Bir Uzman Gibi Sergileyin: Liverpool Sergi Merkezi'nden Mekan İçgörüleri

Ticari fuarlar ve etkinlikler, mekan seçiminin deneyimi oluşturabileceği veya bozabileceği karmaşık, çok yönlü girişimlerdir. Bir mekânın bakış açısından fikir edinmek için, fuar ve etkinliklerin üst düzey yöneticilerinden biri olan Brian Charity ile konuştuk. Liverpool Sergi MerkeziBirleşik Krallık'ta ünlü bir sergi mekanları kompleksidir.

Exhibition Centre Liverpool, The Manufacturer Live gibi etkinliklere ev sahipliği yapan sergi alanlarına sahip bir komplekstir, Comic Con LiverpoolLiverpool Düğün Şovu, İngiltere Ulusal Güzellik Şovu. Brian ile konuştuğumda Liverpool Cat Extravaganza adlı bir gösteri üzerinde çalışıyordu. Kedilerin katılmasına izin verilip verilmediğini sorduğumda, "evet, tabii ki! Hatta bir Kedi Yürüyüşü bile vardı!" 

Brian'la konuşurken açıkça ortaya çıkan bir husus, bir etkinliğin başarısına en az organizatör ve katılımcılar kadar mekanın da yatırım yaptığıdır. Güvenli, emniyetli, verimli ve nihayetinde başarılı bir fuarın nasıl elde edilebileceği konusunda tavsiye ve bilgilerle doluydu.

İşbirliğine dayalı pazarlama

Bir etkinliğin pazarlanması hayati önem taşır ve mekan bu konuda yardımcı bir rol oynayabilir. Mekan genellikle organizatörlere, mekanı kiralarken anlaşmanın bir parçası olarak pazarlama paketleri sunar. Bu paketler genellikle organizatörlerin etkinliklerini tanıtmak için kullanabilecekleri teşhir alanı, broşür alanı, web varlığı, posta gönderileri ve e-çekimleri içerir.

"Bazı müşteriler özel bir pazarlama kampanyası istiyor. Bazıları ise bunu kendileri yapmaktan mutlu olurlar" diyen Brian, sözlerini şöyle sürdürüyor: "Biletli bir etkinlik düzenliyorsanız ve yerinizi seçtiyseniz, belki de bir tür pakete yatırım yapmak isteyebilirsiniz; bu size posta, e-posta, web sitemizde yer alma ve bazı sosyal medya etkinlikleri sağlar."

Brian ve Exhibition Centre Liverpool'daki meslektaşları bunun da ötesine geçerek pazarlama faaliyetlerini hedef kitleye uygun hale getirmeye çalışacaklar. "Ekibimiz, bu tür bir etkinliğe gerçekten ilgi duyacak kişilere yönelik daha ısmarlama, hedefe yönelik pazarlama kampanyaları oluşturmak için gerçekten çok çalışacak."

Yerleşim planlaması

Yerleşim planlaması, mekanın değer kattığı bir diğer kritik husustur. Bu planlamada stantların büyüklüğü, kabuk şema stantlarının ısmarlama stantlara oranı ve mekanın kendi alanındaki farklı etkinlik türleri için bekleme süresi ve ziyaretçi sayısı hakkında toplayabileceği özel veriler dikkate alınacaktır. Ayrıca, etkinlik etrafında yönetilebilir bir trafik akışının nasıl oluşturulacağını, güzergahların, dinlenme odalarının ve yangın çıkışlarının herkes için erişilebilir olmasını nasıl sağlayacaklarını da bileceklerdir.

Brian, teknolojilerinin ve uzmanlıklarının nasıl hassas, özel düzenler yaratabildiğini açıkladı: "Binanın bir santimi ve gereksinimlerin bir santimi dahilinde herhangi bir yerleşim planı hazırlayabilen CAD teknisyenlerimiz var." Bu, mekandaki ekibin etkinlikler için yalnızca alandan en iyi şekilde yararlanmakla kalmayıp aynı zamanda etkinliğin özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmış ısmarlama bir düzen hazırlayabileceği anlamına geliyor.

Planlama ve uygulamanın tüm alanlarında güvenliğin Brian'ın öncelikler listesinde her zaman en üst sırada yer aldığı açıktır. Yerleşim planlaması da bir istisna değil: "Ana gereksinim etkinliğin güvenli olduğundan emin olmaktır. Müşteriyle konuşarak delege sayısı, delegelerin hareketleri, bekleme süreleri ve bunun gibi konular hakkında bilgi edinmeye başlıyoruz. Bu sayede planlarımızı tüketici sergilerine, çok yoğun olan çizgi roman fuarlarına ve hatta parti konferansı çalışmalarına uyarlayabiliyoruz." Açıkçası en iyi sonuçlar, organizatörün içgörüsü ve mekanın deneyimi bir araya gelerek yerleşim sorunlarını önceden ele aldığında ortaya çıkıyor.

Katılımcı el kitabı

Başarılı bir fuar deneyiminin temelinde, bir etkinliğe katılma girişiminde bulunan her katılımcı için çok önemli bir araç olan Katılımcı El Kitabı yatar. Brian bu belgenin önemine ışık tutuyor ve onu "aslında tüm katılımcılar için bir İncil" olarak tanımlıyor. Fuar alanı tarafından titizlikle derlenen ve bilgilerle dolu olan bu belge, bir etkinlikte stand rezervasyonu yapan katılımcılar için birincil rehber görevi görüyor.

Brian, Katılımcı El Kitabının kapsamlılığına vurgu yaparak şunları söyledi: "Katılımcı el kitabını okursanız, her şeyin orada olduğunu görürsünüz: park yeriniz, görevlileriniz, zamanlamalarınız, ihtiyacınız olan her şey bu el kitabında yer alıyor." Bu kılavuz, hazırlık aşamasından yükleme aşamasına kadar fuar sürecinin her yönüne açıklık getiren ayrıntılı bir yol haritası oluşturuyor.

Mekanın bu el kitabını oluştururken sergilediği işbirlikçi yaklaşım açıkça görülüyor. Brian şöyle açıklıyor: "Müşterilerimizle yaptığımız ilk görüşmelerde edindiğimiz bilgileri paylaşarak katılımcı el kitabını oluşturmamıza ya da müşterinin oluşturmasına yardımcı oluyoruz." Bu, kılavuzun yalnızca bilgilendirici olmasını değil, aynı zamanda her etkinliğin özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmasını da sağlıyor.

Kılavuzdan en iyi şekilde yararlanma

Ayrıca, Exhibition Centre Liverpool'daki etkinlikler için katılımcı kılavuzları, katılımcıların etkinlikteki varlıklarını geliştirmek ve etkinleştirmek için her türlü yararlı öğeyi bulabilecekleri ısmarlama çevrimiçi sipariş sistemi için bir rehber görevi görmektedir. Bu da kılavuzun, katılımcıların hangi ek ekipman ve tesislere ihtiyaç duyabileceklerini ve bunları tam olarak nasıl ve nereden temin edebileceklerini öğrenebilecekleri tek bir referans noktası sağladığı anlamına geliyor.

Brian, etkinliğe gelmeden önce bu kılavuzu okuyup anlamanın çok önemli bir rol oynadığına dikkat çekiyor. Herhangi bir sorunuz olması halinde, katılımcıların doğrudan yardım alabilecekleri bir hat bulunmaktadır. Brian, "Herhangi bir sorunuz olursa, etkinlik müdürünüz, prodüksiyon müdürünüz, catering müdürünüz, mekanda uzman olan bir irtibat noktanız var" diyor. Bu destek ve rehberlik düzeyi, mekanın her katılımcı için sorunsuz ve başarılı bir deneyim sağlama konusundaki kararlılığının altını çiziyor.

Özel isteklerin karşılanması

Exhibition Centre Liverpool gibi mekanlar, katı süreçlere ve sağlık ve güvenlik yönetmeliklerine bağlı kalmakla birlikte, katı kapı bekçileri değildir. Bunun yerine, etkinliklerin hem eğlenceli hem de etkileyici olmasını sağlamak için benzersiz ve sıra dışı talepleri karşılamaya çalışırlar. Bu niteliksiz bir "yapabilirim tutumu" olmasa da, kesinlikle bir "risk değerlendirmesi tamamsa yapabilirim tutumu". Brian bu hassas dengeye ilişkin görüşlerini bizimle paylaştı.

Şaşırtıcı olasılıklar

Brian, organizatörleri benzersiz ihtiyaçlarını iletmeye teşvik ediyor: "Nelerin başarılabileceğine şaşırabilirsiniz." Barbekü, tıbbi gösteriler, hayvanlar ve tırmanma duvarlarına ev sahipliği yapmak gibi örnekler vererek, mekanın çeşitli etkinlikleri yönetme konusundaki çok yönlülüğünü sergiliyor.

Brian, katılımcıların önceden onay verilmeyen faaliyetlerde bulundukları belirli örnekleri hatırlıyor: "Başlangıçta farkında olmadığımız bir şekilde sahada insanlara dövme yapan biri vardı." Benzer şekilde, izinsiz bir drone ile ilgili bir olay da önceden bildirimin önemini ortaya koyuyor: "Drone'u kovalamak için 10 dakika harcadık... Doğru lisansları almış olsaydı, drone çekimlerini yapmak için onunla birlikte çalışabilirdik." Bu anekdotlar, güvenlik ve yasal gereklilikleri karşılamaları koşuluyla, mekanın çeşitli faaliyetleri kolaylaştırma konusundaki istekliliğinin altını çiziyor.

Altın kural: önceden haber vermek

Özel istekleri karşılamanın anahtarı önceden planlama yapmakta yatıyor. Brian şöyle vurguluyor: "Yapılacak en kötü şey, o gün ortaya çıkıp bir şeylerden kurtulmayı ummaktır." Yeterince önceden bildirimde bulunmak, mekanın gerekli tüm risk değerlendirmeleri ile sağlık ve güvenlik protokollerini hazırlamasına ve uygulamasına olanak tanır.

Risk değerlendirmeleri çok önemlidir. Brian şöyle açıklıyor: "Bunu yaparsak mutlu oluruz!" Bu süreç hem katılımcıların güvenliği hem de etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için çok önemlidir. Bu nedenle Exhibition Centre Liverpool gibi mekânlar kapsamlı hazırlık ve iletişim konusunda ısrarcıdır.

İyi iletişimin rolü

Müşteriler ve mekan arasında etkili iletişim çok önemlidir. "İyi müşteriler bize bilgi verir" diyen Brian, proaktif iletişimin yaratabileceği farkın altını çiziyor. Bu, bilginin serbestçe paylaşıldığı, güvenlik protokollerinin yerine getirildiği ve etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütüldüğü bir ortaklık yaratmakla ilgili.

Özel taleplerin karşılanması, ayrıntılı planlama, açık iletişim ve güvenliğe odaklanmayı gerektiren işbirliğine dayalı bir çabadır. Exhibition Centre Liverpool gibi mekanlar, bu unsurları yerine getirerek en sıra dışı fikirleri bile gerçeğe dönüştürebilir, unutulmaz ve başarılı etkinlikler sağlayabilir.

Emniyet ve güvenlik: en önemli öncelik

Baştan beri belirtildiği gibi ve etkinlik planlama ve yürütmenin her yönüyle ilgili olarak, sağlık, emniyet ve güvenlik mekanın her zaman en önemli önceliğidir. Brian bu noktayı kesin bir dille vurguluyor.

"Sağlık ve güvenlik önceliklidir" diyen Brian, bu konunun pazarlık konusu yapılamayacağını açıkça belirtiyor. Mekânın güvenlik konusundaki kararlılığı, etkinlik yönetim ekibinin kapsamlı eğitiminden ve yerleşik kılavuz ve protokollere bağlılıklarından anlaşılmaktadır. Brian, "Sektörümüzdeki en yüksek ve en güncel standartlara uyduğumuzdan emin olmak için eGuide ile birlikte çalışıyoruz" diyerek şunları belirtiyor AEV tarafından yayınlanan kılavuzlar (Etkinlik Mekanları Birliği).

Liverpool Sergi Merkezi güvenlik söz konusu olduğunda tek başına hareket etmiyor. Brian, özellikle NAA (Ulusal Arenalar Birliği) aracılığıyla diğer mekanlarla yaptıkları işbirliğinden bahsederek ortak bir uzmanlık topluluğunun altını çiziyor. "Diğer mekânlarla iyi ilişkilerimiz var ve öğrendiklerimizi ve deneyimlerimizi paylaşıyoruz," diyerek güvenliğin etkin bir şekilde yönetilmesinde kolektif bilginin önemini ortaya koyuyor.

Güvenlik önlemleri: ayrıntılara dikkat

Güvenlik söz konusu olduğunda, Brian titizliğin öneminin altını çiziyor: "Hangi araçların geldiğini, ne zaman gelmeleri gerektiğini ve kim olduklarını bilmek." Ayrıntılara gösterilen bu titizlik, güçlü bir güvenlik çerçevesi oluşturarak olası ihlallere karşı koruma sağlıyor. Sonuçta, Brian'ın dediği gibi, "güvenlik ancak en zayıf halkası kadar güçlüdür."

Ayrıca müşterilerin emniyet ve güvenlik sürecindeki rolünün de altını çiziyor. "İyi müşteriler bize bilgi verir" diyor ve ekliyor: "Daha önce bizimle etkinlik yapmamış yeni müşteriler için bunu takdir etmenin daha zor olduğunu düşünüyorum. Çok fazla şey istiyormuşuz gibi görünüyor ama aslında bu bilgilerin hepsi farklı nedenlerle farklı ekiplere dağıtılıyor ve hepsi de çok gerekli."

Etkinliği kucaklamak

Planlama tamamlandıktan ve etkinlik başladıktan sonra, Brian Charity anın tadını çıkarmanın önemini vurguluyor. "Başlangıç, tüm çalışmaların karşılığının alındığı an olmalıdır," diyerek kapıların açılmasının etkinliğin en heyecan verici kısmı olması gerektiğini belirtiyor. Eğlence ve tiyatro alanındaki deneyimi bu bakış açısını güçlendiriyor: gerçek gösteri kapılar açıldığında, katılımcılar hazır olduğunda ve izleyiciler geldiğinde başlıyor. Bu, organizatörlerin sıkı çalışmalarının meyvelerini verdiğini görmeleri ve deneyimin tadını çıkarmaları için bir zamandır.

Fuar alanında yaratıcılık ve sürprizler

Brian ayrıca fuar standlarında gördüğü yaratıcılık ve çeşitlilikten de bahsediyor. Basit masa üstü ekranlardan kahve dükkanlarını veya canlı TV stüdyolarını andıran ayrıntılı kurulumlara kadar her etkinlik yeni ve şaşırtıcı bir şey getiriyor. "Çok fazla stand var. Sonuçta bu yaratıcı bir şey" diyen Brian, sergi tasarımındaki sonsuz olasılıkları vurguluyor. Katılımcıların neşe ve heyecanının etkinliğe özel bir dokunuş kattığı düğün şovları gibi özellikle unutulmaz etkinlikleri hatırlıyor.

Sorumlu bir çıkış

Etkinlikler sona ererken, ayrılma süreci çok önemli hale gelir. Brian, katılımcılar için iyi planlanmış bir çıkış stratejisinin önemini açıklıyor. "Kapılar açıldığı anda, alan aslında bir şantiyeye dönüşüyor. İnsanların birlikte çalışması gerçekten çok önemli."

"Müşterinin gereksinimlerine bağlı olarak tam arıza ya da yumuşak arıza uygulamasına geçebiliriz" diyerek iki yaklaşımı özetliyor. Tam yıkımda baretler, yüksek görünürlüklü yelekler ve forklift gibi mekanik destek gerekirken, yumuşak yıkım daha basittir ve katılımcıların stantlarını manuel olarak temizlemelerine izin verir.

Yorgunluk ve eve gitme isteği katılımcıları genellikle aceleyle çıkış yapmaya itiyor. Brian, katılımcıların etkinliğin sonunda, tüm teşhir ve tanıtım malzemeleri de dahil olmak üzere tüm stantlarını bırakarak çekip gittiklerini bile görmüştür. Yine de organizatörlerin herkesin temizlik yaptığından emin olması önemlidir, zira önceden kararlaştırılmış bir seviyenin üzerinde bırakılan aşırı çöp, organizatöre ekstra bir ücrete tabi olacaktır. 

"Tüm sözleşmelere dahil olan bir çöp hacmi var" diyor Brian, "ancak müşteriler her zaman insanları atıkları uzaklaştırmaya veya geri dönüştürmeye teşvik etmek için ellerinden geleni yapmalıdır." Katılımcılara tavsiyesi ise pratik ve açık: "Herkesin acele etmemesi gerekiyor. Hepimiz aynı anda aynı kapıya koşmak zorunda değiliz." 

Kapatın, yeniden başlatın

Liverpool Sergi Merkezi, genellikle sadece dört ila altı saat içinde etkinlik dönüşleri ile dikkate değer bir verimlilik sergiliyor. Brian Charity, "Genellikle etkinlikler arasında dört ila altı saat gibi bir süre hedefliyoruz," diyerek mekanın hızlı çalışma temposuna ışık tutuyor. Bu hızlı tempo, erken saatlerde biten bir arena gösterisi ve şafak vakti başlayan başka bir gösteri gibi arka arkaya düzenlenen etkinliklere uyum sağlamak için çok önemlidir.

Mekanın bu hızlı geçişleri kolaylaştırma becerisi, ekibinin uzmanlığına ve koordinasyonuna bağlı. Brian onların yeterliliğini vurguluyor: "Mekan ekibimiz, temizlikçilerimiz, görevlilerimiz, herkes yaptığı işe o kadar alışmış ki, adeta ikinci doğa gibi." Bu iyi yağlanmış makine, mekanın derhal temizlenmesini, hazırlanmasını ve bir sonraki etkinlik için hazır olmasını sağlıyor.

Katılımcılar için mekan ipuçları

Brian ile konuşurken, bazı temel davranışların katılımcılar için fuar başarısını sağlamada uzun bir yol kat edebileceğini anladım. 

• Katılımcı el kitabı aracılığıyla iletilen mekan yönergelerini anlamak ve bunlara uymak çok önemlidir. 
• Mekanla proaktif iletişim güvenli ve yaratıcı stant tasarımlarına olanak sağlarken, son dakika izinsiz eylemler aksamalara ve güvenlik risklerine yol açabilir.
• Dağınıklık bırakmadan sorumlu bir şekilde ayrılmak, mekan ekibine son derece yardımcı olur. 

Ve nihayetinde, katılımcılar şunlardan emin olmalıdır Sürecin tadını çıkarmak, yaratıcılıklarını kucaklamak ve etkinlik sırasında vizyonlarının hayata geçtiğini görmenin ödüllerini deneyimlemek. Solopress'te baskı ihtiyaçlarınız söz konusu olduğunda çok sayıda ilham verici seçeneğimiz var Sergiler ve Konferanslar.