Expor como um especialista: trabalhar com uma agência de exposições

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21 de setembro de 2023

Navegar na complexa paisagem das exposições pode ser uma tarefa intimidante para qualquer empresa, especialmente se o seu objetivo é causar uma impressão duradoura. É aqui que a experiência de uma agência de exposições pode revelar-se inestimável.

Uma agência pode oferecer uma estratégia personalizada que transforma a sua presença na exposição de um simples stand numa experiência memorável para os seus clientes e potenciais clientes. Desde a seleção dos elementos visuais perfeitos até à prestação de apoio no local, as agências podem ser uma solução única para aumentar o impacto da sua marca.

Trabalhar com uma agência pela primeira vez pode ser assustador. Recorremos a Dan Edwards, da Bloody Lovely Branding CoDan, um especialista em trabalhar com uma agência, especificamente para exposições. Com experiência na conceção de stands no Reino Unido, na Alemanha e na Áustria, Dan pode esclarecer algumas dúvidas sobre como trabalhar com uma agência.

O que é que uma agência pode oferecer no contexto das exposições?

Uma agência no mundo das exposições funciona como seu parceiro externo, equipado com um conjunto de competências especializadas para planear, executar e, por vezes, até comercializar a sua exposição.

Embora muitos pensem nas agências apenas como designers e fornecedores de materiais de exposição e artigos promocionais, uma agência de serviço completo oferece um pacote completo: desde o planeamento estratégico e mensagens de marca até à gestão de eventos no local.

A capacidade de uma agência para se concentrar exclusivamente nos seus esforços de exposição liberta os seus recursos internos, permitindo-lhe manter-se concentrado nas suas actividades principais.

Dan disse-nos: "É importante ter uma ideia clara de com quem se está a falar, saber quem vai estar no evento e compreender o problema específico que resolve para os seus clientes."

Como é que uma agência pode apoiar a sua marca numa exposição?

Cada um de nós tem apenas duas mãos e 24 horas por dia. Por vezes, não podemos fazer tudo sozinhos. Neste caso, procurar apoio pode ser a melhor coisa para ajudar a atingir todos os seus objectivos de exposição. Se chegar a este ponto, uma agência pode ser o melhor sítio para onde se dirigir

Planeamento estratégico

Uma agência pode ajudar a formular uma estratégia clara que se alinhe com os objectivos gerais da sua marca. Isto pode incluir tudo, desde a identificação do público-alvo até à seleção dos canais adequados para as actividades promocionais.

Dan disse: "Participe noutros eventos para ter uma ideia da escala e do que as pessoas dizem. Em cada evento, aprendem-se formas melhores e mais eficientes de fazer as coisas, por isso, tente evitar os erros básicos falando com os expositores.

Design e efeitos visuais

Através de uma conceção inovadora, uma agência pode ajudar a sua marca a repercutir-se no seu público-alvo. Veja-se o exemplo da exposição de 2017 da Land Rover no Festival de Velocidade de Goodwood. Criada pela Imagination, uma agência sediada em Londres, a exposição interactiva transmitiu com êxito a essência da marca Land Rover a milhares de participantes.

Dan disse-nos: "Se nos concentrarmos na mensagem que queremos partilhar, podemos destacar-nos e depender menos de um design muito elaborado.

"Seja claro, conciso e relacione-se com o tipo de pessoa que pretende atrair para o seu stand. Considere o tamanho do stand e opte por algo que se adeqúe às suas necessidades. Se o seu orçamento for limitado, é melhor gastar menos em espaço e investir mais no stand, especificamente no design."

Logística e gestão no local

Um dos desafios mais significativos das exposições é a logística. As agências têm a capacidade de lidar com isso sem problemas, garantindo que a presença da sua marca seja proeminente e profissional.

Dan acrescentou: "Quando o desenho, a mensagem e o stand estiverem completos. Procure outras oportunidades para divulgar esta mensagem. Explore as oportunidades de publicidade com o organizador, mas também seja criativo.

"Pense para além dos cartões de memória e das canetas que todos os outros estão a fazer, como pode tornar a vida do seu cliente um pouco mais fácil? Pense mais profundamente na sua experiência quotidiana e crie brindes que os ajudem."

Análise pós-exposição

As agências podem oferecer informações e análises após o evento, ajudando-o a compreender o impacto da exposição na sua marca. Esta abordagem orientada para os dados garante que o seu investimento produz resultados mensuráveis.

Vantagens de trabalhar com uma agência

Há muitas vantagens em trabalhar com uma agência. Eis as principais vantagens:

Eficiência: Com todos os elementos da exposição consolidados sob o mesmo teto, o processo é simplificado, poupando tempo e esforço.
Especialização: As agências possuem conhecimentos específicos do sector que podem aumentar significativamente a qualidade da sua exposição.
Personalização: Dada a sua vasta experiência, as agências podem oferecer soluções à medida, assegurando que a sua marca se destaca no panorama das exposições.

Dan disse: "Trabalhar com uma agência que tenha experiência em design de exposições e de impressão em grande escala permite-lhe poupar dinheiro a longo prazo. É difícil detetar um trabalho artístico errado no ecrã e a sua correção é dispendiosa e muitas vezes demorada."

Contras e considerações

Trabalhar com uma agência pode não ser a melhor solução para toda a gente. Estes potenciais inconvenientes podem ajudar a perceber se a colaboração com uma agência é a melhor solução para si.

Custo: A qualidade tem um preço. Os serviços completos oferecidos pelas agências podem ser dispendiosos, pelo que é crucial efetuar uma análise custo-benefício para garantir o retorno do investimento.
Perda de controlo: Externalizar significa confiar a representação da sua marca a uma entidade externa. Embora uma boa agência tenha sempre em mente a sua marca e os seus interesses, isto pode por vezes levar a desvios dos valores fundamentais da sua marca se não for cuidadosamente gerido.
Compatibilidade: Nem todas as agências se adaptam perfeitamente a todas as marcas. Por exemplo, uma agência especializada em exposições tecnológicas pode não ser adequada para lidar com as necessidades de um franchising alimentar.

Quem é adequado para trabalhar com uma agência?

O recurso a uma agência é especialmente vantajoso para as empresas com capacidades internas limitadas para o planeamento de eventos ou para as que pretendem realizar exposições em grande escala e de grande impacto. Isto inclui grandes empresas, cadeias de retalho e franchisings alimentares que procuram causar uma impressão significativa nos seus respectivos mercados.

Quer a sua empresa se enquadre numa destas categorias ou esteja apenas curioso sobre os potenciais benefícios, compreender o papel de uma agência pode informar significativamente a sua abordagem às exposições.

Por isso, antes de mergulhar no movimentado mundo das exposições, pondere os prós e os contras e considere se uma parceria com uma agência pode ser o seu bilhete para uma presença de marca mais impactante.

Dar os próximos passos com uma agência

Se, depois de ponderar os prós e os contras, achar que trabalhar com uma agência está de acordo com os objectivos da sua marca, o passo seguinte é selecionar agências especializadas no seu sector ou que tenham um historial comprovado no tratamento de exposições da sua dimensão.

Marque consultas iniciais para discutir os seus objectivos, orçamento e expectativas. Peça sempre estudos de caso ou referências para avaliar a eficácia e a fiabilidade da agência em questão.

Depois de ter selecionado uma agência, a comunicação regular torna-se fundamental. Mantenha uma linha aberta para actualizações sobre o planeamento estratégico, conceitos de design e disposições logísticas. Certifique-se de que ambas as partes estão alinhadas com os valores e objectivos da marca ao longo de todo o processo para evitar potenciais inconsistências.

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