A Fundação para a Endometriose no The Fertility Show

A Fundação para a Endometriose participou recentemente na sua primeira exposição, a Fertility Show, no Olympia de Londres.  

Depois de os apoiar com exposição imprimir e aconselhamento para o programa, falámos com Carla Cressy, fundadora da The Endometriosis Foundation, para saber como se deram e o que aprenderam com a experiência.

A construção 

Foi a primeira vez que a Carla expôs neste tipo de evento, por isso partilhámos com ela algumas ideias que aprendemos com as nossas próprias experiências. Também pudemos transmitir os conhecimentos que aprendemos ao falar com clientes que são expositores experientes. 

Estes conhecimentos permitiram a Carla considerar a importação, os tópicos e as perguntas antes do evento e evitar surpresas no próprio dia. 

As principais questões que discutimos na preparação para o Fertility Show foram 

• Qual a melhor forma de nos destacarmos? 
• Quanto espaço temos e como podemos utilizar melhor o espaço? 
• Qual a melhor forma de adaptar a informação ao evento? 
• Qual é a melhor forma de divulgar a nossa mensagem? 

O facto de estar constantemente ocupada com outros eventos antes da exposição deu a Carla muitas oportunidades para praticar a montagem do seu stand antes do grande dia. 

Carla disse: "Fizemos dois treinos para montar o nosso stand antes de irmos, por isso sentimo-nos definitivamente preparados.  

"Tivemos alguns testes para praticar, como quando visitámos a equipa feminina do West Ham. Isto significou que, no dia, não tivemos absolutamente nenhum problema ou stress com a montagem!" 

A exposição 

O Fertility Show surgiu num instante para Carla e a sua equipa. 

Como especialistas em Endometriose, vieram com uma vasta experiência na sua área. No entanto, como expositores pela primeira vez, nem Carla nem a sua equipa sabiam o que esperar da feira.  

Carla disse: "As minhas expectativas em relação à exposição, antes da sua realização, eram de que seria um dia calmo em que falaríamos com algumas pessoas sobre nós próprios." 

Na realidade, a exposição revelou-se um evento movimentado, com uma multidão de visitantes ansiosos por conhecer o trabalho da Fundação.  

Uma mão amiga 

Para ajudar a lidar com o enorme público presente no Fertility Show, Carla trouxe uma equipa para a apoiar. Com a ajuda de quatro voluntários ao longo dos dois dias, a Fundação para a Endometriose estava pronta para montar e realizar a sua primeira exposição. 

Carla disse: "O nosso terreno era um espaço aberto que preenchemos facilmente. A posição do nosso stand e a sua configuração deram-nos uma sensação de acolhimento que esperávamos que encorajasse o maior número possível de pessoas a vir falar connosco." 

Felizmente, a sua preparação deu frutos. Carla explicou que chegaram com 30 minutos de sobra antes da entrada do público. O facto de terem treinado exaustivamente fez com que demorassem apenas 15 minutos a preparar-se! 

Vamos ao espetáculo!

A Fundação para a Endometriose foi a única instituição de caridade a expor na feira. 

Carla acrescentou: "Todas as outras pessoas que lá estavam tinham uma clínica, por isso muitas pessoas vinham ter connosco porque éramos uma voz diferente na sala. Como éramos a única instituição de solidariedade social, as pessoas vinham ter connosco para fazer uma pausa e ter um pouco de descanso." 

Em antecipação à exposição, Carla e a sua equipa estavam apreensivas quanto à popularidade do seu stand. 

No entanto, ao longo dos dois dias, ficaram surpreendidos com o apoio e a popularidade que o seu stand recebeu. 

Carla disse: "Nenhum de nós esperava que tantas pessoas interagissem com o nosso stand como o fizeram.  

"Não esperávamos, sobretudo, que viessem ter connosco tantas pessoas com endometriose ou que conhecessem um amigo ou familiar que tivesse tido a doença." 

De facto, o seu stand foi tão popular que tiveram dificuldade em acompanhar a procura. O seu stock de sacos e folhetos gratuitos esgotou-se tão rapidamente que tiveram de criar os seus próprios! 

disse Carla: "Distribuímos todos os nossos sacos de oferta antes do fim do espetáculo. Pensámos que teríamos muitas sobras!  

"Inicialmente, pensámos distribuir 100 por dia, na melhor das hipóteses, mas acabámos por distribuir mais de 200 por dia! Acabámos por fazer os nossos próprios sacos de brindes porque continuavam a ser muito procurados." 

Destacar-se

Mas o que é que tornou o seu stand tão popular e o que é que os fez sobressair num Olympia de Londres repleto de gente? 

Carla sublinhou a importância dos brindes impressos: "Toda a gente adora um brinde!" 

E acrescentou: "Quase todos os outros stands eram brancos e azuis. O nosso stand estava repleto de impressões amarelas e cor-de-rosa, rodeadas pela nossa Wide Banner e pelas Roller Banners que a acompanhavam. 

"O nosso stand era imperdível!" 

Para além de participar na sua primeira exposição, Carla foi também embaixadora do Fertility Show.  

Isto significou um dia de multitarefas entre papéis. Entre o seu stand e os debates de atualidade no palco principal, ela teve um dia muito ocupado! 

Carla acrescentou: "Como embaixadora do programa, tive de ir a correr para o outro lado do London Olympia para ser colocada no microfone para os nossos painéis de discussão. Foi um pouco agitado porque o palco era do outro lado do nosso stand!" 

Aprendizagens para a próxima vez 

Os primeiros espectáculos não correm muito melhor do que The Endometriosis Foundations. No entanto, há sempre lições a tirar para a próxima vez. 

Afinal de contas, nada muda se nada mudar! Estas são algumas das ideias que Carla levará para eventos futuros: 

Esteja preparado para a generosidade das pessoas! 

Da próxima vez, Carla quer incluir uma forma fácil de as pessoas presentes fazerem um donativo à Fundação Endometriose. Sendo a única instituição de solidariedade social presente na exposição, muitas pessoas quiseram dar o seu dinheiro, mas isso não era algo que Carla tivesse previsto. 

Precisávamos de uma forma de recolher dinheiro das pessoas enquanto estávamos lá. Tínhamos tantas pessoas a vir ter connosco e a querer fazer um donativo, mas só podíamos enviá-las para o nosso sítio Web.  

"Precisávamos de uma forma fácil para as pessoas fazerem donativos. Ou um leitor de cartões ou um código QR digitalizável."

Escolha um papel e mantenha-se fiel a ele

Uma das principais coisas que Carla mudaria é o facto de ser multitarefa entre o seu stand e o facto de ser embaixadora da exposição. 

Ela disse: "Foi um trabalho multitarefa frenético, pois o nosso stand e o palco não podiam estar mais longe um do outro! Para a próxima vez, acho que teria de escolher entre papéis e fazer apenas um deles."

Assegurar que os materiais promocionais são abundantes e completos

Tendo distribuído todos os seus sacos antes do fim do espetáculo, Carla quer levar mais sacos, bem como outras mercadorias, da próxima vez. 

Embora os seus folhetos estivessem repletos de temas e informações essenciais, ela pretende abranger questões mais vastas para o seu público. 

Carla acrescentou: " Estávamos preparados para falar sobre fertilidade, mas não tanto para outros temas. 

"Da próxima vez, quero fornecer mais informações e tópicos variados nos nossos folhetos que abrangem temas mais amplos, como a nutrição e a gestão da dor." 

O espetáculo tem de continuar! 

Aprendendo com a primeira experiência de exposição da Carla, a principal lição que pode retirar se quiser expor na sua primeira exposição é que é melhor levar muito do que ficar sem. 

É melhor ter demasiada mercadoria do que não ter suficiente! 

Um bom ponto de partida para ter uma ideia do tipo de evento em que poderá expor, para ter uma ideia do seu público e da sua dimensão, seria entrar em contacto com os organizadores do certame para obter uma melhor compreensão de quaisquer questões que possa ter! 

Se necessitar de algum material impresso para levar consigo, estaremos aqui para o ajudar em cada passo do caminho! 

Afinal de contas, como diz a Carla, quem é que não gosta de uma borla?