Exponha como um perito: informações sobre o local do Centro de Exposições de Liverpool

As feiras e os eventos são empreendimentos complexos e multifacetados, em que a escolha do local pode ser decisiva para a experiência. Para obter informações sobre a perspetiva de um local, falámos com Brian Charity, um dos gestores de eventos sénior da Centro de Exposições de Liverpool, um complexo de salas de exposições de renome no Reino Unido.

O Exhibition Centre Liverpool é um complexo com espaços de exposição que acolhe eventos como o The Manufacturer Live, Comic Con de LiverpoolO Liverpool Wedding Show, o National Beauty Show UK. Quando falei com o Brian, ele tinha acabado de trabalhar num espetáculo chamado Liverpool Cat Extravaganza. Quando perguntei se os gatos podiam participar, ele respondeu "sim, claro! Até houve um Cat Walk!". 

Uma coisa que se torna clara ao falar com Brian é que o local está tão empenhado no sucesso de um evento como o organizador e os expositores. Ele estava cheio de conselhos e informações sobre como conseguir um espetáculo seguro, protegido, eficiente e, em última análise, bem sucedido.

Marketing colaborativo

O marketing de um evento é vital e o local do evento pode desempenhar um papel importante nesse sentido. Muitas vezes, os locais oferecem pacotes de marketing aos organizadores como parte do acordo aquando da contratação do local. Normalmente, estes pacotes incluem espaço para exposição, espaço para brochuras, presença na Internet, envio de correio e fotografias electrónicas que os organizadores podem utilizar para promover o seu evento.

"Alguns clientes querem uma campanha de marketing dedicada. Alguns ficam satisfeitos por fazê-lo eles próprios", diz Brian, "se está a organizar um evento com bilhetes e já escolheu o seu espaço, então talvez queira investir num tipo de pacote, que lhe daria uma mensagem de correio, e-mails, uma presença no nosso sítio Web e alguma atividade nas redes sociais."

Para além disso, Brian e os seus colegas do Exhibition Centre Liverpool tentarão fazer corresponder o marketing ao público. "A nossa equipa vai trabalhar arduamente para criar campanhas de marketing mais personalizadas e direccionadas para as pessoas que têm genuinamente interesse nesse tipo de evento."

Planear um esquema

O planeamento da disposição é outro aspeto crítico em que o local acrescenta valor. Este planeamento terá em conta a dimensão dos stands, a proporção de stands de fachada em relação aos stands personalizados, bem como os dados especializados que o local possa ter recolhido sobre o tempo de permanência e a afluência de pessoas para diferentes tipos de eventos no seu espaço. Saberão também como criar um fluxo de tráfego gerível em torno do evento, assegurando que os percursos, as salas de descanso e as saídas de incêndio sejam acessíveis a todos.

Brian explicou como a sua tecnologia e experiência são capazes de criar esquemas precisos e personalizados: "temos técnicos de CAD que podem desenhar qualquer disposição num centímetro do edifício e num centímetro dos requisitos". Isto significa que a equipa do local é capaz de elaborar uma disposição personalizada para eventos que não só aproveita ao máximo o espaço, como também é adaptada às necessidades específicas do próprio evento.

Em todas as áreas de planeamento e execução, é evidente que a segurança está sempre no topo da lista de prioridades de Brian. O planeamento do layout não é exceção: "O principal requisito é garantir que o evento é seguro. Através de uma conversa com o cliente, começamos a saber o número de delegados, o movimento dos delegados, o tempo de permanência e coisas do género. Isto permitir-nos-á adaptar os nossos planos para exposições de consumidores, coisas como uma feira de banda desenhada, onde há muito movimento, ou até mesmo trabalho em conferências de festas." É evidente que os melhores resultados surgem quando a visão do organizador e a experiência do local se juntam para resolver antecipadamente quaisquer problemas de disposição.

O manual do expositor

No centro de uma experiência de exposição bem sucedida está o Manual do Expositor, uma ferramenta crucial para qualquer expositor que se aventure num evento. Brian esclarece o seu significado, descrevendo-o como "essencialmente uma Bíblia para todos os expositores". Este documento, meticulosamente compilado e repleto de informações pelo local do evento, serve de guia principal para os expositores que reservam um stand num evento.

Brian sublinha a abrangência do Manual do Expositor, observando: "Se ler o manual do expositor, está lá tudo: o seu estacionamento, a sua vigilância, os seus horários, tudo o que precisa está nesse manual." Constitui um roteiro pormenorizado, que oferece clareza sobre todos os aspectos do processo de exposição, desde a preparação até ao carregamento.

A abordagem colaborativa do local na criação deste manual é evidente. Como explica Brian, "Partilhamos as informações das conversas iniciais com os nossos clientes que nos ajudam a criar, ou ajudam o cliente a criar, o manual do expositor." Isto garante que o manual não é apenas informativo, mas também adaptado às necessidades específicas de cada evento.

Tirar o máximo partido do manual

Para além disso, os manuais do expositor para eventos no Exhibition Centre Liverpool servem de guia para o seu sistema de encomendas online personalizado, onde os expositores podem encontrar todo o tipo de artigos úteis para melhorar e facilitar a sua presença no evento. Isto significa que o manual fornece um único ponto de referência onde os expositores podem saber que equipamento e instalações adicionais podem necessitar, e exatamente como e onde os podem obter.

Brian salienta o papel crucial da leitura e compreensão deste manual antes de chegar ao evento. Em caso de dúvidas, os expositores têm uma linha direta de assistência. "Se tiver dúvidas, tem um ponto de contacto, que é o seu gestor de eventos, o seu gestor de produção, o seu gestor de catering, tem um ponto de contacto no local, que é um especialista", garante Brian. Este nível de apoio e orientação sublinha o empenhamento do local em garantir uma experiência tranquila e bem sucedida para todos os expositores.

Acomodação de pedidos especiais

Embora cumpram processos rigorosos e regulamentos de saúde e segurança, locais como o Exhibition Centre Liverpool não são guardiões rígidos. Em vez disso, esforçam-se por atender a pedidos únicos e extraordinários para garantir que os eventos sejam divertidos e impressionantes. Embora possa não ser uma atitude de "posso fazer" sem reservas, é certamente uma atitude de "posso fazer se a avaliação do risco for boa". Brian partilhou connosco as suas ideias sobre este delicado equilíbrio.

Possibilidades surpreendentes

Brian incentiva os organizadores a comunicarem as suas necessidades específicas: "Podem ficar surpreendidos com o que pode ser conseguido." Ele cita exemplos como a realização de churrascos, demonstrações médicas, animais e paredes de escalada, mostrando a versatilidade do local na gestão de uma variedade de eventos.

Brian recorda casos específicos em que os expositores realizaram actividades que não tinham sido previamente aprovadas: "Houve uma pessoa que estava a tatuar pessoas no local de que não tínhamos conhecimento". Da mesma forma, um incidente envolvendo um drone não autorizado mostra a importância da notificação prévia: "Passámos 10 minutos a perseguir o drone... Se ele tivesse obtido as licenças correctas, poderíamos ter trabalhado com ele para conseguir filmar com o drone." Estas anedotas sublinham a disponibilidade do local para facilitar diversas actividades, desde que cumpram os requisitos legais e de segurança.

A regra de ouro: aviso prévio

A chave para satisfazer pedidos especiais reside no planeamento antecipado. Brian sublinha: "A pior coisa a fazer é aparecer no dia e esperar safar-se com alguma coisa." Um aviso prévio permite que o local se prepare e garanta que todas as avaliações de risco e protocolos de saúde e segurança necessários estão em vigor.

As avaliações de risco são fundamentais. Brian explica: "Desde que o façamos, ficamos satisfeitos!" Este processo é crucial tanto para a segurança dos participantes como para a boa execução do evento. É por isso que locais como o Exhibition Centre Liverpool insistem numa preparação e comunicação minuciosas.

O papel de uma boa comunicação

A comunicação eficaz entre os clientes e o local é essencial. "Os bons clientes dão-nos informações", afirma Brian, salientando a diferença que uma comunicação proactiva pode fazer. Trata-se de criar uma parceria em que a informação é trocada livremente, garantindo que os protocolos de segurança são cumpridos e que o evento decorre sem problemas.

Acomodar pedidos especiais é um esforço de colaboração que requer um planeamento detalhado, uma comunicação aberta e um foco na segurança. Com estes elementos, locais como o Exhibition Centre Liverpool podem transformar até as ideias mais extraordinárias em realidade, garantindo eventos memoráveis e bem-sucedidos.

Segurança e proteção: a prioridade máxima

Como já foi referido, e em relação a todos os aspectos do planeamento e execução de eventos, a saúde, a segurança e a proteção são sempre a principal prioridade do local. Brian sublinha este ponto de forma inequívoca.

"A saúde e a segurança são prioritárias", afirma Brian, deixando claro que este aspeto não é negociável. O compromisso do local com a segurança é evidente na formação abrangente da sua equipa de gestão de eventos e na sua adesão a guias e protocolos estabelecidos. Brian observa: "Trabalhamos com o eGuide para garantir que cumprimos as normas mais elevadas e actualizadas do nosso sector", referindo-se a directrizes publicadas pela AEV (A Associação de Locais de Eventos).

O Exhibition Centre Liverpool não opera isoladamente no que respeita à segurança. Brian menciona a sua colaboração com outros recintos, particularmente através da NAA (National Arenas Association), destacando uma comunidade de conhecimentos partilhados. "Temos boas relações com outros recintos e partilhamos aprendizagens e experiências", afirma, demonstrando a importância do conhecimento coletivo na gestão eficaz da segurança.

Medidas de segurança: atenção aos pormenores

No que diz respeito à segurança, Brian sublinha a importância do rigor: "Saber que veículos estão a chegar, quando é suposto chegarem e quem são". Esta atenção meticulosa aos pormenores garante um quadro de segurança forte, protegendo contra quaisquer potenciais violações. Afinal, como diz Brian, "a segurança é tão forte quanto o seu elo mais fraco".

O Comissário sublinha igualmente o papel dos clientes no processo de segurança e proteção. "Os bons clientes dão-nos informações", afirma, "Penso que é mais difícil de entender para os clientes mais recentes que nunca fizeram eventos connosco antes. Parece que estamos a pedir muita coisa, mas na verdade essa informação está a ser divulgada a diferentes equipas por diferentes razões, e é tudo muito necessário."

Abraçar o evento

Quando o planeamento estiver concluído e o evento estiver em curso, Brian Charity sublinha a importância de desfrutar do momento. "O início deve ser o momento em que todo o trabalho é compensado", aconselha, sugerindo que a abertura das portas deve ser a parte mais emocionante do evento. A sua experiência em entretenimento e teatro reforça este ponto de vista: o verdadeiro espetáculo começa quando as portas se abrem, os expositores estão prontos e o público chega. Esta é a altura em que os organizadores podem ver o seu trabalho árduo a dar frutos e saborear a experiência.

Criatividade e surpresas na área de exposição

Brian também fala da criatividade e da diversidade que vê nos stands de exposição. Desde simples expositores de mesa a montagens elaboradas que fazem lembrar cafés ou estúdios de televisão em direto, cada evento traz algo de novo e surpreendente. "Há tantos stands. É criativo, em última análise," comenta Brian, salientando as infinitas possibilidades da conceção de exposições. Lembra-se de eventos particularmente memoráveis, como as exposições de casamentos, em que a alegria e o entusiasmo dos participantes dão um toque especial à ocasião.

Uma saída responsável

À medida que os eventos se aproximam do fim, o processo de desativação torna-se crucial. Brian explica a importância de uma estratégia de saída bem planeada para os expositores. "Assim que as portas se abrem, o espaço torna-se essencialmente um estaleiro de construção. É muito importante que as pessoas trabalhem em conjunto."

"Dependendo dos requisitos do cliente, podemos optar por uma desativação total... ou por uma desativação suave", afirma, descrevendo as duas abordagens. A desativação total envolve capacetes, coletes de alta visibilidade e assistência mecânica como empilhadores, enquanto a desativação suave é mais simples, permitindo que os expositores desimpeçam manualmente os seus stands.

O cansaço e o desejo de chegar a casa levam muitas vezes os expositores a apressar a saída. Brian já viu mesmo expositores a saírem simplesmente no final do evento, abandonando stands inteiros, incluindo todo o seu material de exposição e promocional. No entanto, é importante que os organizadores se certifiquem de que toda a gente limpa, uma vez que o excesso de lixo deixado para trás para além de um nível pré-acordado implicará um custo adicional para o organizador. 

"Há um volume de lixo que está incluído em todos os contratos", diz Brian, "mas os clientes devem sempre fazer o seu melhor para incentivar as pessoas a levar os resíduos ou a reciclar." O seu conselho para os expositores é prático e direto: "Toda a gente precisa de levar o seu tempo. Não precisamos de correr todos para a mesma porta ao mesmo tempo." 

Desligar, reiniciar

O Centro de Exposições de Liverpool apresenta uma eficiência notável no que diz respeito à recuperação de eventos, muitas vezes num período de apenas quatro a seis horas. "Normalmente, o nosso objetivo é ter um intervalo de quatro a seis horas entre eventos", revela Brian Charity, esclarecendo o ritmo operacional rápido do local. Este ritmo rápido é crucial para acomodar eventos consecutivos, como um espetáculo de arena que termina de madrugada e outro que começa ao amanhecer.

A capacidade do local para facilitar estas transições rápidas depende da competência e da coordenação da sua equipa. Brian sublinha a sua proficiência: "A nossa equipa, os nossos empregados de limpeza, o nosso pessoal, estão todos tão habituados ao que fazem que é uma espécie de segunda natureza." Esta máquina bem oleada garante que o local é prontamente limpo, preparado e preparado para o evento seguinte.

Sugestões de locais para expositores

Ao falar com Brian, ficou claro que determinados comportamentos-chave podem contribuir muito para garantir o êxito das feiras comerciais para os expositores. 

• É fundamental compreender e respeitar as directrizes do local, comunicadas através do manual do expositor. 
• A comunicação proactiva com o local permite a conceção de stands seguros e criativos, ao passo que as acções não autorizadas de última hora podem perturbar e representar riscos para a segurança.
• Partir de forma responsável, sem deixar confusão, ajuda imenso a equipa do local. 

E, em última análise, os expositores devem certificar-se de que Os clientes que gostam do processo, abraçam a sua criatividade e experimentam as recompensas de ver a sua visão ganhar vida durante o evento. Na Solopress, temos muitas opções inspiradoras no que respeita às suas necessidades de impressão para Exposições e conferências.