Se está a planear apresentar a sua empresa numa feira comercial, a preparação é fundamental para tirar o máximo partido desta oportunidade empolgante. Quer seja a sua primeira vez ou a sua quinquagésima, a preparação para uma feira comercial dar-lhe-á a melhor oportunidade de estabelecer contactos valiosos, ganhar exposição e aprender com outras pessoas do seu sector.
Inquirimos os nossos clientes do sector da impressão e as respostas dos expositores experientes dão-nos algumas indicações bastante úteis. Além disso, nós próprios expusemos numa série de conferências e eventos. O espetáculo da impressão em particular, ensinou-nos muitas lições, pelo que também temos muita experiência para partilhar. Juntámos tudo o que aprendemos connosco e com os nossos clientes e elaborámos o nosso guia sobre como preparar uma feira comercial bem sucedida.
Participe antes de expor!
Antes de planear a sua própria exposição, experimente uma feira comercial como participante. Esta exposição em primeira mão dá-lhe uma ideia da multidão, do ambiente e das expectativas dos expositores. Trata-se de uma valiosa missão de reconhecimento que fornecerá informações essenciais para a sua própria estratégia de exposição.
Definir objectivos
É fundamental saber o que se pretende alcançar na feira comercial. Está lá para se relacionar com os clientes existentes, integrar novos potenciais clientes ou apresentar a sua marca a um novo público? Identificar o seu público-alvo é crucial para a elaboração da sua mensagem, design e abordagem geral. Também deve preparar ferramentas e estratégias para captar dados das interacções, de modo a garantir que cada conversa conduza potencialmente a uma oportunidade de negócio.
Escolher um programa, escolher um argumento
Escolha um espetáculo que corresponda aos seus objectivos e ao seu público-alvo. Tente garantir um local que tenha muito movimento. Deve poder obter um mapa do local antes de reservar o seu espaço. Pense nos percursos dos visitantes, nas linhas de visão e na localização das entradas, saídas, bebidas e casas de banho para identificar as melhores localizações.
Definir um orçamento
Uma parte vital da preparação para uma feira comercial é a definição de um orçamento. Considere o nível de receitas que poderá obter com as vendas e encomendas efectuadas durante a feira e com a integração de novos clientes e assinantes. Isto ajudá-lo-á a definir um orçamento que proporcione um retorno compensador do seu investimento. O seu orçamento deve cobrir todos os custos, incluindo materiais de exposição, brindes promocionais e despesas com a mão de obra. A transparência na elaboração do orçamento ajuda a evitar custos inesperados e garante um evento tranquilo e sem stress.
Conceção do suporte
O seu stand é a sua mini montra na feira comercial, pelo que a sua conceção é crucial. Visite o nosso blogue de design para obter dicas e ideias úteis.
cdavies de Coed Cadw (The Woodland Trust in Wales) tinha isto a dizer:
Pense bem no espaço que reservou - tente imaginar como tudo vai caber no espaço, incluindo o pessoal e os visitantes. Não se esqueça do espaço seguro para guardar casacos, sacos, etc., bem como folhetos de reserva, etc.
Para conceitos de stands e dicas de design, temos dois artigos úteis no blogue para explorar. Um sobre a conceção de stands para esquemas de conchas e espaços pequenose para o expositor ambicioso, cinco dicas de especialistas para stands de feiras comerciais personalizados.
Preparar os seus materiais
Leve consigo material promocional que conte a sua história e brindes que os participantes apreciarão. Estes brindes não só atraem as pessoas para o seu stand, como também servem para recordar a sua marca após o fim da feira.
Noções básicas como Cartões de visita e um Folheto ou Brochura explicando que a sua oferta atual é obrigatória.
Bolsas de algodão são óptimos para sacos de brindes e Canetas ou Cadernos de notas são certamente muito utilizados. Para além disso, a marca Doces ou impresso Produtos promocionais podem tornar-se presentes personalizados para que o recordem.
Redes sociais
Enquanto se prepara para uma feira comercial, comece a espalhar as notícias sobre a sua participação com antecedência. Utilize hashtags relevantes que os expositores e organizadores de eventos estão a utilizar para aumentar a visibilidade.
Envolver os visitantes
Pense em organizar um jogo ou concurso no seu stand. Não só irá envolver os visitantes, como também pode ser uma ferramenta valiosa para recolher informações de contacto e outros dados.
Escolha a sua equipa e informe-a
Escolha uma equipa que seja entusiasta, conhecedora e simpática. Informe-os sobre os objectivos, as expectativas e o calendário da feira comercial.
Ensaiar
Pratique para uma feira comercial montando os seus expositores e analisando as suas interacções antes do evento. Isto pode ajudá-lo a detetar potenciais problemas e a simplificar o processo de montagem.
Fisioterapia veterinária Tails & Trails entrou em contacto para dizer o seguinte:
Faça um ensaio de montagem no exterior para não perder tempo a arrumar tudo quando lá chegar.
Para além de ensaiar a sua configuração, vale a pena fazer alguns exercícios de encenação com a sua equipa, para que se sintam à vontade para apresentar o seu trabalho aos visitantes. Tome nota deste conselho de S2 Design e Publicidade:
Pratique as vendas. Tem de ser capaz de transmitir as coisas de forma rápida e simples - um discurso de elevador que não soe demasiado ensaiado ou robótico.
Demonstrações
Se o seu produto for tangível, as demonstrações devem ser simples. No entanto, se o seu produto ou serviço for mais abstrato, como software ou maquinaria de grandes dimensões, terá de pensar criativamente na melhor forma de demonstrar as suas vantagens.
Pesquisar e contactar
Informe-se sobre os participantes e outros expositores. Considere a possibilidade de entrar em contacto com antecedência e até de marcar reuniões com contactos-chave durante o evento.
Logística
Pense na organização da viagem, no estacionamento e no alojamento com bastante antecedência para evitar stress de última hora.
Cuide da sua equipa
Mantenha a sua equipa hidratada, nutrida e motivada. O seu bem-estar influenciará diretamente a sua eficácia, por isso, assegure-se de que são bem tratados.
Requisitos especiais para a instalação
Antes de a feira comercial abrir as suas portas e o glamour e a agitação do evento começarem, o processo de montagem é frequentemente uma história muito diferente. Dependendo do local e da natureza da sua exposição, poderá ser necessário cumprir determinados requisitos de segurança durante as fases de montagem e desmontagem.
Se vai montar o local antes de o público ser admitido, pode estar a trabalhar num ambiente semelhante ao da construção. Grandes instalações, equipamento pesado e uma azáfama de atividade podem criar riscos. Para atenuar estes riscos, muitos locais exigem o uso de equipamento de proteção individual (EPI), especialmente durante os períodos de montagem e desmontagem.
Eis alguns artigos comuns de que poderá necessitar:
Vestuário de alta visibilidade
Um colete ou casaco de alta visibilidade pode ajudar a garantir que é visto no meio da azáfama da montagem. Isto é particularmente importante se estiver a trabalhar perto de maquinaria pesada ou de veículos em movimento.
Chapéu de proteção
Se houver risco de queda de objectos ou se estiver a trabalhar numa área com cargas suspensas, pode ser necessário usar um capacete. Informe-se junto do local ou do organizador do evento sobre este requisito.
Botas com biqueira de aço
Durante a montagem, poderá ter de manusear objectos pesados. As botas com biqueira de aço podem proteger os seus pés de potenciais acidentes e são uma peça padrão de equipamento de segurança em ambientes potencialmente perigosos.
Luvas
Se estiver a manusear objectos pesados ou potencialmente afiados durante a montagem, as luvas de segurança podem proteger as suas mãos de cortes, lascas e abrasões.
Proteção dos ouvidos
Em alguns casos, o processo de preparação pode envolver máquinas ou ferramentas ruidosas. Nesses casos, pode ser necessária proteção para os ouvidos, como protecções para os ouvidos ou tampões para os ouvidos.
Óculos de proteção
Ao trabalhar com ferramentas ou materiais que possam produzir detritos voadores, os óculos de segurança podem proteger os olhos.
Em todos os casos, é crucial confirmar quaisquer requisitos especiais com o organizador do evento muito antes do espetáculo. Este poderá fornecer uma lista dos equipamentos de segurança necessários, bem como quaisquer outros requisitos específicos do local. Não negligencie estas especificações - não só são necessárias para a sua segurança, como o seu incumprimento pode resultar em atrasos ou multas.
Lembre-se, cada feira comercial é única. Os requisitos especiais de uma podem não se aplicar a outra. Faça sempre a sua pesquisa e prepare-se em conformidade para garantir um evento tranquilo, seguro e bem sucedido.
A preparação final
E, finalmente, eis uma lista de controlo para manter os seus preparativos em dia:
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Objectivos para o evento
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Público-alvo
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Orçamento
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Conceção do suporte
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Materiais promocionais
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Plano para as redes sociais
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Estratégia de envolvimento
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Seleção da equipa e briefing
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Ensaio
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Demonstrações
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Investigação e divulgação
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Logística
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Tomar conhecimento dos requisitos especiais, por exemplo, EPI
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Bem-estar da equipa
Com uma preparação diligente e uma visão clara, é muito mais provável que tenha uma feira comercial bem sucedida. Lembre-se de que cada evento é uma oportunidade de aprendizagem. Por isso, mergulhe na experiência, absorva o máximo de conhecimentos possível e, acima de tudo, desfrute da viagem! Enquanto se prepara para uma feira comercial, abasteça-se de Impressão para exposições e conferências da Solopress.
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