Expuneți ca un expert: Informații despre locații de la Centrul Expozițional Liverpool

Târgurile și evenimentele comerciale sunt întreprinderi complexe, cu multiple fațete, în care alegerea locului de desfășurare poate face sau nu experiența. Pentru a obține informații din perspectiva unui loc de desfășurare, am vorbit cu Brian Charity, unul dintre managerii de evenimente senior de la Centrul Expozițional Liverpool, un complex renumit de spații expoziționale din Marea Britanie.

Exhibition Centre Liverpool este un complex cu spații expoziționale care găzduiește evenimente precum The Manufacturer Live, Comic Con Liverpool, The Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Când am vorbit cu Brian, tocmai lucrase la un spectacol numit "Liverpool Cat Extravaganza". Când l-am întrebat dacă pisicile au voie să participe, el a spus "da, desigur! A fost chiar și o plimbare a pisicilor!" 

Un lucru care reiese clar din discuțiile cu Brian este că locul de desfășurare este la fel de implicat în succesul unui eveniment ca și organizatorul și expozanții. Brian a fost plin de sfaturi și informații despre cum se poate realiza o expoziție sigură, securizată, eficientă și, în cele din urmă, de succes.

Marketing colaborativ

Marketingul unui eveniment este vital, iar locul de desfășurare poate juca un rol important în acest sens. Adesea, locul de desfășurare oferă organizatorilor pachete de marketing ca parte a contractului de închiriere a locației. Acestea includ, de obicei, spațiu de afișare, spațiu pentru broșuri, prezență pe internet, trimiteri poștale și fotografii electronice pe care organizatorii le pot folosi pentru a-și promova evenimentul.

"Unii clienți doresc o campanie de marketing dedicată. Alții sunt fericiți să o facă singuri", spune Brian, "dacă organizați un eveniment cu bilet și v-ați ales spațiul, atunci poate că ați dori să investiți într-un fel de pachet, care să vă ofere o campanie poștală, e-mailuri, o prezență pe site-ul nostru și o activitate în social media".

Mergând mai departe, Brian și colegii săi de la Exhibition Centre Liverpool vor încerca să adapteze marketingul la public. "Echipa noastră va munci din greu pentru a crea campanii de marketing mai personalizate, orientate către persoanele care ar fi cu adevărat interesate de acest tip de eveniment."

Planificarea unui aspect

Planificarea amenajării este un alt aspect critic în care locul de desfășurare aduce un plus de valoare. Aceasta va lua în considerare dimensiunea standurilor, proporția de standuri de tip "shell scheme" față de standurile personalizate, precum și datele de specialitate pe care locul de desfășurare le-ar fi putut colecta cu privire la timpul de ședere și la numărul de persoane care frecventează diferite tipuri de evenimente în spațiul lor. Aceștia vor ști, de asemenea, cum să creeze un flux de trafic gestionabil în jurul evenimentului, asigurându-se că rutele, camerele de odihnă și ieșirile de incendiu sunt accesibile tuturor.

Brian a explicat modul în care tehnologia și expertiza lor sunt capabile să creeze amenajări precise și personalizate: "avem tehnicieni CAD care pot elabora orice layout la un centimetru de clădire și la un centimetru de cerințe." Asta înseamnă că echipa de la locul de desfășurare este capabilă să elaboreze o amenajare personalizată pentru evenimente care nu numai că valorifică la maximum spațiul, dar este adaptată la nevoile specifice ale evenimentului în sine.

În toate domeniile de planificare și execuție, este clar că siguranța este întotdeauna în fruntea listei de priorități a lui Brian. Planificarea amenajării nu face excepție: "Principala cerință este să ne asigurăm că evenimentul este sigur. În urma discuțiilor cu clientul, începem să aflăm despre numărul de delegați, mișcarea delegaților și timpul de ședere și alte lucruri de acest gen. Acest lucru ne va permite să ne adaptăm planurile pentru expoziții de consum, lucruri precum un comics con, unde este foarte aglomerat, sau chiar munca de conferințe de partid." În mod clar, cele mai bune rezultate apar atunci când intuiția organizatorului și experiența locului de desfășurare se unesc pentru a aborda din timp orice problemă de amenajare.

Manualul pentru expozanți

În centrul unei experiențe expoziționale de succes se află Manualul expozantului, un instrument esențial pentru orice expozant care se aventurează la un eveniment. Brian face lumină asupra semnificației acestuia, descriindu-l ca fiind "în esență o Biblie pentru toți expozanții". Acest document, compilat cu meticulozitate și plin de informații de către locul de desfășurare, servește drept ghid principal pentru expozanții care rezervă un stand la un eveniment.

Brian subliniază caracterul cuprinzător al Manualului pentru expozanți, menționând: "Dacă citiți manualul pentru expozanți, totul se află acolo: parcarea, supravegherea, cronometrarea, tot ceea ce aveți nevoie se află în acel manual." Acesta constituie o foaie de parcurs detaliată, oferind claritate cu privire la fiecare aspect al procesului expozițional, de la pregătire până la încărcare.

Este evidentă abordarea colaborativă a locului de desfășurare a evenimentului în crearea acestui manual. După cum explică Brian: "Împărtășim informațiile din conversațiile inițiale cu clienții noștri care ne ajută să creăm sau să ajutăm clientul să creeze manualul pentru expozanți." Acest lucru asigură faptul că manualul nu este doar informativ, ci și adaptat la nevoile specifice ale fiecărui eveniment.

Obținerea celor mai bune rezultate din manual

În plus, manualele pentru expozanți pentru evenimentele de la Exhibition Centre Liverpool servesc drept ghid pentru sistemul de comenzi online personalizat, unde expozanții pot găsi tot felul de articole utile pentru a-și îmbunătăți și facilita prezența la eveniment. Aceasta înseamnă că manualul oferă un singur punct de referință în care expozanții pot afla de ce echipamente și facilități suplimentare ar putea avea nevoie, plus exact cum și de unde le pot procura.

Brian atrage atenția asupra rolului crucial al citirii și înțelegerii acestui manual înainte de a ajunge la eveniment. În cazul în care au întrebări, expozanții au la dispoziție o linie directă de asistență. "Dacă aveți întrebări, aveți un punct de contact, care este managerul de eveniment, managerul de producție, managerul de catering, aveți un punct de contact la locul de desfășurare, care este un expert", asigură Brian. Acest nivel de sprijin și îndrumare subliniază angajamentul locului de desfășurare a evenimentului de a asigura o experiență ușoară și de succes pentru fiecare expozant.

Acomodarea cererilor speciale

Deși aderă la procese stricte și la reglementările privind sănătatea și siguranța, locațiile precum Exhibition Centre Liverpool nu sunt gardieni rigizi. În schimb, se străduiesc să satisfacă solicitări unice și extraordinare pentru a se asigura că evenimentele sunt atât distractive, cât și impresionante. Deși s-ar putea să nu fie o atitudine de "pot face" fără rezerve, este cu siguranță o atitudine de "pot face dacă evaluarea riscului este bună". Brian ne-a împărtășit părerile sale despre acest echilibru delicat.

Posibilități surprinzătoare

Brian încurajează organizatorii să comunice nevoile lor unice: "S-ar putea să fiți surprinși de ceea ce se poate obține." El citează exemple precum găzduirea de grătare, demonstrații medicale, animale și pereți de cățărare, arătând versatilitatea locației în gestionarea unei varietăți de evenimente.

Brian își amintește cazuri specifice în care expozanții au întreprins activități care nu au fost aprobate în prealabil: "Am avut pe cineva care tatua oameni la fața locului și de care nu am fost inițial conștienți." În mod similar, un incident în care a fost implicată o dronă neautorizată arată importanța notificării prealabile: "Practic, am petrecut 10 minute urmărind drona... Dacă ar fi obținut licențele corecte, am fi putut colabora cu el pentru a face fotografii cu drona." Aceste anecdote subliniază dorința localului de a facilita diverse activități, cu condiția ca acestea să respecte cerințele legale și de siguranță.

Regula de aur: notificarea prealabilă

Cheia pentru a satisface cererile speciale constă în planificarea în avans. Brian subliniază: "Cel mai rău lucru pe care îl poți face este să te prezinți în ziua respectivă și să speri să scapi cu ceva." Oferirea unui preaviz suficient de mare permite locului de desfășurare a evenimentului să se pregătească și să se asigure că toate evaluările de risc și protocoalele de sănătate și siguranță necesare sunt în vigoare.

Evaluările de risc sunt primordiale. Brian explică: "Dacă facem asta, suntem fericiți!" Acest proces este crucial atât pentru siguranța participanților, cât și pentru buna desfășurare a evenimentului. Acesta este motivul pentru care locații precum Exhibition Centre Liverpool insistă asupra pregătirii și comunicării amănunțite.

Rolul unei bune comunicări

Comunicarea eficientă între clienți și locul de desfășurare este esențială. "Clienții buni ne oferă informații", spune Brian, subliniind diferența pe care o poate face o comunicare proactivă. Este vorba despre crearea unui parteneriat în care schimbul de informații este liber, asigurând respectarea protocoalelor de securitate și desfășurarea fără probleme a evenimentului.

Soluționarea cererilor speciale reprezintă un efort de colaborare care necesită o planificare detaliată, o comunicare deschisă și o atenție deosebită acordată siguranței. Cu aceste elemente la dispoziție, spații precum Exhibition Centre Liverpool pot transforma chiar și cele mai extraordinare idei în realitate, asigurând evenimente memorabile și de succes.

Siguranța și securitatea: prioritate absolută

După cum s-a menționat pe tot parcursul și cu referire la fiecare aspect al planificării și executării evenimentului, sănătatea, siguranța și securitatea sunt prioritatea principală a locului de desfășurare a evenimentului în orice moment. Brian subliniază acest aspect fără echivoc.

"Sănătatea și siguranța sunt prioritare", afirmă Brian, precizând că acest aspect nu este negociabil. Angajamentul localului față de siguranță este evident în formarea cuprinzătoare a echipei de gestionare a evenimentelor și în respectarea ghidurilor și protocoalelor stabilite. Brian remarcă: "Lucrăm cu eGuide pentru a ne asigura că respectăm cele mai înalte și mai actualizate standarde din industria noastră", referindu-se la orientările publicate de AEV (Asociația spațiilor pentru evenimente).

Centrul Expozițional Liverpool nu funcționează în mod izolat atunci când vine vorba de siguranță. Brian menționează colaborarea lor cu alte locații, în special prin intermediul NAA (National Arenas Association), subliniind o comunitate de expertiză comună. "Avem relații bune cu alte locații și împărtășim învățături și experiențe", spune el, demonstrând importanța cunoștințelor colective în gestionarea eficientă a siguranței.

Măsuri de securitate: atenție la detalii

Când vine vorba de securitate, Brian subliniază importanța rigurozității: "Să știm ce vehicule sosesc, când ar trebui să sosească și cine sunt". O astfel de atenție meticuloasă la detalii asigură un cadru de securitate puternic, protejând împotriva oricăror potențiale breșe. La urma urmei, după cum spune Brian, "securitatea este la fel de puternică precum veriga cea mai slabă".

De asemenea, acesta subliniază rolul clienților în procesul de siguranță și securitate. "Clienții buni ne oferă informații", spune el, "Cred că este mai greu de apreciat pentru clienții noi, care nu au mai făcut evenimente cu noi înainte. Se pare că cerem o mulțime de lucruri, dar, de fapt, toate aceste informații sunt diseminate către diferite echipe din diferite motive și toate sunt foarte necesare."

Îmbrățișarea evenimentului

Odată ce planificarea este completă și evenimentul este în desfășurare, Brian Charity subliniază importanța de a se bucura de moment. "Începutul ar trebui să fie momentul în care toată munca este răsplătită", sfătuiește el, sugerând că deschiderea ușilor ar trebui să fie cea mai antrenantă parte a evenimentului. Experiența sa în domeniul divertismentului și al teatrului întărește acest punct de vedere: adevăratul spectacol începe atunci când ușile se deschid, expozanții sunt pregătiți și publicul sosește. Acesta este un moment în care organizatorii pot vedea cum munca lor asiduă dă roade și pot savura experiența.

Creativitate și surprize la expoziție

Brian vorbește, de asemenea, despre creativitatea și diversitatea pe care le vede în standurile expoziționale. De la simple prezentări de masă până la amenajări elaborate care seamănă cu cafenele sau studiouri TV în direct, fiecare eveniment aduce ceva nou și surprinzător. "Sunt atât de multe standuri. Este creativ, în cele din urmă", remarcă Brian, subliniind posibilitățile nesfârșite în materie de design expozițional. El își amintește de evenimente deosebit de memorabile, cum ar fi expozițiile de nunți, unde bucuria și entuziasmul participanților adaugă o notă specială ocaziei.

O ieșire responsabilă

Pe măsură ce evenimentele se apropie de final, procesul de deriguire devine crucial. Brian explică importanța unei strategii de ieșire bine planificate pentru expozanți. "În secunda în care se deschid ușile, spațiul devine, în esență, un șantier. Este foarte important ca oamenii să colaboreze într-un fel".

"În funcție de cerințele clientului, putem trece la o defalcare completă... sau la o defalcare ușoară", spune el, prezentând cele două abordări. Descinderea completă presupune căști de protecție, veste de înaltă vizibilitate și asistență mecanică, cum ar fi stivuitoarele, în timp ce desființarea ușoară este mai simplă, permițând expozanților să își elibereze manual standurile.

Oboseala și dorința de a ajunge acasă îi determină adesea pe expozanți să se grăbească la ieșire. Brian a văzut chiar expozanți care au plecat pur și simplu la sfârșitul evenimentului, abandonând standuri întregi, inclusiv toate materialele de prezentare și de promovare. Totuși, este important ca organizatorii să se asigure că toată lumea face curățenie, deoarece gunoiul abandonat în exces peste un anumit nivel prestabilit va atrage o taxă suplimentară pentru organizator. 

"Există un volum de gunoi care este inclus în toate contractele", spune Brian, "dar clienții ar trebui să facă tot posibilul pentru a încuraja oamenii să ia deșeurile sau să le recicleze." Sfatul său pentru expozanți este practic și direct: "Toată lumea trebuie doar să nu se grăbească. Nu trebuie să alergăm cu toții spre aceeași ușă în același timp." 

Oprire, repornire

Centrul Expozițional din Liverpool demonstrează o eficiență remarcabilă în ceea ce privește organizarea de evenimente, adesea în doar patru-șase ore. "De obicei, ne propunem ca intervalul dintre evenimente să fie de patru până la șase ore", dezvăluie Brian Charity, punând în lumină ritmul operațional rapid al locației. Acest ritm rapid este crucial pentru a găzdui evenimente succesive, cum ar fi un spectacol de arenă care se încheie la primele ore ale dimineții și un altul care începe în zori.

Capacitatea locației de a facilita aceste tranziții rapide depinde de expertiza și coordonarea echipei sale. Brian subliniază competența acestora: "Echipa noastră de la locații, personalul de curățenie, stewardul, toată lumea este atât de obișnuită cu ceea ce face, încât este un fel de a doua natură." Această mașinărie bine unsă se asigură că locul de desfășurare este curățat prompt, pregătit și gata pentru următorul eveniment.

Sfaturi pentru expozanți cu privire la locul de desfășurare

Din discuțiile cu Brian reiese clar că anumite comportamente cheie pot contribui în mare măsură la asigurarea succesului expozițiilor comerciale pentru expozanți. 

• Este esențial să înțelegeți și să respectați liniile directoare ale locului de desfășurare, comunicate prin intermediul manualului pentru expozanți. 
• Comunicarea proactivă cu locul de desfășurare a evenimentului permite proiectarea sigură și creativă a standurilor, în timp ce acțiunile neautorizate de ultim moment pot perturba și prezenta riscuri de siguranță.
• Plecarea în mod responsabil, fără a lăsa mizerie, ajută foarte mult echipa de la locul de desfășurare. 

Și, în cele din urmă, expozanții ar trebui să se asigure că să se bucure de acest proces, să își îmbrățișeze creativitatea și să se bucure de satisfacția de a-și vedea viziunea devenind realitate în timpul evenimentului. La Solopress avem o mulțime de opțiuni inspirate atunci când vine vorba de nevoile dvs. de imprimare pentru Expoziții și conferințe.