jest ekspertem" - zapewnia Brian. Ten poziom wsparcia i wskazówek podkreśla zaangażowanie obiektu w zapewnienie płynnego i udanego doświadczenia dla każdego wystawcy.

Spełnianie specjalnych życzeń

Przestrzegając rygorystycznych procesów i przepisów BHP, obiekty takie jak Exhibition Centre Liverpool nie są sztywnymi strażnikami. Zamiast tego starają się sprostać wyjątkowym i niezwykłym wymaganiom, aby zapewnić, że wydarzenia są zarówno zabawne, jak i imponujące. Chociaż może nie jest to bezwarunkowe podejście "można zrobić", to z pewnością jest to podejście "można zrobić, jeśli ocena ryzyka jest OK". Brian podzielił się z nami swoimi spostrzeżeniami na temat tej delikatnej równowagi.

Zaskakujące możliwości

Brian zachęca organizatorów do informowania o swoich unikalnych potrzebach: "Możesz być zaskoczony tym, co można osiągnąć". Przytacza przykłady, takie jak organizowanie grilla, pokazów medycznych, zwierząt i ścianek wspinaczkowych, pokazując wszechstronność obiektu w zarządzaniu różnorodnymi wydarzeniami.

Brian wspomina konkretne przypadki, gdy wystawcy podejmowali działania, które nie zostały wcześniej zatwierdzone: "Miałem kogoś, kto tatuował ludzi na miejscu, o czym początkowo nie wiedzieliśmy". Podobnie incydent z nieautoryzowanym dronem pokazuje, jak ważne jest wcześniejsze powiadomienie: "Zasadniczo spędziliśmy 10 minut na ściganiu drona... Gdyby miał odpowiednie licencje, moglibyśmy współpracować z nim, aby uzyskać jego ujęcia z drona". Te anegdoty podkreślają gotowość obiektu do ułatwiania różnorodnych działań, pod warunkiem, że spełniają one wymogi bezpieczeństwa i prawne.

Złota zasada: powiadomienie z wyprzedzeniem

Kluczem do spełnienia specjalnych życzeń jest planowanie z wyprzedzeniem. Brian podkreśla: "Najgorsze, co można zrobić, to pojawić się w dniu imprezy i mieć nadzieję, że coś się uda". Zapewnienie odpowiedniego wyprzedzenia pozwala lokalowi przygotować się i zapewnić wszystkie niezbędne oceny ryzyka oraz protokoły bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena ryzyka jest najważniejsza. Brian wyjaśnia: "Jeśli to zrobimy, jesteśmy szczęśliwi!". Proces ten ma kluczowe znaczenie zarówno dla bezpieczeństwa uczestników, jak i sprawnej realizacji wydarzenia. Właśnie dlatego obiekty takie jak Exhibition Centre Liverpool kładą nacisk na dokładne przygotowanie i komunikację.

Rola dobrej komunikacji

Skuteczna komunikacja między klientami a obiektem jest niezbędna. "Dobrzy klienci dają nam informacje" - mówi Brian, podkreślając różnicę, jaką może zrobić proaktywna komunikacja. Chodzi o stworzenie partnerstwa, w którym informacje są swobodnie wymieniane, zapewniając przestrzeganie protokołów bezpieczeństwa i płynny przebieg wydarzenia.

Spełnianie specjalnych życzeń to wspólny wysiłek wymagający szczegółowego planowania, otwartej komunikacji i skupienia się na bezpieczeństwie. Dzięki tym elementom obiekty takie jak Exhibition Centre Liverpool mogą przekształcić nawet najbardziej niezwykłe pomysły w rzeczywistość, zapewniając niezapomniane i udane wydarzenia.

Bezpieczeństwo i ochrona: najwyższy priorytet

Jak już wspomniano, w odniesieniu do każdego aspektu planowania i realizacji wydarzeń, zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona są najwyższym priorytetem obiektu przez cały czas. Brian podkreśla to jednoznacznie.

"Zdrowie i bezpieczeństwo jest priorytetem", zapewnia Brian, dając jasno do zrozumienia, że ten aspekt nie podlega negocjacjom. Zaangażowanie obiektu w bezpieczeństwo jest widoczne w kompleksowym szkoleniu zespołu zarządzającego wydarzeniami oraz przestrzeganiu ustalonych przewodników i protokołów. Brian zauważa: "Współpracujemy z eGuide, aby zapewnić, że przestrzegamy najwyższych i najbardziej aktualnych standardów w naszej branży", odnosząc się do wytyczne opublikowane przez AEV (Stowarzyszenie Obiektów Eventowych).

Centrum wystawowe Liverpool nie działa w izolacji, jeśli chodzi o bezpieczeństwo. Brian wspomina o współpracy z innymi obiektami, w szczególności za pośrednictwem NAA (National Arenas Association), podkreślając wspólnotę wspólnej wiedzy. "Mamy dobre relacje z innymi obiektami i dzielimy się wiedzą i doświadczeniami" - mówi, pokazując znaczenie zbiorowej wiedzy w skutecznym zarządzaniu bezpieczeństwem.

Środki bezpieczeństwa: dbałość o szczegóły

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, Brian podkreśla znaczenie dokładności, "Wiedząc, jakie pojazdy przyjeżdżają, kiedy mają przyjechać i kim są". Taka skrupulatna dbałość o szczegóły zapewnia silne ramy bezpieczeństwa, chroniąc przed wszelkimi potencjalnymi naruszeniami. W końcu, jak mówi Brian, "bezpieczeństwo jest tak silne, jak jego najsłabsze ogniwo".

Podkreśla również rolę klientów w procesie bezpieczeństwa i ochrony. "Dobrzy klienci przekazują nam informacje", mówi, "Myślę, że trudniej jest to docenić nowym klientom, którzy wcześniej nie organizowali z nami eventów. Wydaje się, że prosimy o wiele rzeczy, ale w rzeczywistości wszystkie te informacje są przekazywane różnym zespołom z różnych powodów, a wszystko to jest bardzo potrzebne".

Przyjęcie wydarzenia

Po zakończeniu planowania i rozpoczęciu imprezy, Brian Charity podkreśla znaczenie cieszenia się chwilą. "Początek powinien być momentem, w którym cała praca się opłaci" - radzi, sugerując, że otwarcie drzwi powinno być najbardziej ekscytującą częścią wydarzenia. Jego doświadczenie w branży rozrywkowej i teatralnej potwierdza ten punkt widzenia: prawdziwe show zaczyna się, gdy drzwi się otwierają, wystawcy są gotowi, a publiczność przybywa. Jest to czas dla organizatorów, aby zobaczyć, jak ich ciężka praca przynosi owoce i cieszyć się tym doświadczeniem.

Kreatywność i niespodzianki na wystawie

Brian mówi również o kreatywności i różnorodności, jaką widzi w stoiskach targowych. Od prostych ekspozytorów stołowych po rozbudowane konfiguracje przypominające kawiarnie lub studia telewizyjne na żywo, każde wydarzenie przynosi coś nowego i zaskakującego. "Jest tak wiele stoisk. Ostatecznie jest to kreatywne" - zauważa Brian, podkreślając nieskończone możliwości w projektowaniu wystaw. Wspomina szczególnie pamiętne wydarzenia, takie jak pokazy ślubne, gdzie radość i podekscytowanie uczestników dodają szczególnego charakteru okazji.

Odpowiedzialne wyjście

Gdy wydarzenia dobiegają końca, proces deriggingu staje się kluczowy. Brian wyjaśnia znaczenie dobrze zaplanowanej strategii wyjścia dla wystawców. "Po otwarciu drzwi przestrzeń zasadniczo staje się placem budowy. To naprawdę ważne, by ludzie ze sobą współpracowali".

"W zależności od wymagań klienta możemy przejść do pełnej awarii... lub miękkiej awarii" - mówi, przedstawiając te dwa podejścia. Pełna awaria obejmuje kaski ochronne, kamizelki odblaskowe i pomoc mechaniczną, taką jak wózki widłowe, podczas gdy miękka awaria jest prostsza, umożliwiając wystawcom ręczne opróżnianie stoisk.

Zmęczenie i chęć powrotu do domu często skłania wystawców do pośpiesznego opuszczania targów. Brian widział nawet wystawców, którzy po prostu wychodzili pod koniec wydarzenia, porzucając całe stoiska, w tym wszystkie swoje materiały ekspozycyjne i promocyjne. Ważne jest jednak, aby organizatorzy upewnili się, że wszyscy posprzątali, ponieważ nadmiar śmieci pozostawionych powyżej wcześniej ustalonego poziomu będzie wiązał się z dodatkową opłatą dla organizatora. 

"We wszystkich umowach zawarta jest pewna ilość śmieci" - mówi Brian - "ale klienci powinni zawsze robić wszystko, co w ich mocy, aby zachęcić ludzi do zabierania odpadów lub recyklingu". Jego rada dla wystawców jest praktyczna i prosta: "Każdy musi po prostu poświęcić swój czas. Nie wszyscy musimy biec do tych samych drzwi w tym samym czasie". 

Wyłączenie, ponowne uruchomienie

Centrum wystawowe w Liverpoolu może pochwalić się niezwykłą wydajnością w zakresie organizacji wydarzeń, często w ciągu zaledwie czterech do sześciu godzin. "Zwykle celujemy w cztery do sześciu godzin między wydarzeniami" - ujawnia Brian Charity, rzucając światło na szybkie tempo operacyjne obiektu. To szybkie tempo ma kluczowe znaczenie dla obsługi wydarzeń odbywających się w systemie back-to-back, takich jak pokaz na arenie kończący się we wczesnych godzinach porannych i kolejny rozpoczynający się o świcie.

Zdolność obiektu do ułatwienia tych szybkich zmian zależy od wiedzy i koordynacji jego zespołu. Brian podkreśla ich biegłość: "Nasz zespół zajmujący się obiektami, nasi sprzątacze, stewardzi, wszyscy są tak przyzwyczajeni do tego, co robią, że jest to coś w rodzaju drugiej natury". Ta dobrze naoliwiona maszyna zapewnia, że miejsce jest szybko czyszczone, przygotowywane i gotowe na następne wydarzenie.

Wskazówki dotyczące miejsca dla wystawców

Z rozmowy z Brianem jasno wynika, że pewne kluczowe zachowania mogą zapewnić wystawcom sukces na targach. 

• Kluczowe znaczenie ma zrozumienie i przestrzeganie wytycznych dotyczących miejsca, przekazanych w podręczniku wystawcy. 
• Proaktywna komunikacja z obiektem umożliwia bezpieczne i kreatywne projektowanie stoisk, podczas gdy nieautoryzowane działania w ostatniej chwili mogą zakłócać pracę i stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa.
• Odpowiedzialne odejście, bez pozostawiania bałaganu, bardzo pomaga zespołowi obiektu. 

I ostatecznie, wystawcy powinni upewnić się, że cieszą się procesem, wykorzystują swoją kreatywność i doświadczają korzyści płynących z urzeczywistnienia swojej wizji podczas wydarzenia. W Solopress mamy wiele inspirujących opcji, jeśli chodzi o potrzeby drukowania dla Wystawy i konferencje.