Prezentuj się jak ekspert: perspektywa organizatora

Aby pomóc każdemu, kto planuje wystawiać się na targach, tworzymy wiele przydatnych treści wideo i blogów w ramach naszej serii Wystaw się jak ekspert. Do tej pory rozmawialiśmy z wystawcami, agencjami i projektantami stoisk. Tym razem rozmawiamy z ludźmi, którzy organizują wystawy i targi biznesowe. Rozmawiając z ekspertami odpowiedzialnymi za organizację tych wydarzeń, uzyskujemy świeże spojrzenie na sztukę wystawiania się. W tym celu rozmawialiśmy z organizatorami kilku bardzo udanych targów w Wielkiej Brytanii, takich jak Your Business Expo seria wydarzeń i The Print Show.

Poznaj ekspertów

Martin i Kerry Lewis-Stevenson, wraz z menedżerem ds. marketingu i wydarzeń Devonem Luffrumem, organizują wydarzenia Your Business Expo w imieniu Pulse Media Group. Organizują wydarzenia handlowe dla społeczności biznesowych w Midlands, gdzie przedsiębiorcy i właściciele firm mogą znaleźć nowych klientów i dostawców oraz budować swoje sieci kontaktów.

Dyrektor wydarzenia Chris Davies z Link Publishing był zaangażowany w organizację pierwszego Print Show w 2015 roku. Od tego czasu stało się ono najważniejszym wydarzeniem branży poligraficznej w Wielkiej Brytanii. Skupiając się na wszystkich obszarach branży, Print Show jest miejscem, w którym brytyjski handel prezentuje nowe technologie, produkty i usługi oraz buduje więzi między firmami.

Przygotowanie, przygotowanie, przygotowanie

Pierwszą rzeczą, do której wszyscy nasi organizatorzy jednogłośnie zachęcali, było przygotowanie. Prawie wszyscy wystawcy, którzy doświadczyli nieudanych targów, mogą przypisać swój brak sukcesu słabemu planowaniu. Stworzenie szczegółowego planu obejmującego marketing, logistykę, projekt stoiska i materiały to najlepszy sposób na zapewnienie pozytywnego wyniku.

Dokładne podejście do wystawiania się jest ważne, według Chrisa Daviesa, dyrektora eventowego The Print Show, "ponieważ wystawianie jest drogie. Ale bardziej niż pieniądze, liczy się czas". Jeśli chcesz zoptymalizować zwrot z inwestycji czasu i pieniędzy, musisz skupić się na szczegółach, aby Twoje stoisko odniosło sukces.

Jeśli chodzi o kwestie praktyczne, nieocenione jest dokładne zapoznanie się z informacjami dostarczonymi przez organizatora i miejsce wydarzenia. Podręcznik online organizatora jest często skarbnicą istotnych informacji i możliwości wsparcia.

Staranny projekt: stojak, który jest imponujący ORAZ zgodny z przepisami

Projektowanie stoiska to jeden z bardziej ekscytujących aspektów przygotowań. Omówiliśmy Projekty stoisk na zamówienie w poprzednim blogu z tej serii, ale upewnij się, że zajmujesz się kwestiami praktycznymi, zanim utkniesz w projektowaniu swojego arcydzieła. Organizatorzy zwracają szczególną uwagę na zapoznanie się z kwestiami dotyczącymi zasilania, oświetlenia i przepisów dotyczących układu.

Zaplanowanie przestrzeni w salonie wystawowym lub na parkingu da ci dobre wyczucie fizycznych wymiarów twojego stoiska. Kiedy zapytaliśmy Chrisa, co może zrobić idealny wystawca, odpowiedział, "Gdyby istniał idealny wystawca, wyobrażam sobie, że byłby to ktoś, kto najpierw wykonałby makietę swojego stoiska w swojej siedzibie. Sprawdziłby to z wszelkimi informacjami od organizatora wydarzenia w zakresie list kontrolnych, specyfikacji, kanałów, zasilania i tego typu rzeczy".

Podczas gdy wartość logistyczna tego poziomu planowania jest kluczowa, podobnie jak wgląd w doświadczenia odwiedzających. Biorąc pod uwagę slogan The Print Show, "Druk bez barier", nie jest zaskoczeniem, że Chris nie jest fanem przeszkód.

"Wystawcy na The Print Show uwielbiają pokazywać swoje zakłady, ale jeśli mają maszyny dookoła na zewnątrz, tworzy to rodzaj bariery. Ludzie kończą rozmowę nad maszyną, gdy są na korytarzu".

Oczywiste jest, że projekty stoisk, które stanowią blokadę dla uczestników, czy to fizyczną, czy psychologiczną, będą miały trudności z zaangażowaniem odbiorców.

Duże czy małe, wsparcie ekspertów jest dostępne

Jeśli chodzi o zgodność z przepisami, po raz kolejny dobrym pomysłem jest skorzystanie ze wsparcia oferowanego przez organizatora. W przypadku Link Publishing, zatrudniają oni firmę zewnętrzną, która przyjrzy się projektowi stoiska: "Zatrudniamy firmę o nazwie Essential Events, która przeprowadza wstępną kontrolę stoiska. Więc kiedy prześlesz projekt stoiska, sprawdzą go i powiedzą: "to jest w porządku" lub "jest z tym problem" lub "będziesz miał tutaj problem z protokołami BHP", więc będziesz wiedział, czy twoje stoisko jest zgodne z przepisami na długo przed przyjazdem".

Nawet jeśli twój budżet nie pozwala na samodzielne zbudowanie dużego stoiska, nadal możesz wiele zrobić z boiskiem w systemie shell. Zgodność jest łatwiejsza z tymi gotowymi stoiskami, ale będziesz musiał użyć swojej wyobraźni, aby stworzyć coś przyciągającego wzrok i wyjątkowego. Omówiliśmy, jak korzystać z drukowanych elementów ekspozycyjnych, aby w pełni wykorzystać mniejsze przestrzenie wystawowe w poprzednim artykule z tej serii.

Marketing: organizatorzy służą pomocą!

To nie przypadek, że Link Publishing, który organizuje The Print Show i Pulse Media Group, który organizuje Your Business Expo są wydawcami. Nierzadko zdarza się, że wydarzenia branżowe organizowane są przez wydawnictwa lub grupy wydawnicze. To świetna wiadomość dla wystawców, którzy chcą promować swoją obecność na targach.

Jak mówi Devon Luffrum z Pulse Media o targach Your Business Expos, "Myślę, że to najlepsze wystawy, przy jakich kiedykolwiek pracowałem, a to dzięki naszej obecności jako Pulse Group Media... Nie jesteśmy tylko wystawami. Zajmujemy się całym lejkiem marketingowym, więc jesteśmy w zasadzie ogromną, wielką maszyną marketingową!"

Organizator wydarzenia tego typu zazwyczaj oferuje pakiet marketingowy jako część umowy przy zakupie stoiska. Oprócz tego może zaoferować podręcznik marketingu online, szablony i zasoby graficzne do własnych reklam, a także porady dotyczące rozpowszechniania informacji.

A dlaczego mieliby tego nie robić? Jak podkreśla Chris, sukces wystawców ma kluczowe znaczenie dla sukcesu wydarzenia, "Z prostego powodu, jeśli wystawa nie odniesie sukcesu, nie będzie wystawy. Te firmy, które się wystawiają, będą kontynuować. My przestaniemy istnieć! Mamy więc większy interes niż ktokolwiek inny, aby upewnić się, że targi odniosą sukces. To nasze źródło utrzymania. Jeśli wystawa będzie kiepska, to koniec. Żyje się i umiera dzięki zeszłorocznemu pokazowi".

Skorzystaj z oferty!

Z tego właśnie powodu organizatorzy dokładają wszelkich starań, aby zapewnić skuteczne zasoby wspierające wystawców. Zaskakujące jest jednak to, że wystawcy często nie są w stanie wykorzystać wszystkich dostępnych dla nich korzyści.

"Bardzo zależy nam na tym, aby wystawcy pomagali nam pomagać im". powiedział Chris, ", ale zdziwiłbyś się, jak wielu z nich nie korzysta ze wszystkich narzędzi w swoim arsenale! W podręczniku online mamy wstępnie napisane e-maile, logo, podpisy, dosłownie wszystko tam jest. Banery internetowe. Na szczęście w tym roku zaobserwowaliśmy duży wzrost liczby naszych wystawców faktycznie korzystających z tych zasobów i promujących targi.

Więc na litość boską, wykorzystaj wiedzę i ekspozycję, którą organizator ma do zaoferowania, już za to zapłaciłeś, rezerwując swoje stoisko!

Kiedy nadejdzie wielki dzień...

W tym dniu nasi organizatorzy zgadzają się, że wczesne przybycie daje wystawcom większą szansę na uniknięcie nieoczekiwanych problemów.

"Zawsze będą jakieś pomyłki lub komplikacje". Chris przyznaje, "Rzeczy nie zostały dostarczone lub popełniono błędy. Stojaki są instalowane przez ludzi i ludzie popełniają błędy, ale problemy można rozwiązać... po prostu daj sobie trochę czasu na wypadek, gdyby coś poszło nie tak i trzeba było to naprawić".

Ważne jest, aby poświęcić swój czas i być otwartym na odwiedzających. "Najlepsza rada," twierdzi Chris, "Nie jedz jedzenia na swoim stoisku, ponieważ nikt nie chce rozmawiać z kimś podczas jedzenia!".

Kolejnym zakazem jest przewijanie na telefonie: "To są rzeczy, które wydają się oczywiste". mówi Chris, "Ale to zadziwiające, ile osób po prostu siedzi i przewija swój telefon, gdy obok przechodzą ludzie!". Kluczem jest bycie czujnym i otwartym na rozmowę. "Jeśli nawiążesz z nimi kontakt wzrokowy... i zaangażujesz się w ludzi, oni zaangażują się w ciebie".

Prezenty, które nie przestają dawać

Punktem kulminacyjnym dla wielu uczestników jest zebranie imponującej ilości gratisów. Martin Lewis-Stevenson z Pulse Group Media zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne są gadżety reklamowe jako element rozpoczynający rozmowę:

"Jeśli masz na swoim stoisku nowość, czy to słodycze, upominek, piłeczkę antystresową, odwiedzający ją podniesie, a następnie zapyta: "Cześć, jak się masz?" i nagle masz wspólny punkt rozmowy, od którego zaczynają się rozmowy".

Jeśli chcesz mieć długotrwałe skojarzenia ze swoją marką, spersonalizowany przedmiot to świetny sposób, aby pomóc Twojemu pierwszemu wrażeniu przetrwać po pokazie. Solopress oferuje szeroką gamę drukowanych Produkty promocyjne z klasyki Długopisy oraz Torby do trwałych elementów, takich jak Power Banki oraz Ładowarki bezprzewodowe które rozpowszechnią Twoją wiadomość i przydadzą się jeszcze długo po zakończeniu wydarzenia.

Nie bądź hojny aż do przesady

Chociaż rozdawanie upominków jest świetnym sposobem na przyciągnięcie odwiedzających do stoiska, należy zawsze upewnić się, że produkty promocyjne są odpowiednie dla danego wydarzenia. Nie chcesz przecież nieumyślnie rozdawać kontrabandy. Podczas gdy organizator wydarzenia będzie w stanie doradzić ci, co jest dozwolone, często to miejsce ustala zasady:

"Mieliśmy kiedyś wystawcę, który rozdawał przybory kuchenne z ostrzem". powiedział Chris. "Musisz traktować NEC jak lotnisko. Gdybyś próbował przejść przez kontrolę bezpieczeństwa na lotnisku z tym przedmiotem, zostałbyś zatrzymany. Jeśli rozdajesz rzeczy ze swojego stoiska, musisz naprawdę stosować się do tych przepisów".

Alkohol to kolejna kwestia, do której należy podchodzić ostrożnie. Chociaż nierzadko zdarza się, że na targach oferowane są napoje alkoholowe, ważne jest, aby odbywało się to zgodnie z zasadami i przepisami określonymi przez miejsce, a co ważniejsze, zgodnie z prawem.

Jak zauważa Chris: "Ponieważ pokaz jest otwarty dla 16-latków i starszych, jeśli rozdajesz markowe butelki alkoholu jako promocję, nawet jeśli nie są otwarte, możesz nieumyślnie dać je nieletniemu 16-latkowi. Oczywiście podawanie alkoholu nieletnim jest nielegalne".

Jeśli chcesz sprzedawać lub rozdawać napoje alkoholowe, ważne jest, aby najpierw skontaktować się z organizatorem. Będą oni w stanie doradzić w zakresie polityki lokalu dotyczącej alkoholu, szkła i butelek. Musisz również upewnić się, że przestrzegasz przepisów licencyjnych; na przykład w Anglii i Walii może być konieczne złożenie wniosku o zezwolenie na sprzedaż alkoholu. Powiadomienie o wydarzeniach tymczasowych (TEN).

Element konkurencji

Konkursy są szeroko rozpowszechnione na targach. "Wizytówki w akwarium" to dobrze znany format losowania nagród, który pomaga poszerzyć listę kontaktów, ale myślenie poza akwarium może przynieść większy poziom zaangażowania. Nasi organizatorzy uznali, że większy poziom uczestnictwa może wydobyć ducha rywalizacji i wywołać cenne interakcje.

"Poprosiliśmy YMCA o przywiezienie Hook-A-Duck". Kerry z Pulse Media powiedział nam, "To takie proste, ale po prostu działa! To coś dziwnego, dziecko wychodzi z ciebie, kiedy przychodzisz na targi. To tak, jakbyś wcześniej nie widział żelków lub toffi, te rzeczy po prostu cię przyciągają. To rozpoczyna rozmowę, która z kolei rozpoczyna dyskusję biznesową".

Chris z Link Publishing obserwuje to samo zjawisko: "Firma o nazwie Aurora przywiozła symulator F1, który był naprawdę dobry i bardzo konkurencyjny! Każdy chciał mieć swoje imię na tablicy wyników przez cały dzień. Ludzie wracali i sprawdzali, kto jest na szczycie. Nie chodziło o wygraną butelkę szampana. Chodziło o bycie na szczycie tabeli wyników!

Jak wyjaśnia Chris, sukces może być kulą śniegową, gdy masz jakąś aktywność partycypacyjną, która przyciąga ludzi do twojego stoiska:

"Jedną z rzeczy, które można zauważyć, jest to, że tworzy to pewną wskazówkę. Co się wtedy dzieje, to inni odwiedzający wędrują i myślą, co się tam dzieje? Dlaczego jest taki szum? A potem po prostu przyciąga tłum, utrzymuje zaludnienie stoiska i daje możliwość nawiązania kontaktu z odwiedzającymi".

Twoja opinia jest cenna

Informacja to ulica dwukierunkowa. Podczas gdy organizatorzy targów chętnie udzielają cennych porad, są również zainteresowani wysłuchaniem opinii uczestników, aby ulepszyć przyszłe wydarzenia.

"Mamy e-mail z ankietą po targach, który jest wysyłany zarówno do odwiedzających, jak i wystawców". wyjaśnia Devon, "To wszystko jest naprawdę ważne dla nas jako menedżerów i planistów wydarzeń, aby uzyskać informacje zwrotne zarówno z punktu widzenia wystawców, jak i odwiedzających, aby upewnić się, że możemy zmienić lub dostosować się do wszystkiego, co potencjalnie musi się wydarzyć na przyszłych wystawach".

Tak więc, gdy organizator wydarzenia, w którym uczestniczyłeś, prosi o opinię, dlaczego nie pomóc sobie, pomagając im.

Wyciągnięte wnioski

Przesłanie od organizatorów jest takie, że są oni Twoimi przyjaciółmi! Choć mogą wydawać się pełni zasad i ograniczeń, tak naprawdę chcą i naprawdę potrzebują, aby Twoje stoisko odniosło sukces. Z tego powodu prawdopodobnie okażą się oni pomocni w większości aspektów wcześniejszego planowania i doświadczenia w tym dniu. Utrzymuj otwarte linie komunikacji ze swoim kontaktem na wydarzeniu, a pomoże ci to uniknąć błędów logistycznych, uzyskać świetne wskazówki dotyczące super udanego stoiska i otrzymać mnóstwo wsparcia marketingowego, które zwiększy frekwencję dla dobra wszystkich.