Sucesso no verão: o seu guia para organizar eventos ao ar livre

O verão é a altura ideal para eventos ao ar livre no Reino Unido. Quer se trate de uma feira comunitária, de uma reunião de colegas ou de um festival de música, um evento bem planeado pode reforçar os laços e proporcionar bons momentos a todos os envolvidos. Contudo, os eventos ao ar livre podem apresentar desafios únicos e requerem um planeamento meticuloso que tenha em conta variáveis como o clima e a acessibilidade. A Solopress está aqui para apoiar o seu evento com materiais de impressão essenciais para exteriores que garantem que o seu evento se destaca e decorre sem problemas.

Escolher o local certo

Selecionar o local certo é crucial para o sucesso do seu evento. A acessibilidade é uma consideração fundamental; certifique-se de que o local é facilmente acessível a todos os participantes, incluindo os portadores de deficiência. Verifique se há estacionamento adequado e ligações de transportes públicos.

Dada a imprevisibilidade do clima britânico, escolha um local que ofereça alguma forma de abrigo ou que permita estruturas temporárias como Gazebos. Pesquisar padrões meteorológicos locais e dados históricos para tomar decisões informadas. Utilizar Banners, Cartazes, e Sinalética podem ajudar a orientar os participantes e melhorar a atração visual do local, assegurando que todos sabem para onde ir, mesmo com mau tempo.

A capacidade da multidão também é importante. Os espaços sobrelotados podem ser inseguros, enquanto que um local demasiado grande pode parecer pouco frequentado, o que pode acabar com o ambiente. Seleccione um local que possa acomodar confortavelmente o número esperado de participantes, respeitando as normas de segurança. 

Posso alugar um parque para o meu evento de verão?

Os parques representam espaços exteriores atractivos, muitas vezes de fácil acesso, no coração de uma comunidade, o que os torna um local ideal para eventos. Geralmente, os parques estão sob a autoridade das autarquias locais, com exceção dos parques reais de Londres, que são propriedade da Coroa e administrados pelo governo.

A decisão de autorizar o seu evento no parque, juntamente com quaisquer taxas associadas, é, em última análise, tomada pela sua autarquia local, caso a caso. Muitas autarquias e conselhos são mais favoráveis a eventos de beneficência e baseados na comunidade. Embora os eventos comerciais possam ter lugar em parques controlados pelo município, prepare-se para taxas mais elevadas e requisitos administrativos rigorosos que abrangem questões como o estacionamento, o saneamento, o ruído, a segurança pública e o recolher obrigatório.

Para mais informações, pode aceder a orientações úteis da Administração Local Associação da Administração Local.

Procurar os clubes desportivos!

Se é uma empresa privada que pretende organizar um evento empresarial para clientes ou uma comemoração de colegas, pode considerar os clubes desportivos locais como locais para os seus eventos. Os clubes desportivos são muitas vezes a melhor opção para os eventos de verão: espaço exterior, casas de banho, estacionamento e licença para vender álcool. Isto torna-os uma excelente solução para o planeamento de eventos ao ar livre sem complicações.

Promoção de eventos e branding

Uma promoção eficaz é fundamental para criar antecipação, entusiasmo e um sentido de ocasião para o seu evento. Uma marca consistente em todos os materiais não só reforça a identidade do seu evento, como também cria confiança e reconhecimento. Eis um guia passo a passo para promover e marcar o seu evento, desde os convites iniciais até à marca no dia do evento.

Promoção antes do evento

Criar convites e bilhetes:

Comece por conceber e enviar os convites. Os convites personalizados dão o tom ao seu evento e podem ser adaptados ao seu tema. Para eventos que exijam entrada, crie bilhetes de marca com o logótipo, as cores e as principais informações do seu evento. Impressos Convites e Bilhetes garantir um aspeto profissional e coeso.

Desenho de cartazes e folhetos:

Promova o seu evento com cartazes e folhetos apelativos. Distribua-os em locais estratégicos e partilhe-os com empresas locais para aumentar o seu alcance. Marca Cartazes e Voadores ajudará a aumentar a visibilidade e a criar entusiasmo.

Campanhas nas redes sociais e por correio eletrónico:

Utilize os canais em linha para passar a palavra. Uma marca consistente nas publicações das redes sociais e nas campanhas de correio eletrónico reforça a identidade do seu evento e mantém o seu público envolvido. Complemente estes esforços digitais com materiais físicos como Pulseiras para criar uma ligação tangível com os participantes.

T-shirts e artigos de merchandising para o pessoal:

Equipe a sua equipa com t-shirts de marca para os tornar facilmente identificáveis ou como uma peça de merchandise do evento. Pense em sacos de algodão impressos, para oferecer aos participantes uma recordação memorável. Personalizados T-shirts e Sacos de compras garantir vestuário e produtos de marca de alta qualidade.

Marca no dia

Criar uma entrada acolhedora:

Cause uma primeira impressão forte com uma entrada com a sua marca. Utilize um Arco de bandeira para dar as boas-vindas aos participantes e preparar o terreno para o seu evento. Isto cria uma sensação de ocasião e de entusiasmo à medida que os convidados chegam.

Vestir o local:

Melhore o espaço do evento com Sinalética e Bandeiras impressas. A sinalética clara e de marca ajuda os participantes a navegar no local, enquanto as bandeiras aumentam o atrativo visual e reforçam a presença da sua marca. Considere a possibilidade de colocar assentos com a sua marca para melhorar ainda mais o aspeto profissional do evento.

Programa do evento:

Fornecer aos participantes um programa completo do evento. A brochura agrafada detalhar o programa, os principais destaques e as informações essenciais garante que os participantes se mantenham informados e envolvidos durante todo o evento. A Solopress oferece impressão de brochuras agrafadas de alta qualidade para satisfazer as suas necessidades.

Elementos interactivos e brindes:

Envolva os participantes com estações interactivas e brindes. Utilizar materiais impressos como Voadores, Brochuras, e Cartões postais para fornecer informações e incentivar a participação nas actividades. Os materiais de marca não só informam como também servem de lembranças que os participantes podem levar para casa.

Seguindo estes passos e utilizando uma mistura de produtos de marca Banners, Bandeiras, Cartazes, e outros materiais promocionais, pode garantir uma imagem de marca consistente e profissional durante todo o evento. A manutenção de uma marca uniforme em várias plataformas e materiais cria uma imagem coesa e fiável, atraindo mais participantes e melhorando a sua experiência geral.

Criar um ambiente envolvente

Um espaço para eventos convidativo e funcional é essencial para uma experiência memorável. Utilize cores vibrantes e designs atractivos para criar uma atmosfera apelativa. Os elementos interactivos, como cabinas fotográficas, demonstrações ao vivo ou instalações artísticas, podem envolver os participantes e incentivar a partilha social. Impressos personalizados Gazebos, Toalhas de mesa, e até Cadeiras de convés pode melhorar o aspeto visual e fazer com que o seu evento se destaque.

Organize o seu espaço de modo a facilitar a circulação e a interação. Considere cuidadosamente a disposição para evitar congestionamentos, assegurando a existência de caminhos claros e sinalização que oriente os participantes para áreas-chave como casas de banho, bancas de comida e balcões de informação. Expositores promocionais e sinalética bem colocados ajudarão a orientar os seus convidados e a manter um ambiente organizado e agradável.

Permitir pausas para ir à casa de banho

Ao planear um evento ao ar livre, é crucial não esquecer a disponibilização de instalações sanitárias adequadas. Garantir que os convidados têm acesso a casas de banho limpas e funcionais pode ter um impacto significativo na sua experiência e conforto gerais. Negligenciar este aspeto pode levar a longas filas de espera, desconforto e, em última análise, a uma recordação negativa do seu evento.

Aluguer de casas de banho portáteis

O aluguer de casas de banho portáteis é uma solução prática para qualquer evento ao ar livre, desde festivais de música a casamentos. As casas de banho portáteis modernas são fornecidas limpas e totalmente abastecidas com papel e desinfetante. Não requerem eletricidade ou canalização, o que os torna adequados para qualquer local. Para eventos de vários dias, é importante organizar a limpeza e a manutenção regulares para manter as instalações higiénicas. O planeamento e a coordenação adequados com o seu fornecedor de sanitários portáteis garantirão que o seu evento se mantenha confortável e agradável para todos os participantes.

Preciso de uma licença para fornecer bebidas alcoólicas?

Se está a planear fornecer álcool gratuitamente no seu evento, não precisa de uma licença. Além disso, a comida pode ser servida e vendida até às 23h00 sem licença. No entanto, se pretender vender álcool num evento pontual, terá de solicitar um aviso de evento temporário (TEN) para actividades licenciáveis, como a venda de álcool.

De acordo com o gov.uk, as actividades licenciáveis incluem

• Venda de álcool
• Servir bebidas alcoólicas a membros de um clube privado
• Proporcionar entretenimento, como música, dança ou eventos desportivos em recintos fechados
• Servir alimentos ou bebidas quentes entre as 23h e as 5h

Um aviso de evento temporário custa £21 no seu município. É importante notar que as leis relativas ao álcool são rigorosas. Qualquer pessoa condenada por infringi-las pode enfrentar uma multa pesada e um registo criminal. Quer planeie cobrar pelas bebidas ou fornecê-las gratuitamente, todos os indivíduos ou organizações que pretendam servir álcool devem visitar gov.uk e familiarizar-se totalmente com a lei.

De que tipo de seguro necessito para um evento ao ar livre?

A organização de um evento ao ar livre implica um dever de cuidado para com os participantes. É essencial analisar o seguro específico que é necessário, uma vez que o tipo de evento que está a organizar determinará o tipo e o nível de cobertura de que necessita. Exemplos de apólices que deve considerar podem ser:

• Seguro de responsabilidade civil dos empregadores: se os empregados estiverem a trabalhar no evento, será conveniente explorar 
• Seguro de responsabilidade civil: se está a organizar um evento aberto à comunidade, deve ser uma das suas prioridades.
• Cancelamento de eventos: se estiver exposto a despesas gerais elevadas e a custos irrecuperáveis.
• Cobertura do equipamento: Se precisar de uma apólice para proteger equipamento dispendioso no local, como um sistema de som.

Se isso parece ser muito para pensar, muitos fornecedores oferecem seguro para eventos pontuais para o dia. Estas apólices reúnem frequentemente uma série de serviços aplicáveis para cobrir o equipamento, a responsabilidade, o cancelamento, etc.

Qual é a melhor forma de obter eletricidade para um evento ao ar livre?

Não é invulgar ver, em pequenos eventos sociais, cabos de extensão eléctricos a correr para o exterior a partir de tomadas interiores. No entanto, isto está longe de ser a melhor prática para um evento organizado profissionalmente!

Na rede

É possível alimentar o seu evento ao ar livre a partir da rede eléctrica se o seu local dispuser de pontos de ligação eléctrica exteriores. Qualquer fonte de alimentação eléctrica que se destine a ser utilizada com aparelhos exteriores deve ser protegida por um RCD (dispositivo de corrente residual) de 30 mA para atuar como um interrutor de disparo que corta a energia em caso de avaria.

Além disso, todos os cabos devem estar equipados com acessórios de exterior à prova de intempéries. Os organizadores de eventos também têm de estar conscientes do perigo de tropeçar nos cabos e tomar as medidas adequadas.

Geradores a gasóleo

Quando a energia da rede eléctrica não é uma opção, os geradores são a solução mais comummente vista (e ouvida!). Normalmente alimentados a gasóleo ou HVO (óleo vegetal tratado com hidrogénio), os geradores são capazes de suportar cargas de energia significativas durante longos períodos. Apesar de muitos inconvenientes, incluindo o ruído, as emissões e a utilização de combustíveis caros e inflamáveis, continuam a ser uma fonte de energia padrão da indústria para eventos ao ar livre.

No entanto, é essencial, quando se utiliza um gerador, monitorizar os níveis de combustível e certificar-se de que este não se esgota. Para além da óbvia perturbação do seu evento, um corte súbito de energia pode ser prejudicial para alguns equipamentos eléctricos. 

Baterias recarregáveis

Se as desvantagens dos geradores não o incomodam, pode valer a pena considerar uma bateria. Nos últimos anos, registaram-se avanços significativos nos conjuntos de baterias recarregáveis, com unidades modernas que oferecem maior potência e fiabilidade para eventos fora da rede. 

Estas baterias são silenciosas e sem emissões no ponto de utilização, sendo que algumas podem mesmo ser ligadas a painéis solares. Mais leves e mais portáteis do que os geradores, a sua conveniência e benefícios ambientais fazem das baterias recarregáveis uma solução cada vez mais viável à medida que a tecnologia continua a progredir.

Proteção contra as intempéries do seu evento ao ar livre

O clima do Reino Unido pode ser imprevisível, mas com os preparativos correctos, pode garantir que o seu evento decorre sem problemas, independentemente das condições. É essencial utilizar materiais à prova de água e resistentes ao vento para todas as impressões no exterior. À prova de água Banners, vento–resistente Bandeiras, e resistente Sinalética são cruciais para manter uma aparência profissional, mesmo em condições climatéricas adversas.

Também é importante ter planos de reserva, tais como áreas cobertas ou locais alternativos no interior. O aluguer de tendas ou marquises pode proporcionar o abrigo necessário para os participantes e o equipamento. Um planeamento adequado e a utilização de, clima–resistente ajudarão a manter o seu evento a decorrer sem problemas, independentemente das condições climatéricas.

Maximizar a participação do público

Manter o público envolvido é a chave para um evento de sucesso. A criação de estações interactivas para jogos, brindes e actividades práticas pode proporcionar entretenimento e envolvimento, tornando o evento mais agradável para os participantes. Personalizado Voadores, Brochuras, e Cartões postais são perfeitos para estas actividades, uma vez que podem ser utilizados como pistas impressas numa caça ao tesouro ou como parte de brindes.

A utilização eficaz de materiais impressos também pode aumentar o envolvimento. Distribuir Voadores, Brochuras, e Cartões postais para fornecer informações e manter os participantes informados e interessados. Estes materiais podem ser integrados de forma criativa no seu evento para promover a interação e garantir que os participantes permanecem envolvidos e entretidos durante todo o evento.

Planeamento da gestão do lixo e dos resíduos

O planeamento eficaz da gestão do lixo e dos resíduos é crucial para qualquer evento ao ar livre. Certifique-se de que dispõe de um grande número de contentores de lixo e de reciclagem em todo o recinto para incentivar a eliminação correcta dos resíduos. 

Coloque estrategicamente os caixotes do lixo em áreas de grande movimento, como perto de bancas de comida, casas de banho e áreas de lugares sentados. Rotule claramente os caixotes para resíduos gerais, recicláveis e quaisquer fluxos de resíduos específicos relevantes para o seu evento, para promover a reciclagem e reduzir o impacto ambiental. Também é aconselhável fornecer informações aos participantes sobre a importância da eliminação correcta dos resíduos e da reciclagem.

A limpeza

Após o evento, é importante eliminar os resíduos de acordo com as leis e os regulamentos locais. Contrate um serviço de eliminação de resíduos licenciado para recolher e gerir os resíduos de forma responsável, de acordo com a Lei de Proteção do Ambiente de 1990. 

Efectue uma limpeza minuciosa do local para garantir que não é deixado lixo para trás, preservando a beleza natural do local e mantendo boas relações com as autoridades e comunidades locais. Deixar o local livre de lixo não só demonstra respeito pelo ambiente, como também ajuda a evitar multas e reflecte bem o seu evento.

Acompanhamento pós-evento

Depois de o evento ter terminado, os convidados satisfeitos terem partido e as tarefas de limpeza terem sido concluídas, pode querer aproveitar a oportunidade para fazer uma avaliação. O acompanhamento dos participantes após o evento é crucial para manter contactos e recolher feedback. O envio de inquéritos para recolher informações sobre as experiências dos participantes pode fornecer informações valiosas para melhorar eventos futuros. A oferta de incentivos, como descontos ou a participação num sorteio, pode encorajar mais respostas. Cartões de agradecimento e seguir–para cima os inquéritos podem ser uma forma eficaz de recolher esse feedback.

Esperamos que este guia o ajude a organizar um evento de exterior bem sucedido. Os materiais de exterior de alta qualidade e resistentes às intempéries da Solopress garantirão que o seu evento não só terá um aspeto profissional, como também decorrerá sem problemas, independentemente do que o clima britânico possa reservar!