Succesul verii: ghidul dvs. pentru organizarea de evenimente în aer liber

Vara este perioada perfectă pentru evenimente în aer liber în Regatul Unit. Fie că este vorba despre un târg al comunității, o reuniune a colegilor sau un festival de muzică, un eveniment bine planificat poate consolida legăturile și poate oferi un moment plăcut tuturor celor implicați. Cu toate acestea, evenimentele în aer liber pot prezenta provocări unice și necesită o planificare meticuloasă care să țină cont de variabile precum vremea și accesibilitatea. Solopress este aici pentru a vă sprijini evenimentul cu materiale tipografice esențiale pentru exterior, care asigură faptul că evenimentul dvs. iese în evidență și se desfășoară fără probleme.

Alegerea locului potrivit

Selectarea locului potrivit este esențială pentru succesul evenimentului dumneavoastră. Accesibilitatea este un aspect cheie; asigurați-vă că locația este ușor accesibilă pentru toți participanții, inclusiv pentru cei cu handicap. Verificați dacă există locuri de parcare adecvate și legături de transport public.

Având în vedere vremea imprevizibilă din Marea Britanie, alegeți un loc de desfășurare care oferă o formă de adăpost sau permite structuri temporare, cum ar fi Foișoare. Cercetați modelele meteorologice locale și datele istorice pentru a lua decizii în cunoștință de cauză. Utilizarea Bannere, Postere, și Semnalizare poate ajuta la ghidarea participanților și la îmbunătățirea atractivității vizuale a locului de desfășurare, asigurându-se că toată lumea știe unde să meargă chiar și în condiții meteorologice nefavorabile.

Capacitatea mulțimii este, de asemenea, importantă. Spațiile supraaglomerate pot fi nesigure, în timp ce un loc prea mare poate părea puțin frecventat, ceea ce poate strica atmosfera. Selectați un loc care poate găzdui confortabil numărul preconizat de participanți, respectând în același timp normele de siguranță. 

Pot închiria un parc pentru evenimentul meu de vară?

Parcurile reprezintă spații în aer liber atractive, adesea ușor accesibile, aflate în centrul unei comunități, ceea ce le face o locație ideală pentru evenimente. În general, parcurile se află sub autoritatea consiliilor locale, cu excepția parcurilor regale din Londra, care sunt proprietatea Coroanei și administrate de guvern.

Decizia de a vă autoriza evenimentul în parc, împreună cu orice taxe asociate, este luată în cele din urmă de consiliul local, de la caz la caz. Multe districte și consilii sunt mai favorabile evenimentelor caritabile și comunitare. În timp ce evenimentele comerciale pot avea loc în parcurile controlate de consiliu, pregătiți-vă pentru taxe mai mari și cerințe administrative riguroase care acoperă aspecte precum parcarea, salubrizarea, zgomotul, siguranța publică și stingerea.

Pentru mai multe informații, puteți accesa orientări utile de la Local Government Asociația administrațiilor locale.

Căutați cluburi sportive!

Dacă sunteți o întreprindere privată care dorește să organizeze un eveniment corporativ pentru clienți sau o sărbătoare pentru colegi, poate doriți să luați în considerare cluburile sportive locale pentru locațiile dumneavoastră. Cluburile sportive îndeplinesc de multe ori toate cerințele legate de evenimentele de vară: spațiu în aer liber, băi, parcare și o licență pentru vânzarea de alcool. Acest lucru le face o soluție excelentă pentru planificarea fără probleme a evenimentelor în aer liber.

Promovarea evenimentelor și branding

Promovarea eficientă este esențială pentru a crea anticipație, entuziasm și un sentiment de ocazie pentru evenimentul dumneavoastră. Un branding consecvent în toate materialele nu numai că consolidează identitatea evenimentului dvs., dar și creează încredere și recunoaștere. Iată un ghid pas cu pas pentru promovarea și brandingul evenimentului dvs., de la invitațiile inițiale până la brandingul din ziua evenimentului.

Promovarea pre-eveniment

Crearea de invitații și bilete:

Începeți prin conceperea și trimiterea invitațiilor. Invitațiile personalizate dau tonul evenimentului dvs. și pot fi personalizate pentru a se potrivi temei dvs. Pentru evenimentele la care este necesară intrarea, concepeți bilete de marcă care să poarte logo-ul, culorile și informațiile cheie ale evenimentului dvs. Imprimate Invitații și Bilete asigurați un aspect profesional și coerent.

Crearea de afișe și pliante:

Promovați-vă evenimentul cu afișe și pliante atrăgătoare. Distribuiți-le în locații strategice și împărtășiți-le cu întreprinderile locale pentru a vă extinde raza de acțiune. Branded Postere și Flyers va contribui la creșterea vizibilității și a entuziasmului.

Campanii de social media și e-mail:

Folosiți canalele online pentru a răspândi vestea. Un branding consecvent în postările de pe rețelele de socializare și în campaniile de e-mail consolidează identitatea evenimentului dvs. și vă menține publicul implicat. Completați aceste eforturi digitale cu materiale fizice, cum ar fi Brățări pentru intrare, pentru a crea o legătură tangibilă cu participanții.

Tricouri și marfă pentru personal:

Dotați-vă echipa cu tricouri de marcă pentru a fi ușor de identificat sau ca marfă a evenimentului. Luați în considerare gențile tote din bumbac imprimate, pentru a oferi participanților o amintire memorabilă. Personalizat Tricouri și Genți Tote asigură îmbrăcăminte și marfă de înaltă calitate, de marcă.

Branding la zi

Crearea unei intrări primitoare:

Faceți o primă impresie puternică cu o intrare de marcă. Utilizați un Bannerbow pentru a ura bun venit participanților și a pregăti scena pentru evenimentul dumneavoastră. Acest lucru creează un sentiment de ocazie și emoție la sosirea invitaților.

Vestimentarea locului:

Îmbunătățiți spațiul pentru evenimente cu Semnalizare și Steaguri imprimate. Semnalizarea clară și de marcă ajută participanții să se orienteze în locație, în timp ce steagurile sporesc atractivitatea vizuală și consolidează prezența mărcii dumneavoastră. Luați în considerare scaunele de marcă pentru a spori și mai mult aspectul profesional al evenimentului.

Programul evenimentului:

Furnizați participanților un program complet al evenimentului. A broșură capsată detalierea programului, a punctelor cheie și a informațiilor esențiale asigură faptul că participanții rămân informați și implicați pe toată durata evenimentului. Solopress oferă imprimare de broșuri capsate de înaltă calitate pentru a vă satisface nevoile.

Elemente interactive și cadouri:

Implicați participanții cu stații interactive și cadouri. Utilizați materiale tipărite precum Flyers, Broșuri, și Cărți poștale pentru a oferi informații și a încuraja participarea la activități. Materialele de marcă nu numai că informează, dar servesc și ca suveniruri pe care participanții le pot lua acasă.

Urmând acești pași și folosind o combinație de produse de marcă Bannere, Steaguri, Postere, și alte materiale promoționale, puteți asigura o imagine de marcă consecventă și profesională pe tot parcursul evenimentului dvs. Menținerea unui branding uniform pe diverse platforme și materiale creează o imagine coerentă și de încredere, atrăgând mai mulți participanți și îmbunătățind experiența lor generală.

Crearea unui mediu atractiv

Un spațiu pentru evenimente primitor și funcțional este esențial pentru o experiență memorabilă. Folosiți culori vibrante și modele atractive pentru a crea o atmosferă atrăgătoare. Elementele interactive, cum ar fi cabinele foto, demonstrațiile live sau instalațiile de artă pot atrage participanții și pot încuraja partajarea socială. Imprimare personalizată Foișoare, Fețe de masă, și chiar Scaune de punte pot spori atractivitatea vizuală și pot face ca evenimentul dvs. să iasă în evidență.

Aranjați-vă spațiul pentru a facilita deplasarea și interacțiunea. Luați în considerare aspectul cu atenție pentru a evita aglomerația, asigurându-vă că există trasee clare și indicatoare care direcționează participanții către zonele cheie, cum ar fi toaletele, standurile de alimente și birourile de informații. Afișajele promoționale și semnalizarea bine plasate vă vor ajuta să vă ghidați oaspeții și să mențineți un mediu organizat și plăcut.

Acordarea de pauze pentru baie

Atunci când planificați un eveniment în aer liber, este esențial să nu neglijați dotarea cu toalete adecvate. Asigurarea faptului că invitații dvs. au acces la toalete curate și funcționale poate avea un impact semnificativ asupra experienței și confortului lor general. Neglijarea acestui aspect poate duce la cozi lungi, disconfort și, în cele din urmă, la o amintire negativă a evenimentului dumneavoastră.

Închirierea de loje portabile

Închirierea toaletelor portabile este o soluție practică pentru orice eveniment în aer liber, de la festivaluri de muzică la nunți. Toaletele portabile moderne sunt livrate curate și complet aprovizionate cu hârtie și dezinfectant. Acestea nu necesită electricitate sau instalații sanitare, ceea ce le face potrivite pentru orice locație. În cazul evenimentelor de mai multe zile, este important să organizați curățarea și întreținerea periodică pentru a menține instalațiile în condiții de igienă. Planificarea și coordonarea corespunzătoare cu furnizorul de toalete portabile vă vor asigura că evenimentul dvs. rămâne confortabil și plăcut pentru toți participanții.

Am nevoie de o licență pentru a furniza alcool?

Dacă intenționați să oferiți alcool gratuit la evenimentul dvs., nu aveți nevoie de o licență. În plus, mâncarea poate fi servită și vândută până la ora 23:00 fără licență. Cu toate acestea, dacă doriți să vindeți alcool în cadrul unui eveniment unic, va trebui să solicitați un aviz de eveniment temporar (TEN) pentru activități care pot face obiectul unei licențe, cum ar fi vânzarea de alcool.

Conform gov.uk, activitățile care pot face obiectul unei licențe includ:

• Vânzarea de alcool
• Servirea de alcool membrilor unui club privat
• Oferirea de divertisment, cum ar fi muzică, dans sau evenimente sportive în interior
• Servirea de alimente sau băuturi calde între orele 23:00 și 5:00

Un aviz de eveniment temporar costă 21 de lire sterline de la consiliul local. Este important să rețineți că legile privind alcoolul sunt stricte. Orice persoană condamnată pentru încălcarea acestora riscă o amendă consistentă și un cazier judiciar. Indiferent dacă intenționați să taxați băuturile sau să le oferiți gratuit, orice persoană sau organizație care intenționează să servească alcool ar trebui să viziteze gov.uk și să se familiarizeze pe deplin cu legea.

De ce fel de asigurare am nevoie pentru un eveniment în aer liber?

Atunci când organizați un eveniment în aer liber, vă asumați o obligație de diligență față de cei care participă. Este esențial să analizați asigurarea specifică necesară, deoarece tipul de eveniment pe care îl organizați va determina tipul și nivelul de acoperire de care aveți nevoie. Exemple de polițe pe care ar trebui să le luați în considerare ar putea fi:

• Asigurarea de răspundere civilă a angajatorilor: dacă angajații lucrează la eveniment, veți dori să explorați 
• Asigurare de răspundere civilă: dacă vă organizați evenimentul deschis comunității, atunci ar trebui să fie o prioritate.
• Anularea evenimentului: acoperire dacă sunteți expus la cheltuieli generale ridicate și costuri irecuperabile.
• Echipament de acoperire: Dacă aveți nevoie de o poliță pentru a proteja echipamentele scumpe de la fața locului, cum ar fi un sistem PA.

În cazul în care sună ca o mulțime de a gândi despre, mulți furnizori vor oferi asigurare pentru un eveniment unic pentru ziua respectivă. Aceste polițe vor include adesea o serie de servicii aplicabile pentru a acoperi echipamentul, răspunderea, anularea etc.

Care este cel mai bun mod de a furniza energie electrică pentru un eveniment în aer liber?

Nu este neobișnuit ca la micile evenimente sociale să se vadă cabluri electrice prelungitoare care pleacă spre exterior de la prize interioare. Totuși, acest lucru este departe de a fi cea mai bună practică pentru un eveniment organizat profesional!

On-grid

Este posibil să vă alimentați evenimentul în aer liber de la rețea, dacă locul de desfășurare dispune de puncte de racordare electrică exterioare. Orice sursă de electricitate destinată utilizării cu aparate de exterior trebuie să fie protejată de un RCD (dispozitiv de curent rezidual) de 30 mA care să acționeze ca un comutator de declanșare care întrerupe alimentarea în cazul unei defecțiuni.

În plus, toate cablurile trebuie să fie echipate cu fitinguri de exterior rezistente la intemperii. De asemenea, organizatorii de evenimente trebuie să fie conștienți de pericolul de împiedicare reprezentat de cabluri și să ia măsurile necesare.

Generatoare diesel

Atunci când alimentarea de la rețea nu este o opțiune, generatoarele sunt soluția cea mai des întâlnită (și auzită!). De obicei alimentate cu motorină sau HVO (ulei vegetal hidrotratat), generatoarele sunt capabile să gestioneze sarcini energetice semnificative pe perioade lungi. În ciuda numeroaselor dezavantaje, inclusiv zgomotul, emisiile și utilizarea de combustibili costisitori și inflamabili, acestea rămân o sursă de energie standard pentru evenimentele în aer liber.

Cu toate acestea, atunci când utilizați un generator, este esențial să monitorizați nivelul combustibilului și să vă asigurați că acesta nu se termină. În plus față de perturbarea evidentă a evenimentului dvs., o întrerupere bruscă a alimentării cu energie electrică poate fi dăunătoare pentru unele echipamente electrice. 

Pachete de baterii reîncărcabile

Dacă dezavantajele generatoarelor sunt descurajante, poate fi util să luați în considerare un pachet de baterii. În ultimii ani s-au înregistrat progrese semnificative în ceea ce privește bateriile reîncărcabile, unitățile moderne oferind o putere și o fiabilitate sporite pentru evenimentele în afara rețelei. 

Aceste pachete sunt silențioase și nu produc emisii la punctul de utilizare, unele putând chiar fi conectate la panouri solare. Mai ușoare și mai portabile decât generatoarele, confortul și beneficiile pentru mediu fac din pachetele de baterii reîncărcabile o soluție din ce în ce mai viabilă pe măsură ce tehnologia continuă să progreseze.

Rezistența la intemperii a evenimentului dvs. în aer liber

Vremea din Marea Britanie poate fi imprevizibilă, dar cu pregătirile potrivite, vă puteți asigura că evenimentul dvs. se desfășoară fără probleme, indiferent de condiții. Utilizarea materialelor impermeabile și rezistente la vânt pentru toate imprimările în aer liber este esențială. Impermeabil Bannere, vânt–rezistent Steaguri, și robustă Semnalizare sunt esențiale pentru menținerea unui aspect profesional chiar și în condiții meteorologice nefavorabile.

De asemenea, este important să aveți planuri de rezervă, cum ar fi zone acoperite sau locații interioare alternative. Închirierea de corturi sau marchize poate oferi adăpostul necesar atât pentru participanți, cât și pentru echipamente. Planificarea adecvată și utilizarea de materiale durabile, vreme–rezistent vor contribui la buna desfășurare a evenimentului dumneavoastră, indiferent de vreme.

Maximizarea implicării publicului

Menținerea implicării publicului este esențială pentru un eveniment de succes. Amenajarea de stații interactive pentru jocuri, cadouri și activități practice poate oferi divertisment și implicare, făcând evenimentul mai plăcut pentru participanți. Personalizat Flyers, Broșuri, și Cărți poștale sunt perfecte pentru aceste activități, deoarece pot fi folosite ca indicii tipărite într-o vânătoare de comori sau ca parte a cadourilor.

Utilizarea eficientă a materialelor tipărite poate, de asemenea, spori implicarea. Distribuiți Flyers, Broșuri, și Cărți poștale pentru a oferi informații și a menține participanții informați și interesați. Aceste materiale pot fi integrate în mod creativ în cadrul evenimentului dvs. pentru a încuraja interacțiunea și a vă asigura că participanții rămân implicați și distrați pe tot parcursul evenimentului.

Planificarea pentru gestionarea gunoiului și a deșeurilor

Planificarea eficientă a gestionării gunoiului și a deșeurilor este esențială pentru orice eveniment în aer liber. Asigurați-vă că puneți la dispoziție coșuri de gunoi și de reciclare în întreaga locație pentru a încuraja eliminarea corespunzătoare a deșeurilor. 

Plasați pubelele în mod strategic în zone cu trafic intens, cum ar fi în apropierea standurilor cu mâncare, a toaletelor și a locurilor de ședere. Etichetați clar pubelele pentru deșeuri generale, reciclabile și orice fluxuri de deșeuri specifice relevante pentru evenimentul dvs. pentru a promova reciclarea și a reduce impactul asupra mediului. De asemenea, este recomandabil să oferiți informații participanților cu privire la importanța eliminării corecte a deșeurilor și a reciclării.

Curățarea

După eveniment, este important să eliminați deșeurile în conformitate cu legile și reglementările locale. Angajați un serviciu licențiat de eliminare a deșeurilor pentru a colecta și gestiona deșeurile în mod responsabil, în conformitate cu Legea privind protecția mediului din 1990. 

Efectuați o măturare minuțioasă a locului de desfășurare pentru a vă asigura că nu rămâne niciun gunoi în urmă, păstrând frumusețea naturală a locului și menținând relații bune cu autoritățile și comunitățile locale. Lăsarea locului de desfășurare fără deșeuri nu numai că demonstrează respect pentru mediu, dar ajută și la evitarea amenzilor și se reflectă pozitiv asupra evenimentului dumneavoastră.

Urmărirea post-eveniment

Odată ce evenimentul dvs. s-a încheiat, invitații dvs. mulțumiți au plecat și sarcinile de curățare au fost finalizate, ați putea dori să profitați de ocazie pentru a evalua. Urmărirea participanților după eveniment este esențială pentru menținerea legăturilor și colectarea feedback-ului. Trimiterea de sondaje pentru a colecta informații despre experiențele participanților poate oferi informații valoroase pentru îmbunătățirea evenimentelor viitoare. Oferirea de stimulente, cum ar fi reduceri sau participarea la o extragere cu premii, poate încuraja mai multe răspunsuri. Felicitări de mulțumire și urmați–sus sondajele pot fi o modalitate eficientă de a colecta acest feedback.

Sperăm că acest ghid vă va ajuta să organizați cu succes un eveniment în aer liber. Materialele Solopress de înaltă calitate, rezistente la intemperii, vă vor asigura că evenimentul dvs. nu numai că are un aspect profesional, dar și că se desfășoară fără probleme, indiferent de ce vă rezervă vremea britanică!