Bir uzman gibi sergileyin: organizatörün bakış açısı

Bir ticaret fuarına katılmayı planlayan herkese yardımcı olmak için Uzman Gibi Katılım serimizin bir parçası olarak çok sayıda faydalı video ve blog içeriği oluşturuyoruz. Şimdiye kadar katılımcılardan, ajanslardan ve stand tasarımcılarından görüşler aldık. Bu kez iş fuarlarını ve ticaret fuarlarını düzenleyen kişilerle konuşuyoruz. Bu etkinlikleri düzenlemekten sorumlu uzmanlarla konuşarak, fuarcılık sanatına yeni bir bakış açısı kazandırıyoruz. Bu amaçla, Birleşik Krallık'taki bazı son derece başarılı ticari fuarların arkasındaki organizasyonel beyinlerle konuştuk İş Fuarınız bir dizi etkinlik ve Baskı Gösterisi.

Uzmanlarla tanışın

Martin ve Kerry Lewis-Stevenson, Pazarlama ve Etkinlikler Müdürü Devon Luffrum ile birlikte Pulse Media Group adına Your Business Expo etkinliklerini düzenlemektedir. Midlands'daki iş çevreleri için girişimcilerin ve işletme sahiplerinin yeni müşteriler ve tedarikçiler bulabilecekleri ve ağlarını kurabilecekleri ticari etkinlikler düzenliyorlar.

Link Publishing'den Etkinlik Direktörü Chris Davies, 2015 yılında ilk Print Show'a katılmıştı. O zamandan bu yana, Birleşik Krallık'taki en önde gelen baskı endüstrisi etkinliği haline geldi. Sektörün tüm alanları için bir odak noktası olarak hizmet veren Print Show, Birleşik Krallık ticaretinin yeni teknolojileri tanıtmak, ürün ve hizmetleri sergilemek ve işletmeler arasında bağlar kurmak için geldiği yerdir.

Hazırlık, hazırlık, hazırlık

Tüm organizatörlerimizin oybirliğiyle teşvik etmeye hevesli olduğu ilk şey hazırlıktı. Başarısız bir fuar geçiren neredeyse tüm katılımcılar, başarısızlıklarının nedenini kötü planlamaya bağlamaktadır. Pazarlama, lojistik, stand tasarımı ve materyalleri kapsayan ayrıntılı bir plan oluşturmak, olumlu bir sonuç elde etmenin en iyi yoludur.

The Print Show'un Etkinlik Direktörü Chris Davies'e göre, sergiye kapsamlı bir yaklaşım önemlidir, "çünkü sergilemek pahalı. Ama paradan daha önemlisi, zamanınızdır." Zaman ve para yatırımınızın geri dönüşünü optimize etmek istiyorsanız, standınızı başarılı kılmak için ayrıntılara sıkı bir şekilde odaklanmanız gerekir.

Pratikler açısından, organizatör ve mekan tarafından sağlanan bilgilerin baştan sona okunması çok değerlidir. Organizatörün çevrimiçi el kitabı genellikle hayati bilgiler ve destek fırsatları içeren bir hazinedir.

Özenli tasarım: etkileyici VE uyumlu bir stand

Standınızı tasarlamak, hazırlıklarınızın en heyecan verici yönlerinden biridir. Biz ele aldık ısmarlama stand tasarımları Ancak başyapıtınızı tasarlamaya başlamadan önce pratik konuları ele aldığınızdan emin olun. Organizatörler özellikle güç, aydınlatma ve yerleşim düzenlemeleriyle ilgili konulara aşina olmanızı istiyor.

Bir sergi salonunda veya otoparkta yerinizi planlamak, standınızın fiziksel boyutları hakkında size iyi bir fikir verecektir. Chris'e mükemmel bir katılımcının neler yapabileceğini sorduğumuzda şu yanıtı verdi "Eğer mükemmel bir katılımcı olsaydı, bu kişinin standını önce kendi tesislerinde hazırlayan biri olacağını hayal ediyorum. Kontrol listeleri, teknik özellikler, kanallar, güç gibi konularda etkinlik organizatöründen gelen her türlü bilgiyi kontrol ederlerdi."

Bu düzeyde bir planlamanın lojistik değeri hayati önem taşırken, ziyaretçi deneyimine ilişkin içgörü de öyle. The Print Show'un sloganı olan "Engelsiz Baskı" göz önüne alındığında, Chris'in engellerden hoşlanmaması şaşırtıcı değil.

"The Print Show'daki katılımcılar tesislerini sergilemeyi seviyorlar, ancak makineleri dışarıda bir yere koyarlarsa, bu bir tür bariyer oluşturuyor. İnsanlar koridordayken bir makinenin tepesinde sohbet etmek zorunda kalıyorlar."

İster fiziksel ister psikolojik olsun, katılımcılara engel teşkil eden stand tasarımlarının izleyicilerin ilgisini çekmekte zorlanacağı açıktır.

Büyük veya küçük, uzman desteği mevcuttur

Uygunluk açısından, organizatör tarafından sunulan desteğe güvenmek bir kez daha iyi bir fikirdir. Link Publishing'in durumunda, stand tasarımınıza göz atması için üçüncü bir taraf istihdam ediyorlar: "Essential Events adında bir şirketle çalışıyoruz ve standınızı uçuş öncesi kontrolden geçiriyorlar. Yani bir stand tasarımı sunduğunuzda, bunu kontrol edecekler ve 'bu iyi' veya 'bununla ilgili bir sorun var' veya 'burada sağlık ve güvenlik protokolleriyle ilgili bir sorun yaşayacaksınız' diyecekler, böylece siz buraya gelmeden çok önce standınızın uygun olup olmadığını bileceksiniz."

Bütçeniz büyük, kendi inşa ettiğiniz bir standa yetmiyorsa bile, bir kabuk şeması sahası ile yapabileceğiniz pek çok şey var. Bu hazır stantlarla uyum sağlamak daha kolaydır, ancak göz alıcı ve benzersiz bir şey yaratmak için hayal gücünüzü kullanmanız gerekecektir. Basılı teşhir ürünlerinden en iyi şekilde yararlanmak için nasıl kullanılacağını tartıştık daha küçük sergi alanları Bu serinin bir önceki yazısında.

Pazarlama: Organizatörler size yardım etmek için burada!

The Print Show'u düzenleyen Link Publishing ve Your Business Expo'yu düzenleyen Pulse Media Group'un yayıncı olması tesadüf değildir. Ticari etkinliklerin bir ticari yayın veya yayın grubu tarafından düzenlenmesi alışılmadık bir durum değildir. Bu, fuarda varlıklarını tanıtmak isteyen katılımcılar için harika bir haber.

Pulse Media'dan Devon Luffrum'un Your Business Expos hakkında söylediği gibi, "Bence bunlar şimdiye kadar çalıştığım en iyi fuarlar ve bunun nedeni Pulse Group Media olarak varlığımız... Biz sadece fuarcılık yapmıyoruz. Tüm pazarlama hunisini biz yapıyoruz, yani aslında biz kocaman, büyük bir pazarlama makinesiyiz!"

Bu tür bir etkinlik organizatörü, bir stand satın aldığınızda genellikle anlaşmanın bir parçası olarak bir pazarlama paketi sunmakla kalmaz. Bunun da ötesinde, çevrimiçi bir pazarlama kılavuzu, kendi reklamlarınız için şablonlar ve sanat eserlerinin yanı sıra, reklamınızı nasıl yayacağınız konusunda tavsiyeler de sunabilirler.

Neden olmasınlar ki? Chris'in de belirttiği gibi, katılımcıların başarısı etkinliğin başarısı için hayati önem taşıyor, "Basit bir nedenden ötürü, eğer fuar başarılı olmazsa, fuar da olmaz ve fuarda yer alan işletmeler devam eder. Bizim varlığımız sona erecek! Dolayısıyla fuarın başarılı olmasını sağlamak için herkesten daha fazla menfaatimiz var. Bu bizim geçim kaynağımız. Eğer kötü bir fuar olursa, bu iş biter. Geçen yılki serginizle yaşar ve ölürsünüz."

Fırsatlardan yararlanın!

Tam da bu nedenle, organizatörler katılımcıları desteklemek için etkili kaynakları devreye sokmak için büyük çaba sarf ederler. Ancak şaşırtıcı bir şekilde, katılımcılar kendilerine sunulan tüm avantajlardan yararlanma konusunda genellikle yavaş davranmaktadır.

"Katılımcıların kendilerine yardımcı olmamız için bize yardımcı olmaları konusunda çok istekliyiz." Chris bize anlattı, " ama kaç kişinin cephaneliklerindeki tüm araçları gerçekten kullanmadığına şaşıracaksınız! Çevrimiçi kılavuzda, önceden yazılmış e-postalarımız, logolarımız, imzalarımız var, kelimenin tam anlamıyla hepsi orada. Web banner reklamları. Neyse ki bu yıl pek çok katılımcımızın bu kaynakları gerçekten kullandığını ve fuarı tanıttığını gördük.

Tanrı aşkına, organizatörün sunduğu uzmanlığı ve teşhiri kullanın, standınızı rezerve ettiğinizde bunun için zaten ödeme yaptınız!

Büyük gün geldiğinde...

Gün içinde, organizatörlerimizin hepsi erken varışın katılımcılara beklenmedik sorunları önlemek için daha iyi bir şans verdiği konusunda hemfikirdir.

"Her zaman karışıklıklar veya komplikasyonlar olacaktır." Chris kabul ediyor, "Ürünler teslim edilmedi ya da hatalar yapıldı. Standlar insanlar tarafından kurulur ve insanlar hata yapar, ancak sorunlar çözülebilir... sadece bir şeylerin yanlış gitmesi ve çözülmesi gerekmesi durumunda biraz zaman tanıyın."

Zamanınızı iyi değerlendirmek ve ziyaretçilere karşı anlayışlı olmak önemlidir. "En iyi ipucu," Chris'e göre, "standinizda yemek yemeyi̇n, çünkü ki̇mse yemek yerken bi̇ri̇yle konuşmak i̇stemez!"

Telefonda kaydırma yapmak da bir başka hayır-hayırdır: "Bunlar kulağa çok açık gelen şeyler." Chris diyor, "ama yanlarından geçen insanlar varken orada oturup telefonlarında gezinen insanların sayısı inanılmaz!" Önemli olan uyanık olmak ve sohbete açık olmaktır. "Eğer onlarla göz teması kurarsanız... ve insanlarla iletişim kurarsanız, onlar da sizinle iletişim kuracaktır."

Vermeye devam eden hediyeler

Pek çok katılımcı için en önemli şey, etkileyici bir bedava eşya yığını elde etmektir. Pulse Group Media'dan Martin Lewis-Stevenson, promosyon ürünlerinin bir sohbet başlatıcı olarak öneminin farkında:

"Standınızda şekerleme, eşantiyon, stres topu gibi bir yenilik varsa, ziyaretçiniz bunu alır ve ardından 'Merhaba, nasılsınız?' der ve birdenbire ortak bir konuşma noktanız olur ve konuşmalar burada başlar."

Markanızla uzun süreli bir ilişki kurmak istiyorsanız, özelleştirilmiş bir ürün, ilk izleniminizin fuar sonrasında da yaşamasına yardımcı olmak için harika bir yoldur. Solopress çok çeşitli baskılı ürünler sunar Promosyon Ürünleri klasikten Kalemler ve Çantalar gibi kalıcı öğelere Güç Bankaları ve Kablosuz Şarj Cihazları mesajınızı yayacak ve etkinlik bittikten sonra da uzun süre işinize yarayacak.

Hata yapacak kadar cömert olmayın

Bir tür hediye, ziyaretçileri standınıza çekmek için harika bir yol olsa da, promosyon ürünlerinizin etkinliğe uygun olduğundan her zaman emin olmalısınız. Kendinizi yanlışlıkla kaçak mal verirken bulmak istemezsiniz. Etkinlik organizatörünüz nelere izin verildiği konusunda size tavsiyelerde bulunmak için iyi bir konuma sahip olsa da, genellikle kuralları koyan mekandır:

"Bir keresinde üzerinde bıçak olan bir mutfak aleti hediye eden bir katılımcımız vardı." Chris bize anlattı. "NEC'e bir havaalanı gibi davranmalısınız. Eğer bir havaalanında o eşyayla güvenlikten geçmeye çalışsaydınız, durdurulurdunuz. Eğer standınızdan bir şeyler dağıtıyorsanız, bu yasaları gerçekten uygulamanız gerekir."

Alkol, dikkatle yaklaşmanız gereken bir başka konudur. Bir ticaret fuarında alkollü içeceklerin sunulduğunu görmek alışılmadık bir durum olmasa da, bunun mekan tarafından belirlenen kurallar ve düzenlemeler dahilinde ve daha da önemlisi yasalar çerçevesinde yapılması önemlidir.

Chris'in de belirttiği gibi: "Gösteri 16 yaş ve üzerindekilere açık olduğu için, promosyon olarak markalı alkol şişeleri dağıtıyorsanız, bunlar açık olmasa bile, yanlışlıkla 16 yaşından küçük bir çocuğa verebilirsiniz. Ve tabii ki reşit olmayanlara alkol servisi yapmak yasa dışıdır"

Alkollü içecek satmak veya dağıtmak istiyorsanız, önce organizatörle görüşmeniz önemlidir. Mekanın alkol, cam ve şişelerle ilgili politikaları konusunda size tavsiyelerde bulunabileceklerdir. Ayrıca ruhsatlandırma yasalarına uygun olduğunuzdan da emin olmalısınız; örneğin İngiltere ve Galler'de ruhsat başvurusunda bulunmanız gerekebilir. Geçici Etkinlik Bildirimi (TEN).

Rekabetçi bir unsur

Ticari fuarlarda yarışmalar yaygındır. 'Akvaryumdaki kartvizitler' kişi listenizi genişletmenize yardımcı olan köklü bir ödül çekilişi formatıdır, ancak akvaryumun dışında düşünmek daha yüksek düzeyde bir katılım sağlayabilir. Organizatörlerimiz, daha yüksek düzeyde bir katılımın rekabetçi ruhu ortaya çıkarabileceğini ve değerli etkileşimleri tetikleyebileceğini düşündüler.

"YMCA'dan Hook-A-Duck'ı getirmelerini istedik." Pulse Media'dan Kerry bize anlattı, "Çok basit ama işe yarıyor! Bu garip bir şey, fuara geldiğinizde içinizdeki çocuk ortaya çıkıyor. Sanki daha önce jelibon ya da şekerleme görmemişsiniz gibi, bu şeyler sizi içine çekiyor. Bu daha sonra bir sohbet başlatıyor ve bu da bir iş tartışmasını başlatıyor."

Link Publishing'den Chris de aynı olguyu gözlemliyor: "Aurora adlı bir şirket F1 simülatörü getirdi, bu gerçekten çok iyiydi ve çok rekabetçiydi! Herkes gün boyunca skor tabelasında adının yer almasını istedi. İnsanlar kimin zirvede olduğunu görmek için geri gelip kontrol ediyordu. Mesele kazandığınız bir şişe şampanya değildi. Önemli olan skor tabelasında en üstte olmaktı!

Chris'in açıkladığı gibi, insanları standınıza çeken bir tür katılımcı etkinliğiniz olduğunda başarı çığ gibi büyüyebilir:

"Göreceğiniz şeylerden biri de bunun bir tür işaret oluşturmasıdır. O zaman ne olur, diğer ziyaretçiler oraya gider ve orada neler olduğunu düşünür? Neden böyle bir vızıltı var? Bu da kalabalığı oraya çeker, standınızı kalabalık tutar ve size ziyaretçilerle etkileşim kurma fırsatı verir."

Görüşleriniz çok değerli

Bilgi iki yönlü bir yoldur. Fuar organizatörleri size değerli tavsiyeler sunmaya istekli olsalar da, gelecekteki etkinlikleri geliştirmek için geri bildirimlerinizi duymakla da aynı derecede ilgilenirler.

"Fuar sonrası hem ziyaretçilere hem de katılımcılara gönderilen bir anket e-postamız var." Devon açıklıyor, "Etkinlik yöneticileri ve planlayıcıları olarak hem katılımcı hem de ziyaretçi bakış açısından geri bildirim almak, gelecekteki fuarlar için potansiyel olarak olması gereken her şeyi değiştirebilmemiz veya uyarlayabilmemiz açısından bizim için gerçekten çok önemli."

Bu nedenle, katıldığınız bir etkinliğin organizatörü geri bildirim istediğinde, neden onlara yardım ederek kendinize yardım etmiyorsunuz?

Çıkarılan dersler

Organizatörlerden almanız gereken mesaj, onların sizin dostunuz olduğudur! Her ne kadar kurallar ve kısıtlamalarla dolu görünseler de, aslında istedikleri ve gerçekten ihtiyaç duydukları şey standınızın başarılı olmasıdır. Bu nedenle, ön planlamanız ve gün içindeki deneyiminiz ile ilgili pek çok konuda onları destekleyici bulmanız muhtemeldir. Etkinlikteki bağlantınızla iletişim kanallarını açık tutmanız, lojistik hataların önüne geçmenize, süper başarılı bir stand için harika ipuçları almanıza ve herkesin yararına olacak şekilde katılımı artıracak yığınla pazarlama desteği almanıza yardımcı olacaktır.