Expuneți ca un expert: perspectiva organizatorului

Pentru a-i ajuta pe toți cei care plănuiesc să expună la o expoziție comercială, am creat o mulțime de conținut video și de bloguri utile ca parte a seriei "Expuneți ca un expert". Până acum, am primit informații de la expozanți, agenții și designeri de standuri. De data aceasta, ne adresăm celor care organizează expoziții de afaceri și târguri comerciale. Vorbind cu experții responsabili de organizarea acestor evenimente, obținem o perspectivă nouă asupra artei de a expune. În acest scop, am vorbit cu mințile organizatoare care se află în spatele unor expoziții comerciale de mare succes din Marea Britanie: expoziția Expo afacerea ta serie de evenimente și Spectacolul de imprimare.

Faceți cunoștință cu experții

Martin și Kerry Lewis-Stevenson, împreună cu directorul de marketing și evenimente Devon Luffrum, organizează evenimentele Your Business Expo în numele Pulse Media Group. Aceștia organizează evenimente comerciale pentru comunitățile de afaceri din Midlands, unde antreprenorii și proprietarii de afaceri pot veni pentru a găsi noi clienți și furnizori și pentru a-și construi rețele.

Directorul evenimentului, Chris Davies de la Link Publishing, a fost implicat în primul Print Show din 2015. De atunci, acesta a devenit cel mai important eveniment al industriei de imprimare din Marea Britanie. Servind drept punct de concentrare pentru toate domeniile industriei, The Print Show este locul în care comerțul din Marea Britanie vine pentru a dezvălui noi tehnologii, a prezenta produse și servicii și a crea legături între întreprinderi.

Pregătire, pregătire, pregătire, pregătire

Primul lucru pe care toți organizatorii noștri au fost în unanimitate dornici să-l încurajeze a fost pregătirea. Aproape toți expozanții care se confruntă cu o expoziție nereușită își pot pune lipsa de succes pe seama unei planificări deficitare. Stabilirea unui plan detaliat în ceea ce privește marketingul, logistica, designul standului și materialele este cel mai bun mod de a asigura un rezultat pozitiv.

O abordare riguroasă a expunerii este importantă, potrivit directorului de evenimente al The Print Show, Chris Davies, "pentru că este costisitor să expui. Dar, mai mult decât banii, este vorba de timpul tău." Dacă doriți să optimizați randamentul investiției de timp și bani, este necesar să vă concentrați asupra detaliilor pentru a face din standul dumneavoastră un succes.

În ceea ce privește aspectele practice, o lectură amănunțită a informațiilor furnizate de organizator și de locul de desfășurare este de neprețuit. Manualul online al organizatorului este adesea o adevărată comoară de informații vitale și de oportunități de sprijin.

Proiectare diligentă: un stand impresionant ȘI conform

Proiectarea standului dumneavoastră este unul dintre cele mai interesante aspecte ale pregătirilor. Am acoperit modele de standuri personalizate într-un blog anterior din această serie, dar asigurați-vă că abordați aspectele practice înainte de a vă apuca să vă proiectați capodopera. Organizatorii sunt deosebit de preocupați să vă familiarizați cu aspectele legate de reglementările privind alimentarea cu energie, iluminatul și amenajarea.

Planificarea spațiului într-o sală de expoziție sau într-o parcare vă va da o idee bună despre dimensiunile fizice ale standului dumneavoastră. Când l-am întrebat pe Chris ce ar putea face un expozant perfect, el a răspuns, "dacă ar exista un expozant perfect, îmi imaginez că ar fi cineva care și-ar pregăti mai întâi standul la sediul său. Ar verifica toate informațiile primite de la organizatorul evenimentului în ceea ce privește listele de verificare, specificațiile, conductele, alimentarea cu energie electrică și alte lucruri de acest gen."

În timp ce valoarea logistică a acestui nivel de planificare este vitală, la fel de importantă este și perspectiva asupra experienței vizitatorilor. Având în vedere sloganul The Print Show, "Print Without Barriers" (Imprimare fără bariere), nu este surprinzător faptul că Chris nu este un fan al obstacolelor.

"Expozanților de la The Print Show le place să își arate instalațiile, dar dacă au mașinile în jurul exteriorului, se creează un fel de barieră. Oamenii ajung să poarte o conversație deasupra unui utilaj în timp ce se află pe coridor."

În mod clar, designul standurilor care reprezintă un blocaj pentru participanți, fie că este vorba de un blocaj fizic sau psihologic, va avea dificultăți în a atrage publicul.

Mare sau mic, este disponibil un sprijin de specialitate

În ceea ce privește conformitatea, este din nou o idee bună să vă bazați pe sprijinul oferit de organizator. În cazul Link Publishing, aceștia angajează o terță parte care să analizeze cu atenție designul standului dumneavoastră: "angajăm o companie numită Essential Events, care va efectua o verificare înainte de zbor a standului dumneavoastră. Deci, atunci când trimiteți un proiect de stand, ei îl vor verifica și vor spune "este în regulă" sau "există o problemă cu asta" sau "veți avea o problemă cu protocoalele de sănătate și siguranță aici", astfel încât veți ști dacă standul dvs. este conform cu mult înainte de a ajunge aici."

Chiar dacă bugetul dvs. nu vă permite să achiziționați un stand mare construit de dvs., puteți face multe lucruri cu un teren de joc de tip "shell scheme". Conformitatea este mai ușoară cu aceste standuri gata făcute, dar va trebui să vă folosiți imaginația pentru a crea ceva atrăgător și unic. Am discutat despre modul în care puteți utiliza elemente de afișare tipărite pentru a profita la maximum de spații expoziționale mai mici într-un articol anterior din această serie.

Marketing: organizatorii sunt aici pentru a vă da o mână de ajutor!

Nu este o coincidență faptul că Link Publishing, care organizează The Print Show, și Pulse Media Group, care organizează Your Business Expo, sunt edituri. Nu este neobișnuit ca evenimentele comerciale să fie organizate de o publicație comercială sau de un grup editorial. Aceasta este o veste excelentă pentru expozanții care doresc să își promoveze prezența la expoziție.

După cum spune Devon Luffrum de la Pulse Media despre expozițiile Your Business Expos, "Cred că acestea sunt cele mai bune expoziții la care am lucrat vreodată, iar asta se datorează prezenței noastre ca Pulse Group Media... Nu suntem doar expoziții. Ne ocupăm de întreaga pâlnie de marketing, așa că practic suntem o mare, mare mașină de marketing!"

Nu numai că un organizator de evenimente de acest tip va oferi, de obicei, un pachet de marketing ca parte a înțelegerii atunci când achiziționați un stand. În plus, aceștia vă pot oferi un manual de marketing online, șabloane și materiale grafice pentru propriile anunțuri, precum și sfaturi despre cum să răspândiți vestea.

Și de ce nu ar face-o? După cum subliniază Chris, succesul expozanților este vital pentru succesul evenimentului, "Pentru simplul motiv că, dacă expoziția nu este un succes, nu mai există expoziție.Afacerile care expun vor continua. Noi vom înceta să mai existăm! Așa că avem un interes mai mare decât oricine să ne asigurăm că expoziția este un succes. Este mijlocul nostru de trai. Dacă este o expoziție proastă, s-a terminat. Trăiești și mori în funcție de expoziția din ultimul an."

Profitați de ceea ce este în ofertă!

Tocmai din acest motiv, organizatorii fac eforturi considerabile pentru a pune la dispoziție resurse eficiente pentru a sprijini expozanții. Cu toate acestea, în mod surprinzător, expozanții sunt deseori mai lenți atunci când vine vorba de a profita de toate avantajele care le sunt disponibile.

"Suntem foarte pasionați de faptul că expozanții ne ajută să îi ajutăm pe ei"," Chris ne-a spus, ", dar ai fi uimit să vezi câți nu folosesc de fapt toate instrumentele din arsenalul lor! În manualul online, avem e-mailuri pre-scrise, logo-uri, semnături, literalmente totul este acolo. Bannere publicitare pe internet. Din fericire, anul acesta am observat o creștere semnificativă a numărului de expozanți care folosesc aceste resurse și promovează expoziția.

Așa că, pentru numele lui Dumnezeu, folosiți expertiza și expunerea pe care organizatorul le are de oferit, ați plătit deja pentru asta atunci când v-ați rezervat standul!

Când vine ziua cea mare...

În ziua evenimentului, organizatorii noștri sunt de acord că o sosire timpurie le oferă expozanților o șansă mai bună de a rezolva orice problemă neprevăzută.

"Întotdeauna vor exista încurcături sau complicații," recunoscu Chris, "Lucrurile nu au fost livrate sau s-au făcut greșeli. Standurile sunt instalate de ființe umane și oamenii fac greșeli, dar problemele pot fi rezolvate... trebuie doar să acordați puțin timp în cazul în care ceva nu merge bine și trebuie rezolvat."

Este important să vă faceți timpul să conteze și să fiți receptivi la vizitatori. "Sfat de top," potrivit lui Chris, "nu mânca pe stand, pentru că nimeni nu vrea să vorbească cu cineva în timp ce mănâncă!"

Scrolling-ul pe telefon este un alt lucru de nerefuzat: "sunt lucruri care par evidente," spune Chris, "dar este uimitor numărul de oameni care stau acolo și dau scroll pe telefon când trec oameni pe lângă ei!" Cheia este să fii atent și deschis la o discuție. "dacă stabilești contactul vizual cu ei... și te implici cu oamenii, ei se vor implica cu tine."

Cadouri care continuă să se ofere

Un punct culminant pentru mulți participanți este acumularea unui număr impresionant de cadouri. Martin Lewis-Stevenson, de la Pulse Group Media, recunoaște importanța articolelor promoționale ca mijloc de conversație:

"Dacă aveți o noutate pe standul dumneavoastră, fie că este vorba de dulciuri, de un cadou, de o minge antistres, vizitatorul o va lua și va spune: "Bună, ce mai faci?" și, dintr-o dată, veți avea un punct de discuție comun, iar de acolo vor începe conversațiile."

Dacă doriți o asociere de lungă durată cu marca dumneavoastră, un articol personalizat este o modalitate excelentă de a vă ajuta ca prima impresie să rămână vie și după spectacol. Solopress oferă o gamă imensă de produse imprimate Produse promoționale din clasic Stilouri și Saci la elemente de durată, cum ar fi Bănci de alimentare și Încărcătoare fără fir care vă vor răspândi mesajul și vă vor fi utile mult timp după încheierea evenimentului.

Nu fiți generoși până la greșeală

În timp ce un fel de cadou este o modalitate excelentă de a atrage vizitatori la standul dvs., trebuie să vă asigurați întotdeauna că produsele promoționale sunt adecvate pentru eveniment. Nu vreți să vă treziți că oferiți din greșeală produse de contrabandă. În timp ce organizatorul evenimentului va fi bine plasat pentru a vă sfătui cu privire la ceea ce este permis, de multe ori locul de desfășurare a evenimentului este cel care stabilește regulile:

"Am avut odată un expozant care dădea o ustensilă de bucătărie care avea o lamă pe ea". Chris ne-a spus. "Trebuie să tratezi CNE ca pe un aeroport. Dacă ai încerca să treci de securitatea unui aeroport cu acel obiect, ai fi oprit. Dacă distribui lucruri de la standul tău, trebuie să aplici cu adevărat aceste legi."

Alcoolul este o altă problemă pe care trebuie să o abordați cu prudență. Deși nu este neobișnuit să vedeți băuturi alcoolice oferite la o expoziție comercială, este important ca acest lucru să se facă în conformitate cu regulile și reglementările stabilite de locul de desfășurare și, mai important, în conformitate cu legea.

După cum subliniază Chris: "deoarece spectacolul este deschis pentru cei de 16 ani și peste, dacă oferiți sticle de alcool de marcă în scop promoțional, chiar dacă acestea nu sunt deschise, ați putea să le dați, fără să vreți, unui minor de 16 ani. Și, bineînțeles, este ilegal să servești alcool minorilor".

Dacă doriți să vindeți sau să oferiți băuturi alcoolice, este important să verificați mai întâi cu organizatorul. Acesta vă va putea sfătui cu privire la politicile localului în ceea ce privește alcoolul, sticla și sticlele. De asemenea, trebuie să vă asigurați că sunteți în conformitate cu legile de acordare a licențelor; în Anglia și Țara Galilor, de exemplu, este posibil să trebuiască să solicitați o autorizație de Aviz de evenimente temporare (TEN).

Un element competitiv

Concursurile sunt foarte răspândite la expozițiile comerciale. "Cărți de vizită într-un acvariu" este un format bine stabilit de extragere a premiilor care ajută la extinderea listei de contacte, dar gândirea în afara acvariului poate duce la un nivel mai mare de implicare. Organizatorii noștri au considerat că un nivel mai mare de participare poate scoate la iveală spiritul competitiv și poate declanșa interacțiuni valoroase.

"Am cerut celor de la YMCA să vină cu Hook-A-Duck." Kerry de la Pulse Media ne-a spus, "Este atât de simplu, dar funcționează! Este ceva ciudat, copilul iese la iveală în tine când vii la expoziții. E ca și cum nu ai mai văzut o bomboană sau o caramelă înainte, aceste lucruri te atrag. Apoi începe o conversație, care, la rândul ei, începe o discuție de afaceri."

Chris de la Link Publishing observă același fenomen: "O companie numită Aurora a adus un simulator de F1, care a fost foarte bun și foarte competitiv! Toată lumea a vrut să aibă numele pe tabela de marcaj pe tot parcursul zilei. Oamenii se întorceau și verificau să vadă cine este în top. Nu era vorba despre sticla de șampanie pe care o câștigi. Era vorba de a fi în fruntea tabloului de bord!

Succesul se poate transforma în bulgăre de zăpadă atunci când ai un fel de activitate participativă care atrage oamenii la standul tău, după cum explică Chris:

"Unul dintre lucrurile pe care le veți găsi este că se creează un fel de semnal. Ceea ce se întâmplă apoi este că alți vizitatori se vor plimba pe acolo și se vor gândi: "Ce se întâmplă acolo?". De ce este o asemenea agitație? Și apoi, pur și simplu, atrage mulțimea încoace, menține standul populat și vă oferă posibilitatea de a interacționa cu vizitatorii."

Feedback-ul dumneavoastră este valoros

Informația este o stradă cu două sensuri. În timp ce organizatorii de expoziții comerciale sunt dornici să vă ofere sfaturi valoroase, ei sunt la fel de interesați să audă feedback-ul dumneavoastră pentru a îmbunătăți evenimentele viitoare.

"Avem un sondaj de opinie post-expoziție care se trimite prin e-mail atât vizitatorilor, cât și expozanților." explică Devon, "Este foarte important pentru noi, în calitate de manageri și planificatori de evenimente, să obținem feedback atât din punctul de vedere al expozanților, cât și din punctul de vedere al vizitatorilor, pentru a ne asigura că putem schimba sau adapta orice lucru care ar trebui să se întâmple la expozițiile viitoare."

Așadar, atunci când organizatorul unui eveniment la care ați participat vă solicită un feedback, de ce să nu vă ajutați pe voi înșivă, ajutându-i pe ei.

Lecții învățate

Mesajul pe care trebuie să îl primească organizatorii este că sunt prietenii tăi! Deși pot părea plini de reguli și restricții, ceea ce își doresc cu adevărat și au nevoie cu adevărat este ca standul dumneavoastră să fie un succes. Din acest motiv, este foarte probabil să îi găsiți de sprijin în majoritatea aspectelor legate de planificarea prealabilă și de experiența dumneavoastră în ziua evenimentului. Păstrați liniile de comunicare deschise cu persoana de contact de la eveniment și vă va ajuta să evitați erorile de logistică, să primiți sfaturi excelente pentru un stand de mare succes și să primiți o mulțime de sprijin de marketing care va spori participarea, spre binele tuturor.